Beim Belege hochladen zeigt Datev an, das eine Datei Kennwortschutz hat

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Hallo zusammen,

wir machen ganz frisch unsere Belegverwaltung nur noch digital. Ich bin diesbezüglich also Neuling.

Wir speichern per eMail erhaltene Rechnungen direkt ab. Jetzt habe ich festgestellt, das einige Absender PDF´s mit dem Attribut Kennwortschutz schicken, bei denen aber kein Kennwort eingegeben werden muss, um sie zu öffnen.

Beim Hochladen in Unternehmen Online erhalten diese Belege dann ein gelbes Warndreieck und den Hinweis Kennwortgeschützt.

Hat jemand einen Tipp, wie man diese Dateien trotzdem hochladen kann, ohne die PDF erst auszudrucken und dann einzuscannen?

Viele Grüße

Uwe Michehl

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Bitte professionelle Beratung auch zwecks rechtssicherer E-Mail Archivierung einholen. 

[#3 · Accepted solution]

Bonjour,

ich kenne diesen Nebeneffekt leider auch.

Ich öffne das PDF-Dokument mit dem Passwort und drucke es anschließend mit einem PDF Drucker (Print to PDF) und habe es dann in einem Ordner ohne PW-Schutz abgespeichert. Und von dort kann man das Dokument, je nach belieben, nach DUO oder DMS verschieben. VG aus Berlin

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Ich hänge mich mal dran, da ich soeben eine Eingangsrechnung als Beleg hochlade und mir DUO anzeigt,

"Die Datei ist kennwortgeschützt, keine Vorschau möglich".

Allerdings ist die Datei keineswegs kennwortgeschützt, das PDF kann ohne Kennwort geöffnet werden, DUO könnte also eine Vorschau generieren.

Acrobat Reader zeigt folgende Details. Für mich klingt es so, als sei das PDF lediglich gegen Veränderungen geschützt (siehe Anhang).

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Sicherheitssystem: Kennwortschutz. Das zählt. In "normalen" PDF steht keine Sicherheit.

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Ja und? DUO kann das PDF öffnen, es kann eine Vorschau generieren, es kann die OCR drüber laufen lassen. Verstehe ich nicht. Für mich eine unsinnige Fehlermeldung, da es überhaupt kein Fehler ist.

Edit: Wenn ich nach dem Upload in die Belegübersicht gehe, dann sehe ich auch, wie alles problemlos funktioniert hat. Es ist also lediglich ein Hinweis, dass beim Hochladen keine Vorschau generiert werden konnte. Das könnte man also weniger verwirrend lösen, aber wenn man es nun einmal weiß, kann man es hier ja nachschlagen. 😉

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@kai-n schrieb:

Für mich eine unsinnige Fehlermeldung, da es überhaupt kein Fehler ist.

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Ja, mag für den Anwender so sein, wobei ich auch das Windows Verhalten "komisch" findet. DATEV prüft den Wert Kennwortschutz in der PDF (reine Annahme). In der PDF steht dieser Wert auf "1" - DUO sagt: Kennwortschutz. Für mich logisch. So wie man Stapel im Rechnungswesen importiert. Steht festschreiben auf 1, schreibt DATEV fest.  

Also klassische wenn, dann Regel. Vielleicht ist ja auch nur ein Kennwort zum Drucken hinterlegt? Vielleicht nutzt DATEV die PDF Druckfunktion, um daraus das schlechte JPG Abbild zu generieren? Weiß ich alles nicht. Fakt: in anderen PDFs steht unter Kennwortschutz: keine Sicherheit. Könnte als Hilfe / Test dienen. 

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Ich sage es mal so: Ich bin ja Anwender, und ich nehme die PDF-Rechnung aus der E-Mail, schaue sie mir an und lade sie / das Original hier hoch.

Wenn die DATEV das PDF verarbeiten kann, sollte beim Upload nicht gewarnt werden.

Wenn es nicht verarbeiten kann (Ansehen nur mit Kennwort, Druck nur mit Kennwort und Drucken ist für DATEV erforderlich), dann sollte das Hochladen verweigert werden.

Dass nun eine Warnung / ein Fehlerhinweis angezeigt wird, obwohl (!) das PDF problemlos verwendet werden kann, ist zumindestens unglücklich und sorgt für Irritationen wie meine hier. Mein Vorschlag an die DATEV wäre also, den Belegupload diesbezüglich zu verbessern.

