digitale Personalakte, hochgeladene Dokumente sortieren

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Hallo,

vielleicht kann mir hier jemand weiterhelfen. Ich nutze seit geraumer Zeit die digitale Personalakte. Die div. Lohnunterlagen kommen per Mail bei uns vom Mandanten an, ob mehrere Dokumente oder an manchen Tagen einzelne Dokumente, sie werden dann von mir in UNo hochgeladen, aber erst bei der monatlichen Lohnabrechnung weiter bearbeitet.

Damit ich nichts übersehe bei der Bearbeitung der monatlichen Lohnabrechnung lasse ich die hochgeladenen Dokumente in der digitalen Personalakte im Posteingang erst mal drin. Wenn ich sie dann in Lodas berücksichtigt habe, schiebe ich sie zu der jeweiligen Personalnummer in die zugeordneten Dokumente. Dies ist für mich oder meine Kolleginnen die sicherste Variante, dass nichts übersehen wird.

Jetzt zu meiner Frage: Da ja die Unterlagen nicht in der Reihenfolge wie die vergebenen Personalnummern in Lodas bei uns eingehen, werden sie natürlich auch total durcheinander hochgeladen. Sprich, es kann sein, dass z.B. das erste Dokument, das zwölfte Dokument und das 25. Dokument zur selben Personalnummer gehört. Gibt es die Möglichkeit der Sortierung der hochgeladenen Dokumente im Posteingang, wie z.B. im Dokumentenkorb. Wenn ja, bitte mitteilen, wie dies funktioniert. Wir haben bisher nichts gefunden.

Falls es diese Möglichkeit nicht geben sollte, wäre es, an DATEV gerichtet, vielleicht sinnvoll, diese Möglichkeit hier einzurichten.

Vielen Dank im Voraus, und einen nicht zu stürmischen Tag heut !

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Hallo @Inis 

Im Posteingang kann nach Spalten sortiert werden.

Gruß

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Diese Spalten sind uns bekannt, die bringen aber nichts, da entweder z.B. kein Dateiname vom Mandanten erfasst wurde oder nur allgemeine Angaben wie z.B. Stundenzettel erfasst ist.

Es wäre doch viel praktischer, wenn ich das Dokument einfach wo anders hinziehen könnte. Aber das geht ja nicht.

Oder sollen/müssen die Dokumente von uns umbeschriftet werden? Wenn ja, an welcher Stelle am sinnvollsten?

Vielen Dank im Voraus

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Eine Umbenennung der Datei erfolgt sinnvollerweise vor dem Upload.

Aus meiner Sicht ist das aber ein Aufwand der keinen Gewinn bringt. 

Was erwarten Sie sich denn davon bzw. was wollen Sie erreichen?

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Ich bekomme bis zu 40-50 einzelne Dokumente monatlich zur Verfügung gestellt und lade diese Unterlagen selber in UNo und dann in der digitalen Personalakte hoch, da der Mandant UNo nicht nutzt. Um eine schnellere und effektivere Bearbeitung der Unterlagen bei der monatlichen Lohnabrechnung zu erreichen, wäre in meinen oder unseren Augen eine Sortierung vor der endgültigen Ablage beim jeweiligen Arbeitnehmer ein großer Vorteil, da wir sie erst nach der Berücksichtigung in Lodas dem jeweiligen AN zuordnen möchten - damit nichts übersehen wird.

Das sind die Gründe für meine Anfrage.

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Hallo, 

ich habe schon ein Weilchen nicht mehr mit der Personalakte gearbeitet, deshalb bin ich ich mir nicht sicher ob mein technischer Wissensstand noch aktuell ist. 

Meist habe ich versucht die Dokumente bereits den Mitarbeitern zuzuordnen und den Statsus "offen" zu lassen, damit konnte ich immer sehr schnell die für den Bearbeitungsmonat relevanten Belege filtern. Und ich war dennoch schnell Auskunftsfähig, ob ich die Info bereits vorliegen habe. Im Vertretungsfall haben die Kollegen ebenfalls den Überblick. 

Viele Grüße und viel Erfolg

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Dann bleibt m.E. momentan nur die Umbenennung der Dateien.
Ich bezweifle allerdings, dass die schnellere und effektivere Bearbeitung bei der monatlichen Lohnabrechnung den Aufwand der Umbenennung rechtfertigt. Bzw. der Zeitgewinn bei der Lohnabrechnung wird durch den Zeitverlust beim Umbenennen ausgeglichen.

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, für die Lohnunterlagen Upload Mail zu verwenden. Dann kann der Mandant direkt an Unternehmen online / Belege online schicken. Sie sparen sich die Zeit für den Upload und können diese Zeit für die Zuordnung verwenden. Wenn dann der Mandant die Dateien noch nach Ihren Wünschen benennt, hätten Sie eine schönen Prozess.

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Wir haben jetzt in der Notiz den Nachnamen des Arbeitnehmers erfasst, das hilft auch schon ein bißchen. Das Umbenennen der Datei ist wirklich zu zeitaufwendig, und beim Mandanten schicken mehrere Personen die Dateien und es gibt auch immer wieder Personalwechsel bei den Sachbearbeitern, daher ist es auch nicht ganz einfach zu organisieren, dass der Dateiname immer auf eine bestimmte Art und Weise erfasst werden soll.

Aber die Hoffnung stirbt zuletzt, vielleicht tut sich noch was von der DATEV-Seite her diesbezüglich, und/oder vom Mandanten erhält man die Daten besser vorbereitet.

Vielen Dank !