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Urlaubsantrag über DMS Vorlage

10
letzte Antwort am 25.07.2019 14:44:32 von cryptotax
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andreas_vonhoene
Beginner
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Nachricht 1 von 11
3184 Mal angesehen

Wir würden gerne unseren bislang Papier-gestützten Urlaubsantrag abschaffen zugunsten eines kleinen elektronischen Workflows im DMS-System.

Hat irgendjemand bereits eine Vorlage, die man zu unserem Zweck modifizieren könnte. Man muss ja nicht jedesmal das Rad neu erfinden...

Viele Grüße

Andreas Vonhöne

antjevölker-michel
Beginner
Offline Online
Nachricht 2 von 11
2477 Mal angesehen

Hallo Herr Vonhöne,

haben Sie für sich hierzu eine brauchbare Lösung gefunden?

Beste Grüße

0 Kudos
blum
Experte
Offline Online
Nachricht 3 von 11
2477 Mal angesehen

Hallo Herr Vonhöne,

hier unsere Anleitung in ProCheck (wir haben EO-Comfort und DMS classic und arbeiten in Teams; Anmerkungen wurden für diesen Eintrag ergänzt):

  • die in der Verknüpfung enthaltene Vorlage (Ablage unter y: MSP Standard / MSP Standard Dokumentenvorlagen; Anmerkung: leider unterstützt die Vorlagenverwaltung von DATEV keine PDF-Dateien) Urlaubsantrag PDF öffnen und in der DMS unter 14415 mit dem Knigge "KanzV Perso Urlaubsantrag" + indiv.Teil archivieren und danach ausfüllen / -Erlediger = AN
  • AN trägt Urlaub selbst in den Outlook-Kalender ein
  • AN drückt in den kontextbezogenen Links auf "Aktion ausführen/Weiterleiten" und trägt dort den TL ein (Dokumentenstatus bleibt offen)
  • TL genehmigt Urlaub durch Setzen Stempel "Freigabe TL"
  • TL leitet Dokument am KL weiter
  • KL genehmigt Urlaub durch Setzen Stempel "Freigabe KL"
  • KL leitet Dokument an Frau X weiter
  • Frau X erfasst Daten in EO comfort
  • Frau X ändert Speicherort/Index auf 68... (Anmerkung: Mandantennummer auf die nur der betreffende Mitarbeiter und die KL zugriff haben)
  • Frau X setzt den AN zu Kenntnis (Anmerkung Urlaub ist somit genehmigt und erfasst)

So sieht unser ausfüllbares PDF-Formular (wir haben die Vollversion; ginge auch in Word) aus:

389568_pastedImage_1.png

Organisationshilfe oder EDV-technische Unterstützung durch die DATEV: KEINE

Gruß

Ralf Blum

Michael-Renz
Experte
Offline Online
Nachricht 4 von 11
2477 Mal angesehen

Hallo Herr Blum,

klasse Vorlage. Wenn jetzt der Workflow über den DATEV-Terminkalender gestartet werden könnte und dort dann auch gleich die nötigen Verknüpfungen/Einträge in EO-comfort gemacht werden würden, dann wäre das meine Vorstellung von einer sinnvollen Kanzleiverwaltung.

So ist’s zwar auch hilfreich, aber wieder mit x Klicks in y vielen weiteren Programmen verbunden. Computer zu Fuss im Digitalisierungszeitalter!

Schade eigentlich!

Beste Grüße
RA Michael Renz, Stuttgart
bodensee
Experte
Offline Online
Nachricht 5 von 11
2477 Mal angesehen

Soll ich jetzt sagen Datev eben ?

Zumal Herr KOllege Blum dies selbst entwickelt hat Datev Unterstütung - Keine

Grüße vom wunderschönen Bodensee
U.K.Eberhardt
0 Kudos
vogtsburger
Allwissender
Offline Online
Nachricht 6 von 11
2477 Mal angesehen

Eigentlich sollte man sich im Kreis der engagierten Datev-Mitglieder zusammentun (vielleicht sogar per Crowdfunding), um mehr Tools für die Datev-Toolbx-Umgebung zu entwickeln, die die schlimmsten Fehler, Versäumnisse, fehlenden Schnittstellen, ineffektiven Workflows, fehlenden Automatisierungen usw. verbessern könnten.

Jede einzelne Verbesserung wäre bares Geld wert und würde sich vermutlich auch wirtschaftlich lohnen.

VG

Michael Vogtsburger

Viele Grüße, M. Vogtsburger
... mein Motto: "hast Du ASCII in den Taschen, hast Du immer was zu naschen" ... ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
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... ich hatte viel weniger IT-Probleme, als es noch keine PCs, kein "WINDOWS" und kein "DATEV" gab ... ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
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"Wenn sie einen ssıǝɥɔs Prozess digitalisieren, dann haben sie einen ssıǝɥɔs digitalen Prozess" (Thorsten Dirks) ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
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"feine Pfote, derbe Patsche, fiddelt auf der selben Bratsche" (Heinrich Heine, 1797–1856) ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
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... hinter so manchem Datev-Programm-(Fehl-)Verhalten steckt eine Logik. Sie versteckt sich bloß sehr gut ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
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Hinweis: dieser Beitrag kann Spuren von Ironie enthalten, bei jedem Wetter ☀ ☁ ☂ ☃ ☄


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"Ein Teil dieser Antworten würde die Bevölkerung verunsichern"
bodensee
Experte
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Nachricht 7 von 11
2477 Mal angesehen

Idee ist gut- und wer hat Zeit ?

