Stammdatenformular für Kanzlei-Homepage für Neumandate

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Ist es möglich oder bereits geplant den Kanzleien ein (oder mehrere) Homepage-Formulare, welche ein Neumandant mit seinen Stammdaten ausfüllen kann und wir die eingegebenen Daten automatisch mittels einer Importdatei im Arbeitsplatz importieren können?

Dies würde die Arbeit des Sekretariats erheblich vereinfachen.

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Ich kann mir nicht vorstellen, dass DATEV "fertige" Formulare zur Verfügung stellen wird. Der Weg wird sicher über SmartExperts gehen, dort können Interessenten verwaltet und die Daten anschließend über den Arbeitsplatz in die Stammdaten übernommen werden.

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Das stimmt mit SmartExperts.
Nur soweit ich weiß müssten die Neumandate, welche nicht über SmartExperts auf eine Kanzlei gestoßen sind manuell eingepflegt werden. Außerdem werden nicht alle Stammdatenfelder, welche in der ZMSD vorhanden sind, In SmartExperts abgefragt, d. h. hier hätte man wohl wieder doppelte Arbeit. 

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@WiegandtAl  schrieb:

Das stimmt mit SmartExperts.
Nur soweit ich weiß müssten die Neumandate, welche nicht über SmartExperts auf eine Kanzlei gestoßen sind manuell eingepflegt werden. Außerdem werden nicht alle Stammdatenfelder, welche in der ZMSD vorhanden sind, In SmartExperts abgefragt, d. h. hier hätte man wohl wieder doppelte Arbeit. 

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Vielleicht sollten Sie da noch ein wenig warten, bis die "neue EO, cloudbasiert" an den Start geht. Vor kurzem sickerte hier mal der Projektname "KMnext" durch. Mehr aber auch nicht.

Sie arbeiten noch mit der "ZMDS" also quasi EO-Classic? Letztendlich scheint es (und so wird es auch sein), dass es keine Verbindung zwischen einer Weboberfläche und der EO-Stammdatenverwaltung gibt.

Auch hierzu gibt es bisher keine (eindeutigen) Stellungnahmen seitens DATEV.

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Guten Morgen DATEV-Community,

zum Wochenstart habe ich gute Nachrichten für Sie, aber lesen Sie selbst:

Interessenten erfassen die Stammdaten auf der Kanzlei-Homepage

Für das beschriebene Szenario haben wir voraussichtlich im 3. Quartal 2020 eine erste kleine Lösung (nennen wir es Stufe 1) vorgesehen. Über die Kanzleiprofilverwaltung wollen wir die Möglichkeit bieten, sich ein Kontaktformular per „Snippet“ zu erstellen, welches man auf der eigenen Kanzlei-Homepage integrieren kann.

Dieses Kontaktformular entspricht dem Stand der Kontaktformulare auf SmartExperts. Wird das Kontaktformular vom Interessenten auf der Kanzlei-Homepage mit Daten befüllt und abgesendet, sind die Daten infolge in der Interessentenverwaltung verfügbar.

In einer nächsten Stufe könnte es evtl. noch ausgebaut werden, abhängig von den Anforderungen.

Wir haben heute schon eine API-Schnittstelle, mit der Sie die Daten aus ihrem eigenen Erfassungstool (wird nicht durch DATEV entwickelt bzw. bereitgestellt) in die SmartExperts-Interessentenverwaltung übergeben können. Von dort kann der bekannte Weg über das Tool „SmartExperts Datenübernahmen“ in die zentralen Stammdaten erfolgen.

Besteht an der Dokumentation zur Schnittstelle Interesse, so wenden Sie sich bitte an smartexperts-plattform@service.datev.de

Kanzleimanagement

Für das neue Kanzleimanagement ist es geplant die Interessentendaten (ohne Umwege über OnPremise) direkt nutzen zu können, um bspw. ein Angebot zu kalkulieren, später ein Projekt zu planen oder eine Rechnung zu schreiben. Es wäre in dem Kontext spannend für uns zu wissen, welche Daten ihnen heute in der Interessentenverwaltung für das Kanzleimanagement fehlen. Wir freuen uns, wenn Sie uns dazu noch Input zukommen lassen!

