Installation Unternehmen-Online beim Mandanten

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Guten Tag zusammen,

dürfte ich mal in die Runde fragen wie der Part des Einrichtens beim Mandanten in euer Kanzlei gehandhabt wird.

Gibt es einen zentralen Kanzlei-Mitarbeiter der sich um sowas kümmert? Oder fährt der zuständige Sachbearbeiter zum Mandanten und richtet es ein oder beauftragt Ihr/der Mandant einen fremden Dritten? Im Zweifel wird auch nur der Link vom Assistenten für die Einrichtung an den Mandanten geschickt und er muss sich das selber einrichten? Und wenn die Kanzlei das Einrichtet wird es bepreist?

Bedanke mich schon im Vorfeld.

Gruß,

Viktor

[#2]

Hi,

schwierig zu beantworten. Das kommt immer auf die einzelne Orga der betreffenden Kanzlei an... Wir sind hier in der glücklichen Lage auf drei hauptberufliche Admins zugreifen zu können, die diese Installationen/Betreuungen durchführen.

Persönlich finde ich es immer gut, wenn es nur ein Berufener in der Kanzlei durchführt. Er hat dann den Überblick über die notwendigen Komponenten (Sticks, Rechte, etc.) und kann somit meist entscheiden, ob alles vorhanden ist und wie es bei den betreffenden Mandanten am besten umgesetzt wird. Zudem ist er auch die erste Anlaufstelle für die restlichen Kanzleikollegen. Bei DATEV jemanden kompetenten zu erwischen...

Er muß dann allerdings für diese Dinge auch entsprechend freigestellt werden (können). Das ist in den kleineren Kanzleien dann eben nicht ganz so einfach...

Grüße

Chr.Ockenfels

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Hallo Viktor,

bei uns in der Kanzlei gibt es einen Mitarbeiter (mich) der die Installation von Unternehmen Online beim Mandanten vornimmt. Wir befragen immer die Mandanten, ob sie die Installation selber durchführen wollen oder wir die Installation vornehmen sollen. Natürlich sind die Leistungen hierfür nicht umsonst, da wir im Anschluss noch eine kleine Schulung gleich mit durchführen.

Es kommt aber auch auf die IT beim Mandanten an, ob man sich die Installation zutraut oder nicht, da hier auch ein gewisses Risiko besteht eventuell etwas kaputt zumachen. Aber da hatten wir bisher keine Probleme gehabt und es hat auch immer super funktioniert.

Wenn der Mandant selber die Installation vornimmt erhält er von uns eine Installationsanleitung auf der die Programme stehen und wo der Mandant diese bei der DATEV findet.

Gruß

Björn

[#4]

Man merkt, das Thema nimmt Fahrt auf.

Wir halten es wie C. Ockenfels. Ein Ansprechpartner, der die Sache koordiniert.

Unterstützung gibt es in allen Formen (vor Ort, mittels Fernbetreuung, telefonisch). Je nach Bedarf. Wird individuell abgestimmt.

Was u.a. auch  wichtig ist, sind Fragen zur Organisation des gesamten Mandats:  alle UO-Leistungen auf die Unterberaternummer übertragen, dann die evtl. Rechnungsstellung an Mandanten, Administration der Rechte (die ja dann auf die Unterberater bezogen ist).

Wir richten für UO immer Unterberaternummern ein und speichern die Daten um. So wird es nie eine Panne beim Zugriff geben.

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Hallo,

als DATEV-Systempartner übernehmen wir das nebst Grundschulung / Einweisung in enger Abstimmung mit und für de Steuerberater / Kanzlei.

Schöne Grüße

E. Musial

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Unternehmen Online (UE) ist m.E. ein Dienstleistungsangebot,  auf das zum einen  Mandanten von selbst (aufgrund vereinbarter Ansprache durch DATEV bzw. Angebot im Rahmen von Unterberaternummern) kommen bzw. von ihren Kanzleien angesprochen werden.

Einen Systempartner damit zu beauftragen? Wüsste nicht warum . Zumal ja Betriebsabläufe damit verbunden sind (Prozesse der Lohn- und Gehaltsabwicklung, Finanzbuchhaltung), die zumindest bei UO-Mandanten in intensiverem Gespräch sind. Ein Systempartner hat da andere Einsatzbereiche.

