Guter Workflow um Vollständigkeit der hochgeladen Belege zu prüfen

[#1]

Hallo zusammen,

ich suche eine effiziente Methode, um zu prüfen, ob zu allen Kontoumsätzen Belege vorhanden sind. Unser aktueller Prozess ist ineffizient:

• Wir laden alle Belege hoch
• Die Steuerberatung schickt zwei Wochen später eine unübersichtliche OPOS-Liste
• Wir suchen fehlende Belege nach und laden sie erneut hoch

Ich möchte direkt nach dem Hochladen sehen, welche Belege fehlen. In meiner früheren Tätigkeit als Freiberufler habe ich SevDesk dazu verwendet, was gut funktioniert hat – mindestens 90% der Belege wurden automatisch Kontoumsätzen zugeordnet, der Rest manuell.

Bei DUO/Bank werden derzeit nur drei Belege pro Monat automatisch zugeordnet. Die meisten Zuordnungen scheitern, weil die Rechnungsnummer nicht im Verwendungszweck steht – obwohl Buchungsdatum und Betrag für eine korrekte Zuordnung ausreichen würden.

95% unserer Rechnungen bezahlen wir per Debitkarte (Bank: Fyrst). Die automatische Zuordnung funktioniert nur bei Lastschriften.

Lässt sich das mit DUO lösen oder müssen wir auf eine andere Software ausweichen und die Daten per Buchungsdatenservice an DATEV übertragen?

[#2]

Das lässt sich entweder über das neue DUO lösen (Pilotphase läuft) oder (mein Favorit) über einen ordentlichen Prozess:

Wenn alle Belege hochgeladen werden, gibt es keinen Grund für unübersichtliche OPOS Listen! 

Wenn man es ordentlich macht, sind fehlende Belege ein Fehler im Prozess.

Den kann man entweder hintenrum aufräumen oder man macht es gleich richtig und passt den Prozess an. 

Daher würde ich da ansetzen und dafür sorgen, dass wirklich alle Belege sofort hochgeladen werden. Für die Belege, bei denen das nicht klappt, muss der Prozess dann angepasst werden, z.B. durch Invoicefetcher integrieren, damit die Rechnungen aus den diversen Portal nicht mehr fehlen. 

Wenn das ein Jahr lang ordentlich durchgezogen wurde, gibts keinen Grund mehr für unübersichtliche OPOS Listen. 

[#3]

Inwiefern würde das neue DUO das Problem lösen? Die Informationen zu den Pilot-Projekten sind leider nur sehr allgemein gehalten – von einer verbesserten Belegerkennung habe ich dort nichts gelesen.

Den zweiten Teil deiner Antwort finde ich in der Praxis schwierig umzusetzen. Natürlich wäre es ideal, wenn alle Belege sofort hochgeladen würden, aber in der Realität wird das immer wieder vergessen. Wenn Person X jeden Monat Y Belege nicht hochlädt, wie soll ich da konkret den Prozess anpassen? Es geht hier nicht um Belege, die automatisch aus Kundenportalen abgeholt oder per E-Mail empfangen werden können – das haben wir bereits automatisiert. Es geht um ÖPNV-Tickets, Bewirtungsbelege oder Hotelrechnungen, die manuell erfasst werden müssen.

Ich bin mir sicher, dass ein effektiver Abgleich technisch möglich ist, da andere Anbieter das ja bereits vormachen. Meine Frage zielt darauf ab, ob und wie das konkret mit DATEV umsetzbar ist.

[#4]

Man kann Belege manuell einer Bankbuchung zuweisen. Nachdem ein Beleg einem bestimmten Umsatz zugeordnet wurde, erhält dieser den Status ‚geprüft‘.

Wenn ich mir alle Umsätze anzeigen lassen möchte, wähle ich den Status ‚Alle‘.

Suche ich hingegen nach Umsätzen ohne Belege, setze ich den Status ‚ungeprüft‘.

