Belegzugang per Mail

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Hallo,

für die Nutzung von DATEV Upload Mail ist ein Vertrag für DATEV Unternehmen online notwendig. Zur Aktivierung der Funktion beim Mandanten müssen für die jeweilige DATEV SmartCard / den DATEV mIDentity/ den DATEV SmartLogin in DATEV Unternehmen online die Standardrechte für Belege online vergeben sein.

Die Voraussetzungen sind auch unter www.datev.de/cloud-anwendungen-testen beschrieben.

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Sehr geehrte Frau Pfadenhauer,

das verwirrt mich jetzt doch etwas. Sollte der Belegzugang per Mail nicht die Fax-Lösung ersetzten.

Würde dann bei jeder Mail die PIN abgefragt?????

Weiterhin wäre schön, wenn in der Automatischen Antwort Mail nach Einrichtung auch die Berater/Mandantennr. enthalten wäre. Bei uns haben viele Mandanten mehrere Unternehmen und so könnte besser nachvollzogen werden zu welcher Unternehmung die Mailadresse gehört.

Belegzugang per Mail von einem Vertrag abhängig machen wird meines Erachtens kaum Akzeptanz bei Mandanten finden, die mit dem Programm nichts zu tun haben wollen.

Das heißt für uns, der Mandant wird weiter an die Kanzlei schicken und der Kanzlei Mitarbeiter muss die Daten dann hochladen bzw. per Mail weiter leiten.

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Hallo Frau Pfadenhauer,

wann wird die Funktion denn für die Piloten verfügbar sein? Gibt es schon ein Startdatum?

Beste Grüße

Frank Winter

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Für die Piloten läuft das bereits.

Für mich wäre wichtig zu wissen wann das für alle Verfügbar wäre.

MfG

Lathwesen

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Hallo,

Upload Mail ist ein alternativer Belegzugangsweg neben Dokument-Upload online und Belegtransfer.

Für den Einrichtungsprozess wird eine Authentifizierung verlangt. Beim Senden ist jedoch keine Pin-Eingabe notwendig

Die Freigabe hängt vom Verlauf der Pilotierung ab, daher können wir noch kein Datum nennen. Wir gehen jedoch aktuell davon aus, dass die Freigabe noch in 2019 erfolgt.

Viele Grüße

Silvija Radicek

DATEV eG

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@andreashofmeister  schrieb:

Aus meiner Sicht ist der gesamte Datenaustausch per E-Mail eine einzige Krücke

Aber sowas von!

Alternativen gibt es ja. Aber die kommen ja nicht an:

- Unternehmen online (ist ja auch kein Dateienaustausch-Portal)

- Cloudbox (DATEV) - dann zu teuer (zumindest dann in der Masse). Aber nicht bei großen Anhängen. Diskussion lief ja schon....

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Nur zur Information, falls Ihnen noch nicht bekannt:

Cloudbox abgekündigt

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Hallo DATEV,

DATEV Upload Mail: 👍 Aber folgendes dazu:

Wenn man die Absender einrichtet und die Bestätigungsmail von DATEV dazu kommt, braucht man 1.) immer eine SmartCard und 2.) wenn man FireFox oder Opera installiert hat, führt der Link in der Mail natürlich zwecks Authentifizierung via SmartCard ins nirgendwo. 

Dass man per Rechtsklick > Hyperlink kopieren sich den Link auch in IE/Edge kopieren kann und somit die Adresse bestätigt, halte ich für einige UO Mandate für zu schwer. 

Kann man die Bestätigungsmail auch ohne SmartCard öffnen? Andernfalls muss man ja die SmartCard einmalig zwecks Bestätigung "an die Kollegin weiterleiten", weil die kein DUO macht aber sehr wohl Rechnungen via E-Mail und PDF bekommt und man so den Workflow vereinheitlichen kann. 

Und: Den Link nicht im Standardbrowser zu öffnen, wird am Betriebssystem schlicht scheitern, oder?

Danke!
Daniel

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Hallo,

wenn als Standardbrowser nicht der Internet Explorer oder Chrome verwendet wird, ist das Vorgehen so wie Sie es beschreiben: Link kopieren und im Browser einfügen.
Zur Einrichtung ist immer eine SmartCard oder SmartLogin notwendig. 

