Email-Benachrichtigung sobald der Mandant Belege bereitgestellt hat.

[#1]

Hallo Community,

es gab wohl letztes Jahr noch die Möglichkeit, eine Email-Benachrichtigung zu erhalten, sobald der Mandant selber Belege für den Steuerberater bereitgestellt hat. Jetzt muss man erst einmal nachsehen, ob etwas bereitgestellt wurde. Das ist bei der Masse an Mandanten, die wir verwalten, dann doch mit einem größeren Zeitaufwand verbunden. Kann man das irgendwo wieder aktiviere? Falls nicht, ist das in Planung?

Vielen Dank im Voraus. 🙂

[#2]

Die Möglichkeit gibt es immer noch, allerdings muss sie für jeden Mandanten separat eingestellt werden.

Im DUO auf der „Startseite Belege“ unter rechts auf „Einstellungen“ dann auf „erweiterte Einstellungen“ und „Erweiterte Einstellungen konfigurieren“ 

Dort unter „E-Mail Benachrichtigung bei Belegzugang“ den Haken vor der E-Mail Adresse setzen.

[#3]

Hallo Kastagir,

da bekomme ich die Info, dass der Mandant Belege hochgeladen hat. Das kann er ja z.B. 3x täglich machen, ohne sie zu bearbeiten. Das überflutet mir mein Email-Postfach. Ich wollte nur eine Info, wenn er Sie über den Button "Belege bereitstellen" ans RZ gesendet hat und ich sie mir ins Rechnungswesen holen kann.

[#4]

Hallo Frau Schilling,

unsere Mandanten sollen nicht bereitstellen, damit wir in der Bearbeitungsform "Erweitert" die von der Lerndatei erzeugten Kontierungen am Beleg noch berichtigen können.

Es bleibt leider nur die Möglichkeit, dass der Mandant selbst die Nachricht an Sie schickt, dass die Belege soweit vorbereitet sind und gebucht werden können.

Die Idee mit der Pinnwand gibt es schon.

[#5]

Korrekt und bei DATEV ist auch eine belegtypabhängige Benachrichtigung in Planung. Sehr hilfreich, wenn 2 Mitarbeiter FiBu und Lohn getrennt machen. Denn aktuell bekommen sonst beide Mitarbeiter eine E-Mail, dass Belege bereit stehen, aber einer davon schaut in die Röhre, wenn nicht gerade wirklich FiBu und Lohn Belege hochgeladen wurden. 

[#6]

Vielen Dank für die Info's. Dann warten wir mal ab, was die Pinnwand bringt. 😉

[#7]

Dann können Sie auch für die Idee stimmen, falls noch nicht getan:

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/ideen/article-id/738

Ein im Rechenzentrum liegender DATEV Arbeitsplatz mit DMS online könnte alle Informationen bündeln.

Workflow Tool mit DATEV Schnittstelle

Würden dann die Datenbanken von Unternehmen online, MyDATEV, DATEV meine Steuern und SmartExperts mit denselben Stammdaten arbeiten, wäre recht schnell auch ein schönes, intuitives Dokumentenmanagementsystem mit Vorgangssteuerung dabei.

E-Mails bräuchte es dann nicht mehr. Der Blick ginge häufiger auf diese Anwendung als auf Outlook.

[#8]

Hallo Herr Bohle,

Haben Sie zufällig eine Idee zu wann die zwei getrennten Benachrichtigungskreise kommen sollen? Oder @Gelöschter Nutzer ?

Wir werden jetzt nach und nach die Lohnakten digitalisieren. Da wäre es schon geschmeidig wenn die Funktion Benachrichtigung getrennt laufen würde.

Mit freundlichen Grüßen,

Johannes Junker

[#9]

Hallo @jjunker,

nein, davon weiß ich leider noch nichts. Ich weiß nur, dass die DATEV dran arbeitet aber wann es genau kommt - schätze, das wird leider noch eine Weile dauern. 

Sorry 🙁

[#10]

Hallo in die Runde, 

gibt es hier schon eine Lösung für die automatische E-Mail benachrichtigung wenn es 2 Sachbearbeiter gibt?

Lg 

[#11]

@Schnick Wenn es die gäbe würden wir bildlich gesprochen die Sektkorken knallen lassen und es wäre hier sicher gepostet worden. Aber gut dass Sie das Thema nochmal aufbringen.

Und herzlich willkommen in der Community!

@Datev : Kann Sich jemand der zuständigen bitte äußern wann das kommen soll?