UO-Mandate benötigen eigentlich auch keine technische Unterstützung mehr. Das Manko mit den mIdentitys,die mit den neuen SiPas nicht laufen bzw. Probleme bereiten, hat die DATEV selbst zu verantworten.  Und beim Einsatz von  Apple-Rechnern muss man einen UO-Mandat auch nicht mehr helfen. Das klappt schon.

Es müssten viel mehr Seminar  angeboten werden z.B. Nr. 73963, "DATEV Unternehmen online - Unternehmensprozesse aus der Praxis gemeinsam optimieren". Zielgruppe: "Mitarbeiter aus Unternehmen und Kanzlei, die noch keine oder bereits erste Erfahrungen mit DATEV Unternehmen online haben."

Aber: bitte nicht für diesen Preis. Das ist abschreckend.

Für KOBs übrigens frei.

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ich als KOB fahre nicht zum Mandanten und richte ihm noch seine hardware-Voraussetzungen ein.

wir richten das ding ein, bestellen alles und administrieren. für die Einrichtung vor ort ist der Mandant selbst oder ein von ihm beauftragter verantwortlich.

uns mangelt es erstens an der zeit einen MA dafür abzustellen und zweitens sind wir keine Computerfachmänner. Ich habe keine lust, dass bei irgendwelchen fehlern vor ort ich dafür verantwortlich gemacht werde à la: ihr habt mit doch das verkauft. wieso geht es jetzt nicht?

also innerkanzleilich: ein zuständiger MA

beim MDt: der Mandant selbst

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Genau so und nicht anders! Funktioniert seit Jahren reibungslos, egal wie EDV-kompetent sich der Mandant auch immer gibt.

Gruß

C. Rohwäder

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Hallo Herr Berch,

wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Einführung von DATEV Unternehmen Online (DUO) nicht funktioniert, wenn man den Mandaten hier alleine lässt.

Seitdem bekommen unsere Mandaten ein komplettes Paket bestehend aus:

- Bestellung DUO

- Auswahl des Scanners (sofern unserer Empfehlung gefolgt wird (Canon DR-C225) installieren wir diesen auch beim Mandanten)

- Einrichten der Rechte, Stammdaten, Kontenplan, RZ-Bankinfo, EBICS-Verfahren etc.

- Installation des Sicherheitspakets und des Belegtransfers bzw. Scanmodul (meist per Fernbetreuung, nur in Ausnahmefällen beim Mandanten vor Ort) auf dem PC des Mandaten (weitere Software / Betriebssysteme / (andere) Scanner usw. installieren wir als nicht Kanzlei nicht)

- Schulung des Mandanten; Der Mandant kommt mit seinen Papierbelegen in die Kanzlei und der erste Monat wird gemeinsam mit dem Mandanten gescannt und im DUO bearbeitet

- Im Nachgang stehen wir telefonisch und per Fernwartung zur Verfügung, ggf. erfolgt eine weitere Schulung bei uns in der Kanzlei

Seitdem wir so vorgehen läuft DUO nach ca. 4 Wochen bei unseren Mandaten einwandfrei.

Die o. g. Punkte werden von mir als Chef persönlich erledigt. Ich habe leider keinen Mitarbeiter, auf den ich das Thema wegdelegieren könnte. 😉

Diese Leistung ist natürlich nicht kostenlos. Hierzu möchte jedoch in einem öffentlichen Forum nicht weiter ins Detail gehen.

Viele Grüße

Markus Reihofer

[#10]

Herr Reihofer,

es ist sehr bewundernswert dass Sie diese Dienestleistung so anbieten und auch können, aber ich glaube die Regel ist es nicht.

Das von Ihnen aufgeführte Schema wäre aus meiner Sicht ein wünschenswertes für die Praxis aber ich kann mir in unserer Kanzlei nicht vorstellen, wie das zeitlich zu integrieren wäre, ohne dass die Kosten, die wir dafür weiterberechnen nicht etwa gleich denen wäre, die ein fremder Dienstleister für die Einrichtung verlangt.

und das ding ist eben genau das, dass man nicht unsere Mandanten bei der Hand nehmen kann und mit ihnen zusammen in aller Ruhe in der Kanzlei das Scannen übt. - schlicht: keine Zeit. Dennoch eigentlich wünschenswert.

