Mandantenstammdaten importieren, Mandantenerfassungsbogen

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Wir möchten uns einen neun Mandatsaufnahmebogen erstellen, der von den zukünftigen Mandanten selber auszufüllen ist. Idealerweise würde ich diese Daten gerne in unsere Stammdaten importieren. Meines Wissens besteht keine direkte Möglichkeit, in EO Stammdaten zu importieren.

Gibt es vielleicht irgend einen Umweg, zum Beispiel ein anderes DATEV Programm, welches die Stammdaten mit der EO austauscht?

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@clblank  schrieb:

Gibt es vielleicht irgend einen Umweg, zum Beispiel ein anderes DATEV Programm, welches die Stammdaten mit der EO austauscht?

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Ging das nicht irgendwie über das Smart-Expert-Portal, über das man dann die Interessentendaten dann weitergeben könnte...?

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Ich kenne auch keine Möglichkeit. Ein Anfang wäre schon einmal die Anbindung folgendes: https://www.bundesdruckerei.de/de/loesungen/AusweisIDent-Vor-Ort

Habe die Lösung zwar noch nie in der Praxis erlebt, klingt für mich allerdings ganz gut, Ausweis hat man ja immer dabei. Ist aber wahrscheinlich für den Kanzleialltag zu teuer, selbst wenn es möglich wäre.

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Sicheres elektronisches Auslesen von Personalausweisdaten würde mir hier nicht reichen. Auch möchte ich Daten ohne persönlichen Besuch in der Kanzlei bekommen

Aber vielen Dank für den Hinweis: Dieses Verfahren wäre eine super Ergänzung, insbesondere in Bezug auf die Identifikationspflicht wegen Geldwäschegesetz. Die ausgelesenen Daten müssten dann noch revisionssicher gespeichert werden.

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Hallo clblank und Community, 

mit der SmartExperts Interessentenverwaltung kann heute bereits ein Interessent online erfasst und in die Stammdaten übertragen werden.
Aktuell arbeiten wir hier an der Möglichkeit der Datenerfassung seitens des Mandanten/Interessenten.
Wir informieren umgehend, wenn diese Lösung zur Verfügung steht.

Viele Grüße aus Nürnberg, 

Kristina Fink. 

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Hallo Frau Fink, es ist ja schon etwas Zeit ins Land gezogen. Gibt es hier zwischenzeitlich Verbesserungen? 
Freundliche Grüße 

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Bisher ist der Weg über Smart Experts viel zu dürftig, um dann mit dieser Datenbasis arbeiten zu können. Wenn man sich den Stammdatendienst (SDD bei EO comfort) anschaut, dann steckt da richtig Musik drin. Die paar Angaben, die man über diesen Weg erreichen kann, bringen uns nicht weiter. Der SDD ist die Basis für alles, auch im Bereich Geldwäsche, da dort die Klassifikation der Wirtschaftszweige mit anzugeben ist, nach denen im Rahmen der GWG besonders genau zu schauen ist. Auch Kanzlei-Rewe, Rechnungslegung (Sepa etc.) usw. greifen darauf zu. Bis das Smart Experts kann bin ich Hundert Jahre alt - Anpassung des Stammdatenbogens für Neumandate in pdf auf die geforderten Angaben im SDD und dann zu Fuß ist der bisher gängige Weg, unpraktisch aber machbar.

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Danke für die Antwort. Das stellt man sich im digitalen Zeitalter doch anders vor. 🙈

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Ja leider, dazu müssten sich aber unterschiedliche Abteilungen unterhalten und verstehen, dass mit den Cloud-Anwendungen nicht alles gelöst ist. Die Stammdaten sind Herz und Seele (!) der Kanzlei; jeder, der sich mit dem Thema GWG beschäftigt hat, der weiß was ich meine (DATEV Marktplatz Data Security).

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In Planung ist, dass der Neumandant einen Einmallink bekommt, über den er selber seine Stammdaten erfassen kann.

