Limitierungen DATEV Upload Mail

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Hallo liebes DATEV-Team,

gibt es Planungen, die Voraussetzungen für den Einsatz von DATEV Upload Mail zu reduzieren?

Durch diese Einschränkungen finde ich die Lösung trotz des Potentials noch etwas unattraktiv.

Die Voraussetzungen laut Dok.-Nr. 1007550 lauten:

• Dateiformate: PDF, TIF, TIFF

• Maximal Datei- /E-Mail-Größe 20 MB

• Pro E-Mail: max. 10 Dokumente

Am meisten stört mich hieran der die Limitierung auf 10 Anhänge. Bis vor 1 1/2 Jahren war das Limit ja noch ein einziger Beleg (siehe Foreneintrag), also ist das ja schonmal ein Fortschritt.

Ich frage mich allerdings, warum man bei 10 aufhören sollte? Diese Zahl wirkt auf mich irgendwie willkürlich.

Dies sorgt dafür, dass zwei Szenarien in der Praxis umständlicher sind, als sie sein müssten:

1. Diverse Mandanten erhalten regelmäßig mehrere (>10) Rechnungen eines Lieferanten in einer Mail.
   Eine Mailweiterleitung kann hier also nicht eingesetzt werden.
2. Scan2Mail: Wenn man mehrere Belege mit jeweils einer Seite per Scan2Mail-Funktion eines Scanners hochladen will, müsste der Anwender selber darauf achten, dass dieser "Stapelscan" 10 oder weniger Seiten umfasst.

Außerdem verstehe ich die Limitierung auf PDF und TIF(F) nicht, da der Belegtransfer ja auch diverse andere Dateitypen verarbeiten kann. Zumindest Bilder (JPG, PNG etc.) sollten doch drin sein.

Vor der Vorstellung von DATEV Upload Mail haben wir kanzleiintern ein ähnliches System genutzt.

Mandanten können uns Mails an belege@[domain] senden.

Diese werden dann anhand des Absenders dem Mandanten zugeordnet, alle Anlagen (egal wie viele), die nicht im Mail-Body sind (Logos, Signaturen etc.) werden dann in einem Ordner abgelegt und dort greift dann die Ordnerüberwachung des DATEV Belegtransfers. Hierbei werden noch diverse Anlagen rausgefiltert (AGBs, unerwünschte Dateitypen etc.).

Diese Lösung ist uns jedoch auf die Dauer zu wartungsintensiv. Außerdem muss hierfür ein Rechner 24/7 im Betrieb sein, auf dem mein Outlook-Skript und Belegtransfer laufen.

Ein kompletter Wechsel auf DATEV Upload Mail hapert jedoch noch an den oben genannten Punkten.

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@ThoKrä schrieb:

Scan2Mail: Wenn man mehrere Belege mit jeweils einer Seite per Scan2Mail-Funktion eines Scanners hochladen will, müsste der Anwender selber darauf achten, dass dieser "Stapelscan" 10 oder weniger Seiten umfasst.

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Welcher Scanner beherrscht bei Scan2Mail eine Dateitrennung 🤓? Ich kenne bisher nur Scanner, die bei Scan2Mail alle Seiten in 1 PDF ablegen und dann 1 E-Mail mit 1 PDF im Anhang verschicken.

Sonst wäre das sehr schick, wenn man 20 einseitige Rechnungen oben einlegt und der Scanner schickt 20x 1 E-Mail mit 1 PDF als Anhang raus. Oder eben 1 E-Mail mit jetzt maximal 10 PDFs drin. 

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Das kann der Brother ADS 2800-W, den Sie in Ihrem "HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert?" auch als Beispiel nannten.

Die Einstellung nennt sich "PDF einseitig" und ist bei dem Dateitypen auszuwählen.

Hier der Link zu der entsprechenden Seite der Bedienungsanleitung.

Es werden dann aus x Seiten x Anhänge generiert und alle in einer Mail versandt.

