In DMS nach Arbeitnehmer-Name suchen

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Liebe Community,

nach der Umstellung von DATEV DMS classic auf DATEV DMS ist es aktuell nicht mehr möglich in den DMS Dokumenten nach dem Abreitnehmer-Name zu suchen - die Namen sind natürlich erfasst.

Meine Frage: Liegt dies an den Einstellungen/Programmierungen des neuen DATEV DMS oder müssen hier die Suchfilter o. ä. noch angepasst werden?

Vielen Dank im Voraus und viele Grüße

Thiemo Strauch

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Suchen Sie in den Dokumenten an sich, weil im Dokument der Name steht? Dann müsste das die OCR ja finden, die aber den Index neu aufbauen muss, was eine Weile dauern kann. 

Oder meinen Sie den Abreitnehmer-Name als Indexwert am Dokument? Dann hätte ich adhoc einen neuen Filter erstellt, der das wieder kann aber ja, im DATEV DMS habe ich auf die Schnelle auch nichts dazu gefunden. 

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Hallo,

wie kann ich denn einen neuen Arbeitnehmernamen erfassen?

Es werden nur die bereits vorhandenen angezeigt.

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@Lodas2021 schrieb:

wie kann ich denn einen neuen Arbeitnehmernamen erfassen?

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So wie ich das verstehe, zieht sich DATEV diese Information aus den Lohnprogrammen selbst (automatisch). 

DATEV DMS: Arbeitnehmer deaktivieren

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Die Arbeitnehmer werden aus LODAS und Lohn und Gehalt übernommen und nach der Ablage in DATEV DMS angelegt.

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Moin,

etwas irritiert bin ich, wenn ich lese, dass ich im neuen DMS keine Möglichkeit mehr habe, den Arbeitnehmer anzulegen, sondern diese Daten direkt aus dem Lohnprogramm übernommen werden.

Was passiert denn bei einer Neueinstellung?

Wir erhalten die Personalunterlagen vom Mandanten zugesandt. Diese erfasse ich im DMS. Damit ich diese mit Arbeitnehmernamen erfassen kann, muss ich jetzt also vorher den neuen Mitarbeiter im Lohnprogramm erfassen, damit der Arbeitnehmername zur Verfügung steht?

Das kann doch wohl nicht so gemeint sein...

Oder wie soll man sich das vorstellen?

Viele Grüße

Uwe Lutz

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Und dann las ich gerade noch, dass das Eintrittsdatum nicht in der Zukunft liegen darf.

Also muss ich jetzt unseren Mandanten erst einmal mitteilen, dass Sie uns nicht -wie gewohnt- die Unterlagen eines neuen Mitarbeiters zusenden sollen, sobald der Vertrag abgeschlossen ist sondern frühestens am Einstellungstermin. Sonst kann ich die Daten leider in unserem DMS nicht richtig speichern...

Wer hat sich das denn ausgedacht?

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@Uwe_Lutz, der Button "Neu" in der Ablagemaske von DMS classic war aber auch nie standardmäßig in den mitgelieferten Masken vorhanden.

DMS classic durfte diese Funktion nicht haben weil es ja in Konkurrenz zur digitalen Personalakte stand, das wurde dann in den Pflichtenkatalog von DMS neu mit aufgenommen.

DATEV - Die Datenmanufaktur.

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@Uwe_Lutz schrieb:

Das kann doch wohl nicht so gemeint sein...

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So verstehe ich das aber auch 😐.

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@Uwe_Lutz schrieb:

Wer hat sich das denn ausgedacht?

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Aber man kann ja erst alles in DATEV DMS ohne Zuordnung zum AN speichern, sich einen Knick ins Ohr 👂machen und wenn das Eintrittsdatum erreicht  ist, dann ordnet man nochmal manuell alle Dokumente passend zum AN zu. 

Oder DATEV sieht den Workflow ganz anders vor und wir haben ihn noch nicht erkannt?!

Komisch auch, dass mein Kollege aus der EDV dort auftaucht; meine 2 weiteren Kollegen aber genauso wie ich selbst: nicht. Ich bin DATEV Administrator und habe auf alles Zugriff. Verstehe ich auch nicht. Also ist bei meiner Person als AN in LODAS ein Haken ✔️ nicht gesetzt? 🤔

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🤔

Also dananch nochmal alle zuordnen ist ja wohl sehr zeitaufwendig.

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@metalposaunist  schrieb:

Aber man kann ja erst alles in DATEV DMS ohne Zuordnung zum AN speichern, sich einen Knick ins Ohr 👂machen und wenn das Eintrittsdatum erreicht  ist, dann ordnet man nochmal manuell alle Dokumente passend zum AN zu. 

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Das heißt also, wir stellen einen Elefanten ein, damit das Ohr für die ganzen Knicke groß genug ist? 🐘

Das arme Tier...

Also mit Workflow hat das nichts zu tun. Ich fürchte eher, dass dies dazu führen wird, dass gerade die ersten Dokumente bei vielen Arbeitnehmern in der DMS-Zuordnung fehlen werden.

Und das ist Murks.

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Vielleicht können uns @Nina_Schöneweis, @Monique_Müller und @Wolfgang_Stein erklären, wie DATEV sich das gedacht hat und ob unsere Anmerkungen auch aus anderen Quellen auf Zustimmung stoßen und DATEV sich das nochmal anschaut? 😀

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Hallo Community, 

in DMS selber ist es nicht möglich, einen Arbeitnehmer anzulegen, da das Dokumentenmanagement keine leistungserstellende Anwendung ist. Dieser muss aus den Lohnprogrammen übergeben werden. Das Ganze muss dort in den Einstellungen zum Dokumentenmanagement  so konfiguriert sein, dass Lohnauswertungen arbeitnehmerbezogen übergeben werden. 