Ich finde aber auch eine Möglichkeit der Stammdatenpflege genauso wichtig, das dauert aber wohl noch länger, bis da von DATEV etwas kommt. 

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Das ist aber hübsch, wir haben lange gegrübelt, was wir von Interessenten für Angaben fordern, bevor diese sagen - da habe ich keinen Bock darauf.

Mittlerweile wissen wir, dass darüber nicht eine Anfrage kommt, wir also nur hübsche Bilder bieten. Was soll´s.

Solange Nürnberg nicht versteht, dass das was der Kunde beim Erstkontakt an Infos preisgibt nichts, aber auch gar nichts mit unseren notwendigen Stammdaten zu tun hat, wird das nix, egal ob mit Einmalticket oder was auch immer. Der Kunde, sprich unser Mandant, weiß nicht mal, was wir alles benötigen und er somit alles ausfüllen müsste. Also deckt unser Stammdatenbogen die Fragen so ab, dass wir im SDD alles !!!!, auch die sich ständig ändernden zusätzlichen Felder der DATEV, einpflegen können.

Mich nervt nur noch, dass ich durch die ständigen Anpassungen, auf die einen keinen Mensch hinweist, immer die Stammdaten-Bögen im Auge haben muss und gemeinsam mit unserer Assistenz mit Screenshots arbeite, die wir bei jedem Update abgleichen, um zu sehen, was sich da so alles tut. Das beginnt bei MRE und endet beim automatischen Abgleich mit dem Handelsregister für den korrekten Namen der Firma oder den Angaben zum GWG und die Risikobeurteilung im System der DATEV.

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Anbei ein kurzes Update seitens DATEV: Das Team SmartExperts (gemeinsam mit den Kollegen/innen des Workstreams Basis) arbeitet gerade an einer Digitalisierung des Onboardingprozesses Interessent wird Mandant. Für Q2 planen wir erste kollaborative Funktionen für unsere Mitglieder und Interessenten freizuschalten. Wichtig: Ausgangspunkt des Onboardings kann SmartExperts sein, muss es aber nicht (manuelle Anlage von Interessenten zum Start des Prozesses ist möglich).

In der ersten Ausbaustufe kann das Mitglied – ausgehend aus der Interessentenverwaltung – Interessenten zur Registrierung auffordern und zur Weitergabe relevanter (Stamm)Daten bitten. Der Interessent kann sich mittels einer Selbstregistrierung ein DATEV-Konto anlegen und in einem Online Portal die geforderten Daten erfassen und Ihnen direkt in die Interessentenverwaltung weiterleiten. Ein anfordern und senden von Daten kann mehrmals durchgeführt werden. Folgend können Sie mit den vom Interessenten gesendeten Daten in der Interessentenverwaltung wie gewohnt Angebote kalkulieren oder den Interessenten als Mandant anlegen.

Natürlich hören wir hier nicht auf! Wir werden weitere Funktionen rund um digitale Angebote, Vollmachten, Dokumentenaustausch etc. implementieren. Ich werde Sie gerne in der Community up to Date halten, weitere Kommunikationen folgen zeitnah.

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Vielen Dank für die Antwort Herr Wimmer.

