Modernisiertes Kassenbuch

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Sehr geeehrter Herr Bohle,

in dem Kassenbuch nicht, jedoch gibt es keine Erfassungshilfe für die Warenerfassung mehr; die Warenerfassung. Es war eine große Hilfe, die Datei vom Mandanten einzuspielen und nicht alle Belege selbst einzupflegen.

Liebe Grüße

Bettina Kamp

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Der Nachfolger für die Warenerfassung wäre ja eher Belege Online (Rechnungseingang).

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M.E. wurde uns die Erfassung der Kreditkartenabrechnungen über die Anlage als "Kassenkonto" auf DUO-Seminaren empfohlen. Solange es keine andere vernünftige Art und Weise gibt, Kreditkarten in DUO zu buchen, wäre jedoch sehr hilfreich, diese Option aufrecht zu erhalten!

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Es war eine große Hilfe, die Datei vom Mandanten einzuspielen und nicht alle Belege selbst einzupflegen.

Verstehe ich als IT'ler nicht so ganz. Soll das Mandat doch die Belege dazu einspielen? Dann kann man ja gleich mit den Belegen im Kassenbuch arbeiten, verbuchen und bereitstellen, fertig. Kein manueller Austausch von Excel Tabellen nötig.

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Ja, ich vermute auch ... nur das geht leider nur mit einem Belegbild, so dass keine Alternative für uns ist.

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Herr Bohle, es geht nicht um Kassenbelege! Es geht um den Wareneingang. Warenausgang spielen wir über eine csv-Datei ein. Den Wareneingang wurden von dem Mandanten ins Wareneingangsbuch eingetragen und ich habe sie als Buchungsvorschläge erfasst. Die Kreditoren-Nummern wurden zu 90% automatisch zugeordnet und die der Wareneinkauf durch Lerndateien auch weit über 50%. Den Rest sowie das Sachkonto habe ich nachgepflegt.

Unser Mandant hat keinen Scanner (Fleischer) und möchte es eigentlich auch nicht umstellen, Belege einstellen ec. Auf die Erfassung über Unternehmen online statt Excel würde er sich einlassen.

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Möglicherweise könnte hier auch die Buchungserfassung ( UO compact) hilfreich sein.

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Hallo Frau Kamp, in der "blauen" Welt gab es im Modus "erweitert" die Funktion "erfassen ohne Belegbild" für RE und RA. Diese Funktion gibt es auch in der "grünen" Welt, so dass man sich nicht mit der Krücke Kassenbuch behelfen muss..Kann man sich von Nürnberg freischalten lassen.

Dok.-Nr.: 1002650

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Hallo Herr Kinzler, vielen Dank! UO compact kannte ich noch ich noch nicht. Das werde ich auf jeden Fall prüfen!

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Vielen Dank Herr Willhöft,

das werde ich mir anschauen!

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Hallo,

schauen Sie doch mal das Dokument 1002650  an (selbst noch nie getestet).

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

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Es verstößt gegen die GoBD. Die chronologischen Abläufe wären aus meiner Sicht nicht gewahrt. Es wird ein Kassenminusbestand im Kassenbuch dokumentiert und ausgewiesen. Der Mandant würde sich laut Aufzeichnungen Geld auszahlen, welches gar nicht vorhanden ist. Das macht weder aus logischer Sicht sinn, noch ist es zulässig.

Bei einer Kassennachschau würde der Prüfer anhand des Kassenbuchs ein Kassenbestand feststellen, welchen er über den Kassensturz kontrolliert.

Weißt man nun einen Minusbestand aus, ist unserer Ansicht nach die Kassenführung zu verwerfen.

Herr Berger, der Arbeitsablauf ihres Szenarios funktioniert aus meiner Sicht nur, wenn es der im Kassenbuch ausgewiesene Bestand (vom Vortag) hergibt, sodass es zu keinem Zeitpunkt einen Kassenminusbestand gibt.

Die chronologischen Abläufe sind genau so wenig gewahrt, wenn Einnahmen bereits vor den Ausgaben gebucht werden. Also wenn der Tagesumsatz in einer Summe als erster Geschäftsvorfall gebucht wird. Der Mandant würde also vor einer bestimmten Ausgabe Einnahmen erfassen, die er zu diesem Zeitpunkt noch nicht hatte. Also genau der umgekehrte Fall, wie Ihrer.

Was zählt, ist der Tagesendbestand. Wenn dieser im Minus ist, dann erst haben wir ein Problem. Aber auch nur bei einer Kasse. Nicht, wenn wir Kreditkarten, EC-Abschläge etc. damit erfassen.

