Dokumente scannen

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Hallo Community,

wir beginnen gerade, uns in DATEV Unternehmen online einzuarbeiten.

Dabei haben wir auch die technischen Voraussetzungen für das Scannen umgesetzt. Der Online-Zugriff von der Webseite aus auf die Scan-Funktionalität funktioniert soweit auch sehr gut:

Wir legen ein Dokument in den Scanner ein und klicken anschließend auf "Scannen". Das Dokument wird aus eingelesen. Nur nicht nur einmal sondern quasi unendlich oft. Der Scanner hört mit dem Scannen gar nicht mehr auf. Erst wenn ich die Datev-Seite neu laden oder in einen anderen Bereich umschalte hat das Scannen ein Ende.

Ich bin mir jetzt nicht ganz sicher, woran das liegen könnte. Fakt ist jedoch, dass das Scannen an den Maschinen selbst keine "Störungen" verursacht. Das bedeutet, dass das Scannen hier ganz normal funktionert. Es liegt eine Seite in der Maschine und auch nur eine Seite wird verarbeitet.

Hat hier jemand einen Tipp für mich? Wir setzen einen Xerox WorkCentr 7855 ein.

Besten Dank.

Viele Grüße

Marco Appoldt

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Was sagt denn das DATEV ScanModul dazu? Scannt das nur 1 Seite oder macht das die gleichen Probleme? Wenn es funktioniert, liegt es an der Captiva Schnittstelle. Hier wird der Schnittstelle vom Treiber wohl nicht gesagt "ich hab' nichts mehr".

Wenn das ScanModul funktioniert und es auch damit einen schnellen Workflow gibt, würde ich damit scannen. Vorteil ist, dass die Seiten auch nach einem Absturz schon gescannt vorliegen und nicht alles nochmal eingescannt werden muss.

Oder: Der Xerox kann bestimmt Scan-to-SMB? Dann kann man ja Ziele einrichten, auf TIFF, 300dpi und SW stellen. Am besten dann auch 2 Verknüpfungen für die Dateitrennung. Dann spart man sich das Heften im Anschluss. Dann kann man den Belegtransfer bequem nutzen und alle Belege werden ggf. automatisch zur DATEV übertragen, sobald sie gescannt wurden.

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Hi,

vielen Dank.

DATEV-ScanModul? Ich bin noch "Jungfrau" was DATEV angeht. Ist das ein zusätzliches Software-Modul?

Danke.

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Ja. Ist Teil von Belegtransfer

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Welchen Browser benutzen Sie denn?

Evtl. mal mit einem anderen (Internet Explorer) prüfen ob das Problem sich dort auch so nachvollziehen lässt.

Ich meine mich auch zu erinnern, dass die Captiva Runtime mit Netzwerk-TWAIN Treibern nicht immer so rund läuft.

An Ihrer Stelle würde ich aber auch dem Vorschlag von Herrn Bohle folgen und die Dokumente erstmal in ein Verzeichnis scannen.

Ob Sie dann den Dokumentenupload oder den Belegtransfer nutzen ist im Prinzip eine Entscheidung der persönlichen Vorliebe.

Wir bevorzugen mittlerweile eher den Dokumentenupload im Browser, da er übersichtlicher und intuitiver zu bedienen ist.

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Ich meine mich auch zu erinnern, dass die Captiva Runtime mit Netzwerk-TWAIN Treibern nicht immer so rund läuft.

Ja, das stimmt. Für Brother Geräte gibt es einen extra Fix und auch Lexmark Geräte waren via IP-TWAIN nicht immer so super. Aber Xerox hatte ich bisher noch gar nicht in den Fingern.

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Vielen Dank für die Antworten.

Im ersten Schritt habe ich auf der XEROX-Maschine einen Workflow-Scan eingerichtet, der direkt mit einer SMB-Freigabe im Netz zusammenarbeitet. Dort werden die Dokumente abgelegt, umbenannt und via Web-Interface hochgeladen.

Der Sachbearbeiterin gefällt das richtig gut. Die Programme werden wir im zweiten Schritt testen.

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Wir legen ein Dokument in den Scanner ein und klicken anschließend auf "Scannen".

Mir ist jetzt nicht ganz klar, ob Sie den Scan-Vorgang am Xerox starten oder am Arbeitsplatz, indem Sie in Datev auf Scannen klicken?

Wir starten den Scanvorgang immer am Gerät, nicht am Bildschirm. Da gab es weder bei Xerox, noch bei anderen Herstellern Probleme.

Bei Xerox können Sie auf dem Touch-Screen ein festes Scan-Ziel hinterlegen. Also Belegstapel in den Vorlageneinzug, 1 Datei pro Seite wählen und grüne Taste drücken.

Der Belegtransfer ist mir persönlich nicht so sympathisch. Wir nutzen Datev dokument-upload online. das finde ich komfortabler.

