Belegfreigabe - Heften von Belegen

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Liebe DATEV-Mitanwender, 

voller Vorfreude haben wir uns direkt nach Erscheinen die DATEV-Belegfreigabe für die kanzleieigene FIBU aktiviert. An sich scheint da DATEV eine gute Lösung gelungen sein.

Was allerdings wirklich ein Problem darstellt ist, dass in der Belegübersicht keine Belege mehr geheftet werden können. Das ist ein großes Manko. Übersehe ich etwas?

Falls das der Fall sein sollte, werden wir die Belegfreigabe wieder deaktivieren.

Mit freundlichen Grüßen

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Hallo @davidcapriati,

richtig, zum aktuellen Zeitpunkt zählt das Heften und Trennen von digitalen Belegen in Belege online zu den ausgeschlossenen Funktionen. Wir arbeiten aber bereits an einer Lösung, die das Heften und Trennen wieder ermöglichen wird. 

Weitere Informationen finden Sie in folgendem Dokument:  DATEV Belegfreigabe online – Ausgeschlossene DATEV-Produkte und Funktionen 

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Hallo Frau Huebl,

danke für die Information. Wir werden die Belegfreigabe damit vorerst wieder kündigen, bis diese doch sehr essentielle Funktion auch in Verbindung mit Belegfreigabe zur Verfügung steht.

Mit freundlichen Grüßen

David Capriati

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Guten Tag.

ich habe keine Belegfreigabe aktiviert, kann aber keine Belege mehr heften? Bin Pilotanwender. 

Das kann doch nicht sein!!! 

Wir und und die Mandanten laden laufend Belege hoch, da wir es gewohnt sind, diese einfach heften zu können.

Wie kann man Programme frei geben, wo eine solche Grundfunktion nicht geht?

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@steiche schrieb:

Wie kann man Programme frei geben, wo eine solche Grundfunktion nicht geht?

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Hm, schwierig. Für Sie Grundfunktion; ich tue alles dafür erst gar nicht mehr manuell irgendwo heften zu müssen, sodass die Belege schon so reinkommen, dass keine manuelle Nachbearbeitung mehr nötig ist. 

Aber danke @davidcapriati für den Hinweis; war mir so auch noch nicht bewusst. Das Dokument ist ja mal wieder sehr ausladend lang geworden. 

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natürlich möchte ich auch nicht unbedingt heften. Aber im Zweifel scanne ich einen Ordner komplett ein und hefte einfach beim buchen.

Die Frechheit der Datev ist doch dabei einfach die Funktion zu deaktivieren, ohne das man es weiß. Auf so eine Idee kommt doch kein Anwender.

Auch die Mandanten heften teilweise die Belege. Auch die können doch keine 100 mehrseitigen Rechnungen einzeln einscannen.

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@steiche schrieb:

Aber im Zweifel scanne ich einen Ordner komplett ein und hefte einfach beim buchen.

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www.buchhalter.pro oder www.finmatics.com

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@steiche schrieb:

Auch die können doch keine 100 mehrseitigen Rechnungen einzeln einscannen.

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Scannen ist ja auch nur eine Notlösung. Da kann nichts auf digitale Rechnung als PDF via E-Mail umstellen? Andernfalls 100 Rechnungen am Tag? Im Monat? Kann man ja am Scanner zu 1 Klick Perfektion treiben. Dann ist das schnell zwischendurch im Vorbeigehen am Scanner erledigt. Rechnung oben rein, 1 Klick: fertig im DUO.

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Hallo @steiche,

haben Sie denn einmal an der Pilotphase zur DATEV Belegfreigabe online teilgenommen? Die Pilotphase wurde mit der Freigabe der DATEV Belegfreigabe online am 22.02.2022 beendet. Hierüber und über die weitere Vorgehensweise zur Nutzung bzw. Löschung haben wir unsere Piloten informiert.

Bitte wenden Sie sich an den Service zu DATEV Unternehmen online, damit wir prüfen können, ob DATEV Belegfreigabe online bei Ihnen oder einem Ihrer Mandanten noch aktiviert ist und deshalb das Heften nicht mehr möglich ist.

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Wie kann es sein, dass man nicht unendlich viele Seiten zusammenheften kann im Upload online, wenn die Belegfreigabe online aktiv ist? 

Bei einer Firma, die die nicht hat, geht es ohne Probleme. 

Das sollte mM nach kein Problem sein. Aber WO steht diese Einschränkung beschrieben? 

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@d_brusch schrieb:

Aber WO steht diese Einschränkung beschrieben? 

