nach dem scannen noch stempeln?

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Hallo zusammen,

habe eine kurze Frage zur gelebten Praxis.

Wir scannen seit neustem die Belege ein und laden und verbuchten Sie über Datev Unternehmen Online.

Nun meine einfach Frage: Stempeln Sie die eingescannten Belege ? Wie und woher weiß unser Mandant, ob er uns (dem Steuerberater) diesen Beleg schon einmal eingereicht hat, wenn der Stempelt "gebucht" und die Kontierung fehlt...

Danke für eine Antworten

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Hallo Herr Servatius,

wir empfehlen unseren Mandanten die Belege zu stempeln oder anderweitig zu markieren sobald diese ins Unternehmen Online hochgeladen wurden. Dadurch wird vermieden, dass die Belege doppelt auftauchen oder wenn man sich nicht sicher ist, ob der Belege bereits gescannt wurde man so einen schnellen Überblick hat.

Gruß

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Hallo Herr Servatius,

Intern werden bei uns die Belege und Schreiben zuerst gestempelt und dann gescannt.  Sofern Sie eine Möglichkeit "vermissen" die Übergabe nach UO zu dokumentieren, würde mir auf die schnelle auch nur die Vorgehensweise meines Vorredners einfallen.

Ich würde zu Dokumentationszwecken allerdings den Stempel unmittelbar vor dem scannen anbringen, damit auch der digitale Beleg den Aufdruck aufweist.  Allerdings muss dann organisatorisch sicher gestellt werden, dass der Beleg nach dem Scann auch tatsächlich nach UO übertragen wird.

Dies könnte etwa durch einen gesonderten Scann-Ordner in den nur die Belege die nach UO zu übertragen sind, gescannt werden und die Übertragung an UO auch nur aus diesem Ordner heraus. Damit hätten Sie eine gewisse Kontrolle

mfg

Andreas G. Müller