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Es wäre gut, wenn man das Snippet individualisieren könnte. Ich würde bspw. die Frage nach dem Einkommen ausblenden wollen. 

Wenn ich als Mandant zuallererst nach meinem Einkommen gefragt würde, würde ich denken, dass es dem Berater vorrangig um sein Geld und nicht vorrangig um mich und mein Anliegen geht.

Wenn man diese Daten zwecks Honorarabschätzung abgefragt ist das was anderes. Aber diese würde ich auch nicht ohne die Sichtung der Belege und weitreichenden Angaben abgeben. Daher gehört diese Datenabfrage ins persönliche Erstgespäch. 

Aber: die Zurverfügungstellung eines Snippets zur Einbindung in die eigene Website ist genau der richtige Weg. Hierfür vielen Dank!

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@Jens_Reitter  schrieb:

Kanzleimanagement

Für das neue Kanzleimanagement ist es geplant die Interessentendaten (ohne Umwege über OnPremise) direkt nutzen zu können, um bspw. ein Angebot zu kalkulieren, später ein Projekt zu planen oder eine Rechnung zu schreiben. Es wäre in dem Kontext spannend für uns zu wissen, welche Daten ihnen heute in der Interessentenverwaltung für das Kanzleimanagement fehlen. Wir freuen uns, wenn Sie uns dazu noch Input zukommen lassen!

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Können Sie einen groben Zeitpunkt nennen, wie lange ich noch die derzeitige Rechnungsschreibung ertragen muss? Für welchen Zeitpunkt ist KMnext seitens DATEV terminiert?

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Hallo Herr Bietz,

unsere derzeitige Planung für das neue Kanzleimanagement sieht wie folgt aus:

Wir haben begonnen, unter regelmäßigen Kundeneinbezugsmaßnahmen an der ersten Version eines neuen Kanzleimanagements zu arbeiten. Diese Version, mit der wir insbesondere Kundenfeedback gewinnen möchten, wird einen relativ geringen Funktionsumfang haben, dafür aber den gesamten Kanzleimanagement-Prozess abdecken, inkl. der Rechnungserstellung. Wir sprechen hier von einem MVP (minimum viable product). Dieses wird noch keine Freigabe-Version sein, sondern ist eher mit einem Testbetrieb vergleichbar. Dieses MVP ist unser momentaner Fokus bei der Kanzleimanagement-Entwicklung und wir planen, es nächsten Sommer bereitstellen zu können.  

Das Feedback aus diesem Testbetrieb nutzen wir dafür, die Funktionstiefe über den Prozess hinweg so auszubauen, dass wir im nächsten Schritt eine erste Marktfreigabe erzielen können, ein MMP (minimum marketable product). Dieses wird entsprechend der agilen Entwicklung nicht die Endausbaustufe des Produktes sein, sondern der erste Meilenstein beim Erreichen unserer Vision, in dem wir bereits echten Nutzen für einen Teil unserer Kunden sehen. Zu diesem Zeitpunkt werden es voraussichtlich zunächst kleinere und weniger komplex strukturierte Kanzleien sein, für die die Software diesen Nutzen stiften wird.

Mit jeder weiteren Iteration wollen wir die Funktionstiefe vergrößern und die Software so immer weiteren Zielgruppen zugänglich machen.

Denkbar ist für uns aktuell auch, einzelne bereits wertstiftende Funktionsbündel schon früher mit Anwendern zu verproben. Wenn sich diese Gedanken konkretisieren, informieren wir Sie wieder. Übrigens können Sie sich beim bereits freigegebenen Leistungsprofil einen ersten Eindruck verschaffen, wie wir uns einen Baustein des künftigen KM-Prozesses im Zusammenspiel mit SmartExperts vorstellen können. (Aufrufbar z.B. über den Appswitch in MyDATEV Kanzlei, weitere Infos finden Sie in der Hilfe.)

Soweit der Einblick in unseren aktuellen Planungsstand. Bitte beachten Sie, dass wir uns in einer sehr frühen Phase der Entwicklung befinden und sich somit auch noch Änderungen ergeben können.

Demnächst werden wir übrigens auch im DATEVmagazin online einen ausführlichen Beitrag zu unserem Vorhaben bringen – trotzdem wollten wir Ihnen natürlich gerne vorneweg Ihre Frage beantworten!

