Belege online deaktivieren

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Guten Tag,

wenn wir für unsere Mandanten Unternehmen online anlegen, dann setzten wir  den Haken für "Belege online" standardmäßig mit.

Damit fallen dann automatisch die 3,50 Euro Speichergebühren pro Monat an, auch wenn der Mandant später gar keine Belege ins RZ sendet. Unter der Position Datenvolumen wird auch kein Wert angezeigt.

Besser wäre es natürlich die "Belege online" erst dann zu aktivieren, wenn sicher gestellt ist das der Mandant auch Belege senden wird.

Nur ist es oft so, dass der Mandant Belege senden will (z.B für die digitale Personalakte oder die Kassenerfassung) und es später dann aber nicht macht.

Wir haben keine Möglichkeit gefunden diese Funktion wieder zu deaktivieren. Wir würden den Mandanten auch ungern löschen und neu anlegen, da wir bei den meisten Mandanten einen EBICS Schlüssel für die Lohnzahlungen aktiviert haben. Zudem wären dann auch die schon getätigten Zahlungen (Lohn) nicht mehr aufrufbar.

Wie gehen Sie mit diesem Thema um? Haben Sie eine Lösung für mich?

Vielen Dank

mit freundlichem Gruß

Claudia Linberg

[#2]

Nur ist es oft so, dass der Mandant Belege senden will (z.B für die digitale Personalakte oder die Kassenerfassung) und es später dann aber nicht macht.

Und warum nicht? Wieso preist man dann Unternehmen Online an und verwendet es nicht? Das ist dann ein bisschen Erziehung der Mandanten und auch Selbstdisziplin, in dem man prüft, wer UO noch nutzt und ob man die Stammdaten wirklich braucht.

Auch bei Übernahme eines Mandats gibt es Fälle, in denen der alte StB 8x UO Stammdaten angelegt hat, wo rein gar nichts erfasst war. Auch hier gilt: prüfen und dann löschen. In dem Falle konnte ich gleich 5x UO Stammdaten löschen. Angeblich waren die so angelegt, weil etwas technisch nicht anders funktioniert. Auch dann: prüfen, ggf. umstellen/ändern und bei Bedarf löschen.

Wir haben keine Möglichkeit gefunden diese Funktion wieder zu deaktivieren.

Geht auch nicht. Ist auch nicht Sinn der Sache. Zum Vergleich (aus Sicht eines EDVlers): Legen Sie denn etwaige potentielle Mandante an und erfassen dazu keine Leistung? Auch dann muss man von Hand das Mandat zumindest inaktiv setzen oder gleich ganz löschen, wenn es sich für einen anderen StB entschieden hat.

Zumal UO für eine zentrale Ablage der Daten (Belege, Lohn, FiBu, Kasse, ...) gedacht ist und man diese wo speichern muss. Entscheidet man sich für UO dann auch für deren Kosten. Sonst muss man ja nochmal das Mandat anfassen und UO sagen "ja, jetzt wirklich". Dann müsste man das anders auch seitens der DATEV organisieren. Dann müssten alle aktiven Mandate im DATEV Arbeitsplatz automatisch auch in UO angelegt werden, sodass man danach auf "UO aktivieren" klickt.

Aber selbst in einer 120 Mann Kanzlei gibt es derart viele Mandate im Arbeitsplatz, die alle kein UO brauchen, weil sie z.B. nur Steuern machen lassen. Und auch im Bereich Steuern geht der Trend Richtung digital und online. Stichwort: meine Steuern.

Wir würden den Mandanten auch ungern löschen und neu anlegen, da wir bei den meisten Mandanten einen EBICS Schlüssel für die Lohnzahlungen aktiviert haben. Zudem wären dann auch die schon getätigten Zahlungen (Lohn) nicht mehr aufrufbar.

Verstehe ich nicht. Dann nutzen Ihre Mandate also doch UO in Verbindung mit Bank online und einem EBICS Konto? Und warum dann den Rest nicht? Und selbst für solche Dinge sind 3,50€ gerechtfertigt, wenn man UO nutzt. Und wenn das so ist, kann man UO auch gleich inkl. aller Features richtig nutzen.

Sonst kenne ich es nur so, dass aus Lohn eine DTAUS Datei erstellt wird, welche alle Zahlungen beinhalten und das Mandat dann via Bankingprogramm diese manuell einspielt und überweist.

[#3]

Hallo Frau Linberg,

ich bin ebenfalls wie Sie der Meinung, dass es möglich sein muss, eine überflüssige (weil ungenutzte) Leistung wieder zu kündigen oder zu deaktivieren.

