GDPdU Export aus DUO Auftragswesen

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Hallo Zusammen,

wir haben gerade immer mehr mit Systemprüfer zu tun, die Datenanforderungen der Vorssysteme stellen. In zwei Fällen (andere Software, z.B. SEVDESK) haben wir nun deswegen gravierende Mängel in der Buchhaltung festgestellt bekommen, da Daten aus dem Vorsystem "Rechnungsschreibung" nur als aufsummierter Datev Export  zur Verfügung gestellt werden können. Zuschätzung von 5% der Umsätze steht nun deswegen im Raum.

Der Prüfer will aber die einzelnen Daten des Vorsystems, sprich also auch die Rechnungpositionen als einzelne Daten. M.E. hat er hier Recht diese anzufordern.

In diesem Zusammenhang habe ich mir mal das Auftragswesen im DUO angeschaut, da ich da 2 Mandanten habe die das nutzen. Hier finde ich auch keine Möglichkeit die Daten GDPdU konform (Z1) zu exportieren.

Vielleicht hat mir jemand einen Tipp wie ich diese Daten im Fall der Fälle zur Verfügung stellen kann.

Oder wie sieht die DATEV diese Thematik?

Gruß Markus Schön

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M. E. sollte das Rechnungsausgangsjournal Ihren Anforderungen genügen:

Dieses gibt es sowohl im alten Auftragswesen online: 

Als auch im neuen Auftragswesen next:

Ein Export ist ebenfalls bei beiden Varianten möglich. Allerdings nur für die Rechnungen, nicht für die Rechnungspositionen.

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Hallo,

das Rechnungsjournal habe ich gesehen, das genügt dem Prüfer aber definitiv nicht. Hier wird nur die Summe der Rechnung ausgewiesen. Diese Daten habe ich ja auch in der Fibu.

Es müssen aber "Artikel", "Anzahl" und "Einzelpreis" ausgegeben werden.

Nur so kann der Prüfer einzelne Artikel verproben.

M.E. ist die Vorlage dieser Daten über die GDPdU geregelt und muss erfolgen können.

Hierzu wäre eine offizielle Stellungnahme der DATEV interessant.....

Gruß

Markus schön

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M. E. gibt es keine Verpflichtung, dass ein Faktura-Programm eine "Artikelstatistik" ausgeben muss. Aus welcher Bestimmung leiten Sie diese Verpflichtung ab?  Sofern der  Betriebsprüfer nicht auf Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann, muss sich der Betriebsprüfer der Ermittlung der benötigten Daten selbst unterziehen. Vgl. u. a.

Sächsisches FG: Grenzen für die Hinzuschätzung im Rahmen von Betriebsprüfungen Sächsisches FG, Urteil vom 26.10.2017 – 6 K 841/15 

"Grundsätzlich müsste der Wareneinsatz in so viele Warengruppen aufgeteilt werden, wie unterschiedliche Aufschlagsätze im Betrieb vorkommen. Eine Zusammenfassung zu Gruppen mit gleichartigen Waren ist jedoch zulässig, wenn in etwa gleichhohe Aufschlagsätze angewandt werden. Ist der Wareneinsatz nicht bereits im Wareneingangsbuch (Warenkonto) aufgegliedert, muss sich der Betriebsprüfer dieser Arbeit selbst unterziehen. Er hat die Aufgliederung in seinen Arbeitsunterlagen betragsmäßig festzuhalten und auf Verlangen offenzulegen. Besonders sorgfältig sind die Aufschlagsätze für die einzelnen Warengruppen zu ermitteln. Besteht die Gruppe aus mehreren Artikeln mit unterschiedlichen, aber beieinander liegenden Aufschlagsätzen, ist anhand des Mengenumsatzes und der einzelnen Aufschlagsätze ein gewogener mittlerer Aufschlagsatz zu bilden. Auch Preisänderungen innerhalb eines Jahres sind bei der Bildung des mittleren Aufschlagsatzes zu berücksichtigen. Sind solche Preisänderungen erheblich, kann Anlass bestehen, einzelne oder sogar alle Warengruppen zeitlich aufzuteilen und für die einzelnen Zeitabschnitte unterschiedliche Aufschlagsätze zu bilden. Sofern der Betriebsprüfer nicht auf Angaben des Steuerpflichtigen zurückgreifen kann, muss er die Ermittlung der Aufschlagsätze belegbar festhalten und ggf. offenlegen (zum Ganzen: Urteil des BFH vom 17. November 1981, VIII R 174/77, BStBl. II 1982, 430 m. w. N.)."

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Das ergibt sich aus der GDPdU. Es muss keine Statistik ausgegeben werden, aber vorhandene Daten mit steuerlicher Relevanz müssen als maschinell auswertbare Daten vorgelegt werden.