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Bei Xerox können Sie auf dem Touch-Screen ein festes Scan-Ziel hinterlegen. Also Belegstapel in den Vorlageneinzug, 1 Datei pro Seite wählen und grüne Taste drücken.

Der Belegtransfer ist mir persönlich nicht so sympathisch. Wir nutzen Datev dokument-upload online. das finde ich komfortabler.

Gerade dann macht der Belegtransfer doch viel mehr Sinn, wenn vom Gerät aus gescannt wird in eine Netzwerk SMB Freigabe? Dann die Überwachung einschalten und dann muss nur noch am Gerät gescannt werden - Rest ist automatisiert.

Sie nehmen wirklich die Scans vom Gerät nochmal im Dokumenten Upload online in die Hand?

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Wir starten den Scan direkt an der Xerox-Maschine. Ich habe dort ein Scan-Ziel angelegt. Funktioniert auch einwandfrei.

Nur der autoamtisiert vergebene Dateiname passt nicht zu unseren Ablagerichtlinien. Das ist aber by design so. Wenn man das nicht so möchte, muss man am Gerät den Dateinamen eben selbst ändern. Das ist aber zu aufwändig.

@DanielBohle: Überwachung? Wie funktioniert das genau?

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DanielBohle: Überwachung? Wie funktioniert das genau?

Na Sie sagen dem Xerox doch, scan mir das auf \\SERVER\Freigabename\Beraternumer-Mandantennummer\<7 DATEV Ordner>, oder nicht?

Dann im Belegtransfer diese Ordner hinzufügen und den Button für Überwachung drücken.

Schon werden alle Dateien (auch PDF, E-Mails und Co.) in allen Ordner vollautomatisch nach UO hochgeladen.

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Kann man im Belegtransfer einstellen, dann muss man nicht manuell Senden, sondern es wird erkannt, dass eine neue Datei in das Verzeichnis geschrieben wurde und dann nach kurzer Zeitverzögerung automatisch in RZ übertragen.

Die Verzögerung ist einstellbar

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Perfekt. Vielen Dank.

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Und das beste ist, dass im Standard die Dateien nach dem Hochladen sogar gelöscht werden.

Damit sind die Ablagerichtlinien auch egal und man hat keine doppelte Datenhaltung.

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Das Löschen funktioniert aber auch beim manuellen Senden. Nachteil ist beim Belegtransfer nur, dass diese Funktion im eigentlichen Programm steckt und nicht als Dienst o.ä. und deshalb Belegtransfer gestartet sein muss.

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Nachteil ist beim Belegtransfer nur, dass diese Funktion im eigentlichen Programm steckt und nicht als Dienst o.ä. und deshalb Belegtransfer gestartet sein muss.

Wohl wahr, das ist unschön.

Wenn man den Belegtransfer aber automatisch auf dem Sachbearbeiter-PC starten und in den Überwachungsmodus wechseln lässt (Parameter "/w"), kann man diese Kröte schlucken.

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Na doch, per Aufgabe kann man das einrichten. Diese braucht nur lokale Admin-Rechte. Dann muss nicht mal der Belegtransfer gestartet werden.

Siehe auch: Belegtransfer mit Überwachung auf einem Server installieren

Dann im Belegtransfer unter Kommunikation > Sendetermine verwalten eine Aufgabe erstellen, die z.B. alle 5min alle Belege in den Ordnern hochlädt. Das geht auch mit sehr vielen Mandaten und Belegtypen. Der Belegtransfer muss dazu nicht mal geöffnet sein oder im Hintergrund laufen.

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Hallo,

Siehe auch: Belegtransfer mit Überwachung auf einem Server installieren

Der Zugang zu diesem Bereich oder zu diesen Inhalten ist beschränkt. Wenn es sich Ihrer Ansicht nach um einen Fehler handelt, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder an die Person, die Sie auf diese Seite geführt hat.

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Achja, da war ja was. Aber die wesentliche Lösung habe ich ja nochmal als Zitat eingefügt. Um mehr geht es im Grunde nicht. Hier haben wir ja keinen Server oder Betriebsstätten mIDentity.

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Ja, das geht auch.

Der Nutzer hat dann allerdings keine Einwirkungsmöglichkeit wenn der Belegtransfer mal klemmt, was zumindest bei uns hin und wieder vorkommt.

Zugegebener Maßen haben wir aber auch >100 Verzeichnisse in der Überwachung.

Das könnte dabei auch eine Rolle spielen.

Tante Edith:

Lese grade Ihre Antwort...

Meine Aussage trifft natürlich nur zu wenn man die Software auch auf einem Server installiert mit eingenem mIDentity.

Tante Edith 2:

Bei der Ausführung als Task muss man auch noch drauf achten, dass der ausführende Benutzer auch Zugriff auf den Scanpfad hat. Da also z.B. besser UNC-Pfade als Laufwerksmappings verwenden.

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Zugegebener Maßen haben wir aber auch >100 Verzeichnisse in der Überwachung.

Das könnte dabei auch eine Rolle spielen.

