Belegtransfer V.3.5 bei einer Dateigröße von Rechnungen über 20MB werden diese nicht übertragen

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Hallo liebes Community-Team,

wir nutzen seit kurzem ein DMS System ELO 10 Prof. Dort werden Rechnungen als PDF gespeichert und dann über DATEV Belegtransfer 3.5 an Datev Unternehmen Online hochgeladen, damit der Steuerberater diese Belege a) digital hat u. b) schneller buchen kann. Früher wurden die Dokumente durch einen Mitarbeiter wöchentlich zum Steuerberater "gefahren".

Frage: Wenn eine Rechnung größer als 20 MB ist, verweigert das Tool den Upload. Fehlermeldung:

#00018: Die Datei ist zu groß! Maximal sind 20MB zulässig.

Kann man diese Beschränkung etwas erhöhen, in den Einstellungen habe ich hierzu nichts gefunden.

Gruß

Carsten Lehmann

[#2]

Hallo Herr Lehmann,

ich würde eher versuchen, ob Sie die Datei nicht kleiner bekommen.

Grund dafür ist, dass Sie den enthaltenen Speicher von 0,5 GB sehr schnell erreichen und danach die Speichergebühren immer teurer werden und hier die Kosten sehr schnell "explodieren" können. Außerdem ist bei so großen Belegen die Ladezeit für die Anzeige der Bilddatei deutlich langsamer.

Gruß

Björn Niggemann

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Hallo Herr Lehmann,

die 20 MB Grenze besteht bereits relativ lange.

Weiterhin muss ich meinem Vorredner anschließen. Wenn die Rechung 20MB überschreitet sollte allgemein über die Dokumentgröße gesprochen werden.

Oder hat die einzelne Rechnung (50KB pro Seite) mehr als 200 Seiten?? Dann bleibt hier nur die Möglichkeit diese in zwei PDF´s zu splitten und in DUo anschließend wieder zu heften.

Haben wir zwar auch bei einigen Mandanten ist aber eher ungewöhnlich.

Gruß Lathwesen

[#4 · Accepted solution]

Hallo Herr Niggemann,

hallo Herr Lathwesen,

vielen Dank für beide Antworten. Wenn es technisch nicht geht, ist das so - Punkt.

Fazit: wir werden jetzt die Scaneinstellungen verändern, so das das Dokument kleiner wird bevor wir das Dokument digital verarbeiten.
Alternative, falls das Dokument schon verarbeitet wurde (Workflow) wie bei uns: mit PDF24 Creator kann man das Dokument im Nachgang vor dem Senden komprimieren -> von 22 MB auf 4,9MB.

Vielen Dank!

Gruß

Carsten Lehmann

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Hallo Herr Lehmann,

Sie sollten dringend dafür sorgen, dass die Belege noch kleiner werden. Sind denn die Dokumente vom Umfang her so groß, selbst 4,9 MB ist zu heftig. Das ist übrigens meist dann ein Phänomen, wenn Belege unnötigerweise in Farbe gescannt werden. Bitte dringend an die Empfehlungen der DATEV halten (schwarz/weiß, 300dpi). Neue Scanner schaffen Komprimierungen bei einer Seite bis 20kb runter und das Belegbild ist trotzdem gut erkennbar.

Gruß sk

[#6]

Hallo Herr Lehmann,

eine Seite sollte maximal 40-50 KB groß sein. Dies ist einmal für die Performance in Datev Unternehmen Online wichtig, sonst kann man beim Buchen ein Roman lesen. Desweiteren verursachten solche großen Dateien eine hohe Belastung von Speicherplatz und damit auch enorm steigende Kosten. Hier muss man immer daran denken, dass die Belege eventuell bis zu 10 Jahren digital archiviert werden.

Bei Fragen zu den besten Scaneinstellungen können Sie mich gerne anschreiben

Grüße aus Berlin

Tobias Pfauter

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Hallo Herr Lehmann,

falls es aus irgendeinem Grund nicht kleiner gehene sollte, haben Sie in den Einstellungen im Belegtransfer noch folgende Möglichkeit:

Ich würde aber wie bereits meine Vorrednre darauf achten, dass die Belege auf alle Fälle unter 1MB größentechnisch sind, damit nicht unnötige Speicherkosten produziert werden.

