Wo kann man das Scan-Datum eines Beleges erfahren?

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Liebe Datev-Community,

das Buchungsdatum ist schon ganz gut - aber es ist nicht alles. Manchmal will ich auch wissen, wann ich einen bestimmten Beleg eingescannt habe. Leider wird mir das hier in der Fibu-Software der Datev Kanzlei-Rechnungswesen vorenthalten. Oder gibt es doch Möglichkeiten, das Scan-Datum herauszufinden?

Wer von Euch kann mir da weiterhelfen?

Es grüßt

UserAndy

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Grundsätzlich immer über die Dateiattribute (Erstellungs-, Änderungs- u. Zugriffsdatum).

Da die Belege aber hochgeladen sind und bei Bedarf ja erst wieder in einem Temp-Verzeichnis heruntergeladen werden, ist natürlich auch das Erstellungsdatum futsch.

Mit anderen Worten, ich glaube nicht, dass man da noch so ohne weiteres herankommt. Es sei denn DATEV würde Online die Dateiattribute zur Ansicht anbieten. Aber da mache ich ein großes Fragezeichen dran, und kann es mir ehrlich gesagt auch nicht vorstellen.

Gruß Achilleus

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Der Beleg wird aber mit seinem Namen gespeichert. Denn wenn ich eine PDF-Datei, die ich benannt habe, exportiere, dann behält das System den Namen bei, allerdings mit dem Datum des Exports und nicht des ursprünglichen Imports. Es müsste doch wenigstens ein Protokoll erstellt werden beim Import mit dem Namen und dem Datum der Datei. Und darauf kann man als User nicht zugreifen?

[#4 · Accepted solution]

Die Scanner kann man doch so einstellen, dass auch die Dateinamen nach bestimmten Kriterien vergeben werden können.

z. B. doc20201231_151022.pdf (üblich: doc20201231151022.pdf)

=>Datum: 31.12.2020

=>Zeit: 15:10:22

In DUO kann man sehen, wann ein Beleg hochgeladen wurde, mehr glaube ich aber nicht. Das Erstellungsdatum hat mich aber auch noch nie interessiert.

Gruß Achilleus

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@Userandy : ... Manchmal will ich auch wissen, wann ich einen bestimmten Beleg eingescannt habe ...

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... frage mich auch gerade, welche Relevanz das Scan-Datum haben könnte, außer wenn man dokumentieren will/muss, dass (und wann) man gescannt hat, als eine Art Tätigkeitsnachweis.

... hätte dann aber mit der Buchhaltung nichts zu tun ...

je nachdem, wie die Belege gescannt und hochgeladen wurden, sind diese Informationen aber noch auf dem eigenen System zu finden.

Ich gebe zu, dass ich z.B. auch kein Protokoll führe, wann ich Belege fotokopiere 😉

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Ja mein guter Achilleus,

das war die Info, die ich brauchte. Manchmal ist man ja etwas vernagelt. Die Dateien werden mit dem Scan-Datum im Namen versehen. Ich muss also daran denken, das Datum immer im Namen einzugeben, wenn eine Datei mal nicht über den Scanner generiert wird. Das sieht bei mir so aus: "20.01.2021-13.09.2510.tif"

Warum will ich das Datum wissen? Gerade beim Jahresabschluss will ich manches mal wissen, wann ich Nachbuchungen vorgenommen habe. Auch kommt es vor, dass ich schlichtweg vergessen habe, dass ich einen Vorgang bereits gebucht habe. Ich sitze in meinem Home-Office und bin von der Papierablage weit entfernt.

Ja vielen Dank für die Hilfe!

Es grüßt 

UserAndy

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Hinsichtlich der Sortierung würde ich aber die Namensvergabe anders gestalten.

Da hat sich einfach JJJJMMDDHHMMSS als die beste Variante herausgestellt, da hier wunderbar numerisch sortiert werden kann.

Gruß Achilleus

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@Userandy ,

wenn dieses Ablage-System (Benennung der digitalen Belege mit Datum und Uhrzeit) durchgängig sein soll, müsste/könnte man auch diejenigen Belege entsprechend umbenennen, die bereits digital vorliegen und/oder die man auf einem anderen Weg hochlädt, z.B. per DATEV Upload mobil, DATEV Upload online, DATEV Upload Mail, DATEV Belegtransfer.

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Moin,

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Das sieht bei mir so aus: "20.01.2021-13.09.2510.tif"

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Bitte nicht! Nehmen Sie bitte als Dateiformat den Vorschlag von @Gelöschter Nutzer ! Der Punkt ist schon immer ein Trennzeichen zur Dateiendung gewesen. Wir haben aktuell bei einem Kunden die Situation gehabt, dass Dateianhänge mit mehreren Punkten im Namen vom Exchange "in die ewigen Jagdgründe" geschickt wurden... 

Auf dem Mailgateway und Archivsystem waren die Mails noch zu sehen, dann sind sie weg... Den passenden Artikel von MS hab ich nicht griffbereit, aber in einem Dateinamen sollte nur ein Punkt existieren. Und Leerzeichen sind auch doof... 

Und dann gibt es ja noch die Beschränkung auf 256-Zeichen bis zum letzten Punkt... das führt jetzt aber zu weit...

BTW: Das hab ich DATEV im Bezug auf ZUGFERD und EOcomfort auch mitgeteilt... die ZUGFERD-Datei ist mit Punkten regelrecht durchsiebt....

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Hallo chrisocki,

da kommt von mir doch gleich die Rückfrage: Wo stelle ich denn die Dateinnamensbildung beim Scannen ein? Ich lese die Belege mit dem DATEV Scan-Modul ein.

Wo kann man denn die Vorgaben eintragen, wo versteckt sich diese Möglichkeit im Computer-Nirwana?

Gruß

UserAndy

[#11]

Hi,

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Wo stelle ich denn die Dateinnamensbildung beim Scannen ein? Ich lese die Belege mit dem DATEV Scan-Modul ein.

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kalt erwischt.... 🙄

Das ist in DATEV fest codiert... Also müssen wir wohl eine Eingabe bei DATEV machen... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Ich möchte von sprechenden Dateinamen abraten.

Ist vordergründig eine Hilfe, aber es ist nicht gesagt, dass der Dateiname irgendwann vielleicht nicht mehr angezeigt wird.

Grüße

Marco Keuthen

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Wo ist der Nachteil eines sprechenden Dateinamens? Wenn er irgendwann unerheblich ist, ist es genauso egal, ob der Name vorher erklärend oder zufällig war.

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@andrereissig  schrieb:

Wo ist der Nachteil eines sprechenden Dateinamens? Wenn er irgendwann unerheblich ist, ist es genauso egal, ob der Name vorher erklärend oder zufällig war.

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Das stimmt 😀
Was ich meinte war nur, dass man sich nicht darauf verlassen sollte