Ein Mandant mit einem Smartlogin und mehreren Unternehmen

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Hallo liebe Community,

einer unserer Mandanten nutzt bereits Unternehmen Online mit einem SmartLogin für sein Unternehmen A. Künftig möchte dieser für die Buchhaltung einer GmbH (Unternehmen B) in der besagter Mandant nun auch Gesellschafter ist, ebenfalls Unternehmen Online nutzen. Als Zugangsmedium soll auch wieder der Datev SmartLogin verwendet werden. 

Beim durchspielen dieses Falles mit einem Testzugang und bestehenden Testmandanten stehe ich aktuell vor dem Problem, dass ich auf der SmartLogin App leider nur eine SmartLogin-ID verwendet werden kann und ich mich so entweder nur in Unternehmen A oder Unternehmen B einloggen kann.

Aktuell muss ich um zwischen den SmartLogin IDs zu wechseln also immer wieder die App zurücksetzten und die Aktivierungsdaten der einzelnen Zugänge neu eingeben, die E-Mail neu bestätigen und ein neues Passwort setzen.

Das ist natürlich alles andere als nutzerfreundlich und das möchte ich daher unserem Mandanten nicht so präsentieren.

Als Endergebnis möchte ich, wenn möglich, dass ich mit einer SmartLogin ID auf beide Unternehmen zugreifen kann, ähnlich wie wenn ich von der Beraterseite auf das DUO Portal zugreife oder dass ich die IDs in der App einfacher wechseln kann ohne ständig die App zurücksetzen zu müssen.

Ich habe bereits ähnliche Fragen im Forum gefunden, aber die Antworten waren bei mir leider nicht zielführend.

Beide Unternehmen nutzen bereits seit Monaten für die Buchhaltung DUO mit eigenen Verträgen und eigenen zentralen Mandantennummer, aber das Problem ist nun neu, da der oben genannte Gesellschafter nun neu dazustößt.

Wenn jemand bereits vor einer ähnlichen Problematik stand und einen Lösungsansatz hat oder mir erklären kann, weshalb die Lösungsansätze ähnlicher Forenbeiträge bei mir nicht zum gewünschten Ergebnis geführt haben, bin ich über eine Antwort sehr dankbar.

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Hallo HN,

haben Sie mal "einfach" ( so machen wir es) die Rechte entsprechend zugewiesen? Ein smart-login kann doch Rechte für mehrere Mandate Ihrer Mitgliedschaft haben 🙂

VG

db

[#3 · Accepted solution]

Guten Morgen @HN ,

wie schon @dbs geschrieben hat, müssen Sie dem bevorzugten SmartLogin die entsprechenden Rechte einräumen. 

Ich bin ein Fan davon, Rechte immer in einer Gruppe zusammenzufassen und dann die einzelnen Medien dieser Gruppe hinzuzufügen. Das bringt deutlich mehr Flexibilität und Übersicht.

Vorgehen:

1. ) DUO aufrufen --> https://duo.datev.de

2.) Über die "Anwendungen" (rechts oben) in die Administration wechseln

3.) In der Administration bzw. "Rechteverwaltung online" den Bereich "Gruppen" anklicken.

4.) Funktion "Neue Gruppe anlegen" anklicken

5.) Bezeichnungen für die Gruppe vergeben und mit der Beschreibung ggf. weiter ausführen. Als Gruppenbereich "Kanzlei" und dann die Betriebsstätte auswählen.

6.) Wenn die Gruppe angelegt ist, sollte es so aussehen:

7.) Über die "Mitglieder hinzufügen" können Sie nun mehrere SmartLogins, SmartCards, DATEV-Benutzer dieser Gruppe hinzufügen.

8.) Über die "Berechtigungen" können Sie die Rechte für beide Unternehmen (Nummernzusammenhang) vergeben.

Hinweis: Es ist ziemlich einfach, wenn Sie die Berater- & Mandantennummer in den "Globalen Datenfreigaben" eingeben und dann auf den Bereichen "Belege", "Bank", etc. dann nur noch die benötigten Haken setzen.

Aber: Hier sollten Sie wissen, was Sie tun! Rechte werden immer in Addition zu anderen Gruppen und Einzelrechten gewährt. D.h. ein einmal vergebenes Globalrecht gilt für das Gruppenmitglied immer. Es können keine Sperren durch andere Gruppen oder Einzelrechte gesetzt werden.

Statt der Globalrechte können auch Rechte in den einzelnen Bereichen eingeräumt werden:

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Vielen Dank @chrisocki,

ihre Antwort hilft mir sehr, jedoch stehe ich nun leider vor einem Problem, welches mir bereits in den vergangenen Tagen Kopfzerbrechen bereitet hat.

In Schritt fünf wählen Sie als Gruppenbereich Kanzlei, was ich verstehe, da man mit der Auswahl Mandant nur innerhalb eines Unternehmens rangiert.

In Schritt sieben sehe ich mit dieser Auswahl jedoch ausschließlich die Mitarbeiter unserer Kanzlei aufgelistet und nicht die Personen bzw. die SmartLogins unserer Mandanten und um dieser geht es mir ja in diesem Fall.

Wie muss ich vorgehen, dass nun auch mein Test-SmartLogin in der Liste auftaucht, wenn ich bei Schritt fünf Kanzlei gewählt habe, aber der Test-Smartlogin direkt einem Mandanten zugeordnet ist?

MfG

HN

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Hallo @HN ,

dann stellen Sie sich für die Kanzlei ein SmartLogin aus, was ja für Sie als Kanzlei auch genutzt werden soll. Und dieses Kanzlei-SmartLogin weisen Sie der Kanzleigruppe zu.

Die Gruppenberechtigung können Sie auch für Mandanten nutzen. Wenn also bei einem Mandanten mehrere SmartLogins vorhanden sind, die auch die gleichen Rechte haben sollen.

(Aktuell habe ich einen Fall mit 3x SmartLogin, wegen drei Geräten. Alle drei sind in einer Gruppe, da alle drei für den Inhaber sind.)

Ein "Test-SmartLogin" braucht es m.E. nicht unbedingt. Insofern sollten Sie kein Mandantenmedium für sich als Kanzlei nutzen.

Wenn Sie nun aber an dem "Mandanten-SmartLogin" festhalten wollen, könnten Sie auch über die Einzelberechtigung innerhalb des Medium (Mandanten-Benutzer) auch mehrere Ordnungsbegriffe freigeben. 

Hiervon würde ich aber abraten.

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In Schritt fünf wählen Sie als Gruppenbereich Kanzlei, was ich verstehe, da man mit der Auswahl Mandant nur innerhalb eines Unternehmens rangiert.

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Jaein.... Sie können durchaus Mandantenmedien für mehrere Bestände freigeben!

Bsp.:

Mandant A = Beraternummer 10000

Mandant B = Beraternummer 15000

Beide Mandanten haben ihre eigenen SmartLogins und in den Rechten sind auch im Regelfall nur Rechte auf die eigene Beraternummer vergeben. 

Wenn nun aber ein Mitarbeiter aus A auch auf B zugreifen soll, können Sie dies über die Rechte, am besten mit einer zusätzlichen Gruppe für den Mandantenbereich einrichten.

Die Kanzlei-Medien und Mandanten-Medien werden seitens DATEV nur getrennt betrachtet. Technisch gibt es aber tatsächlich nur sehr wenige Unterschiede. Im Bezug auf Unternehmen online tatsächlich keine...

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Vielen Danke,

mit Ihrer Hilfe konnte ich mein Problem lösen.