Ich bin dabei die Mitarbeiter meines neuen Arbeitgebers vom Papier zu trennen. Ziel ist es den Medienbruch bei den Eingangsrechnungen so stark wie möglich zu reduzieren. Bei rd. 100 Eingangsrechnungen pro Woche sehe ich da gehörig potential. Lieferanten werde ich vom Seketeriat motivieren lassen ihre Rechnungen per E-Mail zuzusenden, alle anderen Eingangsrechnungen sollen mittels scan2Mail digitalisiert werden. Mittels Outlook-Regel werden die Rechnungen dann automatisiert an ein Upload-Mail-Postfach weitergeleitet.
Am Rande: Aktuell ist es tatsächlich noch der Fall, dass Rechnungen die per E-Mail kommen ausgedruckt werden, die Freigabe erfolgt mittels Zeichen des Bestellers auf dem Papierdokument...
Ein Problem gibt es derzeit aber noch: Eingige Rechnungen werden zwecks Preisauskunft in der Produktion gescannt und in einem Ordner am Fileserver gespeichert. Den Ordner halte ich für unnötig und möchte ihn gerne beerdigen, gleichzeitig den Mitarbeitern aber die Möglichkeit bieten, auf die Dokumente mitteln Unternehmen Online zuzugreifen.
Mit der Belegfreigabe online sollen von den Bestellern/Vertretern Belege freigegeben werden. Die Volltextsuche gibt es in diesem Tool jedoch leider noch nicht (ist aber zumindest geplant). Schön wäre, wenn die Belege mit den Buchungsinformationen aus dem Rechnungswesen versehen würden, so dass die Mitarbeiter die Belege, die sie freigegeben haben, auch filtern, durchsuchen und sortieren können. Gibt es aber leider noch nicht.
Meine Idee das Problem behelfsweise über Belege online zu lösen hat das Problem, dass die Mitarbeiter nicht auf alle Rechnungen zugreifen können sollen. Daher die Frage: Kann man die Freigabe für Belege online so anpassen, dass Mitarbeiter nur Belege von bestimmten Kreditoren sehen können?