Im Gesetz verankert. §146 Abs.6 AO:

(6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. 

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Der Prüfer kann in Auftragswesen online:

- Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und

- das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen nutzen

- die Daten (einzelne Belege und Journal) können auch auf Datenträgern überlassen werden

Woraus leiten Sie genau ab, dass Einzelpositionen exportiert werden können müssen? Aus dem Passus "nach ihren Vorgaben"? Das  ist m. E. nicht so zu interpretieren, dass sich der Betriebsprüfer wünschen kann, was er möchte. Die Grenzen werden m. E. hier regelmäßig durch die Möglichkeiten des Datenverarbeitungssystems gesetzt. Sowohl was das Dateiformat, den Dateiaufbau als auch den Inhalt angeht kann der Prüfer ja nichts anderes bzw. "mehr" verlangen als das System hergibt.

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Hallo,

ich hätte bereits aus dem Grundsatz vom Beleg zur Buchung und von der Buchung um Beleg gesagt, dass eine summierte Auswertung aus dem vorgelagerten System nicht ausreichend ist.  Ob das aber eine Hinzuschätzung rechtfertigt, mag ich bezweifeln, weil er doch "5%" gar nicht belegen kann. Das ist doch pauschal mal Druck ausüben

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@OliverFrank  schrieb:

ich hätte bereits aus dem Grundsatz vom Beleg zur Buchung und von der Buchung um Beleg gesagt, dass eine summierte Auswertung aus dem vorgelagerten System nicht ausreichend ist. 

Dem stimme ich uneingeschränkt zu. Im Thread geht es allerdings darum, dass dem Prüfer das Rechnungsausgangsjournal mit den einzeln aufgeführten Rechnungen eventuell nicht ausreichend ist und er ggf. eine Auswertung haben möchte, welche einzelnen Leistungen in Rechnung gestellt wurden. Dafür gibt es m. E. keine Rechtsgrundlage.

Der Prüfer kann das Rechnungsausgangsjournal aus Auftragswesen online verwenden. Alternativ kann der Prüfer bei Verwendung der Bearbeitungsform Erweitert die Auswertungen für den Rechnungsausgang aus Belege online verwenden. Dort sieht er jeweils die Summen der ausgewählten Perioden und die die Summe ergebenden einzelnen Rechnungen

Die Belege sind mit den Buchungen verknüpft. Insofern ist sichergestellt, welcher Beleg zu welcher Buchung geführt hat. Wurden die Buchungsinformationen zurückgeschrieben ist ebenfalls sichergestellt, dass an den Belegen die Kontierung nachvollziehbar ist.

Ich bewerte die geschilderte Anfrage des Prüfers auch als "Druck ausüben". 

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Hallo,

das Journal ist aber aus meiner Sicht eben nicht vom Beleg ... Ich würde jetzt meinen Key-account-Manager anschreiben und um schriftliche Stellungnahme bitte, mit Hinweis auf laufende Prüfung mit angedrohter Schätzung. Dafür die Genossenschaft ja da.

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@OliverFrank  schrieb:

Hallo,

das Journal ist aber aus meiner Sicht eben nicht vom Beleg ... 

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Das ist m. E. ja auch klar. Das Journal ist lediglich eine Zusammenfassung der Rechnungen. Vom Beleg ist:

Der einzelne Beleg hängt an der einzelnen Buchung. M. E. völlig unkritisch. Das ist bei jeder Buchung mit DUO so, unabhängig von der Quelle des Beleges.

Zum Ausgangssachverhalt:

AWo gibt den Beleg an Belege online - Belege online gibt den Beleg an ReWe. An keiner Stelle geht eine eindeutige Zuordnung verloren und eine Prüfung, welcher Beleg zu welcher Buchung gehört, ist jederzeit möglich. Selbst ohne verknüpften Beleg im ReWe wäre  schon allein durch das Verwenden der Belegnummernfunktion (Rechnungsnummer im Belegfeld 1) die Eindeutigkeit gewährleistet. So ist es bei jeder papierbasierten Buchhaltung.

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Hallo,

wenn das dokumentierbar ist, sollte der Prüfer erklären, wie er zu 5% nachweisbar gekommen ist.

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Genau meine Meinung!  👍

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allererdings würde ich parallel die Datev kontaktieren und schriftliche Erläuterungen dazu anfordern, ist ja deren Software, die wir / Mandanten mieten.

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Also nochmal zusammen gefasst:

Das Thema Hinzuschätzung ist sicher zu besprechen, aber:

Wenn eine Verpflichtung besteht, die einzelnen Daten zur Verfügung zu stellen, dann sollten die Softwareanbieter das auch gewährleisten, dass das möglich ist.