Viele Grüße aus Nürnberg,

Patricia von Beyer

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Hallo Frau @Patricia_von_Beyer ,

... an welche konkreten "wertstiftenden Funktionsbündel" wurde hier gedacht ?

Die ursprüngliche Fragestellung in diesem Thread bezog sich ja 'nur' auf die Erfassung von Stammdaten neuer Interessenten (Besucher der Website).

Aus meiner Sicht wäre das 'nur' ein "Kontaktformular"/"Feedbackformular", wie es auf den meisten Homepages zu finden ist. Anhand einiger Pflichtfelder und einiger optionaler Felder könnten die wichtigsten Stammdaten potentieller Neumandanten erfragt und der Kanzlei zugesandt werden.

Das Auslesen der Daten und das Konvertieren in ein importierbares Format (z.B. Datev-Format), klingt für mich auch machbar und wäre als kleine, hilfreiche Anwendung auch "minimum viable".

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Hallo M. Vogtsburger,

mit diesem ersten Funktionsbündel planen wir, den SmartExperts-Prozess zu verlängern, um Ihnen so eine einfachere und digitale Anbahnung neuer Interessenten zu ermöglichen. Wir setzen dabei auf die Interessentenverwaltung und die dort hinterlegten Daten auf.

Das Snippet planen wir folgendermaßen: 

• Das Kontaktformular, das Sie in Ihre Website einbinden können, entspricht dem gleichen Stand des Kontaktformulars aus Ihrem SmartExperts Kanzleiprofil. Haben Sie hier über die Kanzleiprofilverwaltung Felder ausgeblendet, z.B. das Gehalt, werden diese auch nicht auf Ihrer Website abgefragt.  
• Die im Kontaktformular eingetragenen Daten stehen dann in der Interessentenverwaltung zur Verfügung.
• Aus der Interessentenverwaltung können Sie über die „Datenübernahme SmartExperts“ auf Wunsch auch Daten in Ihre heutigen Stammdaten übernehmen.

Viele Grüße,

Julia Schwirzer aus dem Team SmartExperts & Patricia von Beyer aus dem Team Kanzleimanagement

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Danke für das Feedback, Frau @Patricia_von_Beyer 

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Moin moin,

gibts Neuigkeiten?

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Es gibt die Möglichkeit ein Kontaktformular auf die Homepage zu pflanzen:

SmartExperts - Standort aufrufen - dann rechts auf Hilfreiche Tools.....

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Guten Morgen Herr @Jens_Reitter ,

wie ist der aktuelle Stand hierzu nun in 09 2022?

Gibt es derzeit eine Möglichkeit Neumandantendaten über ein Kontaktformular erfassen zu lassen und dann die Stammdaten einspielen zu können, um den Prozess digitaler abzubilden und das manuelle Anlegen von Mandanten zu erleichtern?

MfG Ralf Kerstholt

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@steuern377 schrieb:

Gibt es derzeit eine Möglichkeit Neumandantendaten über ein Kontaktformular erfassen zu lassen und dann die Stammdaten einspielen zu können, um den Prozess digitaler abzubilden und das manuelle Anlegen von Mandanten zu erleichtern?

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Jap, gibt es. Nennt sich www.milia.io 😎. Stammdaten werden vom Mandanten hinterlegt / eingegeben und das Mandat automatisch in DATEV mit neuer Nummer angelegt und milia fragt auch nach den benötigten Dokumenten, die zum Onboarding gehören und legt diese in DATEV DMS ab. Und: Das Mandat kann digital per DocuSign Verträge gegenzeichnen: StB Vertrag, SEPA Lastschrift, Mitwirkungspflichten, Vollmachten, ...

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Hallo @metalposaunist 

Du verlinkst häufig auf milia.io und in deiner Signatur ist es auch immer zu finden.

Bei deinem, so vermute ich es, Perfektionismus frage ich mich immer, warum sieht diese Website so .... aus? Im Anhang habe ich mal ein PDF angehängt, so wie die Seite seit ganz langer Zeit bei mir im Chrome und im Edge aussieht.

Sieht die nur in unserer Kanzlei so bescheiden aus?

