Übersicht der Legitimation in Mandantenübersicht

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Liebe Community,

in Anbetracht der Pflichten hinsichtlich des neuen Geldwäschegesetzes und der damit verbundenen Legimitation der Mandanten, ist bei uns die Frage aufgekommen, ob es möglich ist den Stand der Legitimation der einzelnen Mandanten durch eine Spalte in der Mandantenübersicht zu hinterlegen bzw. anzeigen zu lassen.

Die Daten zur erfolgten Legitimation werden ja in den Stammdaten bei der natürlichen Person unter dem entsprechenden Reiter eingetragen.

Es scheint jedoch nicht möglich zu sein, diesen Reiter in der Mandantenübersicht unter den Stammdaten anzeigen zu lassen.

Die Möglichkeit die erfolgte Legitimation über die Spalte "Informationen/Merkmale" in der Mandantenübersicht anzeigen zu lassen, erwieß sich leider ebenfalls als Sackgasse. Dafür eine zusätzliche extra Liste zu führen, erscheint uns doch sehr mühsam.

Gibt es doch eine Möglichkeit den Stand der Legitimation in der Mandantenübersicht anzeigen zu lassen?

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Das EO-Programm ist "uralt". "Damals" gab es weder Geldwäschegesetz oder etwa (als weiteres Beispiel) das Kontingentierungsverfahren.

Felder können nicht hinzugefügt werden. Daher auch keine Auswertungs- und Ansichtsmöglichkeiten.

Sie können höchstens ein nicht benötigtest Feld "missbrauchen" und versuchen die Informationen dort zu hinterlegen...

Die Frage kommt hier immer wieder mal hoch, eine wirklich zufriedenstellende Antwort dürfen Sie leider nicht erwarten.

Leider.

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Hallo Herr Einsiedel,

wenn Sie die Legitimationsdaten in den zentralen Stammdaten hinterlegt haben, können Sie diese im Auskunftssystem auswerten.

Hierzu gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Navigationsbereich vom DATEV Arbeitsplatz den Eintrag Auswertungen | Auskunftssystem

2. Öffnen Sie den Auswertungspool Mandantenverwaltung

3. Öffnen sie den Ordner Mandanten | Basis-Auswertungen für Indivduelle Listen | Personen-Auswertungen, darin die Auswertung Personen mit persönlichen Daten

4. Markieren Sie die Selektion Alle Aktiven Personen

5. Wählen Sie in der Übersicht im Register Darstellung den Eintrag Datenblatt und klicken Sie auf Ausführen (Die Laufzeit der Liste kann u.U. länger dauern)

6. Wenn Sie das Datenblatt erhalten können Sie, indem Sie den Haken setzen bei Gruppierfeld und "Legitimationspapier" per Drag & Drop in das Gruppierfeld ziehen, auf diese Weise nach der Spalte "Legitimationspapier" gruppieren. Die erste Gruppierung zeigt die Personen ohne Legitimationspapier an.

Natürlich prüfen wir auch weiterhin, an welchen Stellen wir unsere Mitglieder, darüber hinaus, softwareseitig bei der Erfüllung der neuen Pflichten zum Geldwäschegesetz unterstützen können.

Viele Grüße aus Nürnberg!

Jasmin Pfeifer

Betriebswirtschaftliche Basis

DATEVeG

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Hallo NG, hallo DATEV,

die StB-Kammer in NRW hat für Mitglieder im geschützten Bereich zahlreiche Dokumente zum GwG hinterlegt. Der entsprechende Erhebungsbogen für natürliche Personen umfasst wesentlich mehr Angaben als in der EO im entsprechenden Reiter "Legitimation" hinterlegt werden kann. Der Erhebungsbogen für jur.Pers./PersG ist nochmals länger.

Daher erfassen wir das nicht in den Mandantenstammdaten sondern legen den ausgefüllten Erhebungsbogen in der EO als PDF in einem Ordner GwG ab.

Die DATEV ist hier viel zu träge, um die EO entsprechend (zeitnah) anzupassen oder man arbeitet zusätzlich über Notiz-oder Freifelder. Aber das ist unübersichtliches Stückwerk.

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Guten Tag Frau Pfeifer,

vielen Dank für den Hinweis auf das Auskunftssystem. Komischerweise lässt sich diese Auswertung nicht auf allen PC´s ausgeben, warum auch immer.

Die Auswertung ist an sich eine nette Sache, jedoch hilft es unserer Ansicht nach nicht wirklich weiter. Wenn es für uns als kleine Kanzlei schon sehr aufwendig ist die  Prüfung der Legitimation mit der von Ihnen genannten Auswertung zu prüfen, wie geht es dann Kanzleien die mehrere hundert Mandanten haben?

