Belege Online nach Betriebsaufgabe

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Schönen guten Tag,

einer unserer Mandanten hat zum 31. März 2022 seinen Betrieb ausgegeben.

Seit Mitte 2021 erhalten wir die Belege über DATEV Unternehmen Online. Jetzt stellt sich mir die Frage, ich ich diese Angelegenheit ordnungsgemäß behandeln muss, damit wir die DSGVO und GOBD und was weiß ich nicht alles 🙂 einhalten.

Damit dem Mandanten keine Kosten mehr entstehen, sollte eigentlich Belege Online gekündigt werden zusammen mit DATEV Unternehmen Online. Ich habe von der Möglichkeit einer Archiv-DVD gelesen. Problem ist nur, dass wir dann keine Belegverknüpfung mehr zu unserem Bestand in Kanzlei-Rechnungswesen haben. Mein Chef möchte diese aber behalten. Gibt es da noch andere Möglichkeiten, ohne die ganzen Belege in DMS zu archivieren? Und wenn der Mandant Belege Online weiterhin behalten muss, gibt es eine Möglichkeit, die Kosten, sprich 3,50 EUR monatlich, für den Zeitraum der Festsetzungsfrist vorab zuzahlen an die DATEV? 

Vielen Dank im Voraus.

[#2 · Accepted solution]

Belege online verursacht dort Kosten, wo sie liegen. Ist das die Kanzleiberaternummer, tauchen die 3,50€ sowieso auf der Kanzleirechnung auf. DUO als eigener Vertrag zur mandantengenutzten Beraternummer kann aber gekündigt werden. Achtung: Besteht das mitgliedsgebundene Mandantengeschäft, sodass das Mandat von DATEV direkt die Rechnung bekommt und haben Sie eine Vollmacht, reicht nicht aus, DUO einfach zu kündigen. Dann landet das Mandat bei DATEV in einer 12M Schutzfrist und zahlt DUO nochmal 12M weiter.

Wie hier der #Service Workflow aussieht, konnte mir DATEV bis heute nicht sagen. Am besten, Sie erstellen den SK; bitten um Kündigung der Beraternummer und hängen noch eine als PDF umgewandelte E-Mail an den SK, wo der Mandant schreibt: Betriebsaufgabe - keine 12M Schutzfrist nötig. Die E-Mail als MSG / EML direkt an den SK hängen, geht nicht. 

Am besten setzt man das Mandat dann in Belege online inaktiv: DATEV Unternehmen online - Mandat inaktiv setzen Dann bleibt die Belegverknüpfung und Co. alles erhalten. Ja, auf den 1. Blick teuer aber wenn man wirklich die 10J ausreicht, sind das pro Monat kaum Kosten. 

Ich suche mal den Thread raus, wo es erst kürzlich um den gleichen Fall ging. 

EDITH: Nutzung nur von Belege Online

[#3 · Accepted solution]

Sie können das DUO-Mandat inaktiv setzen:

https://apps.datev.de/help-center/documents/1004824

Das ist allerdings nicht ganz billig (dreistellig) aber immer noch günstiger, als 14 Jahre lang 3,50 Euro pro Monat zu zahlen.

Ooops! Mal wieder zu langsam für Daniel! 😁

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Hallo, vielen Dank, ich denke, das wird die beste Lösung sein in diesem Fall. Kostet einmal 350,00 EUR und dann ist gut. 

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Hallo!

Haben Sie die Speichergebühr an ihren Mandanten weiterberechnen können?
Ich habe einen ähnlichen Fall. Zwar mehrere Jahre aber insgesamt eher ein Kleinmandat (Umsatz p.a. 60.000 Euro). Mit der Speichergebühr konfrontiert mäckert der jetzt. "das hätten Sie auch zu Beginn sagen können", "das ist doch nicht mein Problem, wenn DATEV hier so viel berechnet", "ist das überhaupt rechtens, dass Sie mir die Gebühren berechnen. Sind diese nicht schon durch § 33 StBVV abgegolten".

Danke für ihre Rückmeldung.

LG aus Ravensburg

frommelt

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@roland1  schrieb:

"das hätten Sie auch zu Beginn sagen können", "das ist doch nicht mein Problem, wenn DATEV hier so viel berechnet", "ist das überhaupt rechtens, dass Sie mir die Gebühren berechnen. Sind diese nicht schon durch § 33 StBVV abgegolten".

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Na ja, er hätte Ihnen ja auch zu Beginn sagen können, daß er seinen Betrieb auflöst, oder? Nein? Woher hätten Sie dann wissen sollen, daß eine Archivierungsgebühr anfällt?

Abgesehen davon hat der Mandant die Belegaufbewahrungspflicht. Sofern der Mandant alle Belege sicher aufbewahrt hat, können Sie den DUO-Bestand ja auch einfach löschen - geht dann ja lediglich mit einem Komfortverlust einher.

Dann darf er sich aber hinterher nicht beschweren, daß er keine Buchführung mit verknüpften Belegen mehr hat, wenn eine Prüfung kommt.

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Hallo zusammen,

hätte jetzt bei kleinen Mandanten wo keine Prüfung erwartet wird einfach eine Archiv CD inklusive Belege gemacht für ich meine 40 Euro oder so? Müsste ja der Aufbewahrungspflicht trotzdem genüge getan sein, zumindest praktisch(keine Vernichtung der Originale in meinem Fall). 

Gruß Jan

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Sie verlieren dann natürlich die Verknüpfung zum Beleg in der Buchhaltung, wenn der BO-Bestand gelöscht wird.