Auch hier unter "Hintergrund" nachzulesen. 

Bezüglich der Suche kann ich Ihnen eventuell mit folgendem Tipp weiterhelfen: 

Klicken Sie in einer Dokumentenansicht mit Rechtsklick auf ein Dokument. Hier können Sie im Kontextmenü "Erweiterte Listeneinstellungen..." auswählen. Unter Attribute finden Sie den Eintrag "Arbeitnehmer-Name".

Wenn Sie diese Spalte einblenden, können Sie die erweiterte Suche für diese Spalte nutzen. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Danke @Nina_Schlee! 😀

Und die Anmerkungen zu @Uwe_Lutz? Wie hat sich DATEV das gedacht? Gibt es dazu nochmal eine extra Antwort? 😊 

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@metalposaunist, genau diese Aussage gab esja auch schon bei DMS classic und es sollte das DMS zur reinen Dokumentenablage degradiert werden. einige kamen daruaf, dass ja das Feld auch zur Ablage genutzt werden konnte wenn man an den Masken etwas verändert hat. Die Ablagemasken sind in der Neufassung nicht mehr änderbar und damit ist das M in DMS wertlos geworden (den habe ich mir bei @Gelöschter Nutzer ausgeliehen).

Um es mit den Worten von @blum zu sagen ist dies einmal wieder das Kasten- und Silodenken, insbesondere da ja D(M)S in Konkurrenz zu anderen Produkten steht (digitale Personalakte, meine Steuern). Die können doch nicht einfach durch ein DMS ersetzt werden.

DATEV - Die Datenmanufaktur.

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@einmalnoch schrieb:

Die Ablagemasken sind in der Neufassung nicht mehr änderbar

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Jein. Da hat @Helmut_Lerm aber was anderes zu gesagt: Zusätzliche konfigurierbare Felder in der Ablage-/Eigenschaftenmaske Oder ich hab's falsch im Kopf 😇. Dann: pardon. 

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@metalposaunist  schrieb:

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@einmalnoch schrieb:

Die Ablagemasken sind in der Neufassung nicht mehr änderbar

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Jein. Da hat @Helmut_Lerm aber was anderes zu gesagt: Zusätzliche konfigurierbare Felder in der Ablage-/Eigenschaftenmaske Oder ich hab's falsch im Kopf 😇. Dann: pardon. 

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@metalposaunist, zunächst gehe ich immer von einem DMS aus wenn ich mir Gedanken darum mache.😀

In der von Dir verlinkten Idea geht es eigentlich um eine ganz andere Baustelle, nämlich um komplett individuelle Felder. Hier haben wir ein Standardfeld welches nur von einer Lohn Anwendung befüllt werden kann, es kann also bei der Ablage eines Dokuments keinen Arbeitnehmernamen füllen, mehr oder weniger ist ein Freitext untersagt. Bei DMS classic gab es noch die genannte Hintertür, bei DMS neu scheint es nicht gewollt zu sein.

Wie @Uwe_Lutz schon sagte ist das natürlich eine Betriebsbremse. Vor allem beim Bewerbermanagement versagt das System dann auf ganzer Linie.

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Ich habe hier dieselbe Frage von einer Kanzlei. 

Hier habe ich mir die 2 einzigen Info-DB Dokumente genommen und denen mitgeteilt, welche 2 Voraussetzungen für die Spalte Arbeitnehmer notwendig sind. 

Den Haken für die Auswertungen zu finden war machbar, aber mir wurde intern von anderen Kollegen zumindest erklärt, dass es in DMS classic nicht anders war. 

Man mag es kaum glauben, aber bei einer Sofortmeldung (heute) war der Mitarbeiter mit Eintritt 23.08.2021 sofort in der Spalte Arbeitnehmer auswählbar. 

Was ist denn da nun wirklich die Voraussetzung?

Vielleicht sollte man das seitens DATEV genauer erläutern.

[#18]

Hallo, 

ist im Lohnprogramm eingestellt, dass die Lohnauswertungen arbeitnehmerbezogen übergeben werden, wird dieser Arbeitnehmer nach der Übergabe übernommen und angezeigt. Bedingung ist hier, dass  das Eintrittsdatum nicht in der Zukunft liegen darf. Wenn ich Sie richtig verstehe, war genau das bei Ihnen der Fall. Das Eintrittsdatum lag in der Zukunft.
Sollte eine ähnliche Konstellation erneut auftreten, wenden Sie sich bitte über unsere anderen Servicekanäle an uns, damit der Sachverhalt in der abgebenden Anwendung näher geprüft werden kann.

[#19]

Hallo Community, 

wir haben mittlerweile ein Hilfe-Dokument zu dieser Thematik online. 

Ob das Eintrittsdatum des Arbeitnehmers erst in der Zukunft liegt, spielt für die Anzeige der Arbeitnehmer in DATEV DMS keine Rolle. Auch Arbeitnehmer mit zukünftigem Eintrittsdatum werden angezeigt.

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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@Nina_Schlee 

Das ist nicht schön gelöst und für mich auch nicht nachvollziehbar, wieso ich einen Mitarbeiter in einem Monat anlegen soll, in dem er noch gar nicht beschäftigt ist.