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Ich formuliere mich nochmal anders: Ist es geplant, die Bestätigungs-E-Mail auch ohne SmartCard zu öffnen? Sonst muss man ja wie oben steht, die SmartCard an die Kollegin kurz abgeben, nur damit die Absenderadresse bestätigt werden kann, weil die Kollegin keine SmartCard hat und auch keine braucht - aber von den Vorteilen von Upload Mail profitieren möchte. 

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Hallo,
es ist nicht geplant, dass beim Einrichten des DATEV Upload Mail (Bestätigen der E-Mail) auf das Authentifizierungsmedium verzichtet werden kann.

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Hallo, 

ja das wäre gut, sonst bekommt man da bei Mandanten Probleme wenn man das Einrichten möchte. 

Andere Frage, ich möchte für Upload Mail eine neuen Absender anlegen, die Bestätigungsmail kommt auch, aber wenn man die Mail bestätigen will und es sich zu UO verbindet, heißt es immer "es ist ein unbekannter Fehler aufgetreten"...ist echt nervig. 

Hat das noch jmd.? 

Das Einrichten hat wann anders auch schon funktioniert, so ist es nicht.  

Hat die Datev da noch Probleme? 

Vielen Dank für eine kurze Rückmeldung

Grüße Larissa 

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Hallo, 

der Fehler ist uns bisher noch nicht bekannt.

Bitte wenden Sie sich an den Service zu DATEV Unternehmen online, damit wir dies näher analysieren können. 

Vielen Dank! 

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Hallo Datev,

passend zum Thema "Bestätigungs-Link" für Upload Mail möchte ich noch gerne den Wunsch äußern, dass es auch in der Konfigurations-Oberfläche von Upload Mail möglich sein sollte, eine dort eingetragene E-Mail-Adresse sofort manuell zu bestätigen.

Warum?

Nun ja, es gibt einige E-Mail-Absender (bzw. treffender formuliert: E-Mail-Absende-Adressen), die kein "echtes E-Mail-Postfach" sind. Ein Beispiel: ein Multifunktionsgerät / Scanner (hier kann man sich als Techie noch behelfen, weil für den Versand der E-Mails ja auch ein Postfach genutzt wird). Ein anderes Beispiel: ein Faktura-System eines großen Handelskonzerns. Dort werden Rechnungen automatisch über individuelle E-Mail-Adressen verschickt, zu denen keine Postfächer für den Empfang existieren (und somit haben die Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Bestätigungsmail).

Daher der Vorschlag: direktes Bestätigen in der Oberfläche, von mir aus auch Rechte-abhängig (so dass das nur ein Admin machen kann). Wenn ich bei einem Spam-Filter die Whitelist / Blacklist bearbeite, kann ich dort ja auch E-Mail-Adresse eintragen, ohne dass diese sich mir gegenüber verifizieren müssen 🙂

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@larissa: Welchen Browser nutzen Sie bzw. mit welchem Browser öffnet sich der Link in der E-Mail? Zufällig FireFox, der keine SmartCards kennen will?

Dann einmal Rechtsklick auf den Link / grünen Button > Hyperlink kopieren und den Link im Google Chrome, Microsoft Edge (neu) oder Internet Explorer 11 eintragen und per Enter bestätigen.

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@metalposaunist wir haben als Standardbrowser Chrome und habe es mit dem Kopieren des Links dort und auch im Internetexplorer probiert, immer wieder kommt der gleiche Fehler. 

Die Datev hat mir das auch gesagt, aber daran liegt es nicht...und es hatte ja schon funktioniert!

LG Larissa 

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@larissa: Schade. Dann wüsste ich auch keine Abhilfe, weil noch nie selber gesehen. 

Gibt es eine Firewall? Proxy oder Antivirenprogramm, dass vielleicht dazwischen funkt oder wo etwas geändert worden ist?  

[#18]

Hallo,

Sie können Ihre Anforderung gerne nach DATEV Ideas übertragen. 

Vielen Dank!