MFG

L.Dürr

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Hallo Frau Dürr,

danke, diese Meldung habe ich schon hoch gesetzt.

Gruß

Carsten Lehmann

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Hallo,

ich nutze einfach mal diesen Thread da ich auch eine Frage zu einer Einstellung im Belegtransfer 3.71 haben.

Und zwar geht es dabei unter den Einstellungen bei dem Punkt "Fehler-/Hinweismeldungen". Diesen Haken kann ich nicht setzen bzw. aktivieren. Wenn ich ihn setze und auf übernehmen klicke und gehe dann wieder in die Einstellungen ist der Haken wieder raus. Der Belegtransfer bringt dann keine Warung wenn eine Datei größer als 500kb ist und überträgt sie einfach.

Gibt es hierzu einen Trick, oder ist das ein Programmfehler? Habe bereits folgendes versucht:

-Programm als Admin gestartet

-versucht den Haken in den Belegtransfer config xml Dateien zu setzen

-an einem anderen PC mit gleicher BT Version das gleiche Problem

-die kb Grenze und Proxy Einstellungen kann ich änderen, diese werden gespeichert

Danke vorab

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Bug bestätigt 👍. @StevenJames_Herron? Kommt da noch eine 3.72 oder sollen wir auf die all new Version 5 warten? Und was ist mit Version 4? Ist das auch so'n DATEV Glaubensding, dass 4 eine Unglückszahl ist? 😬 

@matthiass: Was ist das Ziel? Wenn es wegen der 500KB Grenze sein soll, dann diese einfach so hoch setzen, bis es passt? 

Version 5 soll ja bis Q2 2021 veröffentlich werden. Also eigentlich bald 😊. 

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@metalposaunist, danke fürs bestätigen.

Die kb Größe wird ja nur beachtet wenn der Haken bei den Warnungen gesetzt ist. Welche kb Zahl ich dann verwende muss ich sehen. Jedenfalls kann ich im Moment auch eine 10 MB Datei hochladen ohne dass BT meckert.

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@matthiass schrieb:

Die kb Größe wird ja nur beachtet wenn der Haken bei den Warnungen gesetzt ist.

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Das wäre mir neu 🤔 . Wenn 30MB in dem Feld steht und der Belegtransfer übertragt die Daten (ob manuell via Klick, Windows Aufgabe oder Überwachung) ohne Hinweismeldung soweit ich weiß. 

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@matthiass schrieb:

Jedenfalls kann ich im Moment auch eine 10 MB Datei hochladen ohne dass BT meckert.

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War das nicht das Ziel?  

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Halt jetzt hab ich die Rückfrage verstanden.

Das Ziel ist, dass wenn die Mitarbeiterin "versehentlich" mal wieder in Farbe scannt, dass die Warnungen wieder erscheint.

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Folgende Größengrenzen gelten für den Belegtransfer:

Und für Upload online:

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@matthiass schrieb:

Das Ziel ist, dass wenn die Mitarbeiterin "versehentlich" mal wieder in Farbe scannt, dass die Warnungen wieder erscheint.

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Aha! Jetzt kommen wir der Sache näher 🤓! Würde ich so aber nicht lösen, weil das auch keine 100% Sicherheit bietet. Oder wenn man wirklich viel in SW scannt, dass dann auch die Meldung kommen kann. Ich würde schon beim Scanprozess es versuchen "wasserdicht" zu machen und rigoros Belege in Farbe durch den Mandanten nochmal scannen lassen. 

Und: so viel als möglich auf PDF / digital umstellen. Dann braucht man's nur weiterleiten 😉.  

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Ja, das ist schon alles klar. Natürlich gibt es angelegte ScanProfile, Vorgaben usw. und das ganze Zeug. Wir sind selbstbuchender Mandant.

Aber die Möglichkeit zum Farbe scannen muss die Mitarbeiterin trotzdem haben, für sonstige Scans. Nicht für UO.

Und genau dafür ist diese Einstellung ja gedacht, dass BT meckert wenn mal was ungewöhnliches dazwischen ist.

Wäre schöne wenn DATEV das schnell gefixt bekommt.

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@matthiass schrieb:

Und genau dafür ist diese Einstellung ja gedacht, dass BT meckert wenn mal was ungewöhnliches dazwischen ist.

