DATEV Stammdaten: Daten gelöschter Mandanten werden bei Neuanlage eingesteuert!

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Nach dem Anlegen eines neuen Mandanten wurden ungewollt Stammdaten eines anderen Mandanten eingesteuert. Die Mandantennummer gab es bereits, diese wurde jedoch gelöscht. Bei der Anlage des neuen Mandanten ist mir kein Hinweis aufgefallen, dass alte/falsche Daten eingesteuert werden. Gibt es ähnliche Erfahrungen und Hinweise zur Abhilfe?

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Sind die Daten des alte Mandanten denn auch wirklich gelöscht oder ist der nur "inaktiv"....?

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Nein, die Mandantennummer wurde ursprünglich gelöscht. Daher wird / kann die Nummer bei der Neuanlage überhaupt wieder vergeben werden. Wahrscheinlich wurde die Mandantennummer aber vor der Einführung der "sicheren Mandantenlöschung" gelöscht.

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Hallo Community,

die Stammdaten können aus den Debitorendaten kommen.

Wenn ein Mandant zentral gelöscht wird, bleiben die Debitorenstammdaten in Rechnungswesen stehen. Diese Daten müssen nachträglich gelöscht werden.

Siehe dazu www.datev.de/info-db/1002499

Wenn Sie dann einen neuen zentralen Mandanten mit der gleichen Mandantennummer anlegen und dieses als Debitor verknüpfen, kommt ein Stammdatenabgleich hoch. Bei der vorbelegten Option werden die Stammdaten aus den neuen zentralen Stammdaten und aus den Debitorendaten übernommen.

Freundliche Grüße aus Nürnberg

Kevin Kraus

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Ja stimmt, sie kommen aus den Debitorendaten. Hier muss sehr aufgepasst werden, dass es nicht zum ungewollten Daten-Kuddelmuddel kommt. Ich bin aber der Meinung, dass das Einsteuern von Stammdaten aus den Debitorendaten noch besser und sicherer zu gestalten ist. Zumindest im Nachgang an die Übernahme möglicherweise "falscher" Daten sollte dies in den Stammdaten deutlich zu erkennen sein. Die Daten mischen sich aber derart unauffällig in die Stammdaten, dass ein spätere Identifizierung nahezu unmöglich ist.

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Das Ganze war meine eigene Schuld, weil ich mich im Zuge des komplexen Kanzleialltags nicht ausreichend genug mit dieser Funktion auseinandergesetzt habe. Fazit: Ohne intensive Programm- / Programmteil-Schulung kann hier einiges schief gehen.

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Ich finde es einfach nur erschreckend, wenn ich zur Mandantenlöschung eine 15-seitige Anleitung benötige!

Bedienerfreundlich wäre in meinen Augen, wenn ich den Mandanten in den Zentralen Stammdaten zur Löschung freigebe und dann dort der Hinweis kommt, in welchen Anwendungen / Leistungen noch mitgelöscht werden soll...

Es kann ja wohl nicht angehen, dass pro Mandantenlöschung mind. eine halbe Stunde Zeit investiert werden muss....

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Ich werden einen Spezialisten einstellen müssen, der sich in unserer Kanzlei nur mit dem Thema Stammdaten beschäftigt. Ich bin einfach zu blöd dazu, dies alles noch zu überblicken (dafür läuft es mit der Steuerberatung aber ganz gut).

[#9 · Accepted solution]

vieleicht sollte man einen neuen Beruf kreieren:

"Datev-Stammdaten-Fachkraft"

😉

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Kann man durchaus buchen. Gibt es Kurse für....

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/wissensvermittlung/praesenzseminare/73863-einstieg-in-die-zentrale-stammdatenpflege-mit-den-datev-programmen/

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Ich habe damit auch bereits mehrfach Erfahrung gemacht und kann bestätigen, dass aus den Debitorendaten Daten von längst vergangenen Mandanten "zurückkommen" (zumindest bei Kanzleien, die es schon vor DATEV pro gab).

Dies hat leider (für mich) zur Folge, dass ich bei jeder Mandanten-Neuanlage nach der Verknüpfung mit den Debitorendaten nochmal alle Daten durchsehen muss, um falsche/alte Bankverbindungen, Telefonnummern oder Adressen manuell wieder herauszulöschen.