Das habe ich auch bereits mehrfach erprobt und funktioniert auch generell gut mit der Beschränkung auf 10Seiten.

x Mails mit jeweils einem Anhang wäre ebenfalls eine Lösung über die ich nachgedacht habe, das scheint jedoch leider nicht möglich zu sein. 

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@ThoKrä schrieb:

Die Einstellung nennt sich "PDF einseitig" und ist bei dem Dateitypen auszuwählen.

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Hat bei mir bei Scan2Mail nie funktioniert. Da kam nur die Hälfte im DUO an. Nur bei Scan2SMB/FTP klappte das per Belegtransfer. Gut zu wissen. Man lernt nie aus 🤓. 

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Freut mich, dass ich helfen konnte 

Dem Metalposaunisten etwas Neues beizubringen fühlt sich in etwa so an, wie Lionel Messi auszudribbeln 😄

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@ThoKrä  schrieb:

Freut mich, dass ich helfen konnte 

Dem Metalposaunisten etwas Neues beizubringen fühlt sich in etwa so an, wie Lionel Messi auszudribbeln 😄

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That' s the spirit of this community.....!

You're  welcome, @ThoKrä !

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Hallo,

aktuell ist hierzu nichts konkret geplant. Wir haben das Thema "mehr als 10 Anhänge" bei uns bereits aufgenommen, hinsichtlich Umsetzungszeitpunkt kann ich Ihnen aber leider noch nichts sagen.

Sie können Ihre Anforderungen natürlich gerne jederzeit in DATEV Ideas erfassen.

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@ThoKrä schrieb:

Ich frage mich allerdings, warum man bei 10 aufhören sollte? Diese Zahl wirkt auf mich irgendwie willkürlich.

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Gibt es denn dazu eine Aussage @Franziska_Pfadenhauer? Oder trifft es Willkür?   

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Hallo @metalposaunist,

zum damaligen Umsetzungszeitpunkt wollten wir ein Gefühl für die Skalierung bekommen. Daher haben wir eine Grenze von 10 Mailanhängen angesetzt. Wir beobachten und analysieren seither kontinuierlich das Anwender:innen-Feedback hierzu, um weitere Anpassungen vorzunehmen.

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Zehn Rechnungen max. macht doch niemals Sinn. Legt der Md. 12 Rg auf den Scanner u. schickt sie ab, wird der Prozess zerstört. Wenn der Md. vorher Rechnungen zählen muss, wird der Prozess zerstört.

Das einzige was ich mir denken könnte, div. Provider haben eine Begrenzung bei der Anzahl der Anhänge. Das ist dann aber kein Problem der Datev mehr. 

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die Datev-Entwickler sitzen jetzt vielleicht in der Schmollecke und denken:

"gibt man ihnen 10 kleine Finger, schon wollen sie die ganze Hand" 😂

... wüsste jetzt auch nicht, welche tiefere Bedeutung die Zahl 10 haben könnte, außer dass man ziemlich leicht damit rechnen kann

... eine Volumenbegrenzung auf eine bestimmte Anzahl von Megabytes und eine großzügig bemessene Anzahl von Anhängen wäre aus meiner Sicht sinnvoller, erst Recht für IT-affine eMailierer

... z.B. 32 Megabyte Gesamtvolumen und 2^5 =32 Anhänge 😁 

... aber dass es irgendeine Begrenzung geben muss, leuchtet mir ein, weil sonst die Ansprüche in's Uferlose wachsen und das Geschrei groß ist, wenn jemand ohne Vorwarnung gegen die Wand läuft

... mit dem Argument: "mir hat keiner gesagt, dass man nicht 1024 Belege in einer E-Mail senden kann" ...

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Wir benutzen jetzt Finmatics. Da läuft die Email ohne Beschränkungen. Belege werden auch automatisch getrennt.

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"Anwender:innen-Feedback "

Was ist mit den Anwendern außen?

Bitte, bitte, bitte, keine Genderei. Das ist nicht cool, das ist anbiedernd und die Mehrheit (auch der Frauen) mag das nicht.

