Hallo zusammen,
Wir sind eine recht kleine Kanzlei und was das Thema Digitalisierung angeht noch sehr weit zurück....
Jetzt haben wir das Go vom Chef unsere Mandaten so gut wies geht auf UNO umzustellen. JUHU wird auch mal Zeit :D...
Allerdings kommen wir da auch schon zum Problem. Die ersten Mandanten darauf angesprochen, Sie verstehen den Vorteil für sich selbst nicht. Wäre ja mehr Arbeit die zusammengesuchten Belege noch einzuscannen anstatt in den Ordner zu heften und Kosten würde es ja dann auch noch zusätzlich. Deshalb bekommen wir immer wieder die Aussage, Nee ich richte lieber weiter meinen Monatlichen Ordner anstatt das UNO/ Digitale Bank zu bezahlen.
Jetzt unsere Frage da uns langsam die Argumente ausgehen. Wie habt Ihr eure Mandanten dazu gebracht vom Oldschool Ordner auf UNO umzustellen?
Liebe Grüße
Nicole
Gelöst! Gehe zu Lösung.
Hallo @NicoleMuM
eine mögliche Vorgehensweise
a) kanzleiinternes KnowHow aneignen, wie DUO funktioniert und wie die Kanzleiprozesse hierzu von Anfang an korrekt umgesetzt werden müssen (siehe hierzu diverse Diskussionen
Siehe auch beispielsweise hier: DUO nach Mandatsbeendigung - DATEV-Community - 369922
b) Mandantenliste durchgehen - wer könnte denn am Besten als Pilotmandant geeignet sein von den Fibu-Unterlagen hier, der Eignung, dem Alter, Vervielfältiger, usw.
c) mit diesem Mandanten zusammen umsetzen, alle möglichen Fragestellungen klären, interne Prozesse daraufhin ausrichten, usw.
d) einen kostenlosen Mustermandanten in DUO anlegen, und mit Hilfe des Musterpakets testen Musterpaket DATEV Unternehmen online
e) Mandanteninformationsveranstaltung durchführen mit Hinweis auf digitale Rechnungspflicht spätestens ab 2026 wg. Wachstumschancengesetz mit Hinweis auf frühzeitige notwendige Vorbereitung mit Vorführung, wie DUO mit digitalen (und ggf. auch Papierbelegen) funktioniert und was der Mandant noch alles sehen und nutzen könnte (digitale Auswertungen Fibu und Lohn), Belegfreigabe, Liquiditätsmonitor, Kasse, Personaldaten online, Digitale Personalakte, usw.
f) Erste Welle an Interessierten Mandanten abarbeiten, nicht umstellungswillige Mandanten Mitte des kommenden Jahres wieder informieren und Beratungsangebote hinsichtlich digitaler Rechnung machen
Wenn das Wachstumschancengesetz so kommt, wie der Regierungsentwurf ist, müssen praktisch alle Unternehmer ab 2025 empfangsbereit sein für eRechnungen gemäß § 14 UStG-E und ab 2027 zwingend digitale Rechnungen ausstellen können. Wer das nicht ist, hat a) keinen Vorsteuerabzug mehr und begeht b) eine Ordnungswidrigkeit (§ 26a USTG) mit Bußgeld bis 50.000 € (je Rechnung)
Vielleicht zur Klarstellung: Nach jetzigem Überlegungsstand ist eine eRechnung ab 2015 möglicherweise eine reine .xml-Datei ohne PDF => E-Mail-Rechnungen werden dann schwierig...
g) Wenn dann Mandanten bis Ende 2024 die Zeichen immer noch nicht erkannt haben - nachdenken über mögliche Mandatsbeendigung?
@NicoleMuM schrieb:Wäre ja mehr Arbeit die zusammengesuchten Belege noch einzuscannen anstatt in den Ordner zu heften
Wenn man so denkt: ja. Wenn der Mandant die Belege aber gleich bei Eingang scannt (oder elektronisch eingehende Belege direkt hochlädt, ohne sie vorher nochmal auszudrucken und in den Ordner zu heften), braucht er zum Monatsende gar nicht erst danach suchen und spart dadurch deutlich an Zeit. Ausgangsrechnungen können genauso direkt aus dem Programm als PDF oder e-Rechnung in den Upload gekippt werden.
