LuG: Beitragsnachweis mit Pflicht- u. freiwilligen Beiträgen

[#1]

Hallo,

ein Beitragsnachweis (Juli 2019) enthält einen Arbeitnehmer mit Pflichtbeiträgen. Dieser Arbeitnehmer war früher freiwillig versichert. Durch eine Nachberechnung kam es zur Erstattung der freiwilligen Beiträge. Überwiesen wurde die Differenz: Gesamtsumme ./. Erstattung freiwillige Beiträge = zu zahlender Betrag.

Der zu zahlende Betrag wurde am drittletzten Bankarbeitstag pünktlich überwiesen. Jetzt kam eine Mahnung vom 14. August in Höhe der freiwilligen Beiträge plus Säumniszuschlägen und Mahngebühren.

Säumniszuschläge und Mahngebühren sind wahrscheinlich korrekt, denn: Die freiwilligen Beiträge sind ja erst zum 15. des Folgemonats fällig. D. h., es hätte am drittletzten Bankarbeitstag die "Gesamtsumme" überwiesen werden müssen und am 15. August wäre dann die Erstattung der freiwilligen Beiträge durch die Krankenkasse erfolgt.

Welche Lösung gibt es denn für einen solchen Fall? Als Zahlungssatz wird der Betrag des "zu zahlenden Betrages" (letzte Zeile des Beitragsnachweises) erzeugt. Wahrscheinlich ist die Lösung, den Betrag im Zahlungsverkehr manuell abändern?

Und was ist mit Krankenkassen, bei denen Arbeitnehmer mit Pflichtbeiträgen und Arbeitnehmer mit freiwilligen Beiträgen enthalten sind? Hier kann man wohl nur zwei verschiedene Beitragsnachweise an die Krankenkasse übermitteln.

[#2]

Hallo,

in Lohn und Gehalt werden die Sozialversicherungsbeiträge für freiwillig und gesetzlich versicherte Arbeitnehmer zusammen auf einem Beitragsnachweis ausgewiesen. Durch die Erstellung der Beitragsnachweise werden automatisch die Zahlungsaufträge für die Krankenkassen generiert. Die Beträge in den Zahlungsdateien können in Lohn und Gehalt manuell nicht angepasst werden.

Wie von Ihnen bereits erwähnt, ist eine Abänderung nur im Zahlungsverkehr möglich.

Hat jemand aus der Community noch einen Tipp aus der Praxis?

Viele Grüße aus Nürnberg

Selina Heubeck

Personalwirtschaft

DATEV eG

[#3]

Hallo,

rufen Sie die KK an, klären Sie telefonisch, dass es sich um Erstattungen aus Vormonaten handelt, die mit dem aktuellen Monat verrechnet wurden, daher zum Fälligkeitszeitraum der verringerten Zahlung kein höherer Betrag als der Zahlungsbetrag mehr offen war.

Bieten Sie dem Sachbearbeiter an, ihm die KK-SV-Werte gesamt, aus denen ja die Guthaben je Monat ersichtlich sind, per E-Mail oder Fax zuzusenden. Damit sollten die Mahnung sowie die Gebühren hinfällig sein.

LG
VM

[#4]

Ich hatte mit der Krankenkasse bereits telefoniert. Die Sachbearbeiterin sagte mir, dass der Beitragsnachweis aufgeteilt worden wäre. Die freiwilligen Beiträge wurden zum 14. August als Guthaben wertgestellt; bei unserem Telefonat war das Guthaben bereits mit dem Rückstand verrechnet. Offen waren nur noch die Säumniszuschläge und Mahngebühren. Da mir die Aufteilung plausibel erschien (die freiwilligen Beiträge sind ja später als die Pflichtbeiträge fällig), hatte ich die Nebenkosten überwiesen. Danach rief mich eine andere Sachbearbeiterin an und meinte, sie würde die Gebühren und Säumniszuschläge rücküberweisen.

Allerdings hatte ich mich gefragt, ob es nicht grundsätzlich die Möglichkeit gibt, Pflicht- und freiwillige Beiträge in zwei Beitragsnachweisen aufzuteilen. Denn bei größeren Summen kann es ja durchaus angebracht sein, die freiwilligen Beiträge erst mehr als zwei Wochen später zu zahlen. Außerdem, was antwortet der Steuerberater seinem Mandanten, wenn dieser ihn fragt, warum er die freiwilligen Beiträge bereits am drittletzten Bankarbeitstag zahlen soll.

Deshalb meine Frage: Könnte man in diesem Fall zwei Beitragsnachweise für dieselbe Krankenkasse erzeugen lassen?

[#5]

Ja, es lassen sich auch zwei Beitragsnachweise für die gleiche Krankenkasse erfassen. Es werden dann auch zwei Überweisungsträger erzeugt. Die Beitragsnachweise werden aber zum gleichen Zeitpunkt an die Krankenkasse übermittelt. Es werden somit trotzdem die Beiträge der freiwillig Versicherten gemeldet, aber halt- wenn Sie die Zahlung dafür zurückhalten - nicht bezahlt.

Sie sollten hier die Vorgehensweise mit der Krankenkasse abstimmen, da Sie sonst monatlich Klärungen mit der Krankenkasse haben. Vielleicht richtet Ihnen ja die Krankenkasse ein Beitragskonto für freiwillig versicherte Firmenzahler ein. Dann können Sie auf dem zweiten Beitragsnachweis als Beitragskontonummer die vereinbarte Nummer verwenden.

[#6 · Accepted solution]

Hallo Thomas gN2,

Das Problem ist, dass man zwar eine weitere gleiche KK anlegen kann, dieser aber dann auch die gesetzlichen RV-/AV-Beiträge zugeordnet werden, welche ja trotzdem zum drittletzten Banktag fällig sind. Wenn man die gesamte Zahlung für diese KK zurückhalten würde, hätte man jeden Monat Mahngebühren zu bezahlen.

Hallo Datev:

Es müsste also die Möglichkeit geben, die freiwilligen Beiträge als Extra-Überweisung einzustellen, so dass man selbst auswählen kann, wann man diese zahlt.

LG
VM

[#7]

Das Problem ist, dass man zwar eine weitere gleiche KK anlegen kann, dieser aber dann auch die gesetzlichen RV-/AV-Beiträge zugeordnet werden, welche ja trotzdem zum drittletzten Banktag fällig sind. Wenn man die gesamte Zahlung für diese KK zurückhalten würde, hätte man jeden Monat Mahngebühren zu bezahlen.

Stimmt. Schade...

Damit bleibt nur mein erster Gedanke...

... ändern auf Selbstzahler und dann eine individuelle Überweisung einrichten. Nicht schön, aber das funktioniert...

[#8]

Hallo V.M.,

danke für den Hinweis, an die RV/AV-Beiträge hatte ich gar nicht gedacht!

Dann bleibt nur noch, sollte DATEV in Zukunft keine Lösung anbieten, den Zahlungssatz in Zahlungsverkehr manuell abzuändern und einen weiteren Zahlungssatz mit den freiwilligen Beiträgen ebenfalls manuell zu erzeugen.