3 Antworten Neueste Antwort am 23.11.2015 14:25 von seprof

    DMS: strukturierte Ablage Lohnunterlagen der AN eines Mandanten (Sammelmappe?)

    marcohüwe Aufsteiger

      Hallo,

       

      wir überarbeiten zur Zeit unsere Prozesse und Ablagemöglichkeiten im DMS (i.v.m. mit EO Comfort). Dabei kam die Frage auf, ob bzw. wie es möglich ist, die Lohndaten der Arbeitnehmer eines Mandanten in einer Art "Sammelmappe" im DMS abzulegen.

       

      Beispiel:

      • ein Lohnmandat umfasst jeden Monat 10 AN
      • jeder AN soll im DMS nur einen Eintrag bekommen, z.B. Lohn-Unterlagen PersNr. 99 Müller Test
      • innerhalb dieses Eintrags soll eine feste Struktur hinterlegt werden, z.b. nach
        • Arbeitsverträgen
        • AU Bescheinigungen
        • VL Verträgen
        • bAV Verträgen
        • etc.
      • Jetzt sollen mtl. neu hinzukommende Belege jeweils den "Unterregistern" zugeordnet werden (jahresübergreifend)
      • Die Ablage von mandatsbezogenen Informationen (z.B. Abrechnungsgrundlagen in einem Dokument für alle 10 AN) erfolgt weiterhin in einem separaten Dokument

       

      Nachtrag: Die "digitale Personalakte" soll hier ausdrücklich nicht zum Einsatz kommen.

       

      Ich kenne wohl die Vorgangsmappe. Diese scheint mir jedoch nicht geeignet, da ich dort nur bereits archivierte Dokumente übersichtlich zusammenfassen kann. Vorteil ist natürlich die einheitliche Struktur.

       

      Uns ist auch bekannt, wie wir innerhalb der Ablagestruktur (also im Strukturfenster) manuell beliebige Ordner (auch auf mehreren Ebenen) anlegen können.

      Nachteil hier:

      • Jeder Sachbearbeiter muss die Struktur neu einrichten bzw. beschriften
      • das nachträgliche Hinzufügen von gescannten Dokumenten (oder einer Email mit den Anlagen) ist umständlich und fehleranfällig
      • die Suchmaske ignoriert die Namen der hier angelegten Ordner

       

      Es müsste hier doch auch eine Mischung aus beiden geben....

       

      Hat hierzu jemand (oder DATEV) noch Vorschläge, welche anderen Alternativen in Frage kommen?

       

       

      Mit freundlichen Grüßen

      Marco Hüwe

       

       

      P.S.: Die Eingabe hier reagiert etwas träge, insbesondere beim Löschen von Zeichen !

      Geändert am 23.11.15 um 14:08 Uhr
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