Multi- Scans in UO, wie erkennen?

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Wie stellen die Mandanten um, so daß sie ihre Belege selber nach UO hochladen.

Leider passiert es immer wider, daß in einer PDF- Datei mehrere Belege zusammengefasst sind.

- Lieferant sendet Email mit einer PDF, die mehrere Rechnungen enthält. Bis zu 20 Belege pro Datei, früher gab es einmal eine monatliche Sammelrechnung, aber heute lieber 20 Tagesbelege mit separater Rechnungsnummer als E- Rechnung

- Mandant scannt Rechnungsstapel.

Ich habe zwei Wünsche:

1. Beim Buchen muß es möglich sein, diese Multi- Scanns sicher zu erkennen.

Es gibt Fälle, wo der Buchungsautomat grünes Licht gibt, und damit der komplette Stapel weg gebucht ist.

-> Die KI sollte erkennen, daß etwas nicht stimmen kann, um den Anwender zu warnen

2. In UO muß es möglich sein, diese Multi- Scans zu erkennen.

In der Belegübersicht wird die Spalte: "Anzahl Seiten" benötigt, um sofort zu erkennen, wo sich das 30-Seiten-Dokument befindet, welches vor dem Buchen noch nachträglich getrennt werden muß
- Exportieren 
- Belegtyp ändern in "Multiscan"
- Datei als PDF öffnen, Drucken (DATEV kann nicht alle PDF- Formate trennen)
- hochladen, trennen, fertig. 

Wunsch: in UO muß es möglich werden, mehrseitige PDF- Dateien nachträglich zu trennen.

An den Programmierer:

Bitte testen Sie die Trennen & Heften- Funktion beim Beleg- Upload an einem normalen 27' Full- HD- Bildschirm mit 20 Belegen von einem Lieferanten, die jeweils aus mehreren Seiten bestehen. Das Kriterium zum Heften ist die Belegnummer und das angedruckte "Seite x von3"
.In der aktuellen Version ist in der Briefmarken- Ansicht nichts erkennbar und beim Klick auf den Beleg wird die Schärfe nicht wesentlich besser und alle Funktionen  sind gesperrt.
Findige Anwender drücken F11 und Zoomen das Bild. Die Briefmarken werden damit größer, aber bleiben unleserlich.

So bleibt als Workarround nur, die Original- PDF- Datei auf dem linken Monitor zu öffnen, um dann die Briefmarken zu heften. 

Lieber Programmierer, bitte finde eine Möglichkeit, die auch funktioniert, wenn die Belege durchmischt sind, also nicht immer Seite 2 auf Seite 1 folgt.

DANKE.

Bearbeitet von DATEV am 07.02.2024 aus folgendem Grund: "Kategorie FIBU" entfernt.

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Wenn der Lieferant eine E-Mail mit PDF schickt, was scannt der Mandant da genau? 🤔

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@metalposaunist  schrieb:

Wenn der Lieferant eine E-Mail mit PDF schickt, was scannt der Mandant da genau? 🤔

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Es gibt dutzende von Lieferanten...

Der Mandant muß leider noch immer alle Rechnungen scannen, die er per gelbe Post in Papierform erhält. 
Mandanten sind natürlich kreativ. Diese gescannte PDF wird dann per E-Mail- Transfer nach UO gemailt.
Vorteil: Das funktioniert auch direkt vom Scanner aus und benötigt keine SC.

Die per Email empfangenen Belege gehen natürlich sofort nach UO.

-> Problematik: Duplikate, wenn ein fleißiger Lieferant der Sendung nochmals eine Papier- Rechnung beilegt.

Ziel: Beim Mandanten alle Schritte narrensicher zu gestalten, so daß jeder im Wareneingang in die Lage versetzt wird, die Belege zeitnah nach UO zu transferieren.

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@martinkolberg schrieb:

-> Problematik: Duplikate, wenn ein fleißiger Lieferant der Sendung nochmals eine Papier- Rechnung beilegt.

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Klingt für mich eher nach einem Organisationsproblem 😶. Wenn man irgendwie arbeitet, kommt irgendwas bei raus. Die Duplikatserkennung gibt's aus dem Ökosystem an geeigneter Stelle und verstanden habe ich das immer noch nicht ganz 😅. Man bekommt die Rechnung als PDF und leitet sie weiter ohne zu scannen und dann schickt der Lieferant die Rechnung zusätzlich in Papier, die man ohne Nachdenken einscannt? Dann würde ich einfach aufhören das Papier zu scannen und mir eine Lieferant-kann-nur-Papier-only-Liste machen, die ich dann einscanne. Eben organisiert. 

Ja, ich bin ein Freak. I know 😅. 