[#11]

Hi, wir haben hier eine schlanke Variante:

Erstmal alles zum Mandanten bestellen, mit dem Hinweis, erstmal die Finger weg zu lassen. Dann fragen ob irgendein Scanner vorhanden ist. In 95% der Fälle ist dies so; funktioniert ja sogar der Baumarktscanner für 30 € !

Vorsicht vor Fragen, warum es denn so ein teures Markengerät sein muss, was da gerne empfohlen wird ! Wenn Sie ehrlich antworten werden Sie unglaubwürdig . Geräte, wie den vorgenannten "Canon DR-C225" braucht kein Mensch (sorry, Herr Reihofer, aber das sollte m.E. erwähnt werden.)

Alles per Fernbetreuung bzw. -schulung: Servicetermin ausmachen, Zeitbedarf ca. 1 - 2 Std. Aufschalten via Fernbetreuung, den ganzen Bettel installieren. Shortcuts für den Scan auf den Desktop, Verzeichnisse anlegen sowie das Übliche und anschließende Online-Schulung aus der Praxis mit den vorliegenden Belegen. Die Rechte, Erfassungsmasken etc. erledige ich bereits im Vorfeld, damit man bei der Ferneinrichtung nicht zu viel Zeit verbraucht und nicht zu viel Verwirrung stiftet.

Erklärung der Oberfläche von UO, wo was zu finden ist. Kassenbuch UO, Geschäftspartneranlage, Banking und andere features erklären bzw. zumindest erwähnen und auf Wunsch mit vorbereiten.

Vorab bereits den Kontoumsatzabruf über Rewe vorbereiten; Mandant zur Weitergabe des

Teilnahmeformulars informieren.

Der Zauber ist relativ schnell vorbei. Rückfrageanrufe in den ersten 4 Wochen an einer Hand abzählbar - System läuft ! Abrechnung erfolgt bei mir nach Zeitgebühr 84 €/Stunde. Länger als zwei Stunden müssen wir hier nicht investieren. Ist ja zwischenzeitlich narrensicher.

Nehmen Sie den Mandanten an der Hand nach Unternehmen Online, aber erklären Sie im nicht jedes Detail. Nach und nach erledigt dies die praktische Erfahrung selbst und für Rückfragen ist man ja schließlich zur Stelle.

Den Installations-Assi könnte man noch ein wenig verbessern, dass man nicht auf die kleinen Links achten muss, sondern dass alles auf einmal runtergeladen wird inkl. Silverlight, SIPA und fertig. Sprich, ein Installationsvorgang !

Was ich hier so raus höre, sind m.E. Berührungsängste. Wer eine Playstation bedienen kann, schafft es auch mit UO und die Einrichtung ist wirklich ein Klacks.

Die DATEV-Angebote Dialogseminar zu Unternehmen online erachte ich als überzogen und zudem als überflüssig; wenn man jemanden ein Abo-Produkt verkauft, sollte zumindest eine kurze Online-Einführung erhalten und zwar kostenlos !

Selbst meine technikunaffinsten Handwerker, die umgestiegen sind, möchten UO nicht mehr missen.

Neue Mandanten werden ausschließlich als digitale Buchführungen angelegt. Widerrede wir nicht akzeptiert.

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Als Info für interessierte Mandanten, kostenfrei:

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/wissensvermittlung/dialogseminare-online/erste-schritte-mit-dem-datev-programm-un…

Zumindest als "Ersteinstieg?

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Hallo Deus Ex,

noch eine Anmerkung zu:

Vorsicht vor Fragen, warum es denn so ein teures Markengerät sein muss, was da gerne empfohlen wird ! Wenn Sie ehrlich antworten werden Sie unglaubwürdig . Geräte, wie den vorgenannten "Canon DR-C225" braucht kein Mensch (sorry, Herr Reihofer, aber das sollte m.E. erwähnt werden.)"

Mehrfach hatte ich das Problem, dass das ganze System DUO in Frage gestellt wird, nur weil der (billig) Scanner nicht richtig funktioniert. Z.B. beklagte sich ein Mandant, dass es doch sehr aufwendig sei, die beidseitig bedruckten Blätter vorher extra auf einseitig kopieren(!) zu müssen. Ein anderer beklagte sich über die ständigen Papierstaus im Scanner etc.

Meine Empfehlung ist daher nicht am Scanner zu sparen und in ein hochwertiges Gerät zu investieren. Der kostet einmalig 300,00 EUR, läuft zuverlässig und ohne Probleme über etliche Jahre.

