Komprimierung von Dateien für DUO

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Liebe Kollegen,

ich sehe immer wieder sehr große Dateien von Mandanten in DUO mit allen Problemen beim Upload und dem unnötigen Speicherplatzbedarf.

Kennt jemand aus der Community eine Software, die automatisch die diversen Eingangsdateien ins Format "komprimiertes PDF" umwandelt?

Ziel wäre, dass man nicht jede Datei einzeln anfassen und bearbeiten muss, sondern die Dateien durch "ein Progrämmchen schicken" kann, dass komprimierte Dateien für den Upload ausgibt.

Herzliche Grüße

S. Decker

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Ja gibt es einige, PDF24 zum Beispiel.

Programme die auf "fremden" Servern die Komprimierung vornehmen würde ich nicht nehmen.

Datev arbeitet selbst weiterhin auch an der Komprimierung während des Uploadvorganges.

Demnächst wird es auch unabhängig davon eine Änderung der Speicherplatzgebühren geben.

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Supi. Danke für den Tipp! Habe die Info gleich an die Mandanten weitergegeben.

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Tools, um die PDFs im Nachhinein deutlich zu komprimieren, habe ich bisher nicht gefunden.

Mir nützt es nichts, wenn der Mandant PDFs mit mehreren MBs pro DINA4-Seite schickt und ich könnte diese Dateien nur um 20% oder 30 % komprimieren.

PDFs sollten gleich mit geeigneten Methoden und Tools ressourcensparend erstellt werden. Alles andere sind nur zeitfressende 'Klimmzüge'.

Die Datev selbst erstellt bei ihren Info-Dokumenten sehr kleine PDF-Dateien.

Es wäre interessant zu wissen, ob auch die Datev diesen Service der nachträglichen Komprimierung anbieten kann.

VG

Michael Vogtsburger

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Natürlich sind das zeitfressende Klimmzüge. Aber erklären Sie das Bitte den Mandanten, die unbedingt Ihre abfotografierten Belege übermitteln wollen. Oder der netten- aber leider für Bürotätigkeiten absolut unfähigen- Ehefrau des Mandanten. Gerade im letztgenannten  Fall ist "Feedback" extrem schwierig. Die Damen sind doch schon völlig überfordert damit, mehrseitige Belege zu heften. Wenn dann mal wirklich Belege geheftet sind, dann garantiert welche, die nicht zusammen gehören und die dann in der Fibu übersehen werden.

Das eine ist der Wunschtraum, wie es in einer perfekten Welt zugehen würde, und das andere ist das wahre Leben.

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Was spricht dagegen, wenn das Mandat die Belege herkömmlich vorbei bringt und Sie diese digitalisieren und somit weniger Arbeit mit falsch gehefteten Belegen haben und weniger Speicher verbrauchen und allg. schneller sind?

Und wenn Sie eh schon nacharbeiten würde ich das lieber selbst alles machen.

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Das ist genauso gegen den Wind geschwätzt, wie der Versuch, den Mandanten klarzumachen, dass Belege für die Kanzlei wegen der Digitalisierung BITTE NICHT GETACKERT gebracht werden soll..... Liebevoll, mit strahlenden Augen stehen sie wieder mit einem Ordner mit getackerten Belegen vor der Tür. "Alles ganz ordentlich für sie vorbereitet! Hat mich Stunden gekostet und dafür will ich ordentlich gelobt werden." Bekommen hat man:  fürs Scannen absolut chaotisch sortierte Belege unterschiedlichster Größe hintereinander weg. Zu jedem Beleg der Kontoauszug  sortiert, liebevoll getackert und als Krönung in einzelne Folien eingepackt.

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Irgendeiner hat (leider) nunmal den Mehraufwand. Der Mandant will nix bezahlen und lässt das alles über ungelernte Kräfte laufen und die Kanzlei ist dann mit den Nacharbeiten / Korrekturen beschäftigt und am Ende kostet es mehr, aber das sehen die Mandanten anders. Wenn die Frau das doch umsonst macht......^^

Manchmal träume ich von Zeiten in denen nur noch elektronisch einheitliche Belege verschickt werden. Speicher, OCR, Archivierung,..... Alles durchsuchbar und immer verfügbar. Ach das wär schön

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das haben Sie aber sehr schön beschrieben. Ich kann es mir lebhaft vorstellen und ich vergaß das tackern. Das stimmt.

Krass, wie groß der Unterschied der Generationen ist . Getackert habe ich tatsächlich erst 1x in diesem Jahr.

Aber zum Thema: Machen Sie sich nicht zu viel Hoffnung, dass solch eine Umwandlung in komprimiertes PDF DIE Lösung ist für alle Probleme. Gerade wenn Fotos vom Handy hochgeladen werden, hört es auf bei der Komprimierung.

Und dann wäre ich eher so, dem Mandanten die UO Belegkosten 1:1 in Rechnung zu stellen oder gar das MigMag zu aktivieren, damit das Mandat direkt selbst eine Rechnung der DATEV bekommt. Mit Geld lassen sich viele Probleme lösen ...

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Krass, wie groß der Unterschied der Generationen ist . Getackert habe ich tatsächlich erst 1x in diesem Jahr.

... auch eine Idee

Wir können also auch anstatt von "Digital Natives" und "Digital Immigrants" alternativ von "Tackerern" und "Nicht-Tackerern" sprechen

Wir hatten einen (inzwischen verstorbenen) Mandanten (geboren in den wilden 20er Jahren), der geschäftlich sehr erfolgreich, steuerlich fit und Neuerungen gegenüber stets aufgeschlossen war, der aber sämtliche Belege für seine eigene ESt-Erklärung in einzelnen Folien 'geschützt' gebracht hat.

Davon ließ er sich bis zum Schluss nicht abbringen

Es ist manchmal nicht einfach, alte Gewohnheiten zu verlernen.

VG

Michael Vogtsburger

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Hallo,

ich habe das Problem auch hin und wieder, manche Mandanten scannen mit 600 dpi und 24 Bit Farbtiefe ein und es kommt eine Monsterdatei heraus.

Ich verwende dann das Programm ImageMagick, um die Dateien auf 300 dpi und Schwarz-Weiß zu konvertieren. Nicht selten wird die Größe auf die Hälfte (bis zu 1/10) reduziert und das idR ohne nennenswerte Qualitätsverluste. Ist allerdings nicht so einfach zu bedienen (Kommandozeile).

Grüße

Michael Freischlad

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Ich verwende einfach einen PDF-Drucker der in Schwarz-Weiß druckt. Dazu habe ich mir ein kleines VBSript geschrieben und jetzt brauche einfach die Dateien nach Größe sortieren und die >500 kb einfach durch den Drucker jagen.

Klappt super.

Gruß A. Martens