Hallo Christoph,
wenn Deine Arbeitnehmer tatsächlich jeden Tag Mahlzeiten (und dann auch >10,- Euro) verzehren, würde ich direkt den Sachbezug Verpflegung ansetzen, da dies günstiger für den Arbeitnehmer ist. Und ja, weil dann auch die Aufzeichnungspflicht entfällt.
Mir erscheint es bis heute aber irgendwie als ungerecht, dass pauschal für den Sachbezug 30 Tage angesetzt werden (ja, wobei natürlich auch "nur" der Betrag von 3,40 Euro angesetzt wird).
Bei einer Lohnsteueraußenprüfung hätte dies zu einer Nachzahlung von weit über 7000 Euro geführt (weil man bei diesem Mandanten das Thema Verpflegung einfach gar nicht abgerechnet hatte).
Zum Glück konnte ich den Prüfer davon überzeugen, den Rabattfreibetrag anzuwenden, wenn wir alle Mahlzeiten an die Mitarbeiter nachweisen können (das hat für ne Wahnsinns-Nacharbeit beim Mandanten gesorgt, letztendlich kam es aber so zu überhaupt keiner Nachzahlung).
Die Erfahrung mit diesem Mandanten nach besagter Prüfung zeigt - bei dem also nun monatlich erfasst wird, in welcher Höhe jeder Mitarbeiter verzehrt hat und ich dies als Firmenrabatt abrechne - dass ein Großteil der Arbeitnehmer bei weitem nicht an den Rabattfreibetrag rankommen.
(übrigens hatte ich parallel zur Lohnsteueraußenprüfung die Sozialversicherungsprüfung für denselben Mandanten laufen - da hat sich der Prüfer überhaupt nicht für die Mahlzeitengestellug interessiert)
Bei einem anderen Mandanten, der für seine Mitarbeiter ein gemeinsames Essen kocht, lasse ich mir monatlich ebenfalls mitteilen, wie oft jeder Mitarbeiter daran teilgenommen hat. Dies rechne ich mit dem Sachbezug Verpflegung ab (aber eben nur x die Anzahl an Tagen).
Langer Rede kurzer Sinn: es ist einfacher den Sachbezugswert anzusetzen.
Ich bevorzuge aber, wo ich kann, den Arbeitnehmer weitestgehend zu entlasten und nicht unnötig Steuern und Sozialabgaben zu erzeugen.
War jetzt ein bisschen viel Text, sorry. Ich hoffe, ich konnte trotzdem etwas helfen (Mandant A hat übrigens 40 Angestellte, Mandant B 25 - je nachdem von wie viel Personen Du sprichst, muss man sowieso zeitlich abwägen, was besser passt).
Liebe Grüße & ein schönes Wochenende
Anne