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Außen gibt es keine Anwender. Wir sitzen alle im selben Boot. Und ich ganz persönlich fände es nett, wenn wir nun wieder aufs Thema zurückkehren könnten.

@Dirk_Jendritzki Kannst du diese Posts, die nichts zur Sache beitragen, bitte löschen?

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@Franziska_Pfadenhauer schrieb:

Wir beobachten und analysieren seither kontinuierlich das Anwender:innen-Feedback hierzu, um weitere Anpassungen vorzunehmen.

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Umfrage an die DATEV Power User starten; Auswahlen hinterlegen, wie viele Anhänge man sich wünscht; das Ergebnis öffentlich in der Community posten (weil in der Community kann man technisch ja schon gar nicht abstimmen, um es als Teilergebnis anderer Kundeneinbezugsmaßnahmen zu sammeln) und dann hat man vieles erreicht: 

• Transparenz
• Kundeneinbezug
• up2date technische Änderungen / Change Log (ohne erst im DHC an irgendeiner Stelle das im Nebensatz zu lesen)
• ...

Die Zahl mit dem meisten Nutzen gewinnt, weil - da bin ich bei @vogtsburger - es sonst ins bodenlose ufert. 

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Was spricht gegen unlimited Anhänge?

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Kann das DATEV RZ dann vielleicht nicht verarbeiten. Ist ja schließlich nicht mit Exchange online und Co. zu vergleichen. 

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Also bei der DATEV E-Mail Verschlüsselung kann man 71,5MB dran hängen. Ausgehend davon, dass jede digitale Rechnung ca. 1MB hat, was schon deutlich zu viel wäre, käme ich somit auf ca. 70 PDFs als Anhang. 

Warum DATEV aber das Limit pro PDF auf 20MB setzt, erschließt sich mir nicht. Dann ist man nämlich rechnerisch schon bei maximal 200MB. Aber wie lang bitte ist diese Rechnung? Die Telekom schafft 2 Seiten in Farbe mit 50KB als PDF. Bis 20MB voll sind mit der Telekomtechnik - okay, da hat jemand aber verdammt viel bestellt 😄.

Die 10 sind also aus der Luft gegriffen und machen uns im Detail das Leben wieder schwer, obwohl die Lösung so nah ist. 

Oder @ThoKrä: Ist das der Wink und Zwang auf SmartTransfer umzusteigen, weil es hier keine Limits gibt und DATEV damit nochmal 10€/Monat in Rechnung stellt?  

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Ich betreue eine Apotheke. Da gibt es Monatsrechnungen von ca 20 Seiten, die beim Scan die 20 MB knapp erreichten. Jetzt werden sie elektronisch versandt, da liegt man deutlich unter einem 1 MB.

Aber viele - auch größere - Pharmakonzerne können oder wollen Rechnungen nicht elektronisch versenden.

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Ist DATEV SmartTransfer denn mittlerweile wirklich empfehlenswert?

Ich habe es selbst noch nie ausprobiert, da ich von den Beiträgen hier und auch der DATEV-eigenen Vermarktung keinen sonderlich guten Eindruck von dem Produkt gewonnen habe.

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Das Problem kenne ich auch. Vielleicht macht es Sinn, ein eigenes Scanprofil für "lange" Rechnungen anzulegen, bei dem entweder nur in Graustufen oder eben mit weniger DPI gescannt wird.

Neben der Einschränkung auf 20MB für den Mailversand wird da auch die verhältnismäßig hohe Volumengebühr von DUo schnell zum Thema.

Das Problem ist, dass PDF nicht gleich PDF ist. Ein Scan besteht aus Bildpunkten, eine aus dem Rechnungsschreibungsprogramm erstellte PDF besteht aus den jeweiligen Textbausteinen.

Ersteres nimmt deutlich mehr Speicherplatz in Anspruch und lässt sich weitaus schlechter von der OCR-Erkennung weiterverarbeiten. Daher bin ich Fan davon, Digitales digital zu lassen.