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Klingt für mich eher nach einem Organisationsproblem 😶. Wenn man irgendwie arbeitet, kommt irgendwas bei raus. Die Duplikatserkennung gibt's aus dem Ökosystem an geeigneter Stelle und verstanden habe ich das immer noch nicht ganz 😅. Man bekommt die Rechnung als PDF und leitet sie weiter ohne zu scannen und dann schickt der Lieferant die Rechnung zusätzlich in Papier, die man ohne Nachdenken einscannt? Dann würde ich einfach aufhören das Papier zu scannen und mir eine Lieferant-kann-nur-Papier-only-Liste machen, die ich dann einscanne. Eben organisiert. 

Ja, ich bin ein Freak. I know 😅. 

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So einfach ist das nicht zu lösen.
es geht nicht um die Lieferanten, bei denen täglich bestellt wird, sondern um online- Käufe, beispielsweise Deko- Artikel für die Schaufenstergestaltung (spontane Amazon- Käufe).

Die Emails mit Rechnungen werden im Büro einfach zur DATEV durchgewunken, hoffentlich bereits mit einer Automatik.

Rechnungen per Brief werden natürlich gescannt.

Dann gibt es noch die Papier- Belege, die Tage später der Lieferung beiliegen.
Möglicherweise auch mit einem abweichenden Inhalt...

Frage: Wie sieht der optimale Workflow aus? 
Frage: II: Ist die UO- Oberfläche daraufhin optimiert, zu überprüfen, ob der in Papierform vorliegende Beleg bereits im System ist?

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Hallo @martinkolberg,

Frage: Wie sieht der optimale Workflow aus? 

Anhand der Beschreibung, dass Papierbelege nachgereicht werden, die möglicherweise einen abweichenden Inhalt zu den digitalen Belegen haben, könnte eine persönliche Prüfung der Belege im Gesamtprozess Abhilfe schaffen.

Sollte diese Prüfung der Belege im Kontext von DATEV Unternehmen online erfolgen, könnte bei Bedarf die DATEV Belegfreigabe online hierfür eingesetzt werden. Hier können die Belege, bevor diese in DATEV Belege online ankommen, geprüft werden. Die richtigen Belege können dann freigegeben und die doppelte Rechnung (mit ggf. falschen Inhalt) abgelehnt bzw. gelöscht oder geheftet werden.

Frage: II: Ist die UO- Oberfläche daraufhin optimiert, zu überprüfen, ob der in Papierform vorliegende Beleg bereits im System ist?

Werden die Belege direkt nach DATEV Belege online hochgeladen, erfolgt keine Dublettenerkennung aufgrund der erkannten OCR-Werte. Die Erkennung greift erst in der Erfassung beim Speichern des Belegs oder beim Buchen im DATEV Rechnungswesen-Programm.

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Sehr geehrter Herr Goetz,

Die Frage II betrifft die manuelle Überprüfung in der bekannten UO- Oberfläche, die dem Mandanten bzw. dem Buchhalter in der Kanzlei zur Verfügung steht.

Machen Sie einfach den Test:

Scannen Sie einen Belegstapel mit 50 Belegen (300 DPI, SW)

Laden Sie 50 Belege per Email- Upload hoch. (Originäres PDF- Format vom Lieferanten, Telekom- Rechnungen, usw.)

Erkennen sie bitte aus der DATEV- Oberfläche die 5 Duplikate 

Erkennen Sie bitte den Lieferanten, der in seiner per Email versendeten PDF- Datei 5 Belege zusammenfasste und versuchen Sie diese jetzt innerhalb der DATEV- Oberfläche zu trennen.

Fazit: Es gibt viele gute Ideen, aber es scheitert an den Basics, daß z.B. die Belegansicht in UO in der Darstellung, wo ich Belege heften kann, derart klein ist, daß die entscheidende Rechnungsnummer nicht lesbar ist.

Nutzen Sie bitte einen 27' Full- HD- Monitor. (Nicht 50' mit 4k.)

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Zur Frage 1:

Niemandem, auch nicht dem Mandanten ist bewusst, daß es Abweichungen gibt.
Weder der Mandant, noch die Buchhaltung faßt UO an. 

der Mandant nutzt den E-mail- Upload und scannt Papierbelege, die er dann entweder auch
per Email- Upload oder per Belegtransfer nach UO läd.

Im rahmen des Digitalisierungs- Prozesses konzentriert sich niemand auf den Inhalt der Belege.
Das geschieht nachträglich, wenn die Daten im System sind.

Wie soll das aus der DATEV- Oberfläche heraus binnen 5 Minuten funktionieren, wenn man mehr als zwei Dutzend Belege hat?