Neuvergabe von Personalnummern in verschiedenen Mandanten

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Liebe Community,

erstmal die Vorgeschichte bevor die Fragen kommen. Wir sind gerade dabei eine neue Zeiterfassungssoftware zu installieren bei uns in den Firmen. Wir sind ein Firmenverbund und führen selber die Lohnabrechnung durch. Also eigentlich sind wir eine Art Steuerbüro in Sachen Lohnabrechnung. Wir werden dann nach Fertiginstallation die eAU über die Zeiterfassung abrufen, dafür müssen wir jedesmal einen Import aus Datev machen. Nun wie gesagt 5 Firmen mit Mitarbeitern und leider sind keine Personalnummernpools verwendet worden und nun gibt es Personalnummern doppelt und das müssen wir beheben. Jede muss eindeutig sein. (Falls wer nachfragen will, ja wir können die Abrechnungsdaten für Datev seperiert exportieren nachher. Hier würde es kein Problem geben, nur eben bei der Abfrage und Abholung der eAU Daten, diese können dann nicht eindeutig dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden.)

Es geht ja mit Datev das nun neu zu machen. So weit sind wir schon mit der Recherche, Jahresanfang haben wir auch, sollte also auch passen mit den Institutionen. Das Krankendaten schon gesendet wurden, könnte Verwicklungen geben, müssten aber gelöst werden können.

Meine Frage ist die Vorgehensweise. Da wir bereits in allen Firmen im Januar 24 stehen müsste ich also den Dezember einmal komplett zurück setzen, bei den betreffenden Firmen die Mitarbeiter zum 31.12.2023 austreten lassen. Mache dann die Abrechnung und Monatsabschluss wieder zu. Danach lassen wir sie mit der Kopierfunktion wieder zum 01.01.2024 eintreten und vergeben dabei die neue Personalnummer. Und dann warten wir hier auf die Verwicklungen die kommen könnten oder auch eben nicht.

Frage ist: ich will Firma A den Nummernsatz 0001 - 1999, Firma B: 2000 - 3999, Firma C: 4000 - 5999 als Personalnummernsatz geben. Kann Datev das so? Habe nichts gefunden das ich einen Nummernsatz irgendwo in den Mandantendaten hinterlegen kann, nicht das ich dem ersten Mitarbeiter die 2000 gebe und danach will er wieder bei Neuanlagen von Mitarbeiter 0001 nehmen weil nicht belegt?

Freue mich über Unterstützung zu dieser Frage.

Dana

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Sie sollten sich mit dem Kopierassistenten beim Mandanten (Variante 3) befassen. Oder Kostenstellen....? Viel Erfolg.

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? Also innerhalb Datevs sind die doppelten Personalstellen egal, geht nur darum das ich das für unsere neue Zeiterfassungssoftware ändern muss. Und die Vorgehensweise möchte ich zum einen bestätigt haben bevor ich das Ganze anfasse und mache mit der Kopierfunktion von den jeweilichen Mandante. Jede Firma ist ja innerhalb Datevs ein einzelner Mandant. Kostenstellen sind hier irrelevant. helfen mir für die Zeiterfassungssoftware nicht weiter. Einige Firmen haben ausserdem Kostenstellen und die sind auch identisch mit der Zeiterfassungssoftware.

Wie gesagt, die Software hat ein Problem damit die eAU Abfrage dem richtigen Mitarbeiter zu zuordnen solange es doppelte Personalnummern gibt und hier muss ich irgendwie einen Personalnummern-Pool schaffen.

[#4 · Accepted solution]

Wir lösen bei einem Mandanten mit eigener Zeiterfassungs-Software solche Probleme mit der Nutzung der "Betrieblichen Personalnummer" ...

D.h. die vom Mandanten in der Zeiterfassung verwendete PNr wird in LuG als "Betriebliche Personalnummer" hinterlegt und dann klappt die Zuordnung problemlos. Zusätzlich haben wir in der Zeiterfassung auch noch die Möglichkeit, für den Abgleich/Export die in der Abrechnungs-Software hinterlegte LuG-Personalnummer zu erfassen.

Denn alle Mitarbeiter in Deinem Fall abzumelden und mit neuer Personalnummer wieder anzumelden, ist "nicht vergnügungssteuerpflichtig", d.h. das wäre für mich nur die allerletzte Möglichkeit, wenn es gar nicht anders gehen sollte.

Außerdem gibt es in LuG keine Möglichkeit, bestimmte Nummernkreise vorzugeben. Da muss der jeweilige LuG-User selbst dran denken.

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Danke, aber ich bin scheinbar vergnügungssüchtig 😉 Ich mache das gerade mit der An- und Abmeldung. "Schweinearbeit" aber dann bin ich sicher und der Typ von der Zeiterfassung kann mich mal freudig 😉

Aber vielen Dank. Das mit der Internen Nummer hatte ich auch schon gelesen, aber da ich nicht weiß was beim SV-Export für die eAU wirklich exportiert wird, sollte das das sicherste sein. Da ich in den Stammdaten der Zeiterfassung keine 2 Felder für sowas finde.