[#19]

Hallo, 

das es intern gestern mit einem anderen Mandat + Mitarbeiter geklappt hat, kann es daran auch nicht liegen...naja irgendwann kriegen wir es schon raus, ist jetzt auch nicht so schlimm:) 

Das es bei diesem Mandat nur den Belegtyp Lohn-Unterlage gibt, ist auch nicht der Grund oder? 

Vielen lieben Dank! 

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Hatte der Mailempfänger einen gesicherten DATEV-Zugang per SmartCard oder SmartLogin? Wenn nein, kann er den Link gar nicht bestätigen.

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"Das es bei diesem Mandat nur den Belegtyp Lohn-Unterlage gibt, ist auch nicht der Grund oder?"

Ich könnte mir vorstellen, dass es genau daran liegt. Richten Sie doch probehalber den Belegtyp Rechnungseingang mal ein.

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Hallo, 

sorry für meine späte Rückmeldung! 

Hatte ein Telefonat mit der Datev, ja es liegt genau daran. Wenn der Belegtyp Rechnungseingang nicht vorhanden ist kann auch keine Upload Mail eingerichtet werden. Der muss also immer da sein, egal ob man ihn braucht oder nicht!! 

Ich hatte das bei diesem Mandant nicht, weil darüber nur Lohn läuft und somit nur der Belegtyp "Lohn-Unterlagen" angelegt war...

Jaaaa wieder um eine Info reicher:) 

Danke für die ganzen Feedbacks Ihrerseits

LG Larissa 

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@larissa: Cool, danke für die Info! Das wusste ich auch noch nicht. Eigentlich bisschen komisch für solche Fälle, in denen man nur den Lohn macht. Aber jetzt wo man es weiß ... es wird bei der Einrichtung ja auch ohne Abfrage oder Auswahl immer der Belegtyp Rechnungseingang erstellt und erst danach kann man andere Belegtypen wählen. 

@Gelöschter Nutzer: Ist da eine Änderung geplant, dass im Assistenten die Auswahl erscheint für welchen Belegtyp man Upload Mail einrichten möchte? Oder klappt das nicht, weil man für den Belegtyp Lohn sowieso auch die anderen Typen braucht (zumindest das Recht dazu)?  

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Lohn Unterlagen als ungesicherte PDF geht datenschutzrechtlich übrigens nicht. 

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Die Datev sagt dazu in diesem Beitrag :

"bei uploadmail.datev.de werden eingehende Mails ausschließlich dann angenommen, wenn TLS1.2 oder TLS1.3 zum Einsatz kommt." - ich habe das im Sinne der DSGVO immer für eine ausreichende, technisch-organisatorische Maßnahme gehalten, wenn die E-Mails zumindest auf dem Transportweg verschlüsselt sind.

Gibt es diesbezüglich andere Meinungen? Das würde mich mal interessieren, was die Community dazu sagt...

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Tja, auch das interessiert mich. Wenn dem so ist, wie Sie schreiben, braucht es auch keine durchgehende E-Mail Verschlüsselung, weil auch jede E-Mail via SSL und TLS von allen aktuellen Providern und allen vernünftigen E-Mail Servern wie Exchange standardmäßig auf dem Transportweg verschlüsselt wird.

Warum machen wir uns dann immer so einen Kopf um die E-Mail Verschlüsselung als solches z.B. von DATEV oder NoSpamProxy oder, oder, oder? Das ist dann ja ein bisschen seltsam? 

[#27]

Wir hatten das Thema schon mal inoffiziell auf einem Admin-Workshop diskutiert, ich finde es auch sehr spannend und es würde vieles sehr vereinfachen. Wir sind bei der seinerzeitigen Diskussion auf folgende Punkte gekommen, die u.U. dagegen sprechen:

- bei erzwungenem TLS könnten ggf. Emails nicht angenommen werden

- keine echte End2End-Verschlüsselung sondern Absenderserver-zu-Empfängerserver

- kein nachträglicher Nachweis des verschlüsselten Versandes mehr möglich

Würde mich auch über weiteren Input freuen.

gruss rw

[#28]

Hallo, 

aktuell ist nicht geplant die Auswahl des Belegtypen schon in die Ersteinrichtung zu packen.

Schönes Wochenende und