Belege exportieren

[#1]

Hallo,

wie kann man per DATEV Belegtransfer nach Unternehmen Online hochgeladene Belege zurückexportieren?
Das wird sicherlich möglich sein, aber wie???

Danke im voraus.

mfG

M.K.

[#2]

Verstehe die Frage nicht, bitte nochmal konkretisieren. Sprich ein Massenexport der Belege? Einfach beim Upload über den Belegtransfer einstellen, dass die Dateien beim Upload nicht gelöscht werden sollen.

[#3]

Hallo,

die Belege habe ich vor 2 Monaten per Belegtransfer hochgeladen.
Jetzt muß ich diese zu einem bestimmten Zweck in Form eines Massenexports
wieder zurück auf meine lokale Festplatte zurückbekommen.

[#4]

Denke nicht, dass das nativ aus DUO möglich ist, zumindest kenne ich keinen Weg. Man kann glaube ich lediglich Belege einzeln runterladen.

[#5]

"glaube ich" hilft hier nicht weiter...gibt es hier echte Spezialisten im Forum? 🙂

[#6]

Hallo,

in UO im Mandanten die Belegsuche aufrufen und entsprechend filtern.

Dann über den markierten Pfeil beliebig exportieren.

Gruß

C. Rohwäder

[#7]

Was der Fragensteller meint ist wahrscheinlich der Massenexport von Belegen insgesamt (nicht nur Belegdaten, sondern die kompletten Dateien, d.h. alle pdfs, tiffs oder was auch immer). Die Antwort von Herrn Rohweder ist es wahrscheinlich nicht.

Der "Dateiexport" geht nur einzeln! Eigentlich ein Unding... Im alten Unternehmen Online konnte man auch aus dem Portal die gesamten Belege auf einmal runterladen. Das geht aber im neuen Portal nicht mehr!

Es gibt allerdings eine Variante, wenn auch sehr kompliziert. Sie können alle Belege aus dem Posteingang des Portals in einem Stück runterladen, indem Sie im Rechnungswesen auf Daten holen gehen und dann das entsprechende anklicken. Es wird dann alles in DMS oder der Dokumentenablage abgelegt. Aus DMS oder Dokumentenablage können Sie dann die Daten auf einmal und am Stück speichern.
Das ist aber alles andere als komfortabel und schnell. Hier die Beschreibung: https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1036470

Von einem einfachen Herunterladen aller Daten wie bei gdrive oder dropbox aber wie gesagt meilenweit entfernt...

[#8]

Wir hatten gerade die Steuerfahndung im Haus, die die Buchhaltungsdaten und die Belege von UO eines Mandanten wollten - und standen bzw. stehen vor dem gleichen Problem. Ich habe keine Möglichkeit gefunden, die Belege aus UO in einem Rutsch zu exportieren.

- einzeln Herunterladen über den Belegviewer ist bei der Masse an Belegen unmöglich

- Archiv DVD mit Belegen: Hier hat der Steuerfahnder moniert, das auch Belege in UO liegen könnten, die nicht verbucht worden und daher nicht auf der DVD enthalten sind

- Übernahme der Belege in Dok.ablage: das wollten wir nicht, da meines Wissens nach nur Belege aus dem Posteingang geholt werden können, müssten wir die ganzen Belege verschieben, die Belegablage durcheinanderbringen und stellenweise die Festschreibung aufheben usw.

@Datev

Gibt es für diesen Fall wirklich keine Möglichkeit? Ich kann mir das bei Datev gar nicht so recht vorstellen, da wir doch bestimmt nicht die einzigen sind, wo die Steuerfahndung anklopft und Belege haben möchte?

[#9]

Ich habe keine Möglichkeit gefunden, die Belege aus UO in einem Rutsch zu exportieren.

