13 Antworten Neueste Antwort am 17.05.2018 12:15 von renatenutsch

    Verfügung in fremde Postmappen

    rahayko Einsteiger

      Hallo Kollegen!

       

      Wir können seit einiger Zeit aus Word heraus ein Schreiben direkt in fremde (auch eigene) Postmappen legen / verfügen. Das funktioniert mit dem blauen Pfeil neben Druck.

       

      Ich würde mir wünschen, dass ein Nutzer vom System informiert wird, wenn er ein neues Dokument in seiner Postmappe hat. Bisher mussten wir das immer "manuell" nachkontrollieren, dass es auch bearbeitet wird.

       

      Wie sind Ihre Erfahrungen damit? Funktioniert der Workflow?

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        • 1. Re: Verfügung in fremde Postmappen
          silviakubisch DATEV-Mitarbeiter

          Hallo Herr Hayko,

           

          eine aktive Benachrichtigung bei einer eingegangenen Nachricht in der Postmappe ist im Anwaltspostfach leider noch nicht möglich. Ich habe Ihre Beraternummer bei diesem Wunsch im System ergänzt. Je nach Anzahl der Beraternennungen und Priorität wird geprüft, ob eine Umsetzung erfolgt.

           

          Mit freundlichen Grüßen

           

          Silvia Kubisch

          Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

          • 2. Re: Verfügung in fremde Postmappen
            malo Beginner

            Ich würde mir wünschen, dass der Eintrag in der jeweiligen Mappe wechselt, wenn jemand diesen blauen Pfeil erneut betätigt und das Ganze in eine neue Mappe schiebt. Folgendes Beispiel: ich erstelle den Schriftsatz, drücke den blauen Pfeil, das ganze wird in die Mappe meiner Mitarbeiterin geschoben. Diese überarbeitet den Schriftsatz, drückt dann wieder den blauen Pfeil und schiebt ihn zurück in meinem Mappe. Zu diesem Zeitpunkt steht sowohl in meiner Mappe als auch in der Mappe meiner Mitarbeiterin dieses Schreiben. Man kann unmittelbar nicht erkennen, wer jetzt die Angelegenheit aktuell bearbeitet.

            Ich würde mir noch ein weiteres wünschen: ich würde mir wünschen, dass ich aus der Akte heraus, am besten sogar aus dem Fenster „meine aktiven Akten“ erkennen könnte, in welcher Mappe sich das von mir markierte Dokument gerade befindet. Auf diese Art und Weise könnte ich stets feststellen, in welchem Bearbeitungsschritt sich das Dokument befindet und bei welchem Sachbearbeiter, was gerade in einem System mit mehreren Mitarbeitern sehr wichtig ist.

            • 3. Re: Verfügung in fremde Postmappen
              malo Beginner

              Ich hätte noch dazu einen Bug zu berichten: es ist möglich -ich weiß nicht wie-, dass die über den Eingangskorb  Datei der richtigen Akte zugeordnet wird, die Anzeige in der Mappe aber eine falsche Akte Nr. anzeigt, obwohl die Datei, um die es geht, sich in der richtigen Akte befindet.

              • 4. Re: Verfügung in fremde Postmappen
                silviakubisch DATEV-Mitarbeiter

                Sehr geehrter Herr Lorenz,

                 

                bezüglich Ihrer beiden Wünsche:

                 

                1. Eintrag in Postmappe soll wechseln

                 

                Wenn die Mitarbeiterin wirklich aus Word heraus auf "In Postmappe legen" klickt, wird in der Tat ein neuer Eintrag in der Postmappe erzeugt. Anders verhält es sich, wenn die Mitarbeiterin ein Dokument direkt aus ihrer Postmappe an einen anderen Mitarbeiter der Postorganisationsstelle verfügt, dann wird der Eintrag – wie Sie es erwarten – verschoben. Diese unterschiedliche Vorgehensweise ist auch so gewollt. Wenn die Kollegin also mit dem Dokument fertig ist, dann sollte sie die Verfügung über die Postmappe vornehmen, damit es nicht in beiden Postmappen zur Bearbeitung steht. Oder das Dokument muss in der jeweiligen Postmappe manuell erledigt werden.

                 

                2. Sicht aus Meine aktiven Akten auf Postmappe des Dokumentes

                Das ist eine gute Idee. Ich werde dazu einen Wunsch erfassen. Wünsche werden je nach Priorisierung und Anzahl der Wünsche der Anwender bearbeitet; wir können Ihnen leider nicht versprechen, dass dies auch so umgesetzt wird.

                 

                Mit freundlichen Grüßen

                Silvia Kubisch

                Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

                • 5. Re: Verfügung in fremde Postmappen
                  silviakubisch DATEV-Mitarbeiter

                  Sehr geehrter Herr Lorenz,

                   

                  den von Ihnen beschriebenen Fehler können wir hier nicht nachstellen.

