Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Kollegen,
wir sind gerade dabei, den Postein- und -ausgangsprozess in unserer Kanzlei (etwa 15 Mitarbeiter) anders als bisher zu organisieren. Wir nutzen bereits seit längerem Post, Fristen und Bescheide in Verbindung mit DATEV DMS classic (inkl. Posteingangsassistent) und Eigenorganisation classic.
Bisweilen wird sowohl der Posteingang als auch der Postausgang nahezu lückenlos bei uns erfasst und im DMS archiviert (Ausnahme: beim Posteingang wird Werbung und ähnliches weder als Posteingangssatz erfasst noch im DMS abgelegt). Der Posteingang wird komplett zentral organisiert. Beim Postausgang fehlt uns ein standardisiertes Vorgehen: Mitarbeiter A legt den Ausgangssatz selbst an, Mitarbeiter B stellt das entsprechende DMS-Dokument "zu Postausgang" und Mitarbeiter C legt ausschließlich das Schriftstück in eine Postausgangsmappe.
Zur Definition und Standardisierung stellen sich mir nun (zunächst) folgende Fragen:
a) Welche Postausgänge halten Sie im Postausgangsbuch fest? Wird der Postausgang lückenlos dokumentiert oder werden nur fristbehaftete Dinge festgehalten (bspw. Bescheide, Einsprüche, etc.)
b) Soll der Sachbearbeiter "seine" Post selbst als Postausgangssatz anlegen? An zentraler Stelle würde lediglich die Post kurz "kontrolliert", eingetütet und frankiert (das ist zuerzeit mein Gedanke bei lückenloser Erfassung der Ausgangspost)
Da ich über die Suche keinen ähnlichen Beitrag finden konnte, freue ich mich auf Ihre Beiträge und eine aufschlussreiche Diskussion und hoffe, dass ich mit meinem ersten Beitrag im richtigen Bereich der Community gelandet bin.
Mit freundlichen Grüßen
M. Gerten