Unter Belege 2.0 war es noch möglich und zwar so:

Belege in 50er Päckchen heften (bei mehr stürzte UO Belege 2.0 ab) und als E-Mail versenden lassen. Dann wird eine E-Mail generiert, in der alle 50 Belege als Anhang im Originalformat dran sind. Diese kann man sich dann per Drag&Drop auf die Festplatte ziehen.

Nicht schön aber möglich. Weiß ja nicht, wie viele Belege das Mandat hat. 

[#10]

Hallo Herr Bohle,

das ist keine Lösung, wenn die Steuerfahndung im Haus steht. Die wollen nicht den ganzen Tag auf die Daten warten. Ganz abgesehen davon, dass Sie die Fahnder auch nicht den ganzen Tag im Haus haben wollen, da dies den ganzen Betrieb durcheinander bringt.

@DATEV: ich kann mich hier der Anfrage von Frau Stoll nur anschließen. Für diesen Fall muss es doch eine Möglichkeit geben, die Daten sehr schnell herunterzuladen. Falls noch nicht vorhanden, ist dies eine Anforderung, die möglichst schnell umgesetzt werden muss.

Viele Grüße,

Birthe Fitschen

[#11]

Es gibt dafür keine Lösung, außer die Übernahme in DMS/Dok.Ablage und dann die Weiterverarbeitung. 

Absolut unbefriedigend.

Wir haben uns schon so oft darüber geärgert! Vor allem im alten DATEV Unternehmen Online ("blaue Welt") ging das ohne Probleme! Man konnte mit einem Klick alle Belege als zip Ordner runterladen. Seit der Umstellung auf die neue Welt geht das nicht mehr.

Warum setzt DATEV die Funktion nicht wieder um? Ich verstehe es nicht.

[#12]

Ich stehe momentan auch vor dem Problem. Eine Möglichkeit habe ich noch gefunden:

Am rechten Rand der Belegübersicht befindet sich das Icon "Belege drucken". Dort kann man den Ordner auswählen, von denen man die Belegbilder mit Buchungsinformation als Belegbild als eine PDF-Datei ausgeben lassen möchte. Der Haken: es funktioniert nur, wenn maximal 100 Belege im Ordner sind. D.h. man muss ggf. erst noch Unterordner anlegen und die Belege verschieben, bevor man Ordner für Ordner den Druck bzw. Export vornehmen kann. Ist jetzt aber auch keine tolle Lösung.

Ich schließe mich hier an: eine vernünftige Export-Funktion muss her!

[#13]

Es wird - genau wie Sie schreiben - eine einzige PDF-Datei erzeugt.
Wenn jeder Beleg über genau eine Seite würde, könnte man noch maschinell trennen lassen (z.B. mit pdf24) aber so ist die Druckfunktion auch nicht richtig nutzbar leider.

Bitte wieder eine einfache Exportmöglichkeit schaffen. Danke

[#14]

Hallo,

zum Export direkt aus Unternehmen online stehen Ihnen aktuell die bereits von Ihnen genannten Möglichkeiten des Einzelexports oder via DMS zur Verfügung.

Für den Fall der Betriebsprüfung empfehlen wir die Einrichtung des Online-Zugriffs für den Prüfer mit einem speziell für Prüfungszwecke administriertem Zugangsmedium (DATEV SmartCard / DATEV mIDentity / DATEV SmartLogin) mit eingeschränkten Rechten oder alternativ die Rechnungswesen-Archiv-DVD mit Belegen.
Weitere Infos hierzu finden Sie im Info-Dokument 1035167.

Der Mehrfach- bzw. Komplettexport direkt aus Unternehmen online ist in der aktuellen Version nicht möglich.
Die Anforderung ist uns bekannt und wird regelmäßig bewertet. Eine Umsetzung ist derzeit zugunsten höher priorisierter Themen nicht geplant.

Viele Grüße

Stefanie Herold

[#15]

Hallo Frau Herold,

Eine Umsetzung ist derzeit zugunsten höher priorisierter Themen nicht geplant.

