Elektronische Rechnungsprüfung - SmartTransfer?

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Guten Tag,

auf der Datev Seite habe ich das Produkt DATEV Smart Transfer gefunden. Einige ältere Beiträge im Forum schildern ja bereits den Umgang damit. Ich hätte gerne gewusst ob das Programm inzwischen besser funktioniert und ob wir unser Vorhaben damit umsetzen können bzw. ob jemand eine bessere Lösung für unsere Absicht wüsste.

Wir nutzen bei uns in der Zentrale DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen sowie Unternehmen Online. In unseren Filialen haben wir keinerlei DATEV Produkte im Einsatz.
Wir möchten eine einfache Lösung, so dass wir per E-Mail eintreffende PDF Rechnungen digital abzeichnen und kommentieren können, sowohl in den Filialen und der Zentrale. Die Weitergabe an Unternehmen Online sollte dann möglichst einfach oder automatisch erfolgen. Ist dies mit SmartTransfer möglich?

Eine Lösung mit einem lokalen Programm wie PDF-XChange hätte ich nicht gewollt.

Wie läuft dies ab, ich habe es so verstanden dass wir die Rechnungen ganz normal erhalten, leiten sie dann per Mail an die SmartTransfer Mailadresse weiter. Dann kann man sich in SmartTransfer einloggen und die Rechhnung prüfen und sie kann ins Unternehmen Online übergeben werden.

Funktioniert dieses Programm so? Wie gehen andere Mandanten hier vor, wenn sie bei den Rechnungen digital bleiben wollen?

Freundliche Grüße

Matthias Sammel

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Ein Frage direkt an DATEV: Gibt es die Möglichkeit einen Testzugang zu SmartTransfer zu erhalten?

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@matthiass schrieb:

Wir möchten eine einfache Lösung, so dass wir per E-Mail eintreffende PDF Rechnungen digital abzeichnen und kommentieren können, sowohl in den Filialen und der Zentrale.

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Muss das heute umgesetzt werden? Wenn nicht: DATEV Upload Mail dazu nutzen und den kommenden  Rechnungsfreigabeprozess

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@matthiass schrieb:

Funktioniert dieses Programm so?

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Ja, kann aber DUO wohl bald auch alleine (s.o.). 

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@matthiass schrieb:

Wie gehen andere Mandanten hier vor, wenn sie bei den Rechnungen digital bleiben wollen?

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DATEV Upload Mail + Exchange / anderen E-Mail Server + Regel erstellen: invoice@ oder rechnung@ direkt an DATEV weiterleiten in BCC + Kopie davon archivieren.   

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DATEV Rechnungsfreigabeprozess: hört sich sehr passend an

Fragen dazu:

-kommt dies in Frage wenn es monatlich um tausende Belege geht, oder explodieren dann die Kosten (wenn pro Beleg x Cent/Euro berechnet werden)

-für das Prüfen einer Rechnung (im Unternehmen Online) wird dann vermutlich eine SmartCard benötigt. D.h. in jeder Filiale wo vor Ort Rechnungen geprüft werden sollen, muss eine SmartCard vorhanden sein. Oder gibt es hier einen flexibleren Ansatz (Login Weboberfläche o.ä.).

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@matthiass schrieb:

kommt dies in Frage wenn es monatlich um tausende Belege geht, oder explodieren dann die Kosten (wenn pro Beleg x Cent/Euro berechnet werden)

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Oh 😳 ist das so? So genau hatte ich mir das nicht angeschaut. Aber auch DATEV SmartTransfer kostet pro Rechnung einen Betrag. Kommt also aufs Gleiche raus; nur nicht den gleichen Betrag 😬. Dann wundere ich mich nicht mehr, wenn das erste ist, was bei neuen Funktion gefragt wird: Was kostet das?" So wird die DATEV nie davon weg kommen. MS Teams pro kostet auch keinen Cent mehr ... 

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@matthiass schrieb:

Oder gibt es hier einen flexibleren Ansatz (Login Weboberfläche o.ä.).

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DATEV SmartLogin App am Smartphone tut es auch und ist flexibel, kostet interessanterweise nichts 😇 aber muss auf jedem Smartphone aller Mitarbeiter in allen Filialen installiert sein bzw. über all dort, wo mit DATEV gearbeitet werden soll. Das ist aber schnell eingerichtet und dank UO Gruppen auch schnell administriert; auch in Zukunft, wenn Mitarbeiter kommen und gehen. 

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Ich werde mal versuchen bei DATEV die Kosten zu erfragen, auch von SmartTransfer. Wir brauchen hier eine klare Auskunft von DATEV hinsichtlich der Kosten für den Rechnungsfreigabeprozess.