Zumal ja - wie in dem Ursprungspost beschrieben - in den Stammdaten selbst - Daten zur durchgeführten Legitimation eingetragen werden können. Ein entsprechender Reiter existiert dort.

Es wäre sehr wünschenswert, wenn es in Zukunft die Möglichkeit gibt, die Legitimationdaten in der Mandantenübersicht unter dem Reiter Stammdaten zusätzlich zu hinterlegen.

Vielen Dank !

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Hallo Frau Pfeifer,

so wie Sie es empfehlen ist das Auskunftssystem nicht zu nutzen. Ich gehe davon aus, dass ich dazu die falsche Version der Eigenorganisation habe.

Es wäre sehr hilfreich, wenn Sie solche Angaben zur notwendigen Version aufnehmen um so nicht die Anwender mit unnötiger Sucharbeit zu belasten. Vielen Dank.

MFG

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Guten Tag Herr Hofmeister,

die Eigenorganisation mag tatsächlich sehr alt sein, die "Stammdaten" existieren jedoch schon wesentlich länger.

Der Wunsch wäre eben über die Mandantenübersicht den Stand der Legitimation nachzuvollziehen. Das wäre grundsätzlich auch möglich, da es durchaus geht weitere Spalten der Mandantenübersicht hinzuzufügen.

Ein neutrales Feld für diese Überprüfung zu nutzen ist aber unserer Ansicht nach nicht wirklich Sinn der Sache.

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Hallo Herr Einsiedel,

derzeit können Sie die Felder unter der Registerkarte Legitimation nur über das Auskunftssystem oder übergreifend im Daten-Analyse-System massenhaft auswerten.

Zum Beispiel: (Legitimationsdaten sind auch noch in weiteren Auswertungen enthalten)

Eigenorganisation classic:

Auskunftssystem | Auswertungspool Mandantenverwaltung | Mandanten | Basis-Auswertungen für Individuelle Listen | Personen-Auswertungen | Personen mit persönlichen Daten.

Eigenorganisation comfort:

Auskunftssystem | Auswertungspool AS Arbeitsbestand | Datenkontrolle | Stammdaten | DB Personen und Betriebe.

Daten-Analyse-System (DALY):

Individuelle Auswertungen | Persönlich | Auswertung anlegen… | Datenquelle: Zentrale Stammdaten.

Für einen Überblick zu "Politisch exponierten Personen" können Sie die Registerkarte Informationen/Merkmale nutzen und beispielweise ein Merkmal PEP anlegen. Dieses ist dann über die Mandantenübersicht auswertbar (ab DVD 12.0 auch in der Adressaten-Übersicht)

Kurzer Ausblick:

Im Mai werden wir zum Thema eine ProCheck-Prozessvorlage zum Download anbieten sowie Tipps in der Informations-Datenbank. Zur DVD 12.0 (August 2018) wird es auch im DATEV-Arbeitsplatz weitere Hilfestellungen geben, z. B. eine individuelle Beziehung für den "Wirtschaftlich Berechtigten" (wenn verwendet wird diese zur DVD 12.1 dann automatisch als Standard-Beziehung übernommen (aus technischen Gründen leider diese zwei Schritte)), Platzhalter zur Verwendung in Legitimationsformularen und in der Mandantenübersicht das Land das bei den Adressdaten hinterlegt ist.

Bzgl. Transparenzregister haben wir aktuell leider noch keine Möglichkeit es technisch anzubinden, da die registerführende Stelle hierfür bislang keine technische Schnittstelle für einen Datenaustausch vorgesehen hat (Nutzung nur über die Online-Formulare unter www.transparenzregister.de).

Bei Fragen zum Geldwäschegesetz selbst, oder zur Ausgestaltung und Dokumentation der Risikoanalyse muss ich Sie an Ihre zuständige Kammer als Aufsichtsbehörde verweisen.

Meine Frage an Sie:

Was meinen Sie mit "Stand der Legitimation in der Mandantenübersicht"? Würde Ihnen da ein "Legitimiert Ja/Nein" weiterhelfen oder wünschten Sie sich da auch noch weitere Informationen?

Viele Grüße

Roland Binder

Betriebswirtschaftliche Basis

DATEV eG

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Ich bastle gerade an geeigneten Prozessen und Checklisten in ProCheck, um die Identifizierung gesetzes- und kammerkonform durchführen zu können. Ist mir da vielleicht schon jemand voraus und mag sich mit mir austauschen?

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Guten Tag Herr Binder,

vielen Dank für diese ausführliche Antwort !

Frau Pfeifer hatte uns ja bereits in Ihrem Post auf die Möglichkeiten der Auswertung über das Auskunftssystem hingewiesen.

Unserer Ansicht nach ist diese Möglichkeit aktuell etwas unübersichtlich und schwierig zu nutzen, gerade wenn es nicht den "einen" Mitarbeiter gibt, der sich alleine um das Thema Legitimation in der Kanzlei kümmert.

