"Die anderen schaffen es doch auch, die Belege weitgehend vollständig hochzuladen. Warum klappt es bei Ihnen nicht und in den mehreren Dutzend anderen Buchhaltungen problemlos?"
"Na, dann bin ich wohl zu blöd dafür !"
Darauf besser nicht antworten und die Aussage/Gedanken beim Mandanten sacken lassen. Ggf. auf einen fehlerhaften Arbeitsablauf hinweisen.
Sollte man tatsächlich feststellen, dass sein Aussage zutreffend ist, was bisher nur in einer Handvoll Fälle bei kleinen Buchführungen der Fall ist, scannt man die Belege ausnahmsweise in der Kanzlei; gegen Zuschlag auf die Buchführungsgebühr selbstredend.
Das Thema wieder ins Fach wechseln und ggf. das Problem analysieren. Selbstredend Hilfe und Unterstützung anbieten; via FB mache ich dies laufend und hilft. Dem Mandanten natürlich eindringlich nahe legen, dass er quasi zwei Handgriffe ausführen muss und er diese einfach sauber und achtsam durchführen MUSS.
In den letzten mehr als zehn Jahren waren wir immer wieder mit diesem Sachverhalt "Belege verschwinden" konfrontiert und ausnahmslos saß das Problem am dortigen PC/Scanner.
Der o.g. Dialog kam nicht erst einmal vor, aber den Mut muss man einmal aufbringen, um den Mandanten oder dessen Beauftragten aus der Reserve zu locken. Gefolgt von: "Wenn kein Fehler beim Hochladen mitgeteilt wird, ist der Beleg zu 100% in Unternehmen online !".
Dieses "Belege verschwinden" ist nichts als ein billiges bzw. bequemes Alibi, wenn unsauber gearbeitet wird bzw. man keine Lust hat, sich auch nur fünf Minuten damit zu beschäftigen.
Wir hatten erst auch jüngst wieder einen Fall, als die Beauftragte im Unternehmen ging und der Cheffe das selbst in die Hand nehmen wollte.
Obiges Gespräch fand Abhilfe, denn man muss irgendwann direkter (ohne unhöflich) werden, wenn man nicht dauern dieselbe Leier hören möchte, das System und man selbst diskreditiert wird.
Anweisung: Beleg scannen, sicherstellen, dass er hochgeladen ist. Anschließend mit einem "S" rechts oben markieren, damit man weiß, dass er gescannt wurde und am Besten gleich in Ordner ablegen. Erfolgt Letzteres nicht, sieht Mandant an der Markierung wenigstens, dass der Beleg erfasst und ins System geladen wurde.
Auf diese Aussagen, dass UO Belege nicht speichert bzw. diese verschwunden sind, reagiere ich zwischenzeitlich mit süffisantem Lächeln und wenn keine Einsicht aufkommt, mit o.g. Ansage.
Wir sind durchgängig dazu übergegangen, fehlende Belege zu Zahlungen auf 1465 (Unklare Positionen/fehlende Belege) zu buchen und das Konto in Excel zu exportieren und ein wenig optisch zu editieren. Überflüssige Felder weg und am Ende ein Feld "Bemerkungen" anfügen.
Die Buchführung wird dann dennoch abgeschlossen und fertiggestellt, so lange sich die Beträge auf dem 1465 verhältnismäßig zum Gesamtergebnis in Grenzen halten.
Mandant lädt die Belege hoch, werden verbucht und der Posten auf 1465 ausgeglichen und ausgeziffert. So entwickelt sich das 1465 bis zum Jahresende.
Mit der Dezemberbuchhaltung wird nochmals dringend drauf hingewiesen, dass Haben-Posten als Erlös und Soll-Posten als privat oder nicht abzugsfähige Betriebsausgaben erfasst werden, wenn die Belege nicht bis Aufstellung Jahresabschluss vorliegen.
Funktioniert an sich ganz gut und wir wollen auch keine Zeit mehr damit verschwenden, Belegen hinterherzurennen. Diese Zeit haben wir schlichtweg nicht und lässt sich auch nicht mit einem ordentlichen Zuschlag auf die Rechnung für Mehrarbeit kaufen.
Deshalb muss die Vorbereitung, also das Scannen und Hochladen, sauber erfolgen. Ist nicht zuviel verlangt. Sicher nicht.
"Ignoranz muss man sich leisten können/wollen."
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