Unternehmen Online TIFF oder PDF und OCR

[#1]

Den Screenshots zu urteilen nach, sind die älter als es mich gibt . Das kenne ich gar nicht. Aber ja, warum der Belegupload online nicht die gleichen Dateitypen wie der Belegtransfer ist mir schleierhaft. Vielleicht kann das die Captiva Runtime nicht?!

[#2]

Bis vor kurzem brauchte man Silverlight, jetzt braucht man Captiva Runtime, morgen brauchen wir vielleicht wieder Adobe Flash?

Ich frage mich, wann DATEV endlich ohne Stückelwerk klarkommt.

[#3]

Naja, solange man nicht von der Website aus scannen möchte, kann man die PDFs oder TIFs einfach per Drag&Drop reinziehen und hochladen. Dazu braucht es keine Captive Runtime.

Allerdings soll diese den Belegtransfer und das Scan-Modul inkl. Überwachung ersetzen. Wie das dann technisch gehen soll, weiß ich allerdings auch nicht.

[#4]

Hallo Herr Bohle,

die Darstellung war auch in DUO 2.0 noch identisch und die Funktion konnte ich noch vor wenigen Wochen bei allen Mandanten benutzen. Erst seit DUO 3.0 geht dies nicht mehr und wurde ersetzt.

Gehen Sie lieber alle davon aus, dass wir genauso die Automatisierungsmöglichkeit verlieren werden, wenn der Belegtransfer dem Online-Modul weichen darf. Wir wissen ja jetzt, dass die DATEV ganz genau auf die Arbeitsweisen in der Praxis schaut und dann die Programme konsequent und praxisnah, mit dem nötigen Blick über den (DATEV-)eigenen Tellerrand, weiterentwickelt. Bitte verzeihen Sie mir den Sarkasmus, aber derzeit liefert die DATEV einfach nicht und macht nur Versprechungen, die wiederum nicht eingehalten werden. Es würde uns allen denke ich sehr helfen, wenn man eine Vision der DATEV erkennen könnte, wie Sie die Steuerkanzleien ins digitale Zeitalter heben und begleiten wollen. Beim Soll-Ist-Vergleich finde ich die Umsetzung bisher hierzu sehr schwach und mir ist rätselhaft, wie die DATEV aktiv von Digitalisierung sprechen kann ohne einen echten digitalen Workflow abbilden zu können. Dieser wird auch in der nächsten DMS nicht kommen, sondern wenn überhaupt in ProCheck zu finden sein...

MfG

Tobias Ettl

[#5]

Hallo,

der Belegtransfer wird nicht von Dokument-Upload online ersetzt. Das Programm Belegtransfer bleibt mit seinen Funtionalitäten weiterhin bestehen. Voraussichltich Ende diesen Jahres wird die neue Version im Downloadbereich bereitstehen.

Viele Grüße

Silvija Radicek

[#6]

Dann fällt es mir jetzt noch schwerer, der DATEV allg. Aussagen Glauben zu schenken. An der Hotline bzgl. des Tools hieß es, Version 3.5 ist die letzte - das Tool wird nicht mehr weiter entwickelt.

Sie sagen, Ende 2018 kommt jetzt doch was Neues. Was denn nun? Ich weiß, es ist bei der Anzahl Ihrer Mitarbeiter schwierig eine Linie zu fahren aber wenn "jeder" mit dem ich telefoniere eine andere Aussage hat, wirkt das nach außen hin sehr chaotisch und wenig hilfreich.

[#7]

Hallo,

wenn Sie unterschiedliche Aussagen erhalten haben, tut uns das Leid.

In der ursprünglichen Planung war es so vorgesehen.

Mit der aktuellen Produktstrategie wollen wir den Belegtransfer weiterhin platzieren und diesen weiter optimieren (z.B. die Verbesserung der Verzeichnisüberwachung). Hintergrund der Strategie ist, dass wir die Funktionalitäten des Belegtransfers (wie z.B. die Verzeichnisüberwachung, automatisches Leeren der Verzeichnisse nach dem Upload, Arbeiten auf einer Serverumgebung) im Programm Dokument-Upload online so nicht abbilden können.

Viele Grüße

Silvija Radicek

[#8]

Sehr geehrte Frau Radicek,

besten Dank für die Klarstellung.

Leider sind die aktuellen Planungen und Strategien für uns nicht nachvollziehbar, da wir darüber keinerlei Kenntnis haben, abgesehen von einer Roadmap und Rückmeldungen von DATEV-Mitarbeitern. Auch aktuelle Projekte stehen immer wieder unter Veränderungen bzw. sind einem Wechsel des Dienstleisters unterworfen(siehe Kassensicherung online). Ich hoffe es bleibt bei dem Plan für den Belegtransfer.

MfG

Tobias Ettl

[#9]

Sehr geehrter Herr Ettl,

um sich mit der zukünftigen Strategie und Planung der DATEV auseinanderzusetzen, empfehle ich Ihnen die DATEV Regionaltage. Dort werden aktuelle und zukünftige Entwicklungen, sowie Strategien vorgestellt.

Ich denke den Mitarbeitern im First-Level-Support einen Vorwurf zu machen ist etwas daneben gegriffen, da diese Leute für gewöhnlich keinen Kontakt zur Entwickler-Ebene haben. Ich lasse mich gerne korrigieren falls ich mit dieser Vermutung daneben liege.