DANKE

[#12]

Hallo,

es können sich mehrere Sachbearbeiter benachrichtigen lassen, allerdings nicht getrennt nach Belegtypen.
Zum Benachrichtigen nach Belegtypen gibt es bereits einen IDEAS-Beitrag.

[#13]

Und da der Status noch immer offen lautet und nicht Umsetzung geplant - es wird noch eine Weile dauern, bis es möglich ist. Oder er wird noch auf abgelehnt gesetzt.

Da 2021 wohl einiges neu im UO gemacht werden soll, weil die Belegfreigabe den Stein ins Rollen brachte, bin ich aber noch guter Hoffnung, dass es in 2021 etwas wird. 

Auch wir würden uns die Trennung wünschen, weil wir Lohn und FiBu komplett getrennt haben und das in meinen Augen auch gut so ist, weil alles leider statt einfacher komplizierter wird und DE hier noch mehr § erlassen wird, die man auf dem Schirm haben muss und das in 2 Bereichen pro Mitarbeiter? Expertise ist gefragt. Frei nach dem Motto: "Du bist der Lohn und ich bin die FiBu, aber Pils 🍻 seid ihr beide? Genau" 😁.

[#14]

Ein Blick in eine andere Abteilung bei Datev:

SmartExperts hat jetzt auch was mit Nachrichten:

--------------------------------

AW: Vertreterregelung

Sehr geehrter Herr Lemler,

wir starten bei MyDATEV Nachrichten mit einer 1:1 Kommunikation. Nur der adressierte Sachbearbeiter sieht die Nachricht und die Unterhaltung ist für Dritte nicht einsehbar.

In unseren ersten Kundeneinbezugsmaßnahmen haben wir das Feedback erhalten, die ausgetauschten Inhalte nicht automatisiert durch Dritte einsehbar zu machen. Wir werden bei der Umsetzung "Konversationen mit mehr als zwei Beteiligten", auch das Thema Vertreter und Einsehen von Unterhaltungen nochmals untersuchen.

Schnittstellen zu weiteren Anwendungen, wie beispielsweise in ein DMS zu Archivierungszwecken, sollen in den nächsten Ausbaustufen folgen. Die Integration zu einer Vorlagenverwaltung in DMS ist aktuell noch nicht

geplant, halte ich aber für eine denkbare Erweiterung.

Mit freundlichen Grüßen

DATEV eG

--------------------------------

Sehr geehrter Herr,

dann sollten Sie aber innerhalb der Anwendung auch deutlich kommunizieren, dass der Nachrichtenaustausch nicht für fristbehaftete Dokumente verwendet werden darf. Angenommen, der Mitarbeiter wird längere Zeit krank oder ist in Urlaub, dann hätten wir schon einen Haftungsfall.

Es fehlt noch eine Such- und Filterfunktion. Wenn mir ein Mandant über die Schulter schaut, sollten nicht Namen anderer Mandanten auftauchen.

Das Fenster zum Verfassen von Nachrichten ist für meinen Geschmack zu klein.

Mit freundlichen Grüßen
Boris Lemler

--------------------------------

Vielleicht kann ja die IDEAS dahin umgebogen werden, dass bald alle Nachrichten im selben Portal zu finden sind.

[#15]

@freiburgersteuermann: Deshalb ist DATEV Nachrichten in meinen Augen eher weniger sinnvoll für uns 140 Beschäftigte. Es ist so schon blöd genug, dass E-Mails dank Exchange immer nur bei 1 Person landen und wie Sie sagen, Krankheit oder Urlaub und der Mandant weiß davon nichts, weil man in den Nachrichten auch kein out-of-office setzen kann.

Teams hat das Problem erkannt: Microsoft Teams erhält neuen Status: Out of Office

Ich weiß nicht so Recht, ob DATEV uns damit hilft, wenn man mit Microsoft Teams und Exchange aka E-Mail und etlichen Messengern schon diverse Systeme hat, die alle mehr oder minder für sich stehen - sehe da den Vorteil noch nicht. DSGVO: ja, okay aber wenn's technisch keinen Mehrwert bietet - schwierig. 

Zumal, wie soll ich meinen Kanzleichef erzählen, er kann nicht in die Konversation von Mitarbeiter A und Mandant B schauen, wenn's um den ESt-Fall geht?!  

[#16]

Guten Tag,

wo kann man das einstellen?

dort ist der Haken gesetzt. Ein Versand einer E-Mail erfolgt nicht. 

bei jedem Mandanten.

sogar die eingerichtete upload-Email kommt nicht an.