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Die chronologischen Abläufe sind genau so wenig gewahrt, wenn Einnahmen bereits vor den Ausgaben gebucht werden. Also wenn der Tagesumsatz in einer Summe als erster Geschäftsvorfall gebucht wird. Der Mandant würde also vor einer bestimmten Ausgabe Einnahmen erfassen, die er zu diesem Zeitpunkt noch nicht hatte. Also genau der umgekehrte Fall, wie Ihrer.

Der Tagesumsatz wird nicht in der letzten Minute des Tages erzielt, sondern über den Tag verteilt. Laufende Barausgaben des Tages werden aus laufenden Bareinnahmen des Tages geleistet.
Die Eintragung der TE in der Summe ist damit in einem Betrag vor den Ausgaben einzutragen. Dies ist so nicht zu beanstanden und die ordentliche Kasse lässt auch keine andere Handhabe zu.
Diese Erleichterung ist daher in vorliegender Form gestattet; alternativ käme die Einzelaufzeichnung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben in chronologischer Form.

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Ein Wort dazu: Kassensturz.

Lohnt sich immer mal bei den eigenen Mandanten unangekündigt zu machen. Dann hat man auf jeden Fall lange Stoff für anregende Gespräche.

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In beiden Fällen stimmt der Kassenbestand erst in der aller letzten Sekunde. Vorher ist er in beiden Fällen schlicht falsch. Nur das eben in meinem Fall ein Minus in der Kasse steht. Aber trotzdem ist vor dem Abschluss immer die Kasse falsch.

Es macht keinen Sinn an einem anderen Zeitpunkt als nach Kassenabschluss die Kasse auf den richtigen Bestand zu prüfen. Er wird immer falsch sein. Ob Minus oder Plus. Er ist falsch. Ausnahme: Einzelaufzeichung aller Einnahmen im Kassenbuch.

Also müssen entweder beide Varianten möglich sein, oder keine der beiden.

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Glauben Sie, dass Sie einen antreffen, bei dem die Kasse "en minute" stimmt?

Utopischer Gedanke...

Im Prinzip ist dies auch nur eine vollkommen theoretische Diskussion. Kann man zwar mal führen, aber für die Praxis sinnfrei...

Die Variante TE vor BA wird seit Jahren nicht beanstandet. Dennoch sollte sich eine chronologische Erfassung ableiten lassen. Ein "Durcheinander" der laufenden Beleg-nummern wird sicher zu Problemen führen.

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Ich finde mann sollte sich erstmal überlegen, ob man dem Bestand vor dem Tagesabschluss eine Beweiskraft entnehmen kann.

Wenn ja. Dann müsste man eigentlich auch konsequent sein und alle diese Kassen verwerfen, weil der Bestand vor dem Tagesabschluss ja immer falsch ist.

Wenn nein. Dann ist es egal, ob der Bestand vor dem Tagesabschluss im Plus oder im Minus ist. Weil er ja sowieso nicht dem tatsächlichen Bestand entspricht.

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Ich würde die optimistische Variante bevorzugen, welche die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung mit dem täglichen Kassensturz-/abschluss herbeiführt.

Sonst können wir das ganze Kassenthema gleich lassen. M.W. kann man den ganzen Ofd-Verfügungen zur Kassenproblematik auch nicht entnehmen, dass die Kasse "en minute" geführt werden muss, um anerkannt zu werden, soweit die anderen Bestimmungen erfüllt sind.

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Hallo Berger,

bitte informieren Sie uns doch einfach nach Ihrer nächsten Kassennachschau bzw. Prüfung, wo Sie einen Minusbestand in der Kasse erklären mussten.

Vielen Dank im Voraus.

PS: Bei den Risikoprüfungen der Finanzbehörden werden negative Kassenbestände sofort als Auffälligkeit ausgeworfen. Dies lädt jeden Prüfer dazu ein, weiter ins Detail zu gehen.

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M.W. kann man den ganzen Ofd-Verfügungen zur Kassenproblematik auch nicht entnehmen, dass die Kasse "en minute" geführt werden muss

"en minute" vielleicht nicht, aber korrekt.

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PS: Bei den Risikoprüfungen der Finanzbehörden werden negative Kassenbestände sofort als Auffälligkeit ausgeworfen. Dies lädt jeden Prüfer dazu ein, weiter ins Detail zu gehen.

Wenn er dann ins Detail geht. Dann sieht er, dass der Minusbetrag gar kein Bestand war. Ein Bestand gibt es doch bei dieser Art von Erfassung erst nach Kassenabschluss.

Vielleicht bin ich ja zu doof. Aber dass hier Leute immer noch von einem Kassenbestand vor dem Kassenabschluss reden, wenn doch die Einnahmen in einer Summe gebucht werden. Es geht mir einfach nicht in den Kopf. Ich sollte putzen gehen.