Natürlich sage ich dem Mandanten, dass er auch einen anderen Scanner nutzen kann. Ich möchte, dann jedoch auch keine Klagen über die Probleme mit dem Billigscanner hören! 😉

Handwerker frage ich in diesem Zusammenhang oft, ob sie auf der Baustelle Werkzeuge von Einhell oder von Makita nutzen! Dann ist die Frage zum Scanner schnell beantwortet. 😉

Viele Grüße

Markus Reihofer

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Sehe ich genauso. Wird UO intensiv genutzt, zeigen sich die Nachteile von "Billigscannern" schnell. Das selbe gilt für arbeitsplatzferne Netzwerkscanner ( MFC), welche nicht als billig, aber vom Arbeitsablauf ungeeignet sind.

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Hallo Herr Reithofer,

Ihre Aussagen sind ja grundsätzlich in Ordnung und stimme dem Weitgehend zu.

Ich persönlich nutze kanzleiweit den Brother ADS-2400 DN und habe ergänzend noch einen "Multi" mit Flachbett für Notfälle.

Wenn mich jedoch ein Mandant fragt, ob es ein Gerät für 500,00 € sein muss, antworte ich wahrheitsgemäß mit "NEIN", aber zumindest ein Scanner mit TWAIN ist zu empfehlen.

Ferner verweise ich auf ein gutes UI, die Scanqualität, Duplexfunktion, automatischen Leerseitenerkennung, automatische Farbwahl, automatisches ausrichten (bei Kleinbelegen), Scan-Geschwindigkeit etc. hin.

All dies ist zwar "nice-to-have", aber kein MUSS.

Insofern muss auch individuell abgeschätzt werden, wie Scanner im Unternehmen überhaupt benötigt werden und wie hoch das Volumen der monatlichen Belege ist. Der selbständige Bauingenieur mit 20 Eingangs- und 3 Ausgangsbelegen benötigt sicher keinen ADS mit 30 Seiten/min im Duplex o.ä.

Ich kann die von Ihnen geschilderten Scannerprobleme mit "Billigscannern" nicht nachvollziehen; ich denke auch, dies sind eher Einzelfälle, wenn Sie ehrlich sind. Oder aber, Ihre Mandanten haben ein überdurchschnittlich schlechtes Händchen bei der Hardwareauswahl und meine wiederum ein überdurchschnittliche Gutes.

Die vom Mandanten geschilderten Fehler der Scanner dürften doch nicht erst mit UO entstanden sein und hier einen Zusammenhang mit UO herzustellen, empfinde ich schon sehr gewagt vom Mandanten. Würde ich also so vom Mandanten nicht zählen lassen.

Wir hatten bei nunmehr 26 UO-Mandanten erst zweimal Probleme, die auf den Scanner zurückzuführen waren. Einmal vor Jahren und jetzt erst beim sechsundzwanzigsten UO-Mandanten, der eine 10.000 €-Maschine im Netz dafür (partout) verwenden will; am Geld liegt es sicher nicht, sich o.g. "Bruder" auf den Schreibtisch zu stellen, aber da steckt mehr oder weniger der Sportsgeist dahinter (meine teure Maschine muss alles können). Nun, er wird seinen workflow, wie Andere auch, selbst noch finden.

Eines noch: Bereits vor Jahren habe ich mich davon verabschiedet, die von DATEV freigegebenen Geräte zu empfehlen, da die Freigaben (früher zumindest) ewig dauerten und Geräte bereits veraltet bzw. nicht mal mehr am Markt erhältlich waren. Insofern weckt dies auch nicht unbedingt Vertrauen, wenn olle Kamellen empfohlen werden. Dies soll kein Vorwurf an die DATEV sein, ist es schlicht unmöglich, jedes neue Gerät, vollständig auf Kompatibilität zu prüfen. Wer ein aktuelles Modell haben möchte, wird eben selbst testen müssen. Wer es dreist anstellt, bestellt, testet und behält... oder auch nicht.

Wenn mich übrigens jemand fragt, ob ich im zum Rasentrimmen den Stihl FS 56 C-E oder lieber den Ryobi On OlT1832 nehmen würde, fiele mein Wahl ganz klar auf auf Letzteren, da ich hauptberuflich nicht im Garten- und Landschaftsbau tätig bin.

Viele Grüße