Je nachdem, wie digital der Mandant schon unterwegs ist, muss der Upload zu DUO dann bloß weiter vorne in seinen Abläufen untergebracht werden, spart hinten raus aber einiges an Zeit und Nerven. @metalposaunist hat auch immer wieder Vorschläge, wie man insbesondere den Mail-Upload weitestgehend automatisieren kann.
Stimmt.
@NicoleMuM Was hindert den Mandanten denn daran als pdf zu drucken? Wenn das bsp in einem Ordner geht, der von Belegtransfer überwacht wird, können die Belege nach dem hochladen bsp auch in einen anderen Ordner geschoben werden, damit sie dort anderen System zur Verfügung stehen. Dann muss nichts ausgedruckt werden und der Beleg würde relativ einfach an mehreren Stellen landen.
Wer macht den die Einrichtung/Schulung mit dem Mandanten? Mit Belege scannen ist es ja nicht getan. Überweisungen über Bank Online? Kasse online nutzen? Und viele Dinge mehr (Notizen am Beleg)
Ich habe vor 2 Wochen eine Mandantin vor Ort noch einmal intensiv geschult, da der Vorberater das anscheinend irgendwie so halbherzig am Telefon (ich glaub nicht einmal über Fernwartung) erklärt hat. Es wurden keine Automatiken genutzt, kein Upload Mail, kein Belegtransfer usw.
@NicoleMuM schrieb:Hallo zusammen,
...........Jetzt unsere Frage da uns langsam die Argumente ausgehen. Wie habt Ihr eure Mandanten dazu gebracht vom Oldschool Ordner auf UNO umzustellen?
Liebe Grüße
Nicole
Fibu-Gebühr anheben oder zu UO wechseln, und das sehr freundlich verpackt (u.a. Vorteile UO-Auswertungen incl. Sachkonten, etc. mit angehängten Belegen immer verfügbar). Hat fast alle überzeugt.
Die Mandanten sehen einfach Ihre jahrzehntelangen Prozesse von einem "externen" als überholt und verfremdet an. Das kratzt am Ego!
"Mach ich schon immer so" "Ich machs wie mein Vorgänger" "ich bin ein Papiertiger" "Mit EDV kenn ich mich nicht aus"
Online-Banking, streamen, chatten, shoppen - das alles machen die Leute privat, aber im B2B will man es nicht???
Alles Aussagen weil sich der Mandant NICHT mit der Materie auseinandersetzen WILL.
Digitalisierung beginnt mit der Einstellung im Kopf oder auch vermehrt "zwangsweise" durch elektronische Vorgaben.
Auch bei uns erledigen einige Unternehmen mit Millionenumsätzen noch alles über Papierbelege oder drucken Mailrechnungen aus. Mail? warum ich habe doch ein Fax! Belege scannen? Warum, der (ältere) Kanzleimitarbeiter kommt doch vorbei und bucht vor Ort!
Denen ist nicht bewusst das Sie Ordnungs- und Aufbewahrungspflichten missachten - hat ja noch kein Prüfer nach gefragt, ich lass es drauf ankommen.
Das sind die ersten die unter Fachkräftemangel und/oder betriebswirtschaftlichen Problemen leiden, weil diese altbackenden Arbeitsweisen abschrecken und nicht aktuell sind. Am schlimmsten noch weil ich 20 € monatliche für eine Software zahlen "soll" und ja doch nur Mehraufwand habe.... Ja Datev ist nicht perfekt, aber in Abschnitten kann man sich damit befassen.
Diese Leute wollen einfach Ihre eingefahrene Sichtweise ändern!
Ich muss leider sagen das es überwiegend die ältere(n) Geschäftsführer(in) / Inhaber(in) und Personen die "Angst" vor EDV haben sind, dessen Veto häufig dazu führt sich nicht prozessorientiert weiterzuentwickeln.
Lassen Sie sich bloß nicht von unwilligen in der eigenen Kanzleientwicklung (be)hindern.
Ohne Mut, Pionierwillen und testen wären wir nie über den Höhlenmenschen hinaus gekommen!