Kennen die Kollegen von Smart Experts den kompletten SDD? Das scheint mir nicht so zu sein? Das wäre sicher der erste Weg da mal "spicken" zu gehen. Wir haben eine Datenflut, die wir eingeben müssen, um für alle anderen Programme die Daten zu haben. Beispiel gefällig? Aufträge in EO comfort greifen auf diese Angaben zu, genauso die Sepa Lastschriften, Kanzlei-Rewe, alle Steuererklärungsprogramme (!!!), der Prozess des GWG (warum können die exportieren und auch importieren wir aber nicht, sind die Genossen nicht genauso wichtig?, beim Thema Geldwäsche klappt das bei DATA Security perfekt über die Connect Schnittstelle, aber wir dürfen hinterherhecheln), die SDD Platzhalter für die gesamte Korrespondenz aus den Vorlagen (Papier oder E-Mail). Vielleicht schafft es dann die DATEV, dass Lodas nicht mehr auf die 1. Telefonnummer oder die 1. E-Mail Adresse, die hinterlegt ist, zugreift, sondern auf der zugeordneten Nummer (LOON ist noch weit weg), sprich auch Lodas nutzt das. Marketing und Vertrieb..., Basisdienste online. Es ist fast schon atemberaubend zu sehen, wie uns dieser antiquierte Prozess Zeit kostet; Nerven und Geld noch oben drauf. Im Zeitalter die Digitalisierung sind die Stammdaten und deren Prozess Herz und Seele jeder Kanzlei, wenn die nicht sitzen, dann "brennt die Hütte".

Und jetzt darf ich lesen, worüber die Kollegen über Smart Experts nachdenken - bevor man in der Cloud anfängt sollte man die anderen Programme in Griff kriegen - alleine durch das GWG bin ich verpflichtet mir das Original des Ausweises geben zu lassen, wenn ich Neukunden nicht in irgendwelche Videoregistrierungen oder Post-Ident-Verfahren zwingen möchte (die kosten nebenbei bemerkt auch eine richtige Stange Geld). Bedingt durch das GWG benötige ich alle Angaben im Vorfeld, um vor Beginn der Mandatsbeziehung alle notwendigen Kontrollen machen zu können - Verstöße gegen das GWG sind verdammt teuer und können sogar Bewährungsstrafen nach sich ziehen.

Wissen Sie was ich immer nicht verstehe? Irgendwer programmiert an einer Stelle vor sich hin, wo sind denn all die CoWorking Spaces hin? Ich träume von einer DATEV, die die Prozesse von der Mandatsaufnahme bis zur Mandatsbeendigung überblickt, an der Unterstützung von uns soll es nicht liegen. Gemeinsam besser werden.

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Hallo Frau Silberbauer,

vielen Dank für Ihre ausführliche und auch ehrliche Antwort. Bei unseren Ausarbeitungen richten wir uns nach dem Datenumfang der DATEV-Stammdatendienste (SDD sowie Online Stammdaten). Aktuell kann bereits ein Übertrag der Daten aus der Interessentenverwaltung in den SDD erfolgen, wenn auch der Feldumfang noch eingeschränkt ist. In weiteren Ausbaustufen (im Laufe des Q2 2022) werden wir den Feldumfang erweitern. In weiteren Ausbaustufen des Onboardings steht das Thema GWG-Prüfung ebenfalls auf der Agenda.

Das Feedback der DATEV-Mitglieder ist uns sehr wichtig, daher binden wir diese bereits in unsere aktuellen Entwicklungen ein. Neben den monatlichen Review-Terminen (ab Ende März) wird Anfang April darüber hinaus ein Kundeneinbezug mit Interessenten (Privatperson sowie Unternehmen) stattfinden, um auch hier alle relevanten Anforderungen zu sammeln. 

Bei Fragen stehe ich natürlich auch gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.

Viele Grüße

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Einen schönen guten Tag Herr Wimmer oder ein herzliches Grüß Gott,

vielen Dank für Ihre Antwort, aber so richtig zielführend finde ich diese nicht. Warum können die Daten für die Prüfung im Rahmen des GWG exportiert und anschließende Ergänzungen wieder importiert werden? Warum können wir das nicht? Bin ich hier im falschen Film? Es kann doch nicht sein, wenn etwas funktioniert, wieso man uns das nicht überlässt und wir mittels eigener Stammdatenbögen das so einfach selber lösen könnten.

Nachdem wir seit 1998 EO comfort nutzen, weiß ich von Kollegen, die Kanzlei next pilotieren, dass wir noch ganz lange Warten dürfen, denn unsere Ansprüche sind nicht so schnell erfüllbar. Über Smart Experts will ich das nicht lösen, zumal die bisherigen Abläufe für uns nicht anwendbar sind (allein beim Angebotsassistenten wird mir blümerant). 