Sicherheitshalber muss ich dazu sagen, dass ich hier von mir aus auch nichts ändern kann, dies sind bei uns alles Grundeinstellungen des Datev-Systempartners (oder wie das auch immer heutzutage in Neudeutsch heißt). Zumindest wüsste ich nicht, dass ich als normaler Benutzer irgendwelche Grundeinstellungen der Browser ändern könnte. 😞

Viele Grüße

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@m_brunzendorf schrieb:

Sieht die nur in unserer Kanzlei so bescheiden aus?

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Gegenfrage: Habt Ihr DATEVnet im Einsatz? Wenn ja, ist das die Ursache. Ohne DATEVnet und auch auf all meinen privaten Geräten sieht's schick aus. Wir stehen im Kontakt mit DATEV, warum die Webseite nicht korrekt geladen wird. 

Das Problem haben wir auch bei DATEV Laptops beobachten können.  

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@metalposaunist  schrieb:

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Gegenfrage: Habt Ihr DATEVnet im Einsatz? Wenn ja, ist das die Ursache. Ohne DATEVnet und auch auf all meinen privaten Geräten sieht's schick aus. Wir stehen im Kontakt mit DATEV, warum die Webseite nicht korrekt geladen wird. 

Antwort: Jawoll, haben wir. Dann haben wir ja den Verursacher. Danke für die Info. Vielleicht sehe ich es mir mal von zu Hause aus an.

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@metalposaunist  schrieb:

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@steuern377 schrieb:

Gibt es derzeit eine Möglichkeit Neumandantendaten über ein Kontaktformular erfassen zu lassen und dann die Stammdaten einspielen zu können, um den Prozess digitaler abzubilden und das manuelle Anlegen von Mandanten zu erleichtern?

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Jap, gibt es. Nennt sich www.milia.io 😎. Stammdaten werden vom Mandanten hinterlegt / eingegeben und das Mandat automatisch in DATEV mit neuer Nummer angelegt und milia fragt auch nach den benötigten Dokumenten, die zum Onboarding gehören und legt diese in DATEV DMS ab. Und: Das Mandat kann digital per DocuSign Verträge gegenzeichnen: StB Vertrag, SEPA Lastschrift, Mitwirkungspflichten, Vollmachten, ...

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Du bist mir noch ein "Zeigen" schuldig! 😎

"Automatische Nummernvergabe" kann ich mir nur nach dem Muster "nächste Freie" vorstellen. Kanzleien, die länger am Markt sind haben aber häufig ein eigenes Nummernkonzept (wir beispielsweise auch). 

In meinem Kopf könnte das Onboarding so einfach sein. Ich suche nur noch die passenden Entwickler 😁

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@nadimb schrieb:

Du bist mir noch ein "Zeigen" schuldig! 😎

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Feel free - Kontaktdaten hast Du 😉 oder Du meldest Dich zum nächsten milia Basis Webinar an.  

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@nadimb schrieb:

"Automatische Nummernvergabe" kann ich mir nur nach dem Muster "nächste Freie" vorstellen. Kanzleien, die länger am Markt sind haben aber häufig ein eigenes Nummernkonzept (wir beispielsweise auch).

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Korrekt. Wobei das die DATEV Schnittstelle nicht hergibt, der man sagen kann: neue Mandate bitte ab Nummer X. Aber alle Stammdaten sind schon mal digital durchgängig 1:1 ohne Fehler übernommen worden, wenn das Mandat sich selbst nicht vertippt. 

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Hallo Herr Kerstholt @steuern377 

die in 2020 kommunizierte Lösung per SmartExperts-Snippet für die Kanzlei-Webseite hat immer noch Gültigkeit. Hierdurch können einfache Stammdaten von Interessenten direkt in die Interessentenverwaltung übergeben werden. Die Umsetzung für Sie als Kanzlei wird im Hilfe-Center Dokument 1022382 Kanzleiprofil verwalten - DATEV Hilfe-Center unter dem Punkt „2.18 Website integriertes Kontaktformular“ beschrieben.

Ansonsten interpretiere ich Ihre Frage auch stark in Richtung des Use-Cases unseres DATEV Onboarding:

Also digitales Mandanten-Onboarding bzw. effiziente Stammdatenerfassung von Interessenten mit einem zentralen DATEV-Portal, perspektivisch in 2023 erweitert um weitere Kollaborationsmöglichkeiten wie Angebote aus KMnext ins Onboarding senden (Interessent), Angebote digital annehmen, generischer Austausch von Dokumenten zwischen Mitglied und Interessent, digitale Vollmachten/Verträge.

