Beleg falschem Mandanten zugeordnet

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Eine Sachbearbeiterin scannt für mehrere Mandanten (A,B und C) Belege ein. Nun ordnet Sie einen Beleg einem falschen Mandanten zu.

Wie lässt sich nun der fehlerhaft zugeordnete Beleg am leichtesten von Mandant A zu Mandant B "verschieben".

Hat hier jemand eine Idee?

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Werter Herr Barlage,

ist der Beleg nach DUO versandt worden? Wenn dem so ist, haben Sie für das Handling des Belegs verschiedene Möglichkeiten: 

• Beleg herunterladen und neu einscannen und dem richtigen Mandanten zuordnen (löschen beim falschen Mandanten nicht vergessen)
• als E-Mail verschicken und dann die E-Mailuploadadresse des richtigen Mandanten verwenden
• als E-Mail an die Kanzlei verschicken und von dort per Drag & Drop und DATEV upload dem richtigen Mandanten zuordnen.

Was m.E. nicht geht: direkt in einen anderen Mandanten verschieben.

Beste Grüße

H. Heitschmidt

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Ein direktes Verschieben geht nicht.

Meldung an den zuständigen Datenschutzbeauftragen nicht vergessen https://dejure.org/gesetze/DSGVO/33.html

edit: Und an die Beteiligten

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Das kommt auf den Beleg drauf an.

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Einen Beleg ohne personenbezogene Daten?! Zumindest mal in der Minderzahl, aber klar, der Kleinbeleg wäre unschädlich.

edit: Threads verwechselt

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Viel wichtiger wäre es den Prozess des Scannens und Hochladens neu zu beschreiben um den Fehler zukünftig auszuschließen.

Macht sich auch besser beim Datenschutzbeauftragten.

Bisheriger Prozess xyz parallel alle Mandanten 

neuer Prozess

xyz Mandnat 1

xyz Mandant 2

....

Fehler erkannt Fehlerquelle durch Umstellung auf One Peace Flow behoben.

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Hallo JJunker,

so ganz kann ich Ihnen nicht folgen - dass der Prozess des Scannens angepasst werden soll ist klar. Nur wie bzw. was Sie mit "one pice flow" meinen nicht. Können Sie dies einem ehemaligen Realschüler in deutscher Sprache nochmals erklären ?

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Entschuldigung da kommt der Mensch aus der Logistik und Industrieplanung bei mir dann doch wieder durch. 😊

peace bezog sich in dem Fall auf den Mandanten. Überall wo Daten verarbeitet werden. Und wir tun ja quasi nichts anderes. Müssen die Daten voneinander getrennt bearbeitet werden.

Ein Ordner nach dem anderen scannen. Alle Belege nacheinander hochladen.

Führt zu Fehlern.

Der Ordner von Mandant A wird gescannt.

Die Belege von Mandant A werden hochgeladen.

Danach das gleiche mit Mandant B.

Die Gefahr, dass Belege falsch hochgeladen werden ist im zweiten Szenario ( One peace Flow Szenario) bedeutend kleiner.

Normalerweise wird das Verfahren bei Werkstücken angewendet.

Der Mitarbeiter an einer Werkstation muss die Teile ABC mit je zwei Schrauben und Unterlegscheiben zusammen schrauben. Er hätte Platz um 5 Werkstücke gleichzeitig zu bearbeiten. Die Wahrscheinlichkeit, dass er eine Unterlegscheibe vergisst steigt bei paralleler Bearbeitung mehrer Bauteile. Deswegen jeweils ein Werkstück zusammenbauen.

Oder im vorliegenden Fall einen Mandanten nach dem anderen bearbeiten.

ich bin müde. Hoffe aber es verständlich rüber gebracht zu haben.