HILFE! DUO: Belege erfassen intern in einer Steuerkanzlei? Sinnvoll?

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Hallo liebe DATEV-Community,

ich arbeite als FIBU-Sachbearbeiter in einer Steuerkanzlei und seit Jahren schon mit dem Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Ich bin mit diesem Programm super zufrieden. Die Belege gehen digital ein, wir nutzen DUO nur um die Belege dort hochzuladen, so dass wir sie über "digitale Belege buchen" einspielen können. Dabei leistet die OCR-Lesung eine Glanzleistung, sie teilt mir Konto, Gegenkonto und sogar die Kostenstelle mit. Absolut genial! (Gelernt aus den Vormonaten)

Jetzt sind wir in einem Projekt und unsere Kollegen wurde ein Floh ins Ohr gesetzt. Wir sollen nun testen und machen das schon seit ein paar Monaten, selber die Belege vorzuerfassen in DATEV Unternehmen Online. D.h. unsere "Azubis/Vorerfasser" sollen die Belege dort nur mit Betrag und Personenkonto vorerfassen und dann bereitstellen, sodass wir diese über die Buchungsvorschläge einspielen und aus den Lieferanten-Rechnungen Lerndateien erstellen.

Das soll eine Investition für die Zukunft sein, so die Aussage.

Mich wirft das in meiner Arbeit aber derartig zurück, ich habe Vorerfasser-Zeiten auf dem Aufwand, die unnötig sind, und selber keine Arbeitserleichterung bzw. die gleiche Bearbeitungsdauer.

Für mich ist die OCR-Lesung die bessere Lösung, da der Satz vollständig drin ist und die Lerndatei mit jedem Buchung schließen automatisch erstellt wird. 

Ich trenne mich also von einem vollen Buchungssatz mit passendem Erlös/Kosten-Konto sogar mit Kostenstelle, gebe die Hälfte zu einem Vorerfasser und beim Einspielen muss ich trotzdem alle Rechnungen durchschauen. 

Denn Kosten müssen aufgeteilt werden und auch Werkzeuge, Anlagen usw. die zwischen Wareneinkäufen sind können nicht einfach als Lerndatei auf ein Konto geschmissen werden.

Dazu kommen die Fehler der Vorerfasser mit in die Buchführung und die zusätzlichen Fragen zu Belegen und das, was sie nicht Vorerfassen können.

So gesehen fassen wir alle Belege doch intern auch doppelt  an?!?!?

Für mich ist DUO doch nur sinnvoll, wenn der Mandant (Unternehemer) die Belege selbst vorerfasst, dann habe ich A) die Zeiten nicht auf dem Aufwand und B) haben diese Ahnung von Rechnungen im Gegensatz zu den Azubis. 

Wie sieht ein DATEV-Mitarbeiter das? Für mich ersetzt die OCR-Lesung die Vorerfassung und ist die optimale Lösung, wenn der Unternehmer die Belege nicht über DUO bereitstellt.

Lg

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Hallo Stamper,

ich bin zwar kein DATEV-Mitarbeiter möchte aber trotzdem meine Meinung dazu abgeben.

Ich bin hier ganz auf Ihrer Seite. Die Vorerfassung macht im Steuerbüro keinen Sinn. Hier reicht die normale OCR-Erkennung und direkte Verbbuchung in Rewe aus.

Die Vorerfassung macht nur Sinn, wenn es der Mandant selber macht und hierbei sich auch gut auskennt, damit man anschließend nicht jeden Beleg kontrollieren muss.

Gruß

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Danke, die Meinungen anderer Buchhalter, Unternehmer usw. ist mir genauso wichtig. 

Ich möchte wenn ich darf auch gerne die Erfahrungen aus diesem Forum mitnehmen in das Pro/Con-Gespräch. Denn 95% unserer FIBU-Sachbearbeiter sind gegen dieses Vorgehen. 

Es sagt doch eigentlich auch der Name: "DATEV Unternehmen-Online"

Wenn ein Mandant dort seine Belege ablegt, vorerfasst weil er ggf. auch den Zahlungsverkehr über DUO abwickelt ist das ja auch absolut in Ordnung für mich. Ich nutze dann auch DUO als Schnittstelle um ihm die Auswertungen zur Verfügung zu stellen.

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@stamper  schrieb:

Danke, die Meinungen anderer Buchhalter, Unternehmer usw. ist mir genauso wichtig. 

Bin ganz der Meinung von @björn . Die Vorerfassung in der Kanzlei ist unnötiger Aufwand.