Ich (und auch der Prüfer) lese die Verpflichtung eigentlich eindeutig aus dem §164 Abs. 6 AO raus.

Die Daten der einzelnen Rechnungspositionen sind da, also müssen Sie vorgelegt werden können.

(Der Fall in dem der Prüfer mit Zuschätzung droht ist kein DATEV Fall, sondern SEVDESK. Das Problem ist aber genau das gleiche. Und da ich Mandanten das Auftragswesen empfohlen habe, habe ich Spaßes halber mal nachgeschaut wie da ein Export möglich ist und war dann überrascht dass ich den nicht finden kann...)

Ich werde dazu wohl eine offizielle Anfrage an Datev schicken müssen.

Ich werde berichten...

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@markus1 schrieb: Ich werde dazu wohl eine offizielle Anfrage an Datev schicken müssen.

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Dokument  Schnittstellen in den DATEV-Anwendungen  ist hier ab Kapitel 9 (DATEV Unternehmen online) eindeutig... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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@markus1  schrieb:

Wenn eine Verpflichtung besteht, die einzelnen Daten zur Verfügung zu stellen, dann sollten die Softwareanbieter das auch gewährleisten, dass das möglich ist.

Ich (und auch der Prüfer) lese die Verpflichtung eigentlich eindeutig aus dem §164 Abs. 6 AO raus.

Die Daten der einzelnen Rechnungspositionen sind da, also müssen Sie vorgelegt werden können.

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147 VI 1 AO bezieht sich auf die gespeicherten Daten. Ich habe meine Zweifel, dass bei Datev Auftragswesen online die Rechnungen aus gespeicherten Einzeldatensätzen Preis x Menge zusammengesetzt sind. Ich vermute vielmehr, dass das nur Textbausteine und eine Addition zu einem Gesamtbetrag sind. Damit wären diese Daten nicht gespeichert und entzögen sich dem Datenzugriff. Im Zweifel auf 147 VI 3 AO verweisen, soll sich der Prüfer doch mit Datev auseinandersetzen.

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Hallo Zusammen,

Den Prüfer interessiert das nicht. Er fordert die Unterlagen vom Steuerpflichtigen an. Der setzt sich nicht mit dem Softwareanbieter auseinander.

Den Ärger hat wie immer der Steuerpflichtige (und natürlich sein Steuerbearter ;-)).

Da ich in anderen Fälle Einblick in die Programmierung solcher webbasierter Tools habe kann ich mir nicht vorstellen, dass hier keine Einzeldaten gespeichert werden. Das ist das normale Vorgehen bei relationalen Datenbanken hier Einzeldaten zu speichern.

Ich habe jetzt eine offizielle Anfrage über den Keyaccountmanager gestellt und warte auf Antwort.

Anbei mal ein anonymisiert Auszug des Berichtes des "Fachprüfers".

Wie oben geschrieben, im konkreten Fall geht es nicht um DUO, sondern um eine andere Software. Aber diese Fall hat mich dazu veranlasst die Problematik für DUO Auftragswesen gleich zu prüfen und ggf. meine Mandanten zu warnen.

mit freundlichen Grüßen

Markus Schön

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Vielen Dank fürs Teilen. Ja, versuchen kann der Prüfer es ja mal. Aber er sollte noch mal vorsichtig den AEAO zu §158 lesen. Ob der fehlende Einzelpositionsexport jetzt tatsächlich Tatsachen sind, die die Annahme begründen, dass die Buchführung nicht mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmt... (Hürde 1). Rechtsprechung dazu, wann eine Schätzungsbefugnis vorliegt, und dass die auch der Höhe nach zu begründen ist (Hürde 2.) gibt es mittlerweile auch einige. Ob sich der Rechtsstreit lohnt ist eine andere Frage.

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Die Diskussion der Auswirkungen ist noch zu führen. Ich würde diese aber in Zukunft gerne komplett vermeiden.

In meinem Fall hat der Softwareanbieter reagiert und kann die Daten über den Support entsprechend auslesen und liefern. Meine Mitarbeiter hatten von der Hotline nur gesagt bekommen - da gibt es keinen Export.

Um so gespannter bin ich nun ob DATEV in so einem Fall auch liefern kann...

Gruß 

Markus Schön

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So wie es aussieht kann DATEV nicht liefern.

Das etwas unverständliche Schreiben argumentiert etwa so, dass das nur zur Rechnungsschreibung (also wie etwa in Word) fungiert....

Da aber zumindest die Rechnungsnummern in einer Datenbank vorgehalten werden müssen, hinkt die Argumentation sehr und ich sehe hier Probleme bei einer Prüfung auf mich zukommen. Da ist m.E. Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. 

Ich weiß noch nicht wie ich damit umgehen soll...

Gruß Markus Schön