DMS: strukturierte Ablage Lohnunterlagen der AN eines Mandanten (Sammelmappe?)

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Hallo,

wir überarbeiten zur Zeit unsere Prozesse und Ablagemöglichkeiten im DMS (i.v.m. mit EO Comfort). Dabei kam die Frage auf, ob bzw. wie es möglich ist, die Lohndaten der Arbeitnehmer eines Mandanten in einer Art "Sammelmappe" im DMS abzulegen.

Beispiel:

• ein Lohnmandat umfasst jeden Monat 10 AN
• jeder AN soll im DMS nur einen Eintrag bekommen, z.B. Lohn-Unterlagen PersNr. 99 Müller Test
• innerhalb dieses Eintrags soll eine feste Struktur hinterlegt werden, z.b. nach
  • Arbeitsverträgen
  • AU Bescheinigungen
  • VL Verträgen
  • bAV Verträgen
  • etc.
• Jetzt sollen mtl. neu hinzukommende Belege jeweils den "Unterregistern" zugeordnet werden (jahresübergreifend)
• Die Ablage von mandatsbezogenen Informationen (z.B. Abrechnungsgrundlagen in einem Dokument für alle 10 AN) erfolgt weiterhin in einem separaten Dokument

Nachtrag: Die "digitale Personalakte" soll hier ausdrücklich nicht zum Einsatz kommen.

Ich kenne wohl die Vorgangsmappe. Diese scheint mir jedoch nicht geeignet, da ich dort nur bereits archivierte Dokumente übersichtlich zusammenfassen kann. Vorteil ist natürlich die einheitliche Struktur.

Uns ist auch bekannt, wie wir innerhalb der Ablagestruktur (also im Strukturfenster) manuell beliebige Ordner (auch auf mehreren Ebenen) anlegen können.

Nachteil hier:

• Jeder Sachbearbeiter muss die Struktur neu einrichten bzw. beschriften
• das nachträgliche Hinzufügen von gescannten Dokumenten (oder einer Email mit den Anlagen) ist umständlich und fehleranfällig
• die Suchmaske ignoriert die Namen der hier angelegten Ordner

Es müsste hier doch auch eine Mischung aus beiden geben....

Hat hierzu jemand (oder DATEV) noch Vorschläge, welche anderen Alternativen in Frage kommen?

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

P.S.: Die Eingabe hier reagiert etwas träge, insbesondere beim Löschen von Zeichen !

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Hallo Herr Hüwe,

die Unterstützung der DMS im Bereich Lohn ist gelinde gesagt zur Zeit eine einzige Katastrophe, da eine vernünftige Verbindung zwischen Personalstammdaten und der Verschlagwortung in der DMS nicht existiert (Kann man sich für teueres Geld von DATEV programmieren lassen). Allerdings können Personalstammdaten in der DMS selber hinterlegt werden (Sollte sich dann auf Personalnummer und Name beschränkt bleiben).

In den diversen DMS-Ansichten ist es dann möglich, nach der Personalnummer zu gruppieren.

Die Register sind bei uns sachbezogen z. B. Korrespondenz Lohn, Auswertungen Lohn, Stammdaten Lohn (z. B. für die genannten Arbeitsverträge).

Damit sollte ihre gewünschte Übersicht möglich sein.

Freundliche Grüße

Sven Ehlers

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Hallo Herr Ehlers,

vielen Dank schon mal. Kennen Sie noch die Stelle, wo ich diese Verknüpfung zu den Arbeitnehmer-Daten aktivieren bzw. hinterlegen kann? Die Info-DB bringt mich da nicht weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

[#4]

Die Steuerung wird in Lohn- und Gehalt unter den EXTRAS / Kanzlei-Einstellungen Register Dokumentenmanagement gesteuert.

Damit auch die Stammdaten Personal übergeben werden, muss bei der Auswertungsausgabe Eine Datei pro Auswertung ausgewählt werden.

Der Haken bei "Dialog ... anzeigen" sollte nicht gesetzt sein.

Mfg Sven Ehlers