Hinweis beim Öffnen von Lohn und Gehalt

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Guten Morgen,

wir haben einen sensiblen Mandanten, wo Informationen (Zahlen und Abrechnungen) nur an ganz bestimmte Personen herausgegeben werden dürfen. Die zuständige Sachbearbeiterin weiß das natürlich. Problematisch wird das aber, wenn diese einmal nicht da ist und eine Vertretung das machen muss, die den Fall nicht so gut kennt.

Zu dem Zweck wäre eine Möglichkeit gut, dass beim Starten des Programms immer ein Hinweis dazu aufploppt; etwas, das man auch nicht so einfach wegklickt und einem ins Auge springt.

Wir haben das jetzt schon über eine Aufgabe versucht zu realisieren, aber so optimal finden wir das nicht (das lädt geradezu zum wegklicken ein). Rechteverwaltung wäre vielleicht auch noch ein Thema, aber das ist ziemlich aufwändig und ich sehe das eher als allerallerallerletzte Lösung. Schön wäre halt wirklich ein gut sichtbarer Hinweis beim Start, aber gefunden haben wir dazu nichts.

Wie löst ihr sowas?

Viele Grüße

Dirk Schmakies

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Der Fehler liegt darin, dass eine (ungeschulte) Vertretung an die Daten überhaupt drankommt. 

Dies ist keine "Aufgabe" und nicht das Problem eines Programmes oder der DATEV und sollte daher auch nicht durch ein Programmfeature als einfacher Weg gelöst werden.

Unabhängig davon wäre ein Dauertextfeld mit Arbeitsanweisungen oder Hinweisen technisch gesehen sicher sinnvoll. Allerdings nur flankierend. 

Dies ist die Aufgabe verantwortlicher im Unternehmen, jeden ausreichend zu schulen und zu informieren. Wer das nicht weiß, darf auch keinen Zugang zu den entsprechend sensiblen Daten haben.

Rechteverwaltung - alles andere ist fahrlässig. 

Antwort daher: Schulungsauftrag ernst nehmen und nur entsprechend geschulte und fähige Mitarbeiter an das Programm lassen und nicht nach einer billigen (hier meine ich einfache) Softwarelösung suchen.

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Wir haben in der Kanzlei ein "Deckblatt" für den jeweiligen Lohn, auf dem u.a. auch solche Besonderheiten festgehalten werden.

Bei einer Urlaubsvertretung gehört m.M.n. eine ordentliche Übergabe dazu, bei der solche Sachen angesprochen werden. Und wenn die Kollegin nur ein, zwei Tage nicht da ist, finde ich es auch legitim "tut mir Leid, das kann ich Ihnen gerade nicht beantworten, bitte rufen Sie am … nochmal an" zu sagen. In den seltensten Fällen werden dadurch irgendwelche unumkehrbaren Fristen verpasst. Und falls doch, hat der Mandant die Angelegenheit meistens schon verschleppt - nicht meine Schuld.

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Dem pflichte ich nur bei. Aus meiner Kanzleizeit war dies ebenfalls so, dass bei jedem Mandant ein Deckblatt mit allen Infos und Besonderheiten vorhanden war.

In meinen Augen darf es solche Dinge auch weiterhin trotz Digitalisierung geben! (was macht man sonst mit den ungenutzten Schränken 😄 )

Allerdings bietet muss ich sagen, dass es ja durchaus mal den Fall gibt, dass jemand nicht vertrautes diesen Lohn erledigen muss. Da wäre unverhoffte Erkrankung, Unfall oder ähnliches. Da kann man nichts ordentlich übergeben.

Sicherlich wäre es auch digital abbildbar. Ob es ein entsprechend gutes Produkt am Markt gibt? Keine Ahnung. Aber wäre auch in Unternehmen einsetzbar wenn man strikte Aufgabenteilungen in einzelnen Abteilungen hat...

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@renek  schrieb:

In meinen Augen darf es solche Dinge auch weiterhin trotz Digitalisierung geben!

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Bei einer Reihe von Mandanten ist das auch nur noch eine Datei im DMS (in der digitalen Personalakte kann man sie ja leider nicht mehr bearbeiten).

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tatsächlich kenne ich diesen Hinweis bzw. diese Funktion aus Agenda.

Dort konnte man Hinweise einstellen und diese dann bei Programmstart anzeigen lassen und sogar einstellen in welchem Monat das kommen soll.

Z.B. abweichend im Oktober Weihnachtsgeld usw.  - war eigentlich echt fein 😉

anders - bei uns gibts dafür ProCheck - dort steht in den Mandantenbesonderheiten genausowas drin, damit auch bei Krankheitsfällen jederzeit jeder weis was er darf oder eben nicht

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Guten Morgen,

vielen Dank für eure Tipps.

Zusammengefasst verstehe ich das jetzt erstmal so, dass man das nicht in Lohn und Gehalt einstellen kann, dass automatisch ein Hinweis kommt.

Der Rest scheint mir tatsächlich ein organisatorisches Problem zu sein. Wir versuchen digitaler zu werden, aber teilweise gibt es einfach noch Akten. Digitale Personalakte wird faktisch nicht genutzt und die DMS ist meiner Meinung nach viel zu unübersichtlich. Aber das ist hier nicht das Thema.

Ich werde mal alles weitergeben an die entsprechende Kollegin und dann soll sie einfach mal schauen, was sie daraus macht.

Vielen Dank nochmal und viele Grüße und einen schönen Start in die neue Woche

Dirk Schmakies

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Es gibt seit dem letzten Update die Möglichkeit, Dokumente in der DMS festzupinnen, so dass diese immer oben angezeigt werden. Vielleicht ist das eine Lösung.

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im Datev Arbeitsplatz gibt es die Schnellinfo Lohn

die sieht dann so aus

Da kann man in den Bemerkungen einiges hinterlegen, und wenn das übergreifend von allen genutzt wird und der erste Blick immer da drauf geht...