Genau das Problem haben wir damit gelöst. Wir hatten aber über 1.000 Verzeichnisse drin. Die Überwachung wurde ursprünglich für ca. 10 Pfade geschrieben.

Ich schätze, Sie bekommen dann auch eine Exception: SystemOutOfMemory, obwohl genügend RAM installiert ist?!

Mit der Aufgabe haben wir bei über 3200 Verzeichnissen keine Probleme mehr. Alle 5min. werden in allen Ordnern alle Dateien automatisch hochgeladen. Installiert am KOMM-SRV inkl. Betriebsstätten mIDentity bei uns. Läuft .

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Klingt gut.

Dann werden wir dem nochmal eine Chance geben.

Das Update auf 3.3 hat die Situation zwar schon deutlich verbessert, aber 100% stabil ist es noch nicht.

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Das Update auf 3.3 hat die Situation zwar schon deutlich verbessert, aber 100% stabil ist es noch nicht.

Wird auch mit v3.5 nicht anders. Ich hatte dazu einen längeren Kontakt mit der DATEV, da wir relativ oft für Mandanten scannen und aufgrund der Größe der Kanzlei viele UO Mandante inkl. aller 7 Standardbelegtypen haben plus spezifische zusätzliche. Daher kommen die > 3200 Verzeichnisse. Und händisch immer entscheiden, welche Typen wir brauchen, ist auf Dauer nervig, weil immer ein Belegtyp zu einem Mandat fehlt.

Und noch ein Tipp: Am besten den Ordner Belegtransfer\Beraternummer-Mandatennummer im Netz freigeben. Unsere Lohnabteilung kann dann bequem E-Mails und Co. die in die digitale Personalakte gehören gleich im Ordner Lohn-Unterlagen ablegen, warten max. 5 Minuten und können damit weiterarbeiten. Oder die FiBu Mitarbeiter legen dort PDF Rechnungen ab.

Den Ordner würde ich aber für die DATEVUSER nur lesend freigeben, damit die nicht wild auf ENTF aus Versehen drücken können .

Ganz wichtig dabei: Die Mitarbeiter sensibilisieren! Wenn gerade im Lohn Unterlagen in den falsch Ordner abgelegt und hochgeladen werden und das Mandat die Daten des anderen Mandats sieht ist Holland in Not!

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wenn Sie für Ihre Mandanten Belege einscannen, müssen Sie auf dem Server und im Belegtransfer für jeden Mandanten einen eigenen Scan-Ordner anlegen, damit das einwandfrei funktioniert.

Da geht es schneller, den Datev-upload als Favorit im Browser zu hinterlegen, Mandant auswählen, alle Scans markieren und per Drag & Drop rüberziehen, fertig.

Allerdings scannen wir im Normal fall nur für unsere Kanzleibuchhaltung, nicht für Mandanten. Das übernehmen wir nur ausnahmsweise, z. B. bei Existenzgründern, als vorübergehenden Service.

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Und noch ein Tipp: Am besten den Ordner Belegtransfer\Beraternummer-Mandatennummer im Netz freigeben. Unsere Lohnabteilung kann dann bequem E-Mails und Co. die in die digitale Personalakte gehören gleich im Ordner Lohn-Unterlagen ablegen, warten max. 5 Minuten und können damit weiterarbeiten. Oder die FiBu Mitarbeiter legen dort PDF Rechnungen ab.

Ja, das haben wir bei uns auch so gemacht. Wird ebenfalls rege genutzt.

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wenn Sie für Ihre Mandanten Belege einscannen, müssen Sie auf dem Server und im Belegtransfer für jeden Mandanten einen eigenen Scan-Ordner anlegen, damit das einwandfrei funktioniert.

Da geht es schneller, den Datev-upload als Favorit im Browser zu hinterlegen, Mandant auswählen, alle Scans markieren und per Drag & Drop rüberziehen, fertig.

Allerdings scannen wir im Normal fall nur für unsere Kanzleibuchhaltung, nicht für Mandanten. Das übernehmen wir nur ausnahmsweise, z. B. bei Existenzgründern, als vorübergehenden Service.

Wir haben einzelne Ordner in der Freigabe und auch eigenständige Scan-Ziele auf unseren Kopierern. D.h. Mitarbeiter geht an Kopierer, drückt "Mandant 4711" und hat Sekunden/Minuten später den Beleg im Rechnungswesen verfügbar, ohne etwas am PC zu tun.

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Da geht es schneller, den Datev-upload als Favorit im Browser zu hinterlegen,

In unserem Fall nicht, da wir ScanStations der Fa. scanfbarik einsetzen. Sind eigene Touchscreen PCs mit einem teuren Scanner dran plus Software, in der man Berater, Mandantenummer und Belegtyp auswählen kann. Die Scans landen dann automatisch in der angesprochenen Freigabe. Läuft sehr bequem bei uns .

Aber ja, für Sie dprobst​ ist das anhand der Menge der Belege wirklich ausreichend.