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Da sind Sie hier auf jeden Fall richtig und werden mit Sicherheit zahlreich Informationen erhalten.

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Ich bin ebenfalls ganz Ihrer Meinung.

Die temporäre Vorerfassung auch in der Kanzlei kann zielführend sein, wenn man aus Kanzleisicht eventuelle Hürden bei der Belegerfassung für den Mandanten in DUO erkennen möchte. Damit meine ich, dass es sinnvoll sein kann, die Vorerfassung für ca. zwei bis drei Monate in der Kanzlei durchzuführen, um eventuell zu erkennen, ob es zielführend ist, weitere Belegtypen anzulegen, weitere Waren- und Leistungen vorzubelegen oder die Erfassungsmaske zu konfigurieren. Nach dem Feintuning sollte die Tätigkeit der Erfassung dann in die Hände des Mandanten gegeben werden.

In bestimmten Fällen wird die Vorerfassung in Belege online (Mandantentyp Erweitert) auch genutzt, um z. B das teilweise vorgeschriebene Rechnungseingangsbuch zu führen. Wenn die Kanzlei mit dem Mandanten vereinbart hat, dass die Erstellung des Rechnungseingangsbuch durch die Kanzlei erfolgt, muss natürlich vereinbarungsgemäß gehandelt werden. Dieser Fall ist m. E. aber eher theoretischer Natur - zeitnah im Sinne der GoBD ein Rechnungseingangsbuch für einen Mandanten zu führen wird durch eine Kanzlei kaum möglich sein.

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Ich weiss nicht was der Auslöser für diese neue Art der Arbeitsteilung ist oder war. 

Für mich hört sich das so an, wie back to the roots. Es gab Zeiten in denen der Steuerfachgehilfe nur kontiert hat und anschließend wurde von Kontoristinnen ( meist waren es frauen daher sei mir die weibliche Form entschuldigt) erfasst und die Auswertung wurde dann  nach Postlauf kontrolliert. 

Jetzt ist das wohl der Versuch bezogen auf 1 Buchungssatz die Arbeit zu zerlegen und bewusst Ineffizienzen in Kauf zu nehmen. Für Sinnvoll halte ich das auf gar keinen Fall, den Ausbau der OCR Erkennung zu einer richtigen KI wäre wesentlich effizienter und zum anderen glaube ich auch das Azubis mehr lernen sollten als die Vorerfassung von Fibu's. 

Daher mein Credo ganz eindeutig für mich macht das keinen Sinn !

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Das sehe ich exakt genauso wie Sie. Die OCR-Lesung ist die verbesserte Form und wird immer intelligenter. Es wäre ein Schritt zurück, sich davon zu trennen.

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Guten Morgen,

als ich vor einigen Jahren meine ersten Berührungspunkte mit DUO hatte, wurde mir das Ganze so gezeigt, dass die von uns für die Mandanten intern hochgeladenen Belege im Browser "vorkontiert" werden sollten und dann die fertigen Buchungssätze nur eingespielt und ggfs. minimal nachbearbeitet werden.

Abgesehen davon, dass das eigentlich unnötig doppelte Arbeit ist (wegen der OCR-Erkennung wird in den meisten Fällen eh schon der Buchungssatz vorgegeben), war das Ganze auf Grund der Internet-Verbindung teilweise sehr langsam. Für den internen Gebrauch also meiner Meinung nach überhaupt nicht geeignet.

Als KOB und einer derjenigen bei uns in der Kanzlei, der sich um die Digitalisierung kümmern darf, würde ich immer folgende Vorgehensweise vorschlagen:

Wenn intern für den Mandanten erfasst wird entweder über den Dokumenten-Upload (wenn die Belege schon digital vorliegen) oder das Scan-Modul (wenn Belege in Papierform vorliegen) die Belege einfach hochladen und unbearbeitet in Kanzlei-Rewe buchen.

Das Vorkontieren lohnt nur, wenn der Mandant selbst mitarbeitet (und er sollte auch Ahnung haben, was er da macht - das ist ja auch nicht unbedingt bei jedem Mandanten gegeben) um bleistiftsweise zusätzliche Informationen, Kostenstellen oder spezielle Konten vorzubelegen; Informationen die uns nicht vorliegen oder wo wir nachfragen müssten.

Ist meine Meinung dazu...

MfG,

Dirk Schmakies

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Hallo,  wir bieten drei Varianten:

1. Digitaler Schuhkarton: Belege werden einfach hochgeladen. Wir übernehmen die gesamte Folgeverarbeitung und fordern Belege nach. Das Rund-um-sorglos-Paket für Ahnungs- und/oder Zeitlose.