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War mir so auch nicht bewusst: DATEV Belegfreigabe online – Ausgeschlossene DATEV-Produkte und Funktionen  

Dann fällt Upload online unter Belege online bzw. ist eine Teilfunktion davon?

Lustig aber auch das künstliche Limit von 10 mal wieder 🙄. Darüber diskutieren wir gerade sehr scharf. 

@Franziska_Pfadenhauer & @Oliver_Hetz: In allen Ehren, dass man nun TIFF trennen kann aber dann hat @d_brusch wohl den nächsten Bug gefunden?

Denkt endlich groß, GROß und #BIG. DATEV wirbt immer, man verarbeite wie viele Belege am Tag im RZ? Und dann setzt man den Kunden ein Limit von 10? Really? 🤔

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Moin Frau Brusch

Sieht für mich so aus, als ob die eine Entwicklergruppe nicht weiß, was bei der anderen schon eingerichtet wurde. Ist natürlich doof, passiert aber. Dafür gibt es eigentlich ein Qualitätsmanagement. Spätestens seitdem Microsoft es vorgemacht hat, wird dieses Management (teilweise) auf die Benutzer abgewälzt.

Dabei will ich nicht die Entwickler als DIE Schuldigen hinstellen. Ich vermute vielmehr, dass diese so unter Druck stehen, da muss halt irgendwo mal Abstriche gemacht werden.

Und nach dem gestrigen Datev-Adminworkshop ist mir auch klar, warum Datev keine Ressourcen mehr frei hat: MS mit der Roadmap für das vollständige Verlegen von Office in die Cloud ist durch die Abhängigkeit der Datev von MS Office/M365 ein echtes Problem. Nach den Infos gestern, kann ich einiges viel besser verstehen. Das macht allerdings diese Ärgernisse nicht besser.

Ggf. kann man mit PDFsplitandmerge beispielsweise vor dem hochladen alle PDFs in Einzelseiten auftrennen - und hoffen, dass nicht zu viele Belege doch mehrseitig sind.

QJ

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Hallo @quantenjoe 

eine Frage etwas fernab vom eigentlichen Thema. Was für ein Admin-Workshop war das?

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It's not a bug, it's a feature!

Sobald die Belegfreigabe gebucht wurde, werden beim Heften der Belege in DATEV Upload online die einzelnen Dateien zu EINER Datei zusammengeführt/verschmolzen. Hier greifen dann die bekannten Größenbeschränkungen für den Upload einer einzigen Datei (20 MB). 

Aus diesem Grund wurde die Grenze bei 10 Belegen gesetzt.

Wenn die Belegfreigabe nicht gebucht ist, wird in DUPLO den einzelnen Dateien lediglich die Heft-Information als Metadaten mitgegeben, diese können dann auch in Belege online wieder entheftet werden. Daher besteht hier keine Begrenzung.

Beste Grüße

Oliver Hetz - DATEV eG

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schrieb:
[...] Wenn die Belegfreigabe nicht gebucht ist, wird in DUPLO den einzelnen Dateien lediglich die Heft-Information als Metadaten mitgegeben [...]

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 ... süß, dieser Freud'sche Versprecher 😉

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das ist kein feature, das ist unlogisch. 

Warum kann ich keine 15 Belege mit jeweils 50kb zusammenheften im Upload online, wenn es ihnen hier um die 20MB geht?! 

Dann sollten sie nur mit der 20MB Grenze arbeiten und den Anwendern ihre Belege bearbeiten lassen, wie sie wollen. 

Und es wäre super, dann auch alle Einschränkungen im Dokument mitzuteilen und nicht am Ende wieder einen Blumenstraß an Überraschungen aufzeigen!

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Moin sharanya

Datev hält im Frühjahr und im Herbst immer "einen" Admin-Workshop ab. "Einen" weil es tatsächlich mehrere Termine sind, an denen man teilnehmen kann. Früher im Präsenzmeeting, jetzt online. Die Rückkehr zu Präsenzterminen wird sicherlich bald kommen, vielleicht schon im Herbst.

Themen sind halt rund um die IT. Natürlich Ausblicke was kommt oder gerade eingeführt wird (aus Sicht des Admins, nicht unbedingt des Anwenders). Sollte sich ein Admin nicht entgehen lassen.

Präsensworkshops hatten (und sicherlich werden haben) den Vorteil, dass man untereinander sich austauschen kann, genauso wie mit den anwesenden Datev-Mitarbeitern.

Ist eine feine Einrichtung!

QJ

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JA tatsächlich, was für ein Mist das das heften nicht mehr geht, seid wir die Belegfreigabe aktiviert haben.