Wo der Mandant was oder wie eingeben kann/soll "interessiert" mich derzeit nicht, zumal diese Angaben mehr als rudimentär sind und mir für die Bearbeitung nicht so viel bringen. Kann oder will man mich nicht verstehen? Ich bin, wie ich aus vielen Gesprächen oder FB-Kontakten weiß, nicht die einzige, die derartige Wünsche äußert.

Gerne können Sie mich anrufen, allerdings fände ich es, auch für alle anderen Mitleser, schöner, wenn wir das hier kommunizieren (Diplomatie ist nicht mein zweiter Vorname, ich falle immer lieber mit der Tür ins Haus).

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Hallo Herr Wimmer,

wie ist denn der Stand dort? Gibt es mittlerweile die Möglichkeit, dass Mandanten selbst das komplette Formular der Interessentenverwaltung selbst ausfüllen können und wenn ja wie? Ich konnte bisweilen keine Anleitung dazu finden, kann ich davon ausgehen, dass es noch nicht implementiert ist oder habe ich es nicht gefunden?

Danke und viele Grüße!

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Mit www.milia.io kann man das so umsetzen und kollaborativ mit dem Mandanten zusammen arbeiten und ein sehr gutes Onboarding erreichen; ganz ohne SmartExperts und Co. milia kann man auch auf die eigene Homepage einbinden, wo das Mandat mit 1 Klick starten kann 😊. Und dank DocuSign kann man auch gleich Verträge und Formulare digital unterschreiben, sodass der Prozess komplett ohne Papier auskommt 👍. 

Ist ein ähnlicher Ansatz wie DATEV. Meiner Meinung nach nur etwas schöner 😬.

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Hallo @SNdStb 

danke für Ihre Nachfrage zum aktuellen Stand unseres DATEV Onboarding.

Wir befinden uns aktuell noch in der Pilotphase mit ca. 50 Kanzleien, die seit April läuft und nun noch einmal bis Dezember verlängert wurde. Wir möchten hier noch mehr Feedback gewinnen und im Hintergrund wird weiter fleißig am Onboarding selbst sowie der damit verbundenen neuen Interessentenverwaltung (Re-Design) gearbeitet.

Gerne nehmen wir Sie noch als Piloten auf. Kontaktieren Sie uns bei Interesse per E-Mail an smartexperts-plattform@service.datev.de.

Wir planen aktuell mit der Marktfreigabe des DATEV Onboarding Ende Q4/2022. Zur Freigabe wird es selbstverständlich auch eine Kommunikation an unsere DATEV Mitglieder geben.

Mehr Informationen und Updates zur Freigabe geben wir in der nächsten Ausgabe der DATEV Sneak Preview am 07. + 14. Oktober. Melden Sie sich hierzu gerne an. (Sneak-Preview (datev.de))

Viele Grüße

Steffen Götze

Business Analyst DATEV Onboarding / DATEV SmartExperts

Noch einmal zum Hintergrund, für alle die ggf. mitlesen und mit dem DATEV Onboarding noch nichts verbinden:

Wir arbeiten aktuell am neuen Produkt mit dem Arbeitstitel "DATEV Onboarding", einem Portal für das digitale Onboarding neuer Mandate sowie die einfache Kollaboration zwischen Mitglied und Mandant

Fokus liegt u.a. auf geringen Einstiegshürden für den Nutzer/Mandanten. (Selbstregistrierung mit Benutzername und Passwort über ein DATEV-Konto)

Für 2023 haben wir u.a. folgende Ausbaustufen geplant, u.a.: Angebote aus KMnext ins Onboarding senden (Interessent), Angebote digital annehmen, generischer Austausch von Dokumenten zwischen Mitglied und Interessent, digitale Vollmachten/Verträge)

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@Steffen_Goetze ganz dickes Kompliment für die "Extra-Erklärung" am Ende des Beitrags. Davor ziehe ich meinen digitalen Hut 🤠

Die E-Mail Adresse zur Pilotierung lässt mich darauf schließen, dass die Prozessinitierung bei SmartExperts startet. Ist dem so? 