Oder ist dies wieder nur eine Lösung für Tante Emma Läden wo eben monatlich 100 Rechnungen anfallen und da werden dann eben 50 EUR kassiert.

Ja, aber auch SmartLogin kann es nicht sein. Nicht jeder Mitarbeiter hat ein Smartphone, oder den ganzen Tag über zur Hand. Mitarbeiter, PCs usw. es wird ja auch mal der Platz unter Tag gewechselt. Das meine ich mit flexibel. DATEV muss hier etwas praktischer werden. Jedes andere Tool zur digitalen Rechnungsprüfung kommt ohne SmartCard u. SmartLogin aus. Der Sicherheitsgedanke von DATEV ist ja löblich, aber manchmal "zuviel".

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@matthiass schrieb:

auch von SmartTransfer. 

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Die müssten in der aktuellen Preisliste stehen. Download mit SmartCard / SmartLogin möglich. Da bitte nicht direkt DATEV fragen; geht schneller, wenn man sich durch die Preisliste sucht (STRG+F). 

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@matthiass schrieb:

Der Sicherheitsgedanke von DATEV ist ja löblich, aber manchmal "zuviel".

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Danke, dass Sie bei mir sind 🙏 . Nichts anderes habe ich schon oft genug an anderen Stellen gesagt. Die SmartCards will DATEV meiner Meinung nach auch auslaufen lassen, bis man ohne klarkommt. Das dauert aber wohl seine Zeit, weil nur per SmartCard Steuerkonto online geht und die FA da wohl technisch irgendwo hängen geblieben sind.

Wir sind am Ende bei FIDO gelandet: 2FA/U2F Authentifizierung bei DATEV

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Danke für den Hinweis, auf die Preisliste können wir zugreifen, das sehe ich mir an.

Ebenso Danke für die Empfehlung von "DATEV Rechnungsprüfung", ich wäre froh wenn das eine passende Lösung wäre.

Schade dass DATEV mir das nicht tel. mitgeteilt hat. Ich hatte bei DATEV zu dem Thema einen Rückruf angefordert und mir wurde dort ecm.online ELO empfohlen. Meiner Meinung nach eine zu große Lösung wenn wir nur el. Rechungsprüfung wollen.

Wäre es denkbar das der DATEV SmartTransfer irgendwann "rausfliegt", wenn DATEV Rechnungsprüfung am Markt ist?

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@matthiass schrieb:

Wäre es denkbar das der DATEV SmartTransfer irgendwann "rausfliegt", wenn DATEV Rechnungsprüfung am Markt ist?

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Nein, wird es nicht, weil DATEV SmartTransfer technisch nicht zu 100% von DATEV kommt, sondern dahinter ein ganzes (EQ) Netzwerk steckt; ähnlich wie "facebook" für Firmen, wo alle Firmen, die dem Netzwerk zu Teil sind, Daten einkippen können und die andere Seite erhält das Dokument in seinem passenden Format.

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So ist DATEV SmartTransfer z.B. auch die DATEV Antwort auf die laut Gesetz neue Verordnung, wie Rechnungen auszusehen haben. Ich hab's grad mit Begriffen nicht im Kopf. Da eine DATEV Anwendung in der Rechnungsschreibung das Format nicht unterstützt, setzt DATEV hier auf SmartTransfer, wo man die DATEV Rechnung einkippt und am Ende das passende, gesetzliche vorgeschriebene Format rauskommt. 

EDITH: XRechnung. So lautet der Fachbegriff und das kann Auftragswesen online aktuell noch nicht. Deshalb soll man SmartTransfer nutzen. So war der ganze Zusammenhang. 

Auftragswesen online: E-Rechnung - SmartTransfer

EDITH2: Okay, scheinbar geht's mittlerweile auch ohne SmartTransfer. Fallen lässt DATEV das jedoch trotzdem nicht 😁. 

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@matthiass schrieb:

Schade dass DATEV mir das nicht tel. mitgeteilt hat.

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Willkommen in der DATEV Community 😊 - offen und ehrlich für jegliche Probleme ✌️.

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Hallo matthiass,

gerne biete ich Ihnen an, dass Sie sich bei uns melden können, denn DATEV SmartTransfer macht ja bei weitem mehr und ist an Prozess ind. anpassbar. Die Abgrenzung zum Freigabeprozess in DUO und einem zentralen Rechnungseingang würden wir Ihnen dann gerne aufzeigen.

Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail, wir kontaktieren Sie dann. smarttransfer-vertrieb@service.datev.de

Mit freundlichen Grüßen

Ingo Dietrich

Vertrieb und Projekte DATEV SmartTransfer

www.datev.de/smart-vernetzen