Wie kann das bloss sein ? Will die DATEV uns hier irreführen - eine Funktion wird eingeführt, dafür wird was anderes weggenommen. Uns bleibt vermutlich auch nur die Kündigung der Belegfreigabe, für die Mitarbeiter in den Rechnungserfassung ist diese Funktion essentiell - wir warten schon lange auf die Belegfreigabe.

Schade liebe Datev gut gemeint ist leider nicht gut gemacht. Die Belegfreigabe finden wir bisher nähmlich echt klasse.

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Aber warum muss man denn online heften? Ich habe kürzlich erst einen Mandanten vom scannen via www.datev.de/upload umgestellt, sodass das Heften direkt am PC passiert und man sich nicht durch DATEV klicken muss. Wo ist da der "Fehler", dass man online heften muss? Und in dem Umfang, dass die Belegfreigabe online gekillt wird? Vielleicht kann man da ansetzen und den Prozess so gestalten, dass im DUO schon alles fertig ankommt, wie es sein soll?

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6 Monate später und die Funktion steht immer noch nicht zur Verfügung.

Wann können wir damit rechnen? Gelegentlich kommt es nun mal vor, dass wir online heften müssen. 

aktuelles beispiel:
Reisekosten-Belege werden in Papierform eingereicht und eingescannt = eine Datei

Deckblatt/Zusammenfassung der Reisekosten wird vom Mitarbeiter digital ausgefüllt und als PDF an die FIBU übermittelt

Beide Dateien sollen nun gesammelt hochgeladen werden, damit dem Mitarbeiter die Kosten erstattet werden können (ja ich weiß, könnten wir auch über den Lohn mit einarbeiten lassen, jedoch haben wir uns für die direkte und schnelle Erstattung als Überweisung entschieden). Nun muss die FIBU die beiden PDFs vor dem Upload zusammenführen = umständlich!

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Hallo,

in Belege online wird das Heften voraussichtlich noch in diesem Jahr wieder möglich sein. 

Auch für Belegfreigabe online ist die Funktion für Ende 2022 / Anfang 2023 geplant.

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Hallo zusammen, 

ich habe freudige Nachrichten! 

Mit der Programmübergabe von Belege online gestern Abend können Anwender der Belegfreigabe online in Belege online, beim digitalen Belegbuchen und in der digitalen Personalakte die Belege nun wieder heften und entheften. Es gelten die gleichen Heft- und Entheft-Regeln wie bei einem Bestand ohne Belegfreigabe.

Ausnahme: Mehrseitig freigegebene Belege können in den Folgeprozessen nicht entheftet werden.

Eine Zusammenfügen- neben der heutigen Trenn-Funktion in der Belegfreigabe online ist für Ende dieses Jahres bzw. Anfang nächsten Jahres geplant.

Freundliche Grüße, 

Nina Naßler

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Hallo @Nina_Naßler,

eine Frage hätte ich noch dazu.

Unser Mandanten kann genau bei einem Lieferanten die Belege nicht heften.

(Mandant möchte RE mit Lieferschein zusammenheften)

Uns ist aufgefallen dass die PDF's von dem einen Lieferanten einen Schreibschutz drauf hat.

Kann das daran liegen?

Später nach der Freigabe in Belege online kann man dann schon wieder Seiten hinzufügen.

Umständlich, aber eine Option.

Ist es geplant das in Belegfreigabe auch zu ändern?

Freundliche Grüße,

Carolin Mayer

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Hallo Frau Mayer,

Grundlage für dieses Verhalten ist die Technik im Untergrund der jeweiligen Anwendung.

In DATEV Belegfreigabe online und in DATEV Upload online wird aus 2 einzelnen Belegen eine komplett neue Datei mit 2 Seiten generiert. Wenn jetzt einer der beiden Belege ein nicht zusammenfügbares Format besitzt (hier höchstwahrscheinlich PDF-A, Formate siehe DATEV Belegfreigabe online – PDF-Dateien können nicht getrennt oder zusammengefügt werden, Kapitel 2.3), lassen sich die Belege nicht zusammenfügen.

In DATEV Belege online dagegen wird eine ältere Technik genutzt. Hier werden beim Heften die einzelnen Dateien beibehalten und technisch eine Klammer um diese beiden Dateien gesetzt, so dass sie als eine Datei dargestellt werden.

Zukünftig wird die neuere Technik von DATEV Belegfreigabe online maßgebend sein, d.h. Belege in einem nicht zusammenfügbaren Format können nicht mehr geheftet werden.

Wenn Sie das Heften solcher Formate weiterhin benötigen, können Sie diese Anforderung gerne in DATEV Ideas erfassen und diskutieren.