Viele Grüße

Andreas Siedentop

[#10]

Hallo Community,

ob dieses Thema für Andere (Power-Leser und Power-Schreiber) schon ein 'alter Hut' ist, weiß ich nicht, aber für mich steht diese Frage nach wie vor 'im Raum'.

PDF oder TIFF ?

Spoiler

schon Johann Wolfgang von Goethe sprach in seinem "FAUST" davon

"zwei Seelen wohnen, ach, in meiner Brust" 

Beide Datei-Formate werden genutzt und jedes dieser beiden Formate hat Vor- und Nachteile.

Die Frage ist aber, was der Standard in einer Kanzlei sein sollte (falls man die Wahl hat).

Unternehmen, Warenwirtschaftssysteme, Internet-Shops u.a. generieren Digitale Belege wohl in der Regel als PDF-Dateien. Mir selbst ist PDF auch 'sympathischer' als TIFF.

Manche Mandanten scannen selbst und verwenden TIFF oder PDF.

Einzelne senden sogar JPEGs, die dann umgewandelt werden müssen, was natürlich störend, zeitfressend und unerwünscht ist.

Apropos Umwandlung/Konvertierung:

... ist gar nicht so trivial wie gedacht.

Bei der Konvertierung von TIFFs in PDFs erhält man manchmal eine 10- bis 20-fach größere PDF-Datei. 

'Gretchenfrage':

Welches Dateiformat wird von der Datev 'offiziell' empfohlen, PDF oder TIFF ?

Kann man das 'zweitschönste' Format 'herauswachsen lassen' oder sollte man die 'Altlasten' evtl. nachbearbeiten/konvertieren ?

Wohin geht die Reise mit den Dateiformaten für die OCR in Unternehmen Online ?

[#11]

Hallo @vogtsburger,

Wenn gedruckte Belege eingescannt werden müssen, macht es in der Regel keinen Unterschied, in welchem Format (z.B. PDF, TIFF, JPEG) diese gescannt werden. Eine eingescannte PDF hat im Regelfall ebenfalls nur eine Bilddatei eingebettet. Zur Erkennung durch die OCR ist eher die Qualität und der Aufbau des eingescannten Belegs relevant. Tipps hierzu finden Sie im Dokument 1036438.

Am besten wäre es, wenn die Belege bereits digital als PDF erzeugt und anschließend verarbeitet werden. Wichtig hierbei ist auch, dass die PDF möglichst textbasiert ist. Hier kann die OCR die Werte besser erkennen. Um schnell zu prüfen, ob eine PDF-Datei möglichst textbasiert ist, öffnen Sie die PDF und drücken STRG + A. Wenn hierbei möglichst viele Werte (z.B. Rechnungspositionen) markiert werden, bestätigt dies den Text.

[#12]

@vogtsburger Für mich stellt sich die Frage nicht wirklich. Bis auf zwei Lieferanten kriegen wir keine Papierrechnungen mehr. (Telekom die kann es nicht. Leider Tatsache weil Sonderleistung im Nachgang gebucht und ein Monopollieferant für Briefumschläge, ja auch sowas gibt es. 🤗)

Ansonsten kommt man in diese komfortable Lage in dem man bei allen Lieferanten beharrlich nachfragt die Rechnung als textbasiertes PDF haben zu wollen. Ggf. "droht" man mit Auslistung des Lieferanten.

Die Damen bei zwei drei unserer Lieferanten in der FiBu verfluchen mich dafür zwar aber ,dass ist nicht mein Problem.🤗 

Insofern wird das hochgeladen was per Mail kommt. In der Regel PDF. Die Größe ist mir da auch ziemlich egal.

Barbelege werden mit einer guten Scanner APP, also nicht DATEV Upload Mobil (schaut euch mal die Scannerfunktion der TK APP für Krankmeldungen an --> die können es), gescannt und per Upload Mail ans DUO geschleust.

Das ist auch der Weg den wir allen Mandanten empfehlen.

#DigitaliserungsdruckMachen 

[#13]

Hallo @Markus_Goetz ,

frei nach Thomas De Maiziere würde ich jetzt sagen 

"Ein Teil Ihrer Antworten würde mich jetzt verunsichern", z.B. ...

Wenn gedruckte Belege eingescannt werden müssen, macht es in der Regel keinen Unterschied, in welchem Format (z.B. PDF, TIFF, JPEG) diese gescannt werden.

Wir sind uns aber vermutlich alle bzgl. Ihrer folgenden Aussage einig:

Am besten wäre es, wenn die Belege bereits digital als PDF erzeugt und anschließend verarbeitet werden.

Das bedeutet aber, dass es sicher optimal wäre, möglichst PDF-Dateien zu erstellen und zwar so, wie sie auch aus Warenwirtschafts-Anwendungen heraus erstellt werden, also klein, textbasiert, nicht als große Bilddateien etc.

Nachtrag:

Das Scannen von Belegen ist ja nicht nur für "Datev Unternehmen Online" erfunden worden !

Die eingescannten Belege sind ja ('theoretisch' 😉 ) auch für andere Zwecke zu gebrauchen.

Außerdem muss man ja viele Jahre mit den eingescannten Belegen 'leben', muss sie 14 Jahre aufbewahren, muss sie später evtl. wieder herunterladen, entheften, heften, nach irgendwo übertragen, archivieren etc. 

Da wäre es schon 'gut', ein einheitliches, langlebiges Format zu haben und keine 'Bananenkiste' mit unterschiedlichen Dateien