Speicherung von inaktiven Mandanten

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Liebe Community,

ich mache mir gerade darüber Gedanken, wie ich mit Mandanten verfahre, die ihren Betrieb eingestellt haben und deren Belege in DUO gespeichert sind.

Meine angedachte Vorgehensweise:

Ich bestelle eine Rechnungswesen-Archiv-DVD mit Belegen und kündige anschließend die Unterberaternummer. 

Sind dann auch die Daten aus der digitalen Personalakte auf der DVD gespeichert oder bedarf es hierfür einer extra DVD, die ich im Lohnprogramm bestellen muss?

Eine langfristige (kostengünstige?) Speicherung (mit automatischem Löschungsdatum) gäbe es auch?

Besten Dank für etwaige Rückmeldungen!

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@Steuerberater2 schrieb:

Ich bestelle eine Rechnungswesen-Archiv-DVD mit Belegen und kündige anschließend die Unterberaternummer. 

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Wenn unter der Unterberaternummer nicht die DUO Daten liegen, kann man die auch schon gefahrlos vorher kündigen.  

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@Steuerberater2 schrieb:

Sind dann auch die Daten aus der digitalen Personalakte auf der DVD gespeichert oder bedarf es hierfür einer extra DVD, die ich im Lohnprogramm bestellen muss?

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Dazu braucht es eine 2. DVD soweit ich weiß. Und dann gibt's aber im Lohnprogramm meine ich einen Haken, der besagt, dass bei DVD Bestellung diese Belege nicht ausgegeben werden - oder ich erzähle Unfug 😇.

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@Steuerberater2 schrieb:

Eine langfristige (kostengünstige?) Speicherung (mit automatischem Löschungsdatum) gäbe es auch?

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Die beste Lösung: DATEV Unternehmen online - Mandat inaktiv setzen Müsste man beim Onboarding ggf. drauf hinweisen, was passiert, wenn, damit man als Kanzlei ggf. nicht auf den Kosten sitzen bleibt. 

Oder ausrechnen: wie lange muss man die DUO Daten noch aufbewahren? Die Kosten pro Monat sind bekannt. Muss man noch 8,3 Jahre archivieren, kostet es gleich viel wie eine Archivierung durch DATEV. Dann muss man sich in 8,3J nur einen Knick ins Ohr (MS Planner, Outlook Aufgaben, ...) machen, den Bestand dann manuell zu löschen. 

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Vielen Dank für Ihre Antwort. Hinsichtlich Lodas werde ich nochmal bei der Datev nachforschen.

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Hinweis zwecks Lohn Archiv DVD und Kosten:

Ich lasse mir einmal im Jahr eine Lohn Archiv DVD für alle Mandanten zu senden. Diese kopiere ich auf ein Serverlaufwerk welches in der automat. Datensicherung enthalten ist. 

Damit ist das Thema Lohndaten und Auswertungen archivieren erschlagen. 

DVD kostet nur einmal im, Jahr Geld , Serverspeicher spielt keine Rolle mehr und auch die Datensicherung kein Problem so bin ich von der Datev Sicherung nicht abhängig und kann das Mandat in Lodas löschen lassen. 

UO habe ich leider noch keine Lösung gefunden da bleibt wohl nur das Mandat inaktiv setzen zu lassen oder eben auch hier alle Daten auf Archiv DVD und dem Mandanten gegen Bestätigung in die Hand drücken ggf. noch mit dem Hinweis die Daten doch bitte auf ein anderes Medium zu übertragen.  Dann endlich löschen löschen löschen.....

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Die Bepreisung des "inaktiven Unternehmen online-Mandant" im Vergleich zur abgeschafften "Rechnungswesen-Archiv-DVD" grenzt schier an Wucher (über das 7-fache). DATEV sollte sich hier Alternativlösungen anbieten, wie man für den Bedarfsfall zu einem angemessenen Preis auf Buchungen mit verknüpften Belegen zugreifen kann.