Dateigröße Dokumentenablage - Ausgabekorb unterschiedlich

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Folgender Sachverhalt: Vom Finanzamt werden Belege angefordert, die im Rechnungswesen mit Belegen aus der Dokumentenablage verknüpft sind. Wenn wir diese Belege in den Ausgabekorb "drucken", sind die Dateien deutlich größer als die in der Dokumentenablage. Da kommen statt 6 MB schnell mal 20 MB raus, so daß die E-Mails vom Finanzamt zurückgewiesen werden. Das gleiche Verhalten tritt auch auf, wenn aus der Dokumentenvorschau im Arbeitsplatz aus einem Dokument nur einzelne Seiten in den Dokumentenkorb "gedruckt" werden (wir scannen die privaten ESt-Belege komplett als ein Dokument ein, wenn das Finanzamt jetzt zwei Spendenquittungen und eine Bescheinigung der Krankenkasse haben will, läßt sich das über das Drucken in den Dokumentenkorb leicht lösen).

Hat jemand eine Idee, woran das liegt und wie man das ggf. korrigieren kann?

Bitte keine Hinweise darauf, daß die Dokumente aus dem Dokumentensystem in den Ausgabekorb geholt werden können und sich dann die Dateigröße nicht ändert- wir möchten die Funktionen "Augabe in Dokumentenkorb" programmübergreifend nutzen.

Danke schonmal vorab.

Ingo Burghardt

[#2]

Hallo Herr Burghardt,

bei dem von Ihnen beschriebenen Workflow über den Druckertreiber "Ablegen im Ausgabekorb" handelt es sich im Grunde um einen Druckvorgang. 
Jedes PDF-Anzeigeprogramm (z. B. Adobe Reader) hat - nicht nur bei der Druckausgabe - seine Eigenheiten im Umgang mit dem auszugebenden Dokument, vor allem was Schriftarten, Grafiken, etc. betrifft. Hinzu kommt dann noch die Umsetzung durch den Druckertreiber.

Analysen haben gezeigt, dass - egal welche Anzeige-Software und welcher PDF-Treiber Verwendung findet - bei einen nochmaligen Druck einer PDF-Datei mit einer größeren Dateigröße zu rechnen ist, da dabei häufig Text-Bestandteile in Grafiken umgewandelt werden.

Neben der Art und Weise der Einbettung von Schriftarten bieten die "Ablegen im Ausgabekorb…"-Druckerobjekte im Hinblick auf die Qualität und somit auch Dateigröße der entstehenden Datei folgende Stellschrauben:

• Auflösung
• Texte und Liniengrafiken komprimieren 
• Reduktion der Grafikauflösung
• Komprimierung von Farb- und Grautonbildern
• Komprimierung von Schwarzweißbildern

Welcher Parameter sich wie auswirkt hängt von Aufbau, Inhalt und den verwendeten Schriftarten des jeweiligen Dokuments ab.

Sie erwähnen, dass maßgeblich eingescannte Belege beteiligt sind.

Häufig erzeugt ein Scan-Programm eine Art "Bild-Datei".

Demzufolge könnten folgende Einstellungen im "Ablegen im Ausgabekorb…"-Druckerobjekt sich positiv auf die Dateigröße auswirken:

• Reduktion der Auflösung
• Komprimierung von Farb- und Grautonbildern: JPEG (sehr hohe Komprimierung)

Unsere Empfehlung:

Gelangen die PDF-Dateien über den Weg "Aus dem Dokumentenmanagement hinzufügen" bzw. "aus dem Dateisystem hinzufügen" in den Ausgabekorb, findet keine "erneute" PDF-Erzeugung statt. Hierbei bleiben die PDF-Dateien unverändert.

Mit freundlichen Grüßen

DATEV eG

Markus Kubitza

[#3]

Hallo I. Burghardt,

so ging uns das auch. Dann haben wir die Cloud des Anbieters Dracoon entdeckt und nutzen diese jetzt, da es dort möglich ist, auch größere Dateien zu teilen. Außerdem kann ich für den Datenschutz ein Kennwort vergeben. Dieses haben wir dem Finanzamt bevor wir die E-Mail versenden.  Wir haben es außerdem als Laufwerk auf unserem Server integriert und so können wir die Dateien direkt aus der Schnellinfo Dokumentenablage im DATEV Arbeitsplatz heraus exportieren. Danach teilen wir bequem per E-Mail die Freigabe zum Dokument auf Dracoon. Allerdings muss der EDV Admin beim Finanzamt die Freigabe erteilen. Ein Verweis auf das an die Dracoon Cloud verliehene Sicherheitszertifikat bzw. Testat BSI C5 (verliehen durch das Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik) reicht meistens um die Datensicherheitsbedenken aus der Welt zu schaffen.

Vielleicht Ihnen das.