2. Die ungeprüfte Folgeverarbeitung der Belege in Rechnungswesen. Mandant kontiert, legt Geschäftspartner, Zahlungsverkehr etc. 

3. Hybridvarianten: Zwischen 1. und 2. gibt es einen Grad der Vorbereitung. Bspw. werden bei Ausgangsrechnungen Geschäftspartner und Debitorenkonto angelegt und vorkontiert. Kontiertes wird nicht mehr korrigiert, es sein den Augenfälliges.

Hier kann der Mandant entscheiden, wie weit der die Buchführung vorbereitet und kann den Kanzleiaufwand und damit die Vergütung reduzieren. 

Zumeist geschieht dies dann, wenn der Mandant in UO sattelfest geworden ist und über den Tellerand schauen möchte. Wir begleiten und helfen ihm dabei. Für Kontierung setzen wir jedoch stets fachlich vorbelastete Sachbearbeiter im Unternehmen voraus.

Die eingangs angesprochene Variante (4.): Der Mandant bringt die Unterlagen in die Kanzlei, wo sie dann gescannt und folgeverarbeitet werden. Während des Scannens wartet also der Mandant auf seine Belege. Diese Variante wurde hier ernsthaft, via scanbox, auch von Kollegen favorisiert und ich kann nur sagen: Das ist "EDV zu Fuß" und hat nichts, aber auch gar nichts mit Digitalisierung zu tun. Zeit- und kostenaufwändig für den Mandanten, der entlastet werden soll.

Buchhalterische Steinzeit ! 

Ich kann nur eindringlich appellieren: Beginnen Sie bitte erst gar nicht mit einer derart unsäglichen Scannen-in-Kanzlei-Lösung und nutzen die digitale Buchführung mit ihren Möglichkeiten. Das Resultat ist eine win-win-Situation für Kanzlei und Mandant.

Ferner erschließt sich mir in keinster Weise der Sinn einer Vorkontierung, die später durch den Buchhalter ggf. geprüft und geändert werden muss. Was soll der dann noch tun? Die "Grünen" durch-entern?

Der Beleg ist fachlich bereits in der Belegerfassung vollständig und richtig zu erfassen, aufzuteilen, Geschäftspartner, Kreditorennummer etc. anzulegen und in Rechnungswesen einzuspielen.
Die "Grünen" lassen wir dann automatisch ohne Bestätigung buchen und der Kreditor wird mit den erfassten Vorgaben angelegt.

Die Belegerfassung, also Kontierung in der Steuerkanzlei ist in den meisten Fällen empfehlenswert, aber nicht mit dem geschilderten Workflow (Vorkontieren, Prüfen, Buchen).

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Habe den Kommentar bearbeitet:

Die letzten zwei Abschnitte habe ich dann noch gesehen. 

Vielen Dank für Ihre Ansicht. Ich teile das genau so. 

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Hallo Stamper, darauf bin ich in den letzten beiden Absätzen kurz eingegangen. Einfach weiterlesen 😉

edit: Ah, ok also weitergelesen und Frage gelöscht .

Die Quote der UO-Buchführungen liegt bei mir bei deutlich über 90%. Keine Beleg wird in der Kanzlei gescannt. Wirklich: KEINER.

Wir kümmern uns solange um unsere Mandanten, bis sie es anstrengungslos schaffen. Wer sich hierzu einfach nicht bewegen kann, der wird oldschool manuell gebucht; hier können wir auch nicht vermitteln, UO-Lizenzen zu zahlen, die nicht gewünscht sind.

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Wir scannen die Belege über einen Dokumentenscanner ein und laden sie bei Unternehmen-Online hoch in Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kreditkarte, Sonstige usw. So können die Belege direkt über "digitale Belege buchen" gebucht werden und Dank der OCR-Erkennung sind diese bereits "vorerfasst".

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"ich arbeite als FIBU-Sachbearbeiter in einer Steuerkanzlei und seit Jahren schon mit dem Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. "

Warum scannt der Mandant die Belege nicht ?

Will er partout nicht, wie ich beschrieb oder lässt man ihn sinnlos in der Kanzlei antanzen, um seine Belege abzugeben?

Ggf. zu warten, um sie wieder mitzunehmen? 

Ich will es nur verstehen. 😉

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Nein, nein..  wir haben viele Mandanten, welche die Belege auch selber scannen und in DUO hochladen. 