Um abschließend auf Ihre Frage zurückzukommen:

Eine Angabe "Legitimiert Ja/Nein" wäre auf jeden Fall wünschenswert. In diesem Fall wäre es praktisch, hinter der "Ja"-Angabe noch das Datum der erfolgten Legitimation hinterlegen zu können.

Zusätzlich wäre es dann noch wunderbar wenn als dritte Möglichkeit die Angabe "Angefordert" existiert, die man dann ebenfalls mit einem Datum versehen kann.

Das wäre wirklich das Optimum

Besten Dank und viele Grüße

Matthias Einsiedel

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Wir haben das Problem über einen eigenen Auftrag gelöst.

Im Bearbeitungsstatus haben wir 3 individuelle Datumsfelder angelegt (Unterlagen angefordert, Unterlagen eingegangen, Stammdaten aktualisiert). Anschließend noch in den Listeneinstellungen diese 3 Felder zur Anzeige markiert. Da die Stammdatenpflege bei uns zentral von einer Mitarbeiterin erledigt wird, brauchen wir keine weiteren Felder. Andernfalls kann man noch ein individuelles Eingabefeld für das Namenszeichen der Mitarbeiter angelegt werden, die damit bestätigen, dass Sie die Stammdaten aktualisiert haben.

In den Stammdaten kann man zwar individuelle Zuständigkeitsbereiche anlegen und mit den entsprechenden Mitarbeitern vorbelegen, eine Weitergabe dieser individuell angelegten Zuständigkeitsbereiche an die Auftragsinfo ist aber nach Auskunft der Datev nicht möglich und auch nicht geplant.

Wenn ich jetzt noch nach der Auftragsnummer filtere, sehe ich alle Aufträge "Legitimation" und deren Bearbeitungsstand.

Das erscheint mir in unserer Systemumgebung mit EO classic noch die beste Variante zu sein.

Wir arbeiten mit EO classic, da habe ich leider keine Möglichkeit gefunden, den Auftragsstatus automatisch auf "abgeschlossen" zu setzen. Ob das mit EO comfort möglich ist, weiß ich leider nicht.

Mir wäre es auch lieber, ich könnte diese Info über die Spaltenauswahl und individuelle Felder in den Stammdaten lösen. Individuelle Felder in den Stammdaten sind ja kein Problem, aber einblenden in der Mandantenübersicht geht - jedenfalls bei EO classic - nicht. Hier können nur die Standardspalten der Datev ein-/ausgeblendet werden.

Beste Grüße aus München

Dieter Probst

[#12]

Hallo,

wir nutzen EO Comfort und würden gerne folgende Informationen exportieren:

• alle wirtschaftlich Berechtigten (Beziehung) je Mandant inkl. deren Daten (Name, Geb.datum,...)
• Risikobewertung Geldwäsche (aus zentrale Stammdaten / organisatorische Daten)
• Identifizierung (aus zentrale Stammdaten / organisatorische Daten)

Ist dies möglich? Ein Export durch mehrere Abfragen wäre auch ok.

Grüße

[#13]

Die wirtschaftlich Berechtigten können Sie im Daten-Analyse-System (DALY) abfragen.

Die Informationen bzgl. Risikobewertung und Identifizierung können Sie sich als Spalten direkt in die Mandantenübersicht einbinden, oder Sie nutzen die ausgelieferte Übersicht "Risikobewertung und Identifizierung" in der Übersicht "Unsere Kanzlei" unter Mandanteninformationen.

Für die Programm-DVD 13.0 sind bzgl. Geldwäschegesetz und auch rund um den wirtschaftlich Berechtigten weitere Verbesserungen direkt im Programm vorgesehen.

Auch beobachten wir, welche konkrete Auswirkung die 5. EU-Geldwäsche-Richtlinie die bis Januar 2020 in den EU-Mitgliedstaaten umzusetzen ist, mit sich bringt.

Gruß

Roland Binder

DATEV eG

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Hallo,

ich greife das Thema nochmal auf.

Wir haben zum Teil, noch nicht alle, Identifizierungen in die Stammdaten eingepflegt, aber oben in der Mandantenübersicht werden diese unter Identifizierung nicht angezeigt. Gibt es da einen Trick ?

Ich wäre dankbar für Hinweise.

Mit freundlichen Grüßen

Daniela Schulz

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Hallo zusammen,

an alle Interessierten:   hat jmd. mittlerweile über das EO (Comfort)-Modul Risikobewertung und Identifizierung, zusammen mit der Datenanalyse als Review und (ob mit oder ohne Pro-Check-gestützten) (Neu-)Anlageprozess für neue Mandanten in EO (Comfort) einen funktionierenden Gesamtablauf mit Kontrollen in einer Kanzlei (mit Erfolg 🙂 ) so etablieren können, dass nun tatsächlich die Anforderungen des Geldwäschegesetzes erfüllt werden bzw. Neuanlagen oder Auftragsanlage nur bei vorliegender Legitimations-, Identitäts- und Risikoprüfung erfolgen?