Dass man nicht das Original hochlädt sondern ein in ein neues PDF gedrucktes PDF kann da ja nicht die Lösung sein, auch wenn das oben so markiert wurde. Und auch in Fragen "rechtssicherer E-Mail-Archivierung" arbeite ich lieber mit dem Original und nicht meiner Kopie. Dies sei noch ergänzt.

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Habe das Problem auch bei Domainfactory Rechnungen. Diese sind Passwortgeschützt.

Ich kann die Rechnungen zwar ganz normal in DUO hinzufügen und auch mit der entsprechenden Abbuchung vernüpfen.

Jedoch kann ich sie nicht einfach aus dem DUO ausdrucken, ich muss sie erst auf dem PC speichern, dann mit Adobe öffnen und dann drucken.

Und wenn ich über die Belegübersicht mehrere Eingangsrechnungen markiere und drucken möchte, druckt er mir die Kennwortgeschützten Rechnungen auch nicht aus.

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Tatsächlich, das kommt dann bei mir auch, wenn ich dieses PDF aus der Belegübersicht drucken möchte. Verwiesen wird auf diese Seite:

https://www.datev.de/info-db/1020230

Dabei ist das Drucken zulässig. Für mein Empfinden liegt hier ein Problem vor, das man beseitigen sollte.

In meinem Fall ist es übrigens eine Rechnung von Strato.

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Ein Fall für: Willkommen in Deutschland 🇩🇪. Man hätte mit der XRechnung alle technischen Möglichkeiten gehabt auch gleich die OCR zu killen, weil an der XRechnung alle Werte maschinenlesbar dran hängen aber wir hampeln lieber mit PDFs, JPGs, OCR und solchen Verbünden wie TRAFFIQX aka DATEV SmartTransfer rum, damit wir überhaupt noch smart arbeitsfähig sind. Traurig. 

Heute die Mitteilung bekommen: Rechnung vom Lieferanten X konnte an E-Mail Y nicht zugestellt werden. Eigener Test mit einer Spaß PDF: it just works like designed mit Belegfreigabe online. 

Was soll ich dazu noch sagen?! Wem soll das alles noch Spaß machen?! Müsste man wohl jetzt die Bounce E-Mail af Seiten des Lieferanten prüfen, was dort als SMTP Fehler drin steht ... ufff 😖.

Aber wo Ihr zwei strato und domainfactory nennt: Einfach mal den www.invoicefetcher.com ausprobieren 🤓. Würde mich aus Neugier interessieren, ob damit alles klappt. Den kann man mit DUO Schnittstelle 90 Tage kostenlos testen. Nein, ich weiß, keine Lösung im klassischen Sinne aber wenn damit alles fluppt, muss der ja was anders machen, als was Ihr jetzt macht. Dann kann man "dem Fehler" auf die Schliche kommen. 

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Yep, für mich leider ein Problem, da ich gerne noch meine Belege am Ende des Monats einmal gesammelt in einer .pdf runterladen möchte und lokal speichern möchte. Wenn die Domainfactory Rechnungen (oder andere Kennwortgeschützte .pdfs) immer fehlen ist das sehr ärgerlich.....

Habe mal Screenshots von der Belegübersicht und Fehlermeldung hochgeladen. Vielleicht liegt es ja nur an dem PDF Viewer den DATEV nutzt?

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Ich sehe den Fehler (für mich ohne Anführungszeichen) nicht bei Domainfactory, Strato & Co. sondern bei der DATEV. Man kann halt PDF offensichtlich auf gewisse Weise schützen, ohne Ansicht und Abdruck zu verhindern. Aber die DATEV behauptet platt gesagt "Ist geschützt, Vorschau geht nicht" oder "Ist geschützt, Drucken geht nicht", obwohl dem gar nicht so ist.

Schaut jemand aus dem Team der DATEV hier rein? Wenn nein, wie bekommt man die Zuständigen auf den Verteiler?

@metalposaunist : Ich werde einen Teufel tun und noch jemand anderes in meine ganzen Rechnungen schauen lassen. 😄

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@kai-n schrieb:

Schaut jemand aus dem Team der DATEV hier rein? Wenn nein, wie bekommt man die Zuständigen auf den Verteiler?