                   

                  Mit welcher Version von Anwalt classic arbeiten Sie? Morgen wird das SR 8.23 ausgeliefert. Wenn der Fehler nach Installation des Service-Releases immer noch auftritt, melden Sie sich bitte im Programmservice DATEV Anwalt, damit wir uns das bei Ihnen anschauen können.

                   

                  Vielen Dank.

                   

                  Mit freundlichen Grüßen

                  Silvia Kubisch

                  Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

                  • 6. Re: Verfügung in fremde Postmappen
                    rahayko Einsteiger

                    Noch ein Nachtrag:

                    Wenn man ein Word-Dokument aus den Dokumenten der Akte heraus öffnet, kann es sein, dass man es nicht direkt in eine Postmappe verfügen kann, sondern eine Fehlermeldung erhält.

                    Hier hilft es, einfach einmal auf "In Dokumentenmanagement speichern" zu klicken. Danach ist die Verknüpfung zur Akte hergestellt und man kann verfügen.

                    • 7. Re: Verfügung in fremde Postmappen
                      malo Beginner

                      Hallo Frau Kubisch,

                       

                      noch eine Anregung: ich finde es gibt zu viele Postkörbe. Es wäre schön, wenn man zukünftig einzelne Körbe abwählen könnte. Es wäre auch schön, wenn die Standard-Einstellung des Versendens, sowohl in "meine Postmappe“, „Postmappe Sekretariat“ und „Posteingangskorb“ identisch wäre, heißt, dass dort jeweils die voreingestellte Verfügung in ein und dieselbe Mappe geht. Derzeit ist es so, dass, wenn ich aus „meine Postmappe“ versende, die Standardeinstellung „zu prüfen“ ist, wenn ich aus „Posteingangskorb Lorenz“ versende, die Standardeinstellung „zur Kenntnis“ ist.

                      Viele Grüße aus dem sonnigen Süden, Markus Lorenz

                      • 8. Re: Verfügung in fremde Postmappen
                        silviakubisch DATEV-Mitarbeiter

                        Hallo Herr Lorenz,

                         

                        vielen Dank für Ihre Anregungen. Was meinen Sie denn mit "zu viele Postkörbe", wir haben doch nur

                        • Eingangskorb und
                        • Ausgangskorb.

                         

                        Und die werden zumindest im Hinblick auf zukünftige beA-Postausgänge weiterhin gesondert benötigt, da dort auch ganz andere Funktionen aufgerufen werden können.

                         

                        Die Anregung bezüglich der Standardeinstellung gebe ich an unsere Entwicklung weiter.

                         

                        Mit freundlichen Grüßen

                         

                        Silvia Kubisch

                        Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

                        • 9. Re: Verfügung in fremde Postmappen
                          malo Beginner

                          Hallo Frau Kubisch,

                           

                          da habe ich mich missverständlich ausgedrückt. Ich meinte nicht Körbe, sondern Mappen. Ich hätte gerne weniger Postmappen. Mit freundlichen Grüßen Markus Lorenz

                          • 10. Re: Verfügung in fremde Postmappen
                            renatenutsch DATEV-Mitarbeiter

                            Guten Tag Herr Lorenz,

                            ich könnte mir vorstellen, dass Ihnen mit dem  Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1000341 geholfen werden kann. In diesem Dokument geht es u. a. auch darum, wie man fremde Postmappen ausblenden kann.

                            Mit freundlichen Grüßen

                            Renate Nutsch

                            Service Rechtsanwaltsmarkt

                            • 11. Re: Verfügung in fremde Postmappen
                              malo Beginner

                              Hallo Frau nutzt,

                               

                              Ich möchte aber keine fremden Postmappen ausblenden, sondern ich möchte einzelne meiner Postmappe nicht sehen. Ich könnte auf „zu bearbeiten“ und "zu prüfen“ mindestens verzichten. Mein Arbeitsablauf wäre  eingehende Post in „zur Kenntnis“, dann das erstellte Schriftstück in „zur Kenntnis“ meiner Mitarbeiterin zur Korrektur leiten, dann zurück in „zu signieren“ und weiter in die Mappe meiner Mitarbeiterin „zu versenden“. Weitere Fächer bräuchte ich eigentlich nicht.

                              • 12. Re: Verfügung in fremde Postmappen
                                malo Beginner

                                Entschuldigung Frau Nutsch,  mein Spracherkennungssystem hat Schwächen bei Namen und meine Konzentration lässt nach.

                                • 13. Re: Verfügung in fremde Postmappen
                                  renatenutsch DATEV-Mitarbeiter

                                  Hallo Herr Lorenz,

                                  dann erfasse ich gerne einen entsprechenden Wunsch in für unsere Entwicklung.

                                  Mit freundlichen Grüßen

                                  Renate Nutsch

                                  Service Rechtsanwaltsmarkt