Das ist ja mal wieder eine tolle Antwort. Ist Ihnen der Unterschied zwischen einer regulären Betriebsprüfung und einer Beschlagnahme durch die Steuerfahndung bekannt? Auf die BP kann man sich vorbereiten. Da ist der Weg über den Prüferzugang in der Kanzlei in der Regel kein Problem. Auf die Steuerfahndung kann man sich aber gerade nicht vorbereiten. Wenn die bei einem im Büro stehen, hat man meistens auch nicht unbedingt die Zeit und Nerven sich lange mit dem Export zu beschäftigen oder gar ein Zugangsmedium bereitzustellen. Und ob die überhaupt SmartLogin nutzen dürfen ist noch eine ganz andere Frage.

Ich überlege gerade, ob ich bei allen Mandanten, bei denen Unternehmen Online im Einsatz ist, das jeweilige Finanzamt darüber informiere. Dann kann ja im Fall der Fälle Amtshilfe bei den Kollegen in Nürnberg beantragt werden, damit die sich die Daten direkt von der Quelle holen. (Hinweis: das war Ironie!)

Viele Grüße

André Klaas

[#16]

Warum Ironie. Je nach dem wie wichtig der SteuFa die Sache ist könnten die schon auf die Idee kommen bei der DATEV anzuklopfen und deren Server zu Beschlagnahmen

[#17]

Hallo Herr Klaas,

anbei ein Auszug aus folgender Quelle:

Beschlagnahmen der Steuerfahndung

„In vergleichbarer Weise ist es in der Regel sinnvoll, den Steuerfahndern Passwörter für die EDV und Online-Accounts mitzuteilen. Bei einer fehlenden Mitwirkung beschlagnahmen die Steuerfahnder regelmäßig die gesamte EDV (-Anlage), anstatt ggf. vor Ort Daten zu sichern und die EDV beim Betroffenen zu belassen. Anschließend wird die Hard- und Software in den Räumen der Steuerfahndung unter Einsatz geeigneter Entschlüsselungsprogramme etc. aufwendig ausgewertet, was zu erheblichen zeitlichen Verzögerungen führen kann.“

Ich sehe Unternehmen online in diesem Zusammenhang als Online-Account zu welchem der Zugriff gewährt werden muss. Mal eben einfach u. a. ZUGFeRD-Rechnungen und Belege aus Schnittstellen (connect online oder XML-Schnittstelle online) auszudrucken ist sicher nicht die Lösung. Hier vernichtet man dann ja Daten bzw. stellt nicht die vollständigen Informationen zur Verfügung.

Ausserdem ist m. E. mit den ausgedruckten Belegen die progressive und retrograde Prüfbarkeit gemäß GoBD gefährdet.

Eine weitere Quelle sagt Folgendes:

https://www.finanzamt.bayern.de/Informationen/download.php?url=Informationen/Steuerinfos/Weitere_Themen/Aussenpruefung/2…

„1. Nach den Bestimmungen der Abgabenordnung (AO) sind Sie zur Mitwirkung bei der Ermittlung Ihrer steuerlichen Verhältnisse verpflichtet (§§ 90 Abs. 1 S. 1, 200 Abs. 1 S. 1 AO). Sie haben die für die Besteuerung erheblichen Tatsachen vollständig und wahrheitsgemäß offenzulegen. Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden sind zur Einsicht und Prüfung vorzulegen und die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen zu geben. Sind diese Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, kann Einsicht in die gespeicherten Daten genommen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen genutzt werden. Auch kann verlangt werden, dass die Daten nach Vorgabe der Finanzbehörde maschinell ausgewertet oder die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden (§ 208 Abs. 1 S. 3 i. V. m. §§ 200 Abs. 1 S. 2 und 147 Abs. 6 AO).“

Die Prüfung kann also am Echtsystem stattfinden. Der Ausdruck in diesem Zusammenhang ist daher m. E. obsolet.

Beste Grüße

[#18]

Hallo Frau Herold.