Aktuell befinden wir uns noch in der Pilotphase mit ca. 50 Kanzleien, die seit April läuft und nun noch einmal bis Dezember verlängert wurde. Wir planen aktuell mit der Marktfreigabe des DATEV Onboarding Ende Q4/2022, wo dann auch die MDO-Integration dabei sein soll - also Mandanten-Neuanlage onPremise und Online.

Zur Freigabe wird es selbstverständlich auch eine Kommunikation an unsere DATEV Mitglieder geben.

Mehr Informationen zum aktuellen Stand und Updates zur Freigabe geben wir in der nächsten Ausgabe der DATEV Sneak Preview am 07. + 14. Oktober. Melden Sie sich hierzu gerne an. (Sneak-Preview (datev.de))

Viele Grüße

Steffen Götze

Business Analyst DATEV Onboarding / DATEV SmartExperts

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@Steffen_Goetze schrieb:

Melden Sie sich hierzu gerne an.

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Ich kann mich noch immer nicht anmelden. Was mache ich falsch? 

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Zu diesem Angebot sind die konkreten Veranstaltungstermine derzeit in Planung. Sobald die Planung abgeschlossen ist, werden Ihnen die Termine zur Information und Anmeldung angezeigt.

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Hatte ich das die Tage nicht schon mal geschrieben? 🤔 

DATEV Vision 2050 in der vollwertigen Cloud: Man übergibt komplette Mandate mit allen Leistungen und allen Daten via Mausklick. Mandant A wandert von Kanzlei B zu C: fertig 😎.  

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Hallo @metalposaunist ,

Die Antwort habe ich eben vom verantwortlichen Kollegen bekommen: "Die Anmeldung wird kommende Woche freigeschaltet, dann sollte es möglich sein."

Viele Grüße

Steffen Götze

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Hallo @Steffen_Goetze,

ist halt doof, wenn man liest, was gar nicht geht 👎. Mit dem Hinweis dazu hätte man sich besser gleich einen Knick ins Ohr machen können. Bisschen so wie Spam in den Mails: Verdienen Sie bis zu 3000€ und klicken Sie hier. Oh, jetzt bin ich pleite ...   

Für alle anderen: Die Anmeldung klappt jetzt. Bin am FR, 14.10 dabei.

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Hallo @m_brunzendorf & alle anderen: 

www.milia.io wird jetzt auch in ihrer vollen Farbpracht 🎨 im DATEVnet (DATEVasp/PARTNERasp) korrekt dargestellt 😍. 

Schaut Euch gerne um 🤗.

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Wir haben uns milia auch schon vor knapp einem Monat angeschaut - endlich mal eine Lösung die denkt wie wir und sich modern anfühlt - gutes Benutzererlebnis und auch viele Punkte auf der Agenda auf die wir uns schon freuen (GWG identifizierung mit VideoIdent, Anbindung Vollmachtsdatenbank, digitale Signaturlösung im Vertragsversand integriert,... )
Auch die direkte Schnittstellen zu den DATEV-Daten/Servern überzeugen uns sehr. Stammdaten werden direkt übergeben, Dokumente im DMS abgelegt, da können sich Mitbewerber wie kanzlei.land auch noch etwas abschauen (soweit uns bekannt ist müssen hierfür allerdings Ports geöffnet werden - eine Anbindung über VPN ist bisher nicht vorgesehen).

Gefühlt leider auch relativ teuer für ein paar Datenbankabfragen und ein bisschen Cloud-Speicherplatz - aber bei der Preispolitik haben sie sich vermutlich an der DATEV orientiert 😉

Nachdem KMnexxt und die DATEV-Lösungen vermutlich noch auf sich warten lassen werden wir zwischenzeitlich wohl auch auf milia zurückgreifen. (mal sehen wer sich besser entwickelt - im Zweifelsfall setzten wir auf agile Mananten, die auch ggü. einem Portalwechsel aufgeschlossen sind)

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Wieso kauft DATEV nicht einfach das Unternehmen und integriert die Lösung? 😁