Lernen - machen - anpassen - nicht einknicken!
@NicoleMuM schrieb:Hallo zusammen,
Wir sind eine recht kleine Kanzlei und was das Thema Digitalisierung angeht noch sehr weit zurück....
Jetzt haben wir das Go vom Chef unsere Mandaten so gut wies geht auf UNO umzustellen. JUHU wird auch mal Zeit :D...
Allerdings kommen wir da auch schon zum Problem. Die ersten Mandanten darauf angesprochen, Sie verstehen den Vorteil für sich selbst nicht. Wäre ja mehr Arbeit die zusammengesuchten Belege noch einzuscannen anstatt in den Ordner zu heften und Kosten würde es ja dann auch noch zusätzlich. Deshalb bekommen wir immer wieder die Aussage, Nee ich richte lieber weiter meinen Monatlichen Ordner anstatt das UNO/ Digitale Bank zu bezahlen.
Jetzt unsere Frage da uns langsam die Argumente ausgehen. Wie habt Ihr eure Mandanten dazu gebracht vom Oldschool Ordner auf UNO umzustellen?
Liebe Grüße
Nicole
Sie müssen die Mandanten nicht von UNO überzeugen, nur davon, dass die Belege digital zu Ihnen zu kommen, statt analog.
Das geht denkbar einfach
- Papier -> Upload mobil und Rechnungsversender Bescheid geben, dass digitale Rechnung gewünscht ist
- digital -> Upload mail
Die Verarbeitung der digitalen Rechnungen lässt sich prima automatisieren, hier habe ich beschrieben wie https://digitaler-steuerberater-ostfries.land/tools-2021/
Mehr müssen (unsere) Mandanten nicht tun, das Zuordnen zum Bankkonto ist am Ende eher hinderlich, da damit die automatische Erkennung kaputt gemacht wird, die funktioniert nur sauber mit Debitoren und Kreditoren.
Damit ist auch der "Win" für die Mandanten klar: Mehr Zeit für sinnvolle Sachen, denn das Thema Buchhaltung geht am Ende bedeutend schneller als zuvor.
Für die Einrichtung der Systeme beim Mandanten braucht es in der Kanzlei jemanden mit einem Plan(!), Zeit und Ahnung, alleine kommt da der durchschnittliche Mandant nicht drauf.
Einfache Anbindung aller Mandanten ans DMS mit meineKanzlei.io
Kollegenseminar buchen: Next Level Digitalisierung mit DATEV
@tu_heggi schrieb:Die Mandanten sehen einfach Ihre jahrzehntelangen Prozesse von einem "externen" als überholt und verfremdet an. Das kratzt am Ego!
War von mir rein rhetorisch gemeint. 😉 Meine persönliche Erfahrung ist: was erdreistet sich dieser neuer Kollege eigentlich unsere Arbeitsweise kritisch zu hinterfragen? Der soll sich gefälligst anpassen und nicht wir! 😄
Ich habe auch ältere Kolleginnen die jetzt digitaler arbeiten müssen. Und ich muss sagen: Die können das! Es ist die Angst vor neuem die Leute abschreckt es zu wagen. Und die schwirrt leider bei denen im Kopf die wissen das es jetzt auffallen wird, dass sie persönlich ein Problem in der Kette sind. Leider kristallisiert sich das sehr häufig so heraus.
Und ja: Wir sind ein großes Unternehmen und arbeiten aktuell noch sehr viel mit Papier, was ich aber alleine durch ein gutes DMS gerade extrem einschränke. Die ersten Effekte stellen sich schon ein.
Ein anderes UN von uns habe ich aufgrund der Größe tatsächlich auch auf DUO umgestellt. Auch dort funktioniert das. Allerdings halte ich weniger davon den Mandanten unter Druck (Stichwort Gebührenerhöhung) zu setzen. Hier sollte der Focus darauf gesetzt werden den Mandanten die Vorzüge schmackhaft zu machen. Es sei denn man will einen Mandanten der sich ärgert weil er "genötigt" wurde. Das kann auch ins Auge gehen.