Das heißt ich kann einem Prüfer (wir haben gerade die Anforderung einer WP Gesellschaft, die unseren MDT prüft) per SmartLogin oder SmartCard einen Zugang zum DUO unseres Mandanten geben, um die Belege einzusehen?

wie kann ich verhindern, dass er etwas ändert? Kann administriert werden, dass er nur Leserechte hat? Egal über welchen Zugang Oder braucht man dafür dann zwingend eine SmartCard?

viele Grüße

Monika schneiderhöhn

[#19]

Hallo Frau Schneiderhoehn,

auch wenn ich nicht Frau Herold bin, erlaube ich mir, zu Ihrer Anfrage Stellung zu nehmen. Es gibt mehrere  Möglichkeiten wie Sie vorgehen können.

1. Sofern in Ihrem Sachverhalt das ersetzende Scannen (korrekt) umgesetzt wurde, besteht keine Gefahr, dass der Prüfer an den Belegen in DUO etwas ändern kann. Als einer der finalen Schritte sind die Belege hier durch Festschreibung im Unternehmen online vor Untergang und Veränderung zu schützen.

2. Sofern kein ersetzendes Scannen umgesetzt ist, könnten Sie dem Prüfer die Originalbelege (Papier oder elektronische Originale) zur Verfügung stellen. So werden Sie es sicher bei Mandanten ohne DUO machen.

3. Sofern kein ersetzendes Scannen umgesetzt ist und Sie dem Prüfer die elektronischen Belege per Zugriff auf DUO zur Verfügung stellen möchten, schreiben Sie die Belege in DUO fest und verhindern damit Löschungen und Veränderungen.

4. Sofern Sie dem Prüfer die elektronischen Belege ohne Zugriff auf DUO zur Verfügung stellen wollen, rufen Sie eine Rechnungswesen-Archiv-DVD mit Belegen für den Prüfungszeitraum ab. Damit verhindern Sie auch, dass der Prüfer Belege sieht, die nicht zum Prüfungszeitraum gehören.

Das Zugangsmedium für Variante 1. und 3. (Zugriff auf DUO) spielt keine Rolle. Sowohl Smartcard als auch SmartLogin können und müssen entsprechend administriert werden.

Für den Zugriff auf die Belege aus ReWe heraus wird meines Wissens nach zwingend eine Smartcard benötigt.

Bei Variante 1. und 3. benötigt der Prüfer die Standardrechte für die Belegverwaltung in der Rechteverwaltung online. Damit könnte der Prüfer auch Belege nach DUO hochladen. Verzichten Sie also besser auf eine Einweisung in Dokument Upload online oder den Belegtransfer.

Ich wünsche Ihnen allzeit Prüfer, die Ihre Daten nicht manipulieren wollen.

Beste Grüße

[#20]

Hallo Herr Meyer.

Das ist doch kein Problem 🙂 

ich bin froh über jede Hilfe, mit der ich weiter komme.

Bisher er haben wir dem Prüfer, der leider 450 km entfernt von uns und 300 km vom Mandant sitzt, die Belege per Mail zukommen lassen. Das ist aber sehr aufwändig und umständlich. Nun sind wir auf der Suche nach DER Lösung.  Alternativ hatte ich auch schon an eine Rewe Archiv DVD mit Belegen gedacht, aber das ist neu für uns. Bisher habe ich die CD für die FA-Prüfer selbst erstellt, allerdings ohne Belege.  Eigentlich braucht der WP auch NUR die Belege (und auch hier nicht alle) und da hatte ich als Alternative an einen Zugang zu DUO gedacht egal ob per SC oder SL. Damit würde auch künftig die Übergabe der Konten im PDF Format entfallen.

Wie machen das die anderen?

Viele Grüsse

Monika Schneiderhöhn

[#21]

Hallo,

wir bestellen bisher, nach Rücksprache mit dem Prüfer, immer die DVD mit Belegen. Ansonsten wird "knirschend" gedruckt. Über SL denken wir gerade nach.

