Handschriftliches Kassenbuch - Belege mit Unternehmen online übertragen

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Hallo Community,

ein Mandant von uns nutzt Unternehmen online nun seit einiger Zeit, lediglich das Kassenbuch macht noch Probleme in der praktischen Umsetzung.

Pro Monat gibt es ca. 5-6 Kassenbewegungen im Bereich bis ca. 50 €, die Kasse ist im Unternehmen somit quasi bedeutungslos.

Da ich vermute, dass in Unternehmen online der Zeitpunkt der Erfassung der Kassenbewegungen erfasst wird, schreibt der Mandant das Kassenbuch bisher noch per Hand. Am Ende des Monats sollen die Belege sowie die Papier-Seite des Kassenbuches dann gescannt und über Unternehmen online übertragen werden, damit die Kasse in der Buchhaltung gebucht werden kann.

Wie erfasse ich die Belege am besten, damit der Mandant diese nicht erst in Unternehmen online im Bereich Kassenbuch bearbeiten bzw. freigeben muss und ich die Belege in Kanzlei Rewe möglichst einfach zur Verbuchung zur Verfügung habe?

Oder habe ich etwas bezüglich der Dokumentation der Kassenbewegungn in Unternehmen online falsch verstanden und es wird nur die Festschreibung der Kasse erfasst?

Grüße,

J. Wiesmann

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In diesem Fall reicht ja das Scannen und direkte Verbuchung in Rewe (Splittbuchungen zu einem Beleg).

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Hat der Mandant denn in Wirklichkeit überhaupt eine Kasse? Falls ja: warum schafft er sie nicht ab, und die paar Barvorgänge werden als Einlagen/Entnahmen gebucht?

Grüße

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Hallo Herr Kinzler,

können Sie das etwas präzisieren? Wie scanne ich die Unterlagen? Sofern ich in den Ordner "Kasse" bei Unternehmen online scanne, muss der Mandant die Belege erst bearbeiten (es werden die Rechnungseingangsbücher eingesetzt). Liegt mein Problem etwa bei den Rechnungseingangsbüchern?

Dieses Bearbeiten soll verhindert werden, da die Bearbeitung "auf dem Papier" erfolgt und nur die Belege an uns übertragen werden sollen.

Grüße,

J. Wiesmann

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Der Mandant scannt es wie bisher. Auf die Belege im RZ können Sie direkt aus Rechnungswesen zugreifen (Digitale Belege buchen)

ggf. müssen Sie noch die Quelle umstellen

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Hallo Herr Kinzler,

ich fürchte, wir reden aneinander vorbei - oder ich verstehe Sie einfach nicht.

Wenn die Belege mit dem Belegtyp "Kasse" über Datev Belegtransfer an Unternehmen online übertragen werden, muss der Mandant diese in Unternehmen online zunächst im Unterpunkt "Kassenbuch" bearbeiten und Freigeben, damit ich Zugriff auf die Unterlagen habe.

Die Bearbeitung bedeutet, dass der Tag und der Betrag der Kasseneinnahme bzw. Ausgabe erfasst werden muss, so dass quasi ein weiteres mal ein Kassenbuch geführt wird - parallel zu dem Papier-Kassenbuch.

Dieser Schritt soll übersprungen werden - sofern möglich. Alternativ muss die Kasse von Unternehmen online verwendet werden und auf die tägliche Festschreibung verzichtet werden, wobei dies m.E. eigentlich keine richtige Alternative darstellt.

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Der Mandant muss nichts machen. Alternativ zu den Geschäftsbüchern online, können die Belege auch in Rewe verbucht werden.

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So wie es sich für mich derstellt, muss der Mandant leider doch etwas machen.

Ablauf ist wie folgt:

1. Belege scannen und übertragen, Belegtyp "Kasse"

2. Belege erscheinen in Unternehmen Online im Kassenbuch

3. Belege im Kassenbuch vom Belegbild bearbeiten

4. Belege für Berater bereitstellen

5. Buchung in Kanzlei-Rewe über "Digitale Belege buchen"

Gewünscht wäre:

1. Mandant scannt Kassenbuch

( 1a. Bereitstellen an Berater)

2. Belege in Kanzlei-Rewe über "Digitale Belege buchen" verarbeiten

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Nein, es ist auch dieser Ablauf möglich

1. Belege scannen und übertragen, Belegtyp "Kasse"

2. Belege erscheinen in Unternehmen Online im Kassenbuch

3. Belege im Kassenbuch vom Belegbild bearbeiten

4. Belege für Berater bereitstellen ( es werden nicht die Belege bereitgestellt, sondern die Buchungen)

5. 2. Buchung in Kanzlei-Rewe über "Digitale Belege buchen"

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Super, genau das möchte ich ja!

Wenn Sie mir nun noch verraten würden, wie ich diesen Zustand herstellen kann bzw. wo der Fehler in meinem Ablauf liegt. Aktuell arbeiten wir wie in der von mir beschriebenen Variante.

[#11 · Accepted solution]

Das funktioniert grundsätzlich so. Wenn der Mandant die Belege nur hochlädt, können diese alternativ in den Geschäftsbücher online verarbeitet werden oder direkt in Rewe.

Wenn ein Beleg bearbeitet ist, steht dieser natürlich auch in der Alternative nicht mehr zur Verfügung.

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Ich habe den Fehler erkannt - wie so oft war der Fehler vor der PC.

Problem war, dass bei der Belegauswahl in "Digitale Belege buchen" der Posteingang ausgewählt werden muss.

Vielen Dank für die Geduld!