Danke für die Erwähnung @rschoepe aber ich war gerade beim Mandanten live vor Ort lexoffice "verkaufen" (muss man ja nicht, weil PR und Mundpropaganda 90% übernehmen), einrichten, erklären und das Mandant happy machen.
Als wir das die SmartLogin App eingerichtet haben (fürs Personaldaten AddOn) stürzte die App nachweislich mehrfach ab 😂. Galaxy S21 Ultra - also kein Wald und Wiesen Smartphone. Und ich stand da und hab' DATEV leider in die Pfanne hauen müssen. Die Apps von lexOffice haben den Mandanten begeistert und liefen dauerhaft zuverlässig.
Wir nutzen Unternehmen online zur Belegdigitalisierung bei quasi weisungsgebundenen aber rechtlich eigenständigen Bereichen.
Die Vorteile, welche wir immer wieder herausstellen sind:
Einfache digitalisierte Belegablage welche schnell durchsuchbar ist.
GoBD konformer Zugriff an verschiedenen Orten mitunter auch von zu Hause aus möglich (Ehrenamtliche/Home Office).
Belege sind auch aufrufbar wenn sie von uns gebucht werden.
Revisionssichere Kassenführung.
Schnellerer Buchungsablauf durch uns.
Viele Grüße
Robert Jörg
https://www.datev-magazin.de/kanzleimanagement/ohne-kompromisse-107827?stat_Mparam=int_newsl_magazin_2023-10 so haben es andere gemacht.
Einfache Anbindung aller Mandanten ans DMS mit meineKanzlei.io
Kollegenseminar buchen: Next Level Digitalisierung mit DATEV
"Wichtig war, dass die Kanzlei von vorneherein sowohl bei den
Mitarbeitern als auch bei den Mandanten in aller Klarheit kommuniziert hat, dass es keine Alternative zu einer digitalen Zusammenarbeit geben wird"
Heißt umstellen oder Mandatstrennung.
Unsere GF will diese "radikale" Einstellung nicht.
Wir arbeiten Schritt für Schritt an der digitalen Umsetzung. Und das ist bei Mandanten und auch Kollegen nicht einfach, wofür ich auch Verständnis habe.
Aber ich habe so ein bisschen die Einstellung, dass man einfach an der Digitalisierung nicht mehr vorbei kommt und am besten jetzt anfängt, irgendwie anfängt, hauptsache irgendwo anfängt...
Irgendwann kommt man bei dem schnellen Fortschritt nicht mehr hinterher und dann können wirklich Probleme auftreten, die dann auch das Geschäft betreffen (Stichwort digitale RG).
Zunächst mal, ich bin Mandant.
Und ich habe das bei meinem Steuerberater angeleiert, ansonsten wäre es heute noch der übliche Schuhkarton.
Mir kam es vorrangig darauf an überall autonom und online arbeiten zu können. Mit den üblichen Buchaltungsprogrammen ging es damals nicht oder die haben mir alles zerstört weil sie nicht richtig rechnen konnten. Dann musste noch die Datenübertragung gemacht werden, alles Mist.
In UNO habe ich alles was ich brauche und kann alles von jedem Ort der Welt aus machen.
Da ich das nun schon einige Jahre mache, ich erlebe leider dass die Mitarbeiter*innen in der Kanzlei sich schon nicht auskennen und daher auch nicht in der Lage sind das alles an den Mandanten zu bringen.
Hinzu kommt, nicht jedes Gewerbe kann mit UNO arbeiten. Es gibt Branchen, für die gibt es spezielle Software und nicht jede davon hat eine Schnittstelle zu DATEV. das macht es dann wirklich nicht einfacher.
Für die, die es nutzen und auskosten können, hilft wirklich nur die Darlegung in kurzer Zeit papierlos zu werden. Die aufzubringende Zeit ist meiner Meinung nach nicht wirklich mehr, man muss sich halt nur etwas umstellen und Arbeitsabläufe verändern. Dann hat man sogar mehr freie Zeit als vorher. Bei mir hat das ungefähr 3 Monate gedauert, dann hab ich mich beruhigt und nun läuft das einfach so durch den Tag.
Und... als Mandant weiß man auch wo und wie man welchen Beleg findet.