3 Antworten Neueste Antwort am 20.03.2018 09:36 von marcbrost

    Unternehmen online Ordnerverwaltung möglich?

    christinm Neuling

      Hallo Comm,

       

      ich versuche mich gerade mit den Thema digitale Personalakte auseinanderzusetzen. Ich möchte natürlich auch die Ablagestruktur in Unternehmen online "gestalten" . Da ich ausgeschiedene Arbeitnehmer ungern in meinem laufenden Ordner haben möchte, möchte ich das komplette Arbeitnehmer Register in einen anderen "Ablageordner" verschieben. Sodass ich einen Ordner für die laufenden AN und einen für die ehemaligen AN habe, in diesen befinden sich dann "Register" für die einzelnen Personalnummern. Nun zu meiner Frage: ist es möglich komplette Register zu verschieben? Ich möchte ungern jedes Mal wieder neue Register erstellen und die Belege verschieben (hohe Fehlerquelle). Oder müssen hierzu Freischaltungen auf Administrationsebene durchgeführt werden?

       

      Beispiel

       

      folgende Ordneraufteilung ist vorhanden:

       

      • Arbeitnehmer
        • 1 Martina Musterfrau
      • ausgeschiedene Arbeitnehmer

       

       

      Martina Musterfrau ist aus dem Unternehmen ausgeschieden und ich möchte ihr komplettes Personalregister gerne in den Ordner "ausgeschiedene Arbeitnehmer" schieben.

       

       

      Vielen für die Hilfe

      Geändert am 15.03.18 um 15:05 Uhr
        Alle Antworten
        • 1. Re: Unternehmen online Ordnerverwaltung möglich?
          marcbrost Einsteiger

          Guten Abend,

           

          mir stellt sich aktuell noch die Frage wieso Sie die Belege in Registern je Mitarbeiter ablegen und umverschieben möchten. Die Belege lassen sich vom Steuerberater in der Digitalen Personalakte den einzelnen Mitarbeiten zuordnen und in einem besonderen Ablageort ablegen, wenn die Belege den richtigen Belegtyp (Lohn-Unterlagen) haben. Die Belege bleiben dann nicht als offen im Posteingang und stören meiner Meinung nach nicht weiter. Zudem lassen sich diese mit der Lohn-Archiv-DVD im Falle einer Prüfung mit abrufen, somit muss man nicht umständlich nach diesen Unterlagen suchen.

           

          Vielleicht könnten Sie mir noch weitere Infos geben, welche Vorteile die Ablage in entsprechenden Registern in DUO aus Ihrer Sicht hätte.

          • 2. Re: Unternehmen online Ordnerverwaltung möglich?
            christinm Neuling

            Guten Morgen,

             

            ich möchte auch in Unternehmen online ein Ablagesystem nach Mitarbeitern erstellen, da mein Mandant selbst mit Unternehmen online arbeitet und ich ihm die Möglichkeit geben will auch seinen Papierkram zu reduzieren. Mein Ziel ist es, dass der Mandant ebenfalls Unternehmen online als mögliche Personalakte sieht und diese nutzt, da Sie derzeit Personalunterlagen noch in Papierform ablegen. Die Unterlagen werden über Datev gespeichert, somit reduziert dies zusätzlich den benötigten Speicherplatz auf Mandantenebene.

            Geändert am 16.03.18 um 08:04 Uhr
            • 3. Re: Unternehmen online Ordnerverwaltung möglich?
              marcbrost Einsteiger

              Das Hochladen der Personalunterlagen ist ja verständlich, nur für jeden Mitarbeiter ein Register ist meiner Meinung nach ein erhöhter Aufwand der nicht nötig ist, da der Mandant die Belege nicht den Mitarbeitern zuordnen muss, das erledigt der Lohn-Sachbearbeiter über die digitale Personalakte. Wenn der Mandant die Belege sauber betitelt findet er in der Ablage "Digitale Personalakte" auch alle Informationen die er sucht, ohne die Unterregister je Mitarbeiter

               

              Viele Grüße

              Marc Brost