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Nein, da bin ich anderer Meinung. Dafür hat DATEV das nicht gebaut. 

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@matthiass schrieb:

Aber die Möglichkeit zum Farbe scannen muss die Mitarbeiterin trotzdem haben, für sonstige Scans. Nicht für UO.

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Und genau da muss man's am besten so einstellen, dass beim DUO Scan nicht Farbe genutzt wird. Auf die Einstellung im Belegtransfer würde ich mich nicht verlassen, zumal in Version 5, wenn ich die Screenshots richtig in Erinnerung habe, diese Option nicht mehr drin ist (afaik). Dazu müsste @StevenJames_Herron sich einmal äußern 😊.

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Doch genau dafür ist die Einstellung gedacht.

Was ist denn wenn mal ein Beleg aus einer Mail oder sonst wo her kommt und ist >15MB.

Dann soll das BT bitte melden.

Oder etwas nicht?

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@matthiass schrieb:

Was ist denn wenn mal ein Beleg aus einer Mail oder sonst wo her kommt und ist >15kb.

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Per Mail? Upload Mail + (Exchange) Regeln + QuickSteps nutzen.  

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@matthiass schrieb:

Oder etwas nicht?

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Bereits digitale Belege fässt man nicht mehr an. Was als PDF/TIFF oder ähnlich vorliegt: einfach hochladen. Pro Seite sind maximal 100KB noch in Ordnung. Wenn es welche gibt, die wirklich aus der Reihe tanzen, liegt dort das Problem. Im Zweifel also beim Lieferanten. Dass das nicht immer einfach ist, haben wir auch schon erlebt in der Community und auch DATEV wird beim myDATEV Dokumentenspeichervolumen nochmal die Freigrenze anpassen müssen, wenn wir wirklich digital arbeiten und nicht scannen. Je mehr Belege man hochladen kann und je kleiner sie sind, umso besser aber man muss nicht noch manuell noch versuchen bereits digitale Belege zu verkleinern.

Telekom 2 Seiten Rechnung in Farbe: ca. 40KB. 

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Ja, und was ist denn wenn eine E-Mail mit einer 10 MB Rechnung ankommt. Das hat doch nichts mit scannen zu tun, es soll einfach im Beleg Transfer der Hinweis erscheinen. Du verüberkomplizierst mein Problem.

Es kann auch mal sein, dass eine Rechnung nicht an die Rechnungsadresse reinkommt sonder über intern, jemand fotografiert einen Beleg usw. es geht hier nicht um den den 0815 Vorgang. Und dann? alle Anhänge über 10 MB sperren?

Es ist doch völlig klar dass dies nicht bei den regelmäßigen Rechnungen vorkommen darf. Ich rede hier von einem Ausnahmefalls. Ich nahm an dass dies klar wäre.

Ein Ausreißer kann immer mal reinkommen, woher auch immer, und zum dritten Mal genau dafür ist diese Warnmeldung im BT da und auch gut. Kann man ruhig zugeben😉 und in diesem Fall brauche ich nicht das Problem von hinten aufrollen @metalposaunist 

Ich schätze deine Hilfe wirklich sehr, aber so darauf zu beharren dass dieser Optionsbutton obsolet wäre ist schon sehr vermessen.

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Und was machst Du dann, wenn der Hinweis kommt 🤔?

Dann gibt es doch nur 2 Möglichkeiten: wegklicken, weil ich wirklich hochladen will (dann brauche ich auch keinen nervigen Hinweis, der meinen Workflow unterbricht) und wenn ich nicht hochladen klicke, was mache ich dann? Den Beleg einfach nicht hochladen, weil zu groß? Beim Absender reklamieren oder wie ist deine weitere Vorgehensweise? 

Wenn ich 1x mehr klicken muss, wird der Beleg doch nicht kleiner und das Grundproblem bleibt doch? Was nützt mir der Hinweis "Beleg ist größer als ..."? Was habe ich konkret davon? 

Entschuldige, wenn ich so penetrant nerve aber ich sehe da technisch keinen Vorteil in der Warnmeldung, wenn man nicht aufgrund der Meldung aktiv wird; in meinem Fall oben also versuchen den Beleg zu verkleinern; nochmal anzufassen, ... 