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Ja, DATEV liest mit. Ob und wann sich hier jemand ggf. meldet, ungewiss. Da müssen wir einfach ein bisschen abwarten. 

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@kai-n schrieb:

@metalposaunist: Ich werde einen Teufel tun und noch jemand anderes in meine ganzen Rechnungen schauen lassen. 😄

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Die schauen nicht in die Rechnung, weil der invoicefetcher via API sich die PDF / Dokumente bei den Rechnungsportalen herunterlädt. Da schaut sich niemand die Rechnung an. Kann ich sehr empfehlen, wenn man sich monatlich wo anmelden muss, um die Rechnung herunterzuladen : #KeineMachtDemManuel Die Rechnungen landen dann einfach in DUO, lexOffice, sevDesk, flowwer und was es nicht noch alles für Anbieter gibt. 

Wir nutzen es für NetCologne und 1und1. Niemand muss da aktiv was tun. Die Rechnungen prüfen wir dann einfach im flowwer 😍. 

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Könnte sich diesbezüglich jemand von DATEV melden? Wird an diesem Problem gearbeitet?

Ein Bekannter von mir arbeitet mit ETL PISA, dort kann er ohne Probleme kennwortgeschützte .pdf Belege aus seinem System nachdrucken. Ohne Fehlermeldung etc..

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Hallo Community,

wir haben herausgefunden, dass die Ursache in der eingesetzten Open Source Bibliothek liegt: diese macht leider keine Unterscheidung zwischen "echtem" Kennwortschutz und lediglich Druckschutz oder Schutz vor Kopieren von Inhalten.

Wir untersuchen gerade Alternativen zur verwendeten OS Bibliothek. Stand heute können wir noch nicht sagen, welche Alternativen das sind und ob damit eine Lösung möglich ist. 

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Danke @Silvija_Döbereiner! 

Also ist Open Source auch nicht immer eine Lösung für alle Probleme, die mit kommerziellen Unternehmen (Apple, Microsoft, Google und Co.) entstehen können. Dann haben wir damit im "Big Business" ein gutes Beispiel, dass der Ersatz durch Open Source einfach neue und andere Probleme schafft aber auch nicht die eine Lösung ist. 

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Hallo @Silvija_Döbereiner 

danke für die Info. Es freut mich, dass ihr an einer Lösung arbeitet.

Grüße

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Danke für die Antwort @Silvija_Döbereiner , es besteht also Hoffnung.

Ich habe soeben in der Linux-Shell einfach mal "pdfto" eingegeben, Tab gedrückt und ein installiertes pdftoppm entdeckt. Mit "pdftoppm strato.pdf > strato.ppm" konvertiert, mit "convert strato.ppm strato.jpg" (convert von ImageMagick) für jede Seite ein JPEG erzeugt (strato-0.jpg, strato-1.jpg)

https://manpages.debian.org/testing/poppler-utils/pdftoppm.1.en.html

pdftoppm hat sich dabei überhaupt nicht für den "Schutz" (in Anführungsstrichen) interessiert, da ja (siehe oben) die Ansicht ja auch zugelassen ist (ohne ein Kennwort einzugeben)

Es hat also keine fünf Minuten gedauert, eine mögliche Lösung zu finden. Es wäre also durchaus nicht unmöglich, dass die DATEV hier eine Lösung für das kleine Problem findet. Das ist doch mal eine gute Nachricht.

Genau deswegen auch bitte keine Open-Source-Diskussion @metalposaunist , denn eigentlich findet man damit immer Möglichkeiten. 😉 

Edit: Mir ist durchaus bewusst, dass eine solche zentrale Komponente der Belegverarbeitung von der DATEV nicht von jetzt auf gleich ausgetauscht wird, ich wollte damit nur aufzeigen, dass es Möglichkeiten gäbe. Natürlich erwarte ich von der DATEV, dass sie sich sehr genau anschauen, ob diese PDF-Tools eine potentielle Ergänzung für das existierende System sein könnten. Da es sich um Open Source handelt, besteht jedenfalls die Möglichkeit, sich die Historie und Code-Qualität des Projekts anzuschauen und zu prüfen, ob diese Tools eingesetzt werden könnten.

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@kai-n 

Sehr cool, danke für die Info!