Unternehmen online Stammdaten sortieren

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Liebe DATEV-Community,

Meine Frage:

Gibt es die Möglichkeit sich anzeigen zu lassen, welche Belege bestimmten Geschäftspartnern zugeordnet sind? Ich möchte in den Stammdaten gern aufräumen. Aber wenn ich einen Geschäftspartner lösche, ist das sicherlich problematisch, wenn diesem ein Beleg zugeordnet worden ist, oder?

Mein Problem:

Ich kenne DUO schon von meinem letzten Job, bin jetzt aber in einer neuen Firma. Im Normallfall läuft es hier so, dass ich die Belege hochlade, erfasse, Überweisungen erstelle. Das Steuerbüro bucht dann im Anschluss die Belege. Bevor ich in der Firma angefangen habe, hat mein Kollege die Belege nur am Ende des Monats hochgeladen und das Steuerbüro hat diese dann erfasst und gebucht. Leider ist das Erfassen der Belege und dem damit verbundenen pflegen der Stammdaten vom Steuerbüro nicht gewissenhaft durchgeführt worden. Dadurch habe ich jetzt manche Geschäftspartner in mehrfacher Ausführung, teilweise mit und teilweise ohne Lieferantenkonten. Zu manchen Lieferantenkonten gibt es verschiedene Geschäftspartner bzw. einfach unterschiedliche Schreibweisen. Zum Beispiel: O2, TELEFONICA (ohne Apostroph) und Telefónica (mit Apostroph). Das führt dazu, dass ich nicht alle Belege eines Geschäftspartners in der Suche finden kann. Es sei denn ich kenne alle verschiedenen Schreibweisen. Heute habe ich festgestellt, dass aber teilweise auch Schreibweisen von Geschäftspartnern existieren, die ich gar nicht kenne. Und mich macht das einfach verrückt. Wie soll ich so irgendwelche Belege finden!

Ich bin etwas verzweifelt. DUO bietet eigentlich so eine tolle Datenbank, wo man Belege in jeder Kategorie suchen kann, aber so durcheinander wie bei uns, bringt es leider gar nichts. Help!

Ich hoffe, ihr könnt mir helfen. Vielen Dank schon mal im Voraus!

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Der Sachverhalt lässt sich zumindest für die Zukunft sicher lösen. M. E. aber nicht über die Community. Das muss sich mal eine versierte Person anschauen. Ich würde den DATEV-Auftragsservice kontaktieren.

https://www.datev.de/web/de/service-und-support/datev-auftragsservice/

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Oh man, wie ärgerlich. Ich hab den Link mal angeschaut. Toll, dass es das gibt! Aber auch wohl ganz schön teuer leider. Muss ich nochmal besprechen.

Wirklich sehr frustrierend.

Danke für die Rückmeldung!

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Das ist alles eine Frage der Absprache mit dem Steuerberater.

Meine Empfehlung: 

Sie als Mandant sind für die Pflege der Stammdaten zuständig und vergeben auch fortlaufende Kreditorennummern. Z. B. 70000ff. Der Steuerberater kann sich dann die Stammdaten entsprechend vorher ziehen und arbeitet dann mit den gleichen Stammdaten.

Freundliche Grüße

Sven Ehlers

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Das geht aber nur, wenn man noch gar keine Stammdaten hat, oder? 

Scheinbar war die Absprache anfänglich (bevor ich in der Firma war), dass die Steuerberaterin die Belege erfasst und in dem Zuge hat sie ja dann auch die Kreditoren angelegt. Jetzt muss ich mit dem Ergebnis arbeiten.

Oder meinen Sie, ich lege einfach alle nach und nach neu an und fange bei einer Zahl an, wo noch keine Lieferantenkonten existieren? Sodass dann das Steuerbüro sich nach meinen Konten richtet?

Vielen Dank für die Antwort!

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Oder meinen Sie, ich lege einfach alle nach und nach neu an und fange bei einer Zahl an, wo noch keine Lieferantenkonten existieren? Sodass dann das Steuerbüro sich nach meinen Konten richtet?

Genau so können Sie es machen. Wichtig ist nur, das vorher mit dem Steuerbüro abzusprechen.

Bei bereits bestehenden verifizierten Stammdaten in DUO können Sie die Kreditorennummern sogar direkt ändern. Der Übersichtkeit halber können Sie doppelte Kreditoren sogar löschen, denn dies hat weder Auswirkungen auf bisher erfasste Belege noch auf die vom Steuerberater erfassten Belege.

Es kann nur sein, dass die Vorschläge zu Anfang bei der Erfassung des Rechnungseingangsbuch nicht zutreffend sind und entsprechend korrigiert werden müssen.

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Das ist aber eine super Info! Also wenn ich nun Kreditoren in den Stammdaten lösche, dann fehlen die Infos bei den bereits zugeordneten Belegen nicht? Ich könnte also eigentlich auch einfach alle Stammdaten löschen und "von vorne" anfangen, ohne dass das die bereits vorhandenen Belege beeinflusst? Müssen diese dafür festgeschrieben sein?

Es wäre für mich absolut in Ordnung alle Stammdaten neu anzulegen.

Ich bespreche alles immer mit dem Steuerbüro. Es scheint nur so zu sein, dass unser Steuerbüro wenig über die Funktionen von DUO weiß. Dadurch muss ich konkrete Vorschläge machen und selbst recherchieren, welche Möglichkeiten ich habe. Ich kenne ja die Steuerbüro-Seite des Programms nicht, deshalb ist es gar nicht so einfach.

[#8 · Accepted solution]

Sie können mit den Kreditorenstammdaten von vorne anfangen... indem sie tatsächlich alle anderen vorher löschen.

Es besteht die Möglichkeit vorher die Stammdaten "zu sichern". Einmal den Export in den Stammdaten durchführen. Es wird dann eine CSV-Datei heruntergeladen.

Die Festschreibung von Belegen ist davon unabhängig. Aber das ist dann ein anderes Thema. 

Diese Änderung sollten Sie in ihrer Verfahrensdokumentation dann vermerken.

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Vielen Dank für die Hilfe! Ich bin erleichtert und hoffe, dass ich so wieder Ordnung da rein bekomme. Ich bespreche das jetzt mit dem Steuerbüro!