mehrere Mandantennummer, ein Zugriff

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Hallo liebe DUO-Begeisterten 😁

ich habe einen Mandanten, der sollte ab Mai auf Unternehmen online umgestellt werden. Jetzt konnte ich es aber noch nicht vollständig einrichten, weil ich noch ein kleines Problem habe und deshalb das Ding noch nicht bestellen konnte.

Und zwar haben wir einen Mandat ab Buchführung Januar 2023 von einem anderen Steuerberater übernommen. Der ehemalige Steuerberater hat mit einem 6-stelligen Kontenrahmen gearbeitet, wir arbeiten nur mit 4 Stellen. Daher wurde die Buchführung der Altjahre auf eine andere Mandantennummer (20xxx) eingespielt und ab dem Jahr 2023 über die Hauptmandantennummer (10xxx) mit 4-stelliger SK-Länge gebucht.

Da der ehemalige Steuerberater intern bereits mit Unternehmen online gearbeitet hat, ist in den Stammdaten dort ebenfalls die 6-stellige Kontennummer gespeichert.
Wir haben über die Mandantennummer der Altjahre 20xxx sowie der Hauptnummer 10xxx Zugriff auf denselben Bestand bei Unternehmen online. Hinterlegt in dem Stammdaten von Unternehmen online ist die Hauptmandantennummer 10xxx. Im Kanzlei ReWe der Nummer 20xxx können aber ebenfalls die angehefteten Belege aus Unternehmen online angezeigt werden.

Ab sofort soll die Buchführung auch mandantenseits vollständig mit Unternehmen online abgewickelt werden. Nun ist in den Stammdaten von UO noch die SK-Länge mit 6 Stellen hinterlegt, im Kanzlei ReWe arbeiten wir jedoch mit 4-stelliger SK-Länge. Dies führt zu Problemen bei der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei ReWe und DUO (z.B. können die Debitoren- und Kreditorenstammdaten aus Kanzlei ReWe nicht in DUO eingespielt werden und eine händische Eintragung ist zu aufwendig).
Die Kontenlänge kann grundsätzlich nur nach oben angepasst werden, uns wäre es am liebsten weiterhin mit 4 Stellen arbeiten zu können. 

Hat jemand eine Idee wie ich dieses Problem lösen kann? Irgendwo muss ja eine Verknüpfung sein, dass ich von beiden Nummern auf einen Bestand bei DUO zugreifen kann. Kann man diese Verknüpfung lösen? Und wenn ja, wie bekomme ich das Problem gelöst ohne einen doppelten Bestand bei DUO anzulegen? 

Einen Servicekontakt habe ich bereits erstellt, aber bisher hat leider noch niemand geantwortet...

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@Toffi-Fee  schrieb:

Irgendwo muss ja eine Verknüpfung sein, dass ich von beiden Nummern auf einen Bestand bei DUO zugreifen kann. Kann man diese Verknüpfung lösen?

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Nein, denn es gibt ja keine "Verknüpfung" wie z. B. bei der ZMSD.

Für DUO müssen die Ordnungsbegriffe identisch sein. Rewe-Bestand 123 kann also nur auf Belege Online-Bestand 123 zugreifen.

Es wird nie funktionieren, mit Rewe-Bestand 456 auf Belege Online-Bestand 123 zuzugreifen, weil es eben keine Verknüpfungen, sondern nur eine Verbindung über den Ordnungsbegriff gibt.

Dieses Problem bekommen Sie also nicht gelöst.

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@Toffi-Fee  schrieb:

Wir haben über die Mandantennummer der Altjahre 20xxx sowie der Hauptnummer 10xxx Zugriff auf denselben Bestand bei Unternehmen online. Hinterlegt in dem Stammdaten von Unternehmen online ist die Hauptmandantennummer 10xxx. Im Kanzlei ReWe der Nummer 20xxx können aber ebenfalls die angehefteten Belege aus Unternehmen online angezeigt werden.

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Ich kann mir gerade nicht vorstellen, wie 20xxx und 10xxx auf den gleichen DUO-Bestand zugreifen, es sei denn, dahinter gibt es auch zwei BO-Bestände.

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Hallo,

ich weiß, dass es eigentlich nicht funktionieren sollte, weil eine Mandantennummer mit einem Bestand bei UO verbunden ist. Aber bei mir ist es nun mal so. In einer MA-Nr. ist bis 2022 gebucht, da hängen Belege an den Buchungssätzen dran. Wenn ich da rauf klicke, werden die auch angezeigt.

Wenn ich dann auf die andere Nummer gehe, wo ab 2023 gebucht ist, ist das gleiche Spiel. Belege an Buchungssätzen werden angezeigt.

Wenn ich in Unternehmen online direkt gehe, sehe ich sämtliche Belege von 2022 und früher sowie ab 2023.

Der Bestand DUO (Kontenlänge 6) ist auch mit der MA-Nr. mit 4-stelliger Kontelänge zusammen, was auch gar nicht funktionieren dürfte. 

Also irgendwo müssen die ja zusammenhängen.

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Gibt es denn einen Unterschied zwischen ZMSD und Ordnungsbegriff?

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@andrereissig  schrieb:

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Für DUO müssen die Ordnungsbegriffe identisch sein. Rewe-Bestand 123 kann also nur auf Belege Online-Bestand 123 zugreifen.

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die Belege in KRW werden über die Beleg-ID im DUO gefunden, unabhängig davon unter welchen Ordnungsbegriffen die dort gespeichert sind.

Das verwendete Zugangsmedium muss nur das Recht haben, die Mandantennummer unter der die Belege abgelegt sind zu sehen.

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Ah, alles klar! Danke für den Hinweis.