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Du kannst mir glauben es gibt absolut triftige Gründe für meine Frage nach dieser Option.

Der allererste wie oben beschrieben, scannende Person hat vorher einen Vertrag o.ä. in Farbe gescannt und nun eine Rechnung ohne zurück auf SW zu stellen. Da soll BT warnen. Soweit ok oder, mehr will ich ja gar nicht. Bitte nicht mehr reininterpretieren.

Es handelt sich bei dem Platz nicht um den Haupt Scan Platz, hier wird mehr "manuell" gearbeitet und die Spezialfälle landen dort.

Und wenn die Meldung dann erscheint, soll aktiv eingeriffen werden können. Sorry dass ich jetzt auf meinem (meiner Meinung nach berechtigten) Standpunkt so beharren und nerven muss.

Aber diese Hinweis-Funktion ist ja per se schon berechtigt, sonst wäre sie nicht vorhanden. Stand jetzt.

Danke für deine Bestätigung eingangs für den Programmfehler. Ich hoffe es artet nicht wie im Administrator Forum aus, dass ein Betrag entgleist wg. nichts nur unterschiedlichen Ansichten😉

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Hallo Community,

wir schauen uns das Verhalten der weggeklickten Hinweise des Programms gerade an - danke für den Tipp.

Ja es wird auch eine 3.72 geben und wir werden auch weiterhin die aktuelle Marktversion des Belegtransfers warten bis das Programm durch die neue Produktgeneration vollständig ersetzt wird. Der Parallelbetrieb wird auch eine ganze Zeit lang weiterhin möglich bleiben.

Genau. Angepeilt war Juni 2021 zur Freigabe der neuen Produktgeneration. Wir haben im letzten Monat die Pilotphase auch wieder erweitert und einige Rückmeldungen erhalten, was wir noch besser machen können und sollen und haben auch den Qualitätsanspruch (v.a. im Power-User Bereich und im ASP-Umfeld) die Dinge umzusetzen. Dadurch können wir wahrscheinlich nicht ganz den Freigabetermin halten. Sobald wir den Zusatzaufwand priorisiert und geschätzt haben, kann ich gerne noch einmal informieren wie der Stand ist. 

Zur Versionsnummer 4 🙂 Nur als kleiner interner Exkurs: Wir haben auf der 4.0.X etc. die ersten Pre-Alpha-Versionen entwickelt und gebaut. Nachdem wir die pilotreife erreicht hatten, sind wir auf die nächst höhere Major-Release-Version gewechselt. Hier war also kein Aberglaube im Spiel sondern eher Pragmatismus in den Entwicklungs-Tools am Werk.

Beste Grüße

Steven Herron

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"Belegtransfer V.3.5 bei einer Dateigröße von Rechnungen über 20MB werden diese nicht übertragen"

Zurecht ! Das nennt sich wohl Mandantenschutz und auch die 500kb-Hinweisgrenze ist absolut richtig.

Eine Mitarbeiterin eines Mandanten hatte vor geraumer Zeit in den Einstellungen rumgedoktert und zahlreiche, auch reichlich mehrseitige und z.T. mit "toller Optik", Rechnungen wurden dann z.T. 50x größer über Monate eingescannt. Dies schlug sich eklatant auf den Speicherbedarf nieder.

Damals hatten wir noch die DaSi-Online von DATEV im Einsatz, bemerkte die Änderung in der Bepreisung und konnte die Sache wieder für die Zukunft "justieren".

Mit dem neuen Preismodell der DATEV für die Speicherung gehörte mein Mandant zu den Gewinnern und die ursprüngliche Überlegung diese Altjahre auf DVD zu brennen und zu löschen, war hinfällig.

Sie hatten ja bereits erwähnt, ein Optimierung der Belegerfassung bezüglich der Speicherkapazität einer Rechnung vorzubringen. Dies ist sehr wichtig.

Ich habe zwischenzeitlich einen Arbeitsablauf in der Kanzlei etabliert, dass alle in der Kanzlei eingehenden Dokumentendateien VOR Weiterverarbeitung einen Verkleinerungs-Prüflauf über I love pdf durchführen und erst dann in die Dokumentenverwaltung oder Unternehmen online gelangen.

