Zahlungsfreigabe Unternehmen Online

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Halo zusammen,

wir bekommen einen Teil der Rechnungen bereits digital, lassen diese dezentral prüfen und übergeben diese dann an UO. Hier wird auch die Zahlung über das Bankwesen ausgeführt.

Sobald die Rechnungen fällig sind wird eine gesonderte Freigabe für die Zahlung durch Vorgesetzten benötigt. 

Aktuell wird pro Rechnung eine PDF erzeugt und der Vorgesetzte meldet anhand dieser zurück welche Rechnungen tatsächlich beglichen werden sollen. 

Besteht hier eine Art Freigabefunktion bzw. hat hier jemand eine ähnliche Vorgehensweise, über die o.g. Anforderung erfüllt werden kann?

Vielen Dank 

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Reicht das 4-Augen-Prinzip? Dann kann man das mit EBICS wunderbar umsetzen. 

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Unsere Buchhaltung geht wie folgt vor:  

Bereich offene Zahlungen im UO Bank -> Drucken Abstimmliste als PDF für jede fällige RG 

im Anschluss werden die RG durch Vorgesetzten für Effekte Zahlung freigegeben. Insofern findet hier durchaus ein 4-Augen-Prinzip statt.

Buchhaltung geht weiter wie folgt vor:

Auswahl aller zu begleichenden Rechnungen -> An Bank senden -> Zahlungssätze an Bank senden -> Elektronische Unterschrift -> Zahlungsauftrag durchführen 

Soweit ich weiß nutzen wir das EBICS Verfahren, in welchem Schritt genau kann man hier mit EBICS eine Freigabe von einem Vorgesetzten einholen?

Vielen Dank 

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@MROSSACK  schrieb:

Soweit ich weiß nutzen wir das EBICS Verfahren, in welchem Schritt genau kann man hier mit EBICS eine Freigabe von einem Vorgesetzten einholen?

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Das wird einmal bei der Bank am EBICS Benutzer festgelegt: Einzelunterschrift darf alleine überweisen; sonst muss die Bank den Benutzer in A oder B oder nur Umsätze ändern und diese Rechte kann man auch im UO einstellen: Stammdaten > Unternehmensangaben > Bank > Einstellung Zahlungsverkehr.

Dann braucht man zum Freigeben von Überweisungen immer min. 2 UO Benutzer, weil die Abfrage kommt:

Wenn man trotzdem sendet, landet der Auftrag mit 1 Unterschrift bei der Bank und kann da versauern, weil man an den Auftrag im UO nicht mehr kommt. Dann kann man nur den Auftrag mittels kopieren nochmal anstoßen und 2x unterschreiben lassen. Der Auftrag bei der Bank mit 1 Unterschrift wird nach x Tagen bei der Bank automatisch gelöscht. 

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Dies würde bedeuten, dass der Vorgesetzte auch einen Zugang zum UO hat und die Zahlung mit seiner digitalen Unterschrift freigibt? 

Besteht hier auch die Möglichkeit dass zB 30 Rechnungen durch die Buchhaltung zur Zahlung angestoßen werden und der Vorgesetzte dann nur 24 "unterschreibt", die 6 nicht unterschriebenen wieder zurück in die Übersicht "offene Zahlungen" im UO Bank wandern? 

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@MROSSACK  schrieb:

Dies würde bedeuten, dass der Vorgesetzte auch einen Zugang zum UO hat und die Zahlung mit seiner digitalen Unterschrift freigibt? 

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Korrekt. Entweder ebenfalls mit SmartCard / mIDentity oder weil Vorgesetzte meist mobil unterwegs sind und ggf. auch am MacBook arbeiten, bietet sich dann besser ein SmartLogin (App am Smartphone) an, weil man ohne Smartphone heute eh kaum noch unterwegs ist. Der mIDentity braucht zwingend einen USB-A Port und Windows.

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@MROSSACK  schrieb:

Besteht hier auch die Möglichkeit dass zB 30 Rechnungen durch die Buchhaltung zur Zahlung angestoßen werden und der Vorgesetzte dann nur 24 "unterschreibt", die 6 nicht unterschriebenen wieder zurück in die Übersicht "offene Zahlungen" im UO Bank wandern? 

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Dem sollte meiner Meinung nach so sein. Zumindest, wenn er nicht als 2. Person unterschreibt / freigibt, steht auch die vorbereitete Zahlung in UO noch drin. 

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Setzen Sie dies bei sich im Betrieb so um? 

Wir werden die Funktionalität intern und mit unserem Steuerberater durchgehen und prüfen ob die Lösung praktikabel ist. 

[#8 · Accepted solution]

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@MROSSACK  schrieb:

Setzen Sie dies bei sich im Betrieb so um? 

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Ich sitze in der eigenen IT eines großen StBs und wir machen es nur mit EBICS und SmartCard/mIDentity. Dann aber via Zahlungsverkehr aus DATEV heraus. 

Hatte eine andere Kanzlei, die mit HBCI arbeiten und das Smartphone der Chefin, auf der die App zur TAN Freigabe ist, in der Kanzlei rumreichen, sonst braucht ja jeder einen eigenen Zugang und jeder die App auf dem Smartphone ... und das Smartphone der Chefin rumreichen - geht in meinen Augen überhaupt gar nicht. 

Das Forum ist voll von finAPI / HBCI Fehlern und letzte Woche hatte ich erst einen Fehler mit UO und finAPI, weil dort noch Flicker-TAN inkl. Gerät zum Einsatz kommt und der Browser das auch nicht immer wollte und ach 😩 ... Zum Teil sagt HBCI auch "nicht erfolgreich" - war es dann aber doch oder andersrum. Für wenige Belege ist das OK; muss man täglich via UO überweisen und weiß man nicht, was mit PSD2 und XS2A noch alles kommt - EBICS und Ruhe ist im Karton. 

EBICS mit SmartLogin, damit im UO anmelden und überweisen können, fertig. Google Chrome oder MS Edge drauf, läuft; dauerhaft, stabil und zuverlässig.  

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Hallo zusammen,

funktioniert das über EBICS auch, wenn zwei Personen die Zahlungen in Unternehmen online freigeben müssen? 

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@simonw_ schrieb:

funktioniert das über EBICS auch, wenn zwei Personen die Zahlungen in Unternehmen online freigeben müssen? 

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Das 4-Augen-Prinzip funktioniert nur mit EBICS. 

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Ach ok. Also die Buchhaltung bearbeitet die Rechnungen und zwei Vorgesetzte geben die dann zur Zahlung frei?

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@simonw_ schrieb:

Also die Buchhaltung bearbeitet die Rechnungen und zwei Vorgesetzte geben die dann zur Zahlung frei?

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Jupp.