Optimierung des Workflow im Buchhaltungsprozess mit DATEV Unternehmen Online und DATEV Arbeitsplatz für UN

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Liebe Mitglieder der DATEV Community,

ich stehe momentan vor der Herausforderung, die Effizienz unseres Buchhaltungsprozesses zu steigern und die Arbeitsbelastung durch die Digitalisierung von eingehenden Rechnungen und Quittungen sowie die Delegation von Aufgaben an unser Back-Office-Team zu reduzieren.

Aktuell läuft alles über mich und ich bin auf der Suche nach Tipps und Tricks, um den Workflow mit DATEV Unternehmen Online und dem DATEV Arbeitsplatz zu optimieren.

Daher meine Frage an euch:

Wie habt ihr euren Buchhaltungsprozess mit DATEV Unternehmen Online und dem DATEV Arbeitsplatz verbessert und welche Erfahrungen habt ihr bei der Digitalisierung von Rechnungen und Quittungen gemacht?

Wie habt ihr die Belegfreigabe und Überweisungen automatisiert, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten?

Ich wäre euch sehr dankbar, wenn ihr eure Meinungen und Lösungsvorschläge teilen könntet, um uns zu helfen, am Ende des Monats so wenig Zeit und Arbeit wie möglich für die BWA und USt-Anmeldung zu benötigen.

Vielen Dank im Voraus für eure Unterstützung!

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Hier können Sie in Beitrag 4 einen Beispielprozess nachlesen:

DUO Überweisung + Zahlungsverkehr - DATEV-Community - 138111

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Damit es Spaß macht, müssen alle Belege sofort hochgeladen werden. 

Dank Upload mobil und Upload mail ist das jedem zuzumuten, zur Not Scanner mit Scan2mail; aber ich bin eigentlich dagegen, den Papier-Workflow angenehmer zu machen als nötig. Stattdessen soweit wie möglich Papier vermeiden und umstellen auf online Rechnung. 

Das ist alles, was der Mandant tun muss, sozusagen das kleine 1x1, dazu Rz Bankbuchen und ein Export aus dem Rechnungsausgangsbuch. Sofern es eine Kasse gibt, wird diese auch importiert. 

Wenn dass alles gegeben ist, kann man jederzeit Rechnungswesen öffnen und einfach buchen.

Wie gesagt ist das die Basis, darauf baut dann die Automatisierung auf. Wie es dann weitergeht ist individuell. 

"Automatische" Überweisungen müssten Sie näher beschreiben, ich nutze die Überweisung aus der DUO-Belegerfassung heraus, da ist nur noch die Bank auszufüllen, weiter, weiter, fertigstellen, TAN und los bzw. SEPA Lastschrift wo es nur geht. 

Belegfreigabe gibt es von DATEV als Tool, das müssten Sie auf Brauchbarkeit prüfen https://www.datev.de/web/de/datev-shop/betriebliches-rechnungswesen/datev-belegfreigabe-online/. 

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Eine Art Handbuch suche ich auch (für die Mandanten).

Ein großer Workflow-Killer ist oft das Fehlen des Grundwissens des Anwenders zur Frage, was eine Eingangsrechnung ist (eine Mahnung ist meist keine, ein Zahlungsavis schon gar nicht und auch Steuerbescheide haben dort eher wenig verloren) und worauf bei der Erfassung alles zu achten ist.

Wenn dort schon "Schrott" erfasst wird, ist die Gefahr groß, dass ebendieser auch Eingang in die Buchführung findet.

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@Neu_hier  schrieb:

Ein großer Workflow-Killer ist oft das Fehlen des Grundwissens des Anwenders zur Frage, was eine Eingangsrechnung ist (eine Mahnung ist meist keine, ein Zahlungsavis schon gar nicht und auch Steuerbescheide haben dort eher wenig verloren) und worauf bei der Erfassung alles zu achten ist.

Wenn dort schon "Schrott" erfasst wird, ist die Gefahr groß, dass ebendieser auch Eingang in die Buchführung findet.

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Deswegen sind die Mandanten ja beim Steuerberater, auf dass ihnen jemand sagt, wie sie richtig zu arbeiten haben. Ich habe auf meiner Homepage einiges zu dem Thema stehen, was die rechtlichen Vorgaben für die Mandanten angeht https://digitaler-steuerberater-ostfries.land/digitale-buchhaltung/gob/ 

Grundsätzlich hab ich außerdem lieber zu viel Unterlagen als zu wenig, das "richtige" Maß sollte der Mandant über das Feedback vom Sachbearbeiter mit der Zeit lernen. Gerade für Neu-Unternehmer ist das Teil der steilen Lernkurve. 

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Schönes Angebot / gute Informationen auf Ihren Webseiten.

"Deswegen sind die Mandanten ja beim Steuerberater, auf dass ihnen jemand sagt, wie sie richtig zu arbeiten haben"

So sollte es sein, ist es aber in vielen Fällen (meine Erfahrung) eben nicht.

Auch wir (er)arbeiten mit dem Mandanten intensiv und individuell das Verständnis und der Umgang mit DUO, dann klappt alles wunderbar und bei uns kommen qualitativ hochwertige Informationen an. Wir haben aber auch Fälle übernommen, da hatte das vorherige Steuerbüro wohl kein umfassendes Wissen von DUO oder einfach keinen Bock auf das Mandant.

Die Mandantschaft hat dann einfach alles ohne Hilfe gemacht, ganz wie sie dachten (was sollten die auch sonst tun). Das Chaos war mal größer, mal kleiner. Frust gab es in diesen Fällen aber immer und Fehler natürlich auch.

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@Neu_hier  schrieb:

Schön, dass Sie gleich Werbung in eigener Sache machen...

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Interessanter Vorwurf... Sie suchten ein Handbuch für die Mandanten, ich hab eins. Soll ich das als PN schicken? 

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Das sollte kein Vorwurf sein, ich habe den Text geändert. Ich finde das wirklich gut. Gerne das Handbuch als PN, vielen Dank.

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@Neu_hier  schrieb:

Das sollte kein Vorwurf sein, ich habe den Text geändert. Ich finde das wirklich gut. Gerne das Handbuch als PN, vielen Dank.

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Alles klar, beim Schreiben geht leider regelmäßig zu viel Information verloren. Ich meinte auch insbesondere meine Homepage als "Handbuch", dort steht alles, was unsere Mandanten wissen müssen. Ist halt viel und die Möglichkeiten entwickeln sich stetig weiter.