Dann werden mir alle Umsätze ohne zugeordnete Belege angezeigt, die ich anschließend nach und nach abarbeite.“

Sobald man bei einem Umsatz ohne Beleg auf ‚Suchen‘ klickt, werden automatisch einige passende Belegvorschläge angezeigt. In etwa 80 % der Fälle werden dabei direkt die korrekten Belege vorgeschlagen.

[#5]

https://help-center.apps.datev.de/documents/1029499 Da steht was (nicht viel) zum neuen Verknüpfen. 

[#6]

---

• Wir laden alle Belege hoch
• Die Steuerberatung schickt zwei Wochen später eine unübersichtliche OPOS-Liste
• Wir suchen fehlende Belege nach und laden sie erneut hoch

Hallo @janosch_peters ,

Das ist ja schon ein Widerspruch: 

Wir laden alle Bellege hoch.....Wir suchen fehlende Belege... 

Wenn, ihre internen Prozesse, wie @RAHagena vorschlägt, stimmen würden, erübrigt sich eine Nacharbeit. Eine Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter und Erziehung des Chefs 🙂 würde sich dann größtenteils positiv auf Ihren Workflow auswirken. 

Beim Vorschlag von @lpapp müssen Sie allerdings ebenso die fehlenden Belege suchen.

Die fehlenden Belege müssen Sie früher oder später auf jeden Fall suchen. Deshalb die Prozesse intern umstellen!

Gruß

Martin Heim

[#7]

---

@janosch_peters  schrieb:

...

Ich möchte direkt nach dem Hochladen sehen, welche Belege fehlen.

....

---

Warum fehlen denn überhaupt Belege? Sie sollten doch zumindest wissen, dass Belege nicht bereitgestellt wurden?

Wenn dem so ist, sollten Sie Ihre internen Prozesse mal anpassen ("keine Buchung ohne Beleg").

Und ja: Sie sind da nicht allein. Warum auch immer das so gehandhabt wird, Belege erst nachzureichen, wenn festgestellt wird (vom bearbeitenden steuerlichen Berater etc.), dass sie fehlen. Dann doch gleich "proaktiv" bearbeiten.

[#8]

---

@andreashofmeister  schrieb:

---

@janosch_peters  schrieb:

...

Ich möchte direkt nach dem Hochladen sehen, welche Belege fehlen.

....

---

Warum fehlen denn überhaupt Belege? Sie sollten doch zumindest wissen, dass Belege nicht bereitgestellt wurden?

DAS leidige Thema für jeden Buchhalter:

- Rechnungen kommen über die Lieferantenportale - es werden keine oder eben nicht alle Rechnungen heruntergeladen

- Rechnungen kommen per Mail und bleiben beim Chef, Freigeber oder sonst wo stecken - schlimmer noch die ausgedruckten Rechnungen liegen in der Mappe vom Chef.....

- Bestellungen werden über Marketplaces getätigt - es werden keine oder eben nicht alle Rechnungen heruntergeladen oder es gibt erst keine oder "typischerweise" nicht über den Businessaccount bestellt

- Gehen in der Post verloren

- landen im Spam

- werden bar bezahlt und vergessen zur Erstattung einzureichen

usw.

Fehlerquellen gibt es leider zu genüge. Das man alles über eine Software lösen kann ist denen häufig zu "hoch" weil kein Wissen oder die 20 € zu teuer und zeitgleich wird über die Rechnung vom Steuerberater geheult.....

It´s sad - it could be so simpel

[#9]

Es gibt mehrere Fehlerquellen:
- Die Belege wurden nicht hochgeladen
- Es wurden mehrere Belege in einer Datei hochgeladen, insbes. Fehlscanns und Amazon.

- Es erfolgen Bankzahlungen für betriebsfremde Dinge (natürlich ohne Beleg)
- Die Buchhaltung konnte die Zahlung nicht dem Beleg zuordnen, insbes. Sammler & Skonti

Bitte mit der Buchhaltung abklären, wo das Orga.- Problem liegt.
Ein nochmaliges Hochladen von Belegen kann & darf es nicht geben (Doppelt- Buchung)