Bin auf die Sneak gespannt!

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@Steffen_Goetze schrieb:

Melden Sie sich hierzu gerne an.

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Würde ich gerne. Geht (mal wieder) nicht 👎.

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Zu diesem Angebot sind die konkreten Veranstaltungstermine derzeit in Planung. Sobald die Planung abgeschlossen ist, werden Ihnen die Termine zur Information und Anmeldung angezeigt.

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@Steffen_Goetze schrieb:

Die E-Mail Adresse zur Pilotierung lässt mich darauf schließen, dass die Prozessinitierung bei SmartExperts startet. Ist dem so? 

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Ja, da soll's losgehen. Nutzt das jemand? Wie viele haben sich da Ihr Profil mit einem Angebot angelegt? 😅

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@Steffen_Goetze schrieb:

(Selbstregistrierung mit Benutzername und Passwort über ein DATEV-Konto)

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Das DATEV Konto, was man für das neue ANO nutzt? Oder ist das wieder ein anderes Kind? Oder ein DATEV Benutzerkonto? Achtet bitte heute schon auf Euer Wording, dass heute schon alle irre macht 😵. 

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Hallo @nadimb 

danke, das Kudo nehme ich gerne an. 😉 

Die E-Mail-Adresse hat eher praktische Gründe, da es mit dem Start der Pilotphase pragmatisch und schnell gehen sollte.

Mit der Marktversion werden wir im ersten Schritt noch die Abhängigkeit haben, dass man neben der Interessentenverwaltung auch ein gespeichertes SmartExperts Kanzleiprofil benötigt.

Das hat primär technische Gründe und wird sich voraussichtlich zeitnah in 2023 lösen, so dass dann alle DATEV Kanzleien, unabhängig von SmartExperts das DATEV Onboarding nutzen können.

Noch ein Wort zum Thema Prozessinitiierung:

Hier verschickt die Kanzlei zukünftig einen Einladungslink zum Onboarding, direkt an den Interessenten. Startpunkt ist also nicht SmartExperts - maximal ein möglicher Startpunkt zum Aufruf für die Kanzlei.

Viele Grüße

Steffen Götze

Business Analyst DATEV Onboarding / DATEV SmartExperts

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Danke für die Aufklärung!

Wir haben zwar das Profil - aber das "Portal" lässt sich freundlich ausgedrückt "nicht so geil" bedienen.

Werden denn noch Piloten angenommen? Ich war drauf und dran, "selbst" zu entwickeln. Aber ich muss das Rad ja nicht erst neu erfinden.

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Hallo @nadimb 

ja, für's DATEV Onboarding nehmen wir noch Piloten auf.

Ich zitiere mich mal selbst vom Beitrag oben: 😁

"Wir befinden uns aktuell noch in der Pilotphase mit ca. 50 Kanzleien, die seit April läuft und nun noch einmal bis Dezember verlängert wurde. Wir möchten hier noch mehr Feedback gewinnen und im Hintergrund wird weiter fleißig am Onboarding selbst sowie der damit verbundenen neuen Interessentenverwaltung (Re-Design) gearbeitet.

Gerne nehmen wir Sie noch als Piloten auf. Kontaktieren Sie uns bei Interesse per E-Mail an smartexperts-plattform@service.datev.de."

Also gerne melden, alles weitere dann per E-Mail / Servicekontakt.

Viele Grüße

Steffen Götze

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Hallo, 

was ist jetzt der aktuelle Stand? Suchmaschine hat bezüglich DATEV Onboarding nichts Sachdienliches ausgespuckt und Ende Q4 ist in Sicht.