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Moin Moin Herr Duennebacke,

bei dem von Herrn Berger geschilderten Fall entsteht kein Minusbestand. Das Finanzamt wird auch keine Auffälligkeit feststellen.

Nur weil Sie lieber Tagesgesamteinnahmen ./. Ausgaben rechnen und nicht Ausgaben + Tagesgesamteinnahmen, müssen Sie dem Kollegen nicht unterstellen, dass er keine Ahnung hat (überspitz formuliert, zumindest empfinde ich Ihre Beiträge so).

Beste Grüße

Stefan

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Hallo Herr Berger,

es wird ebenfalls auf untertägige Minusbestände geprüft. Beispiel:

Anfangsbestand: 100 €

Ausgabe: 200 €

dokumentierter und ausgewiesener Kassenbestand laut Kassenbuch: -100 €

Selbst wenn, der Tagesendbestand wieder positiv ist, gab es einen Minusbestand. Dies ist bei Bargeld zu keinem Zeitpunkt möglich. Sie können nicht mehr Geld aus der Kasse nehmen, als der Bestand ausweist.

Ist der Kassenbestand so hoch, dass kein Minusbestand erreicht wird, können selbstverständlich die Ausgaben vor den Einnahmen erfasst werden.

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Wenn der physische Geldfluss abgebildet wird, kommt es zu keinem Kassenminus; die Eintragung der Tageseinnahmen in einem Betrag stellt kein Hindernis dar, aber mit Ausnahmen:

Bspw. Gastrobetrieb öffnet um 18:00 Uhr - Einnahmen (des Abends) decken die Barausgaben, die tagsüber geleistet wurden . . . Woher kommt das Geld, wenn es erst später verdient wurde? Achtung Falle ! Hatten wir schon das ein oder andere Mal ansprechen müssen.

Wird jedoch die physische Geldbewegung korrekt dokumentiert, muss der Bestand des Vorabends/morgens reichen, die Ausgaben zu decken.

Meinen Mandanten beantworte ich die Frage, wie die Kasse geführt werden muss:

Ganz einfach, protokollieren Sie einfach die tatsächlichen Zu- und Abflüsse und sollte sich ein rechnerisches Kassenminus ergeben, haben Sie die Ausgabe höchstwahrscheinlich aus dem privaten Geldbeutel getragen...

Die letzten Prüfungen zum Thema Kasse hatten ganz klar folgende Prioritäten:

- Ordnungsmäßigkeit des Kassensystems bei EDV-Kassen

- Kassenminusprüfungen generell

- Vorlage von Tagesendsummenbons

- Plausible Kassenbestände

Es geht doch auch gar nicht darum, jemandem "keine Ahnung" zu unterstellen. Selbst der USt-Prüfer war sich in einem Überschuss-Rechner-Fall abschließend nicht sicher, ob die Aufzeichnungspflichten insoweit erfüllt waren oder nicht. Er verwies auf die Ofd; ich auch den BFH; letztlich gab er mir recht, aber der Hund war dann auch anderweitig vergraben.

Das Thema Kasse ist offensichtlich noch immer ein Mysterium.

Wir empfehlen jedenfalls auch den Überschussrechnern ein sauberes Kassenbuch, wenn, dann eine technische anerkannte Kasse sowie Aufbewahrung der TE-Bons; Letztere werden IMMER angefordert. Stornos sind unbedingt zu kommentieren.

Das Kassenbuch online wird von unseren Mandanten rege genutzt und wir haben selten schlechte feedbacks; die zum "Neuen" stehen allerdings noch aus, da die Umstellung "flächendeckend" erst Mitte Februar erfolgte. Ich bin gespannt.

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Guten Morgen,

seit heute stehen Ihnen im Kassenbuch nun endlich folgende neue Funktionen zur Verfügung

• Aufteilen mit Gesamtsumme 0,00 und ohne Gesamtsumme
• Erweiterung der Eingabefelder Beleg-Nr., KOST1, KOS2, KOST-Menge und BU-Schlüssel analog Belege online

• Anlage einer Kasse ohne Minusprüfung 
  Es ist nun möglich, Kassen ohne Minusprüfung anzulegen bzw. bei bestehenden Kassen die Prüfung von „Ja" auf „Nein" zu stellen. Mit der Umstellung bewegen Sie sich für die jeweilige Kasse natürlich außerhalb der GoBD - ein Zurück gibt es daher nicht.

Viele Grüße aus dem heute endlich wieder sonnigen Nürnberg

Stefanie Herold

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Danke Frau Herold!

Und bitte geben Sie mal eine interne Schulung für andere Kollegen/Fachbereiche, damit diese auch so gut kommunizieren wie Sie. Großes Lob von mir!