Es gibt aber immer ein paar Ausnahmen, die alles auslagern möchten oder sogar noch die Belege in Ordnern in die Kanzlei bringen. Da sind die Generationen auch im höherem Alter. 😁

Ja genau, nur lassen wir diese nicht antanzen, sie möchten es nicht anders. Wir legen die fertige Auswertung dann mit in den Ordner auf zu Abholung und der Mandant bekommt Bescheid. Hier handelt es sich allerdings auch meistens um kleinere Buchführungen, die teils sogar im Schnellhefter gebracht werden.

Lg

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Ok,

da sind dann die 10% bei uns in der Kanzlei.

Hier lässt sich dann auch nichts missionieren.

Wir arbeiten durchgängig debitorisch/kreditorisch auch bei EÜ-Rechnern und da der "gemeine" EÜ-Rechner die Belege hinterm Kontoauszug hat, macht dies für uns keinen Sinn, die Buchführung digital zu führen.

Die Variante mit der Belegverknüpfung hatte ich vor etlichen Jahren bereits verworfen, womit wir für den kleinen Rest eben, wie früher, buchen. Hier wollen wir dann auch keine UO-Lizenzen weiterberechnen, wenn es nicht genutzt wird, aber das ist nur meine Auffassung.

Für diese Buchführungen ist dann auch eine bestimmte Buchhalterin im Hause, die ausschließlich diese bearbeitet.

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@bodensee  schrieb:

Jetzt ist das wohl der Versuch bezogen auf 1 Buchungssatz die Arbeit zu zerlegen und bewusst Ineffizienzen in Kauf zu nehmen. Für Sinnvoll halte ich das auf gar keinen Fall, den Ausbau der OCR Erkennung zu einer richtigen KI wäre wesentlich effizienter und zum anderen glaube ich auch das Azubis mehr lernen sollten als die Vorerfassung von Fibu's. 

 Arbeitet DATEV nicht an einer KI-Lösung ?

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Ich würde auch gerne mal die Meinung zu dem oben genannten Thema von einem DATEV-Mitarbeiter hören und natürlich auch, ob bereits an dem Ausbau der KI gearbeitet wird? Das Thema der Belege Vorerfassen erledigt sich doch in Zukunft eh von selbst, wenn die Dateien nur noch in .csv Dateien oder über eine KI eingespielt werden. 

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Hallo stamper,

zum Ausbau der KI durch DATEV finden Sie in diesem Thread hilfreiche Links:

"Was ist aus dem Buchführungsautomat geworden?".

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

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Können Sie mir den Link nochmal posten? Ich finde in diesem Thread keinen.

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Moin,

leider habe ich mit dem Posten von LInks in der neuen Community-Software erhebliche Probleme - was heißt: ich bekomme es einfach nicht hin 😣. Vielleicht kann hier jemand aushelfen?

Sonst werde ich nochmal mein Glück  versuchen.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

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Alles gut, hab schon ein Thread gefunden. Ändert allerdings nichts an der Tatsache, dass auch dort die Voraussetzung ist, das der Mandant DUO nutzt und auch damit Belege bearbeitet.

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Moin,

ich glaube, da haben Sie noch nicht den richtigen Thread gelesen.

Ich kopiere mal hier die LInks aus dem o. g. Thread hier hinein, und hoffe, dass sie funktionieren:

https://www.datev.de/web/de/top-themen/steuerberater/weitere-themen/datev-fibu-automatisierung/

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/datev-news/fibu-automatisierung-neue-produktstrategie/

Die Links führen zur DATEV-Website, auf der die DATEV sich dazu äußert, wie die KI in Zukunft in Kanzlei-Rechnungswesen eingesetzt werden soll.

Viele Grüße,

bfit

[#24]

... man sollte mMn die 'KI', die angeblich hinter diversen Produkten stehen wird/soll, nicht als 'eierlegende WollMilchSau' betrachten, die man nur füttern muss, um die automatisch ausgespuckten Ergebnisse einsammeln zu können.

Vermutlich lässt sich heute ohne den Zusatz "KI" kein neu entwickeltes Produkt mehr anbieten/anpreisen 😀

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Super vielen Dank. Sehr interessante Informationen. Dann zieht sich die unterstützende KI die Daten zukünftig aus der DATEV Cloud und nicht aus DATEV Unternehmen-Online. 

Das ist ein wichtiger Aspekt.

 

Hier schreibt DATEV selbst, der Grundstein wird gelegt über ,digitale Belege buchen‘. Für mich heisst das, dass die OCR-Lesung mit der KI und mit der DATEV-Cloud zu tun haben muss in Zukunft. DUO ist dafür nur als „Ablageort“ vorbestimmt. 

Endlich habe ich meine Antwort.