Gruß

C. Rohwäder

[#22]

Ich stehe gerade vor dem selben Problem. Der Mandant wünscht, seine Belege aus DUO herunterzuladen. Ich dachte, das sollte kein Problem sein. Alle mir bekannten "alternativen" Tools (Cadis, Lexoffice, Fastbill, Debitoor, etc) sind dazu in der Lage. Ich suchte in DUO die Exportfunktion. Außer den Belegdaten-csv-Export konnte ich nichts finden. Nun habe ich diesen Post im Forum gefunden und muss dem Mandanten leider mitteilen, was Frau Herold dazu schreibt:

Die Anforderung ist uns bekannt und wird regelmäßig bewertet. Eine Umsetzung ist derzeit zugunsten höher priorisierter Themen nicht geplant.

Das wird dem Mandanten nicht gefallen.

Wenn die DATEV es schafft, DUO entsprechen weiterzuentwickeln, und die vielen kleine Schwächen zu beseitigen, dann stimme ich Herrn D. Robert Mayr zu.

„Für die rasant zunehmende Digitalisierung der Zusammenarbeit zwischen den Kanzleien, den steuerlichen Beratern, den Unternehmen und den Arbeitnehmern haben wir die richtigen Lösungen am Markt", kommentiert Dr. Robert Mayr, Vorstandsvorsitzender der DATEV eG die Geschäftszahlen des Jahres 2017.

[#23]

Eine entsprechende Tendenz ist bei der DATEV aber leider nicht erkennbar.

[#24]

Hallo,

gibt es inzwischen eine Lösung für den Export sämtlicher Belege als pdf.

VG 

Jürgen Jeschke 

[#25]

Da sollte Sicherlich ein "?" hinter. 🙂

Ich habe gerade mal 70 Belege exemplarisch über die Funktion "Drucken" über den PDF Creator gejagt. --> Das ist kein originaler Download, aber immerhin schon mal etwas. Wenn man dann noch zusätzlich Einen Zugriff zum Online Account anbietet sollte das reichen.

Zu den Bedenken die weiter oben geäußert wurden. --> Man sorge einfach dafür, dass bei den Mandanten alles sauber ist. Dann steht auch nicht die Steuerfahndung auf Matte und will Beweise beschlagnahmen.

[#26]

Nein keine mit Komfort.

Außer in Schritten als PDF "Maßendruck"

[#27]

Gibt es bereits Neuigkeiten?

Hier hat ein Mandant einen Belegstapel leider bei der verkehrten Filiale gescannt.
Wie bekomme ich den kompleten Stapel, den ich in der Belegübersicht markieren kann, in einem Rutsch rüber?

Eigentlich wollte ich alle Originale auf die lokale Platte holen, um sie dann korrekt hoch zu laden.

Folgender Befehl räumt möglicherweise UO komplett leer.

[#28]

Hallo,

ich hoffe, ich verstehe Ihr Anliegen richtig. Sie wollen Belege von Bestand A nach Bestand B überführen, da die Belege vorher nicht korrekt hochgeladen wurden? Dafür nutzen Sie den Export ins DATEV DMS. Wie Sie hierbei vorgehen müssen, ist hier detailliert beschrieben:  DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1036470

Der Befehl, der in Ihrem Screenshot abgebildet ist, räumt DATEV Unternehmen online nicht "leer". Von DATEV DMS wird auf den Posteingang von Belege online zugegriffen. Alle Belege, die dort liegen, werden ins DATEV DMS geholt. Die Belege befinden sich weiterhin zusätzlich in DATEV Unternehmen online und werden automatisch nach Protokolle | abgeholte Belege verschoben. Um die Belege von dort zu verschieben, müssen Sie diese in den Papierkorb legen und anschließend endgültig löschen.

[#29]

Liebe Datev,

wann ist mit einer Umsetzung zu rechnen?