Für Unternehmen online sensibilisieren wir regelmäßig unsere Mandanten und machen Stichproben zur Dateigröße. Je Fibu-Mandat sind 5GB frei und bei kleinen und mittleren Buchhaltungen reicht dies i.d.R. sehr gut.

Insbesondere bei großen Buchführungen ist anzuraten, noch mehr auf die Größe zu achten, denn die Speicherkosten können sich zu einer betriebswirtschaftlich relevanten Größe aufblähen; auch hier ist m.E. Beratungsbedarf gegeben.

Wir sehen die Gnadenlosigkeit der Speicherabhängigkeit jüngst bei Kein unbegrenzter Speicher mehr bei Google Fotos ab 01. Juni 

Was werden die Nutzer nun tun ?

Ihr Abermillionen Fotos durchforsten und alles löschen, was nicht gebraucht wird oder zähneknirschend zahlen ?

Genau.

Daten sind das Gold des 21. Jahrhundert und dessen Einlagerung wird m.E. schrittweise stärker bepreist werden.

Deshalb heute an morgen denken ! Möglichst kleine Dateien generieren und der Sicherung zuführen und regelmäßig nicht benötigte Fotos löschen.

Vor ein paar Wochen hatte ich die nächste 100Gb-Abrechnungsschwelle überschritten und die monatliche Speicherpauschale hat sich massiv erhöht.

Dies nahm ich zum Anlass alte RZ-/und Lokalbestände zu löschen, den Papierkorb der Dokumentenverwaltung zu leeren und weitere Löschungen nicht benötigter Daten vorzunehmen.

Im Folgemonat lag ich wieder bequem unter der o.g. Schwelle. 

Rechnen Sie ihrem Chef mal vor, was durch die Speicheroptimierung im Jahr an Geld gespeichert werden kann und Sie sind Mitarbeiter des Jahres 😉

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Hallo zusammen,

wir konnten das Verhalten so nicht nachstellen, dass die Message Box nicht mehr aufgeht, auch wenn man den Haken wieder setzt.

Wir vermuten im Moment, dass ggbfs. die MessageResponse.xml fehlerhaft ist und der Belegtransfer daher die Einstellung nicht korrekt ausliest.

Schließen Sie einmal den Belegtransfer und navigieren Sie zu folgendem Pfad:

%appdata% (Shortlink in den Windows Explorer eingeben) und dann

--> \Roaming\DATEV\DATEN\Belegtransfer\DATA

Dort gibt es die "MessageResponse.xml"

Löschen Sie diese Datei. Beim nächsten Aufruf des Belegtransfers wird die Datei neu erzeugt und der Standard sollte wieder hergestellt sein. Danach kann der Belegtransfer ganz normal die Einstellungen übernehmen.

Ich hoffe das hilft! Falls nicht, melden Sie sich bitte noch einmal bei uns.

Beste Grüße

[#26]

Hallo @StevenJames_Herron ,

danke für den Tipp. Leider war das noch nicht die Lösung. Ich habe den Belegtransfer beendet, die Datei MessagesResponses.xml gelöscht, Belegtransfer gestartet, den Haken bei "Fehler-/Hinweismeldungen" gesetzt und bestätigt, das Programm geschlossen, die xml wurde angelegt. Nach dem erneuten Belegtransferstart war in den Einstellungen der Haken wieder weg. So sieht die xml Datei übrigens aus, fehlt hier ein Eintrag?

Bearbeitet durch DATEV aufgrund von Datenschutz (Screenshot entfernt) am 31.05.2021

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Hallo @matthiass 

das Verhalten ist korrekt. Der Default ist immer, dass der Haken nicht gesetzt ist. Das ist tatsächlich etwas verwirrend im Verhalten, jedoch wird der Haken einmal gesetzt - darauf hin wird die MessageResponse.xml beschrieben und dann wird der Haken wieder rausgenommen. Das Verhalten sollte aber trotzdem so sein, dass die Warnmeldung wieder angezeigt wird.

Bitte testen Sie das doch mal mit einer Datei beim Upload.

[#28]

Hallo @StevenJames_Herron ,

richtig, da hatte ich etwas übersehen. Danke dafür.

Ich teste es noch einmal, nicht das vor lauter Haken setzen und hochladen etwas in der Reihenfolge durcheinander kam. Im besten Fall passte es dann.