Das erklärt, warum es aktuell funktioniert.

Ändert aber nichts an der erforderlichen Zuordnung für die zukünftige Arbeit.

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@andrereissig  schrieb:

Ändert aber nichts an der erforderlichen Zuordnung für die zukünftige Arbeit.

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genau, spätestens beim bestellen einer Archiv DVD fehlen bei der inkorrekten Mandantennummer dann die Belege auf der DVD.

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Jemand noch eine andere Idee? Ich kann ja auch nicht unterjährig auf 6 stellig im Kanzlei ReWe hochstellen...

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Also da man ja mit dem DUO-Bestand nicht wieder zurück auf 4 Stellen gehen kann und Sie mit dem Rewe-Bestand nicht auf sechs stellen wollen, bleibt eigentlich nur:

1. alten DUO-Bestand auf neuen Ordnungsbegriff umspeichern (Belegverknüpfungen bleiben über Beleg-ID ja erhalten).

2. Neuen DUO-Bestand unter dem passenden Ordnungsbegriff erstellen mit 4-stelligen Sachkonten.

3. Rechte sauber vergeben und mit neuem Bestand bei null starten.

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Ich kann im Kanzlei ReWe ja gar auf 6 stellig umstellen, weil die USt für 01 und 02 ja bereits fertig und ans FA gesendet ist. Ich könnte nur die Primanota für 01 und 02 exportieren, Bestand löschen, WJ 2024 mit 6 Stellen nochmal anlegen und - falls er es überhaupt macht - alte Primanota wieder einspielen und jede Buchung ändern. Macht bei 3.000 Buchungen pro Monat nur nicht allzu viel Spaß ... 

Was meinst du denn mit umspeichern? Die Mandantennummer kann ich doch hinterher nicht mehr ändern oder doch?

[#11 · Accepted solution]

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@Toffi-Fee  schrieb:

Ich kann im Kanzlei ReWe ja gar auf 6 stellig umstellen...

...

Was meinst du denn mit umspeichern? Die Mandantennummer kann ich doch hinterher nicht mehr ändern oder doch?

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6-stellig? Der Wunsch war doch 4-stellig, oder? Der DUO-Bestand ist 6-stellig und soll 4-stellig sein, wenn ich das recht verstanden habe.

Doch, klar, das Umspeichern geht:

Mandantendatenübertrag innerhalb der Mitgliedschaft - DATEV Hilfe-Center

Es geht ja darum, den DUO-Bestand von 6-stellig auf 4-stellig zu bekommen.

Aktuell läuft der 6-stellige ja unter der Mdt-Nr. 1234. Unter dieser Nummer möchten wir aber mit 4 Stellen arbeiten.

Also speichern wir den 6-stelligen Bestand um auf XXXX (=irgendeine freie Nummer) und legen unter 1234 DUO komplett neu mit 4-stelligen Sachkonten an. Auf diese Weise muss man auch die Rechtemedien des Mandanten nicht zusätzlich administrieren - es gehen für den Mandanten lediglich die alten Auswertungen verloren, was ja zu heilen wäre, indem man ihm zusätzlich die neue "alte" XXXX-Nummer freigibt.

So wäre der DUO-Bestand wie gewünscht 4-stellig, passt zum Rewe-Bestand und der Mandant kann direkt weiterarbeiten.

Achtung! Nur die RZ-Bankinfo muss bleiben, wo sie ist. Die darf nicht mit verschoben werden.

Das ist natürlich alles extrem fummelig, aber Versäumnisse in der Planung und Vorbereitung sorgen leider immer für Komplikationen.

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Okay super, dann machen wir das so! Die 3,65 für einen zweiten Bestand holen wir auf anderen Wegen wieder rein. 😄

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‌‌ 👍 @andrereissig 

Es ist bemerkenswert, dass die Verringerung der SKN-Länge bis heute nicht technisch umgesetzt wurde. Man darf zwar den Kontenrahmen wechseln, jedoch halt nicht nach eigenen Bedürfnissen.

Die Produktentwicklung spart sich Arbeit und der Anwender bekommt welche. Das „Sahnehäubchen“ ist der Vorschlag, mit der höheren SKN-Länge weiterzumachen oder ein kostenpflichtiges Unterstützungsangebot zu buchen (Dok. 1071629).   

Weil aus der Fragestellung keine Anwender-Versäumnisse erkennbar sind: Gibt es aus Ihrer Sicht etwas, was man hätte besser vorbereiten können? 

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@hapet  schrieb:

‌‌ 👍 @andrereissig 

Weil aus der Fragestellung keine Anwender-Versäumnisse erkennbar sind: Gibt es aus Ihrer Sicht etwas, was man hätte besser vorbereiten können? 

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Lieber direkt mit einem neuen, 4-stelligen DUO-Bestand starten und gar nicht erst mit Kompromisslösungen weiter arbeiten.

Damit hätte man sich den manuellen Aufwand (oder die Lücken ?) in den Debitoren- und Kreditorenstammdaten von Jan - Mai sparen können, siehe:

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@Toffi-Fee  schrieb:

Dies führt zu Problemen bei der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei ReWe und DUO (z.B. können die Debitoren- und Kreditorenstammdaten aus Kanzlei ReWe nicht in DUO eingespielt werden und eine händische Eintragung ist zu aufwendig).

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Ansonsten war das eher ein genereller Hinweis, es bei solchen komplexen Fällen eher etwas ruhiger angehen zu lassen und eher mal eine Nacht drüber schläft oder - wie geschehen - hier in der Com anklopft.

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Danke für die Rückmeldung. Ich war in Sorge, eine konkrete Handlungsempfehlung mit entsprechender Praxisrelevanz zu übersehen.🙈