Mich würde die Erfahrungen aus dem Kanzleialltag - insbesonders von etwas größeren Kanzleien (z.B. >20, >50, >100 Mitarbeiter) interessieren.

Mein Ersteindruck:  das ist eine rein passiv-informative Datenerfassung mit manueller Kontrolle.   Seufz.   

@andreashofmeister,  @blum  :  also wieder alles weitgehend EO, aber doch irgendwie ohne Comfort?  😉

@Roland_Binder:   

>>für die Programm-DVD 13.0 sind bzgl. Geldwäschegesetz und auch rund um den wirtschaftlich Berechtigten weitere Verbesserungen direkt im Programm vorgesehen.

Da bin ich aber gespannt.  So lange ist es ja nun mittlerweile nicht mehr hin bis zur DVD 13,  gibt es da konkrete Informationen zu den umgesetzten Verbesserungen?

Viele Grüße, Bernd Wettstein.

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@bernd_wettstein 

Bei Verbesserung der APP "Drucksteuerung" musste man einfach Prioritäten setzen. Man arbeitet wohl bestimmt daran, das Programm als Serverdienst auf einem eigenen Server (Windows NT) zu implementieren. 

Von daher verzögert sich die Umsetzung weiter Kundenwünsche um weitere Jahrzehnte....

[#17]

Hallo, 

habe herausgefunden, wie es geht. Man muss in der Übersicht im Arbeitsplatz auf den Mandanten klicken und rechte Maustaste; dann im Menü "Identifizierung" auswählen; dann geht ein Fenster auf. In dem kann mann dann "Identifizierung vollständig" auswählen... manchmal kann es so einfach sein 🙂

[#18]

Hallo, 

wir haben in der Identifizierungs-Auswertung wie von Frau Pfeifer (vielen Dank!) beschrieben das Problem, dass wir nicht wissen, wie wir die Daten von Unternehmensgesellschaftern (Typ 3) in die Liste bekommen. Diese Gesellschafter/Inhaber sind bei uns oft nicht als einzelne aktive Mandanten, sondern nur in dem Reiter "Identifizierung" in den Stammdaten der jeweiligen Unternehmen erfasst.

Folglich gibt es für Unternehmen in der Auswertungs-Liste bei Legitimationsdaten immer nur eine leere Zeile. Für Datenexport wäre es für uns sehr wichtig eine vollständige Liste mit allen Legitimationsdaten zu haben, bisher müssen alle Unternehmen einzeln angeklickt werden, um an die Daten zu kommen.

Hat da jemand zufällig eine Lösung? Vielen Dank & Viele Grüße!

[#19]

Hallo @Hanne1 ,

Sie haben die Möglichkeit, die Daten zum Geldwäschegesetz aus DATEV Arbeitsplatz heraus zu exportieren.

Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

- In DATEV Arbeitsplatz in der Übersicht Unsere Kanzlei: Mandanteninformationen | Risikobewertung und Identifizierung wählen.

- Im Arbeitsblatt Risikobewertung und Identifizierung: Nach Unternehmen sortieren.

- Gewünschte Unternehmen markieren.

- Mit der rechten Maustaste auf die markierten Unternehmen klicken.

- Im Kontextmenü: Geldwäschegesetz | Export Legitimationsdaten... wählen.

- Speicherort wählen und Speichern.

In der Liste werden Ihnen alle Beteiligten zur Legitimation ausgewertet.

Schöne Grüße aus Nürnberg,

Margarita Ludwig

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@Margarita_Ludwig Hallo Frau Ludwig, vielen Dank für die Rückmeldung. In dieser Übersicht waren wir auch schon einmal unterwegs gewesen, aber es fehlen die Pflichtspalten Ausweisnummer, ausstellende Behörde, Ausweisart, gem. GWG. Ich sehe nicht, dass diese durch Einstellungen Liste hinzuzufügen wären. Gibt es eine andere Möglichkeit, das in diese Übersicht zu basteln, die wir vielleicht bisher übersehen haben?

Vielen Dank und viele Grüße

Hanne

[#21]

Hallo @Hanne1 ,

das ist korrekt. In der Übersicht lassen sich diese Spalten nicht einblenden. Wenn Sie die Daten jedoch exportieren, werden Ihnen die Angaben in den jeweiligen Spalten angezeigt.

Schöne Grüße aus Nürnberg,

Margarita Ludwig

[#22]

@Margarita_Ludwig Vielen Dank für diesen Hinweis! Schön, dass es eine Lösung für das Problem gibt.