Danke & VG

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Liebe(r) Hanne1,

in 2023 gibt es Seminare, eines davon habe ich gebucht. Mal sehen, was wir im Nachgang wie umsetzen können. Insofern würde ich im nächsten Jahr berichten, bis dahin schweige ich dezent; hoffe aber, dass der Prozess besser ist, als beim Angebotsassistenten.

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@silberbauer  gibt es einen Link zu den Seminaren? ich habe eben auf der Seite gesucht, aber leider keine Angebote gefunden. Danke!

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Danke für die Anfrage, bin zwar auf Suche gegangen, aber da der Titel ist nicht in meinem Hirn verankert ist, nichts gefunden. Da muss ich im Januar mit meiner Assistenz reden und dann packe ich das hier nochmal rein.

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Hallo Herr Bohle,

darf ich Sie nach Ihren Erfahrungen mit milia.io fragen?

Ich vergleiche gerade die Plattformen kanzlei.land und milia.io. Von den ersten Gesprächen würde ich milia.io vorziehen, weil diese m.E. besser mit DATEV verknüpft sind und z.B. der Mandatsannahmeprozess vollständig unterstützt wird. Allerdings gibt es die Firma noch nicht lange, und da kann es natürlich sein, dass noch nicht alles so funktioniert wie es sollte bzw. in der Präsentation versprochen wird. Vielleicht haben Sie da schon ein paar Erfahrungswerte für mich?

Vielen Dank im Voraus und schöne Grüße

Markus Heindl

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Würde uns auch interessieren, wobei wir Kanzlei.land für uns eigentlich schon verworfen haben.

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Hallo zusammen,

auch auf diesem Wege möchten wir gerne ein Update zum DATEV Onboarding geben.

Wir in meinem Post vom September geschrieben, haben wir unsere neue Cloud-Anwendung in den letzten Monaten mit knapp 60 Kanzleien erfolgreich pilotiert.

Am 02.03.2023 folgt nun die Marktfreigabe und Sie können ab diesem Zeitpunkt die neue Interessentenverwaltung inklusive DATEV Onboarding nutzen.

Folgende Vorteile bieten die Neuerungen:
Zusammen mit dem DATEV Onboarding für Interessenten erleichtert die modernisierte DATEV Interessentenverwaltung den Prozess der Mandatsanbahnung - vom Management der Interessentinnen und Interessenten bis zur Anlage eines Neumandats.

Über die DATEV Interessentenverwaltung definieren Sie selbst, welche Daten Sie von Ihren potenziellen Mandanten benötigen und fordern sie digital von den Interessenten über DATEV Onboarding an. Nach Erhalt stehen Ihnen diese Daten in der Interessentenverwaltung zum Weiterverarbeiten bereit.

Neben einer neuen, modernen Oberfläche wurde die Interessentenverwaltung um zusätzliche Stammdatenfelder ergänzt, so dass sich nun auch Ehe-Partner anlegen lassen. Außerdem ist die Mandatsanlage nun in wenigen Schritten in DATEV Basisdaten online sowie den Stammdaten im DATEV Arbeitsplatz möglich, inklusive der Möglichkeit eine individuelle Mandantennummer zu vergeben.

Weitere Informationen sowie Einblicke in die Anwendungen finden Sie zentral unter: www.datev.de/onboarding

Für Alle, die bereits die bisherige Interessentenverwaltung nutzen: Es besteht kein Handlungsbedarf, da die Umstellung auf die neue Interessentenverwaltung automatisiert verläuft. Vorhandene Daten und Interessentenanfragen werden selbstverständlich übernommen. Ab 02.03.23 können Sie die neue Interessentenverwaltung selbst unter www.datev.de/interessentenverwaltung testen.

Viele Grüße

Steffen Götze
Business Analyst @ DATEV SmartExperts / DATEV Onboarding

P.S.:  Für 2023 sind darüber hinaus weitere Features für die Zusammenarbeit im Rahmen der Mandatsanbahnung mit DATEV Onboarding geplant. Wir halten Sie auf dem Laufenden.