[#17]

Hallo,

wie beschrieben, erfolgt die Aktivierung im jeweiligen Bestand in Belege online unter Einstellungen | Erweiterte Einstellungen mit Setzen des Hakens bei E-Mail-Benachrichtigung bei Belegzugang. Die Einstellung wird anschließend mit Übernehmen bestätigt.

Wenn Sie nach dem Setzen des Hakens und anschließendem Upload dennoch keine Benachrichtigung per E-Mail erhalten, finden Sie eine mögliche Ursache inkl. Abhilfe im Dokument 1043192 .

Sollte dies keine Abhilfe geschaffen haben, melden Sie sich bitte bei uns per Servicekontakt, sodass die Kolleg:innen sich das Problem im Detail ansehen können.

[#18]

Hallo,

ich hatte gestern den Servicekontakt aufgemacht, auch ein Telefonat mit DATEV geführt.

Vlt. liegt auch ein Problem bei den Einstellungen am E-Mail Programm. Also System-PArtner angerufen. wiederum den Service von DATEV angerufen und siehe da.

heute trudeln alle E-Mails ein.

sogar Infoservice LODAS vom 07.10

[#19]

Hallo,

ist diese Thematik inzwischen umgesetzt?? War gerade Thema bei uns im Büro und würde uns einiges erleichtern.

Liebe Grüße

[#20]

Kommt. Mit der neuen digitalen Personalakte trennen sich die Bereiche FiBu / Lohn, sodass man damit die technische Basis schafft, dass man getrennt benachrichtigen kann.

Stand heute: keine Veränderung. Wann genau das kommt? Hm, meine Vermutung sagt so Ende 2022. Wenn's früher passiert, umso besser 😉. 

[#21]

Kann man sich über einen Datev Stick mit dem man in Unternehmen Online arbeitet, auch per Mail benachrichtigen lassen, wenn dieser Stick auf einen anderen Mitarbeiter bzw. Kanzleiinhaber läuft? Kann man seine eigene E-Mailadresse z.B. beim Mandanten selbst separat hinterlegen für Erinnerungen, wenn Belege hochgeladen wurden?

[#22]

sorry ich verstehe gerade Bahnhof

[#23]

Der Mandant verwendet Unternehmen online und ladet demnach Belege hoch die wir verbuchen.

Wenn er dies getan hat, kann man sich ja per Benachrichtigungsmail darüber informieren lassen. Um nicht immer ins Portal schauen zu müssen.

Ich selbst habe keinen eigenen myIdentity Stick sondern den des Kanzleiinhabers.

Unsere Frage ist:

Kann ich auf diesen Stick trotzdem eine separate E-Mail Adresse hinterlegen, das ich als Bearbeiter darüber informiert werde, wenn Belege hochgeladen wurden.

Habe versucht die E-Mail Adresse zu überschreiben mit meiner Adresse bei den Personenprofilen, erhalte dann aber immer die Meldung das ich als Person schon angelegt wäre. Die Person neu zuordnen geht leider auch nicht.

Kollegen von mir verwenden Sticks, die auf andere Kollegen eigentlich laufen. Dort war ein Adressenwechsel für Mails jedoch möglich. Daher vermute ich das es womöglich daran liegt das ich den Stick des Kanzleiinhabers verwende und daher keine andere Benachrichtigungsadresse zuordnen kann.

Ist das richtig?

[#24]

richtig,

es kann nur die E-Mail Adresse des Stickinhabers hinterlegt werden.

[#25]

---

@metalposaunist  schrieb:

@freiburgersteuermann: Deshalb ist DATEV Nachrichten in meinen Augen eher weniger sinnvoll für uns 140 Beschäftigte. Es ist so schon blöd genug, dass E-Mails dank Exchange immer nur bei 1 Person landen und wie Sie sagen, Krankheit oder Urlaub und der Mandant weiß davon nichts, weil man in den Nachrichten auch kein out-of-office setzen kann.

---

Für den Urlaubsfall richtet man bei Exchange a) entweder eine Stellvertreterregelung ein oder b) gibt das eigene Postfach frei. Da bekommt niemand das Mitarbeiterpasswort, es muss kein Rechner laufen und das jeweilige Postfach "poppt" einfach bei dem Befugten auf.

Zudem gibt es die Möglichkeit Abwesenheitsnotizen (Automatische Antworten) zu erstellen sowie diese zu versenden. Das jeweils innerhalb und auch außerhalb der Organisation, ein Klick und die sind aktiv. 

Und solange "Outlook im Web" nicht geblockt ist, wäre es dann auch egal ob der Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist (da alles vom Mitarbeiter jederzeit von überall aus änderbar).


Beste Grüße

Bob