[#26]

Hallo bfit,

danke für die Links. Das lässt mich die Umstellung auf UO noch ein bisschen verschieben, denn es klingt so, als wenn die Datev sich doch auf den Weg zu einem einheitlichen und moderneren Rechnungswesenprogramm begeben hat.

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Das kann natürlich sein. 

Nur suggeriert eine KI tatsächlich das Zeitgold Modell: 

Schuhkarton in die Cloud geleert, die KI drüberlaufen lassen und die buchungssätze werden automatisch generiert und in die Fibu eingelesen und nur bei sagen wir mal 1-2% ergeht der Hinweis bitte prüfen. 

Das das so nicht funktioniert ist Datev wohl spätestens in der Beta Phase aufgefallen. 

Aber natürlich hält man an dem so populären Ausdruck KI fest. 

Ich habe jetzt mal Wikipedia bemüht: 

Künstliche Intelligenz (KI), auch artifizielle Intelligenz (AI bzw. A. I.), englisch artificial intelligence (AI bzw. A. I.) ist ein Teilgebiet der Informatik, welches sich mit der Automatisierung intelligenten Verhaltens und dem maschinellen Lernen befasst. Der Begriff ist insofern nicht eindeutig abgrenzbar, als es bereits an einer genauen Definition von „Intelligenz“ mangelt. Dennoch wird er in Forschung und Entwicklung verwendet.

Maschinelles Lernen damit kann ich gut Leben das ist das was wir im Moment zumindest in Teilbereichen haben. 

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Mal ernsthaft:

Glaubt hier tatsächlich jemand, dass sich die Buchführung vollständig automatisch erledigt?

Sämtliche Ein- und Ausgänge müssten elektronisch erfolgen.

Sämtliche Ein- und Ausgänge müssten rechtlich und formell korrekt gewürdigt werden.

Sämtliche Ein- und Ausgänge müssten vollständig korrekt von der OCR erkannt werden, der richtige Geschäftspartner ausgewählt und Neue angelegt werden.

Sämtliche Zahlungsbuchungen müssten automatisch, unter buchhalterisch richtiger Würdigung der Differenzen und deren Ausgleich, erfolgen.

Das sind schon genug Aufgaben für die Basics einer Buchführung und das bietet UO i.V. mit Rechnungswesen schon annähernd; aber man muss eben schon "dabei sein".

Aber mit KI hat das doch nichts zu tun. UO und auch die Buchungsautomaten (nach meinen Kenntnisstand) merken sich lediglich Zahlen, Werte, Buchstaben, Symbole an bestimmten Bereichen, Punkten, Koordinaten eines Beleges, um diese später wiederzuerkennen und vorzubelegen. 

Das ist stupides Auswendiglernen. Künstliche Intelligenz muss Alles anlernen. Was ich zu diesem Thema bisher erfahren habe, begeistert wirklich nicht.

DATEV möchte hier eine Kontierung im RZ via Cloud verkaufen. Mehr ist hierzu im Moment nicht angedacht. Darüber hinaus wüsste ich jetzt nicht, was sonst noch auf dem Radar steht.

Geschäftspartneranlage und -pflege in UO/Rewe, Zahlungsinformationen, Rabatte, Verrechnungen, Avis, Zahlendreher,  Aufteilung bspw. einer METRO-Rechnung, individuelle Beurteilungen von Sachverhalten . . . Wenn das läuft, können wir von "automatischer Buchführung" reden. Was DATEV da zunächst im Auge hat, ist ein kleines Fitzelchen mehr und wer bereits bei der Belegerfassung weitgehend kontiert, hat dies jetzt schon erreicht.

"Künstliche Intelligenz" muss hier Alles anlernen.  Was ich zu diesem Thema bisher erfahren habe, begeistert wirklich nicht.

Der User triggert letztlich UO/Rewe zur Automatisierung; die Programme führen dies letztlich nur aus. 

edit grade im Link des Vorposters gelesen:
"Eine zentrale Erkenntnis daraus: Weil in der neuen Online-Umgebung die Nachbearbeitung signifikant anders als gewohnt funktioniert und nicht alle Vorgänge dort komplett automatisierbar sind, liefert die Automatisierung nicht die erwarteten Effizienzgewinne und das gewünschte Kundenerlebnis."

Sag ich doch 😉

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Auf was wollen Sie wirklich warten?

Ein Tipp:
Steigen Sie besser gestern als heute um.
Mit jedem Tag, den sie in der analogen Welt vertändeln, entfernt sich die Technik weiter von Ihnen, denn "den Seinen gab´s der Herr eben auch nicht im Schlaf." 😉