Auch ich finde es unfassbar (und wusste dies auch bis heute gar nicht), dass es zum Löschen eines Mandanten eine 15-seite Anleitung gibt. Wird eigentlich nur noch am Anwender vorbeiprogrammiert?! Wenn ein Mandant mit zugehöriger Nummer gelöscht wird, dann sollten zumindest seine Stammdaten auch automatisch aus allen "stammdatenübernahmefähigen Diensten" entfernt sein und nicht 10 Jahre später durch die Hintertür wieder auftauchen...

Dass dies offensichtlich weder beim Testen noch bei der Einführung der "neuen" Debitorendaten bemerkt wurde, geschenkt. Aber dass dies nicht längst gepatcht wurde, darüber kann ich nur den Kopf schütteln.

Neben Steuerberater und IT-, Geldwäsche- sowie Datenschutzbeauftragtem ist in einer kleinen Kanzlei die Stammdatenfachkraft nur einer, nämlich der Chef.

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Auch ich finde es unfassbar (und wusste dies auch bis heute gar nicht), dass es zum Löschen eines Mandanten eine 15-seite Anleitung gibt. Wird eigentlich nur noch am Anwender vorbeiprogrammiert?! Wenn ein Mandant mit zugehöriger Nummer gelöscht wird, dann sollte er auch komplett gelöscht sein und nicht 10 Jahre später durch die Hintertür wieder auftauchen...

Das liegt auch an der "Historie" der ganzen Datenhaltung.

Wieviele SDV und ZMSD und SDDs und MADs gibt es denn, die dann noch diverse Logiken mit sich bringen.

Wenn erst die hybriden System so mal richtig zur Geltung kommen und den ganzen "Vergangenheitsmüll" hinter sich lassen.....

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Die Idee der "Datev-Stammdaten-Fachkraft" ist gut. Haben wir seit einiger Zeit so ähnlich (und auch für andere Organisation). Nur treten dann wieder andere Fehler zutage, weil die Stammdaten-Fachkraft eben nur begrenzte steuerliche Kenntnisse haben kann und notwendigerweise in den Stammdaten andere Fehler macht; einerseits aus (logischerweise) Unkenntnis der steuerlichen Tatsachen, andererseits, weil sie das 'Datev'sche Steuer-Deutsch' nicht interpretieren können kann

Der Tipp zu dem Präsenzseminar war sehr hilfreich! Danke dafür. Werde das mal bei uns vorschlagen; nicht sicher, ob das schon besucht wurde.

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Sollte die DATEV auch mal buchen, denn die Auflösung des Problems durch den Servicekontakt war mühselig und erst der zweite Mitarbeiter kannte die Lösung.

Wie auch immer, es bleibt trotzdem unverständlich, dass bei den Stammdaten-Datenbanken kein Footprint hinterlegt wird, woher Daten eingesteuert werden. Würde der Fehlersuche helfen.  

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Ich hatte schon mehrfach Kontakt zu Kollegen, die (oder deren Mitarbeiter) offenbar mit der Komplexität der DATEV-Programme vollkommen überfordert waren. Insbesondere fällt dies beim Mandantenübertrag auf. Ich hatte vor kurzem einen Fall, da klappte der Übertrag erst beim 3. mal. Später stellte sich heraus, dass der abgebenden Berater dafür dem Ex-Mandanten auch noch eine saftige Rechnung präsentiert hat. Dieses Selbstvertrauen muss ich mir auch noch aufbauen.

Lange Rede, kurzer Sinn - die DATEV Programme müssen Nutzerfreundlicher werden. Stammdaten dürfen nicht zur Odyssee werden.  

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Zudem wird's dann noch unrunder, wenn die Anzeige der Stammdaten spinnt. Habe gerade einen Mandanten, bei dem in der Beziehungsübersicht steht:

Hat Empfänger für Mandantenkorrespondenz:

Mandantenname

Keine Daten vorhanden

Klicke ich aber auf die entsprechend Bearbeitung des oben genannten Feldes, ist aber sehr wohl eine vollständige Mandantenkorrespondenzadresse verknüpft.