Grüße vom wunderschönen Bodensee
U.K.Eberhardt
0 Kudos
vogtsburger
Allwissender
Offline Online
Nachricht 8 von 11
2477 Mal angesehen

die Zeit, die man mit der Fehlersuche und mit den Umwegen verbringt, die man gehen muss und die Zeit, um hier Verbesserungs-Vorschläge zu machen, also um sozusagen "gegen die Klagemauer zu sprechen", ohne Aussicht auf ein Echo, könnte man auch in die direkte Entwicklung von Lösungen investieren.

Soweit ich informiert bin, wurden und werden viele Tools aus der Datev-Toolboxumgebung extern entwickelt und 'zugekauft'.

Auf die großen Lösungen von Datev zu warten ist wie in einem schlecht organisierten Restaurant ewig auf das Essen zu warten, ohne zu wissen, ob es einem hinterher auch schmeckt.

Ich bin bei Software eher ungeduldig.

Mein Motto : "lieber jetzt schon eine 80%-Lösung als ewig auf die angeblich 100%-Lösung zu warten. "Lieber den Spatz in der Hand als die Taube auf dem Dach"

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"Ein Teil dieser Antworten würde die Bevölkerung verunsichern"
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cryptotax
Beginner
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Nachricht 9 von 11
2477 Mal angesehen

Das "Gedönse" mit den ausgedruckten und unterschriebenen Zetteln und der danach folgenden digitalen Ablage war ich auch recht schnell leid, selbst wenn wir nur eine kleine Kanzlei sind.

Das Tool hier hat mich und auch die Arbeitnehmer glücklich gemacht, da kein großer Aufwand entsteht:
https://www.absence.io/de/

Einfache Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung mit absence.io

Eigentlich mit das einzige Tool bei dem zu Beginn und auch in der Folgezeit KEINERLEI Gegenwehr der Mitarbeiter kam. Breitbandige Akzeptanz und eine erhebliche Entlastung im operativen Bereich.

by the way:

Herr Vogtsburger - super Idee!

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dombrowski
Fortgeschrittener
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Nachricht 10 von 11
2477 Mal angesehen

Das Tool bildet wieder viel ab, was man leider schon in DATEV hat. Die Mitarbeiterstammdaten habe ich in EO Comfort, die Zeiterfassung erfolgt über EO Aufträge, warum dafür dann wieder in ein anderes Tool umschwenken. Nur für einen Urlaubsantrag-Workflow ist die Software zu umfangreich und womöglich auch zu teuer. Ich möchte das jetzt nicht schlecht reden, aber doppelte Datenhaltung ist irgendwo dann auch Unsinnig. Entweder bekommt die DATEV das selbst gebacken oder man brauchst eine Software mit DATEV Schnittstelle.

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cryptotax
Beginner
Offline Online
Nachricht 11 von 11
2477 Mal angesehen

Ja, kann ich durchaus verstehen! Alles über Datev ist mir auch lieber.

Bei bis zu 10 Mitarbeitern war es einmal ein kostenloses Tool (Altvertrag).


Zeiterfassung und Grundpflege der Stammdaten erledige ich auch weiterhin über Datev. Nur zu Beginn Namen anlegen, email-Adressen und einmal die Urlaubsansprüche pflegen. Lediglich  Sonderurlaube usw. muss natürlich später individuell gehandhabt werden.

Für mich nur einfacher weil die Zettelwirtschaft / Vorlagenwirtschaft als pdf wegfällt.

Ich sehe auf einen Blick Kollisionen von Urlaubszeiten, habe als Abfallprodukt einen Urlaubskalender (vorher manuell über Excel oder outlook) und die Resturlaubstage werden automatisch gepflegt (alternativ zu manuellen Eingaben im Datev Lohnprogramm)

Bin derzeit auch solange glücklich damit wie wir das nicht Datev-programmseitig abgewickelt bekommen. Hier wäre mir ein workflow-Tool dazu auch lieber, klar.

Der Mitarbeiter ist aber auch froh da er im Formular nicht jedes Mal nachschauen muss wie viele Resturlaubstage denn noch übrig sind, Fehlberechnungen gibt es nicht mehr usw.

In großen Teams kann ich auch die Freigabewege delegieren. Pfiffig gelöst.

Meine Vermutung ist dass die monatlichen Kosten für das Tool durch unsere interne Zeitersparnis gedeckt sind. Die Genehmigung eines Urlaubsantrages mit allen notwendigen Informationen (Kollission, wann und wer) ist ohne login in das System per Mausklick möglich. Früher stand der Mitarbeiter mit dem Zettel bei mir, das wurde abgezeichnet oder korrigiert (meist falsche Resturlaube) und bis zur Ablage verfolgt. Das Ganze dann pro Mitarbeiter mehrmals im Jahr.

Nun klicke ich mehrmals pro Jahr "zustimmen oder ablehnen" mit der Maus.

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10
letzte Antwort am 25.07.2019 14:44:32 von cryptotax
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