Leider ist es allgemein bei Online-Angeboten (z.B. bei Webhosting-Tarifen) üblich, ein Upgrade auf ein teureres Paket jederzeit zu ermöglichen, aber ein Downgrade auf ein kleineres, preiswerteres Angebot entweder gar nicht erst anzubieten oder abzulehnen.

Mandanten sind erwachsene Menschen und man muss sie nicht darüber belehren, wie sie ihr Unternehmen zu führen haben. Wenn Mandanten sinnvolle Funktionen partout nicht nutzen oder nicht nutzen wollen, so what !.

An Ihrer Stelle würde ich telefonisch oder schriftlich bei Datev nachfragen, ob man die bei dem betreffenden Mandat derzeit überflüssige Komponente "Belege Online" aus dem Paket/aus der Berechnung wieder herausnehmen kann.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

[#4]

Guten Tag Herr Bohle,

vielen Dank für Ihre konstruktive Antwort, die aber in unserem Fall nicht unbedingt weiterhilft.

Wir haben derzeit 600 aktive Mandanten im U-online. Viele unserer Mandanten nutzen U-online nur um Zugriff auf die Lohndaten zu haben, die Lohnvorerfassung zu tätigen und ihre Lohnüberweisungen zu tätigen.  Stichwort= Digitales Lohnbüro.

Gerne würden wir für diese Mandanten auch die digitale Personalakte aktivieren, aber wenn der Mandant dies nicht will, wollen wir ihn dazu auch nicht zwingen.

Der Versandt der DTAUS Datei empfinden wir für unsere Mandanten als unpraktisch.

Über U-online kann er diese bequem und  unabhängig vom Ort, von jedem Rechner aus überweisen.

Andere Mandanten erfassen nur das Kassenbuch ohne Belegbild. Wir benötigen in diesen Fällen nicht die Funktion " Belege online" . Diese Funktion lässt sich aber leider nicht wieder deaktivieren, wenn sie einmal eingestellt ist.

Wir wollen nicht den Mandanten löschen, sondern nur diese Funktion "Belege online" deaktivieren, da die Gebühren  bei so vielen Mandanten nicht unerheblich sind.

mit freundlichem Gruß

Claudia Linberg

[#5]

Guten Herr Vogtsburger,

vielen Dank für Ihre Antwort. Ich habe eine Anfrage an DATEV gestellt.

Eventuell haben wir Glück und wir bekommen über den Support diese Funktion deaktiviert.

Beim Wechsel der Bearbeitungsform von Standard auf Erweiterung und umgekehrt, waren wir früher ja auch auf den Support angewiesen.

Ich werde an dieser Stelle berichten, was der Teamservice dazu sagt.

mit freundlichem Gruß

Claudia Linberg

[#6]

Eventuell haben wir Glück und wir bekommen über den Support diese Funktion deaktiviert.

Das geht technisch nicht. Würde mich wundern, wenn DATEV das hinbekommt. Dann werden ganz viele bei der DATEV anrufen. Selbst wenn Sie nur im Lohnbereich tätig sind, müssen UO Stammdaten angelegt werden und die Stammdaten an sich kosten 3,50€.

Aber ich bin auf die Aussage der DATEV sehr gespannt .

[#7]

Hallo Herr Bohle,

das Anlegen der Stammdaten kostet nicht 3,50€. Die Bereitstellung des Speicherplatzes für Belege online kostet die 3,50€.

Wenn man Belege online nicht nutzt, fallen diese Gebühren auch nicht an, daher sollte es m.E.n. auch legitim sein, dieses Produkt (sofern keine Belege vorhanden sind) auch wieder abbestellen zu können.

[#8]

Hallo Herr Bohle,

nur wenn beim Anlegen des Mandanten der Haken für "Belege online- Arbeiten mit digitalen Belegen" gesetzt wird, fallen die Speichergebühren in Höhe von 3,50 Euro mtl. an. Wird dieser Haken bei der Neuanlage deaktiviert, dann fallen nur die monatlichen Gebühren in Höhe von 10,50 Euro für diesen Mandanten an.

Zwischenzeitlich habe ich eine Rückmeldung der DATEV erhalten.

Über die Entwicklung kann diese Funktion wieder deaktiviert werden.

Es können aber Kosten dafür anfallen. Dies ist im Einzelfall zu klären.

Diese Kosten übernehmen wir aber gerne, denn wenn ich von 100 betroffenen Mandanten ausgehe dann sind das 100 *3,50*12 =4200,00 Euro im Jahr, die wir so einsparen können.

mit freundlichen Grüßen

Claudia Linberg