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@petermäurer schrieb:

Aber viele - auch größere - Pharmakonzerne können oder wollen Rechnungen nicht elektronisch versenden.

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@petermäurer schrieb:

Da gibt es Monatsrechnungen von ca 20 Seiten, die beim Scan die 20 MB knapp erreichten. 

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Dann läuft da was nicht richtig? Also beim Scannen hat man maximal 100KB/Seite. Dann wären wir also bei 2MB für 20 Seiten.  

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@ThoKrä schrieb:

Ist DATEV SmartTransfer denn mittlerweile wirklich empfehlenswert?

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Nein. Auch nicht. Smarttransfer nicht empfehlenswert Aber bitte durchlesen und eine eigene Meinung bilden. 

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@ThoKrä  schrieb:

Das Problem kenne ich auch. Vielleicht macht es Sinn, ein eigenes Scanprofil für "lange" Rechnungen anzulegen, bei dem entweder nur in Graustufen oder eben mit weniger DPI gescannt wird.

Achtung, NICHT in Graustufen sondern in S/W scannen !

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Wegen der Dateigröße?

Schwarz/weiß hat ja nur 1Bit, Grausstufen 8bit, daraus resultiert also in etwa die achtfache Dateigröße.

Ich muss jedoch sagen, dass ich kein großer Fan von Schwarz/weiß-Scans bin, vorallem nicht bei bunten Dokumenten.

Da geht für meinen Geschmack zu viel verloren und die Qualität finde ich subjektiv auch nicht gerade ansprechend.

[#25]

"Dann läuft da was nicht richtig? Also beim Scannen hat man maximal 100KB/Seite. Dann wären wir also bei 2MB für 20 Seiten. "

Kenne ich, dann ist aber jegliche Lesefreude weg, insbesondere bei kleinen Schriften. Ein Scan, den ich, Mitte 60, gerne lese, hat mindestens 300k. Das muß der Mandant dann eben zahlen.

Besser sind natürlich elektronische Originale, kleiner&(noch)besser lesbar.

[#26 · Accepted solution]

(Erfreuliches) Update:

Die Erhöhung des Limits auf 50 Anhänge pro Mail ist geplant. 

Folgendes teilte @Nina_Naßler heute unter meinem Beitrag bei DATEV Ideas mit:

Status geändert in: Umsetzung geplant

Hallo zusammen, 

Wir erhöhen die Anzahl der Anhänge, die über Upload Mail hochgeladen werden können 📧 Mit einer E-Mail können Sie zukünftig bis zu 50 gültige Anhänge hochladen. 

Wie kommen wir auf genau 50 Anhänge?

1. Aus Anwenderfeedback hat sich gezeigt, dass mit 50 Anhängen die meisten Use Cases abgebildet werden können.
2. Zudem haben wir folgende Rechnung aufgestellt:
   Max. Mailgröße Emailprovider / Durchschnittliche Attachementgröße = Max Anzahl Attachements
   20 MB/ 0,25 MB = 80 Attachements

Diese zeigt, wie viele Anhänge ungefähr - je nach max Mailgröße pro Provider - in eine Mail passen.

Jedoch nimmt die Qualität und die Auflösung der Belege weiter zu (-> Größere Attachments) und die Größe der Belege schwankt sehr in Abhängigkeit zum verwendeten Scannermodel. Deshalb wollen wir nicht bis ans Maximum (80 Anhänge) gehen (➡️ Die genannten Zahlen gelten nicht allgemein für den Mailversand, sondern stammen aus internen Analysen mittels Metriken). 

Viele Grüße

Nina Naßler

[#27 · Accepted solution]

Hallo Community,

ab sofort können Sie bis zu 50 Anhänge pro E-Mail mit DATEV Upload Mail übertragen. 😊

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Das ging schnell 😀

Vielen Dank für die Rückmeldung! Ich mache mich gleich an die Erstellung der neuen Scanprofile 🤓