Digitale Personalakte: Ablageort Belege

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Hallo, wir möchten in unserer Kanzlei die digitale Personalakte bei jedem Mandanten nutzen, der auch Unternehmen Online hat. Meine Frage ist folgende: nicht jeder Mandant bzw. Sachbearbeiter beim Mandanten soll die Lohndokumente (Arbeitsverträge usw.) im Unternehmen Online anschauen dürfen. Sobald wir die Dokumente über die digitale Personalakte in Lohn und Gehalt dem Mitarbeiter zugeordnet haben, wird der Beleg in einer Kategorie in den Belegen Online abgespeichert. Im Moment habe ich hier nur den Posteingang oder die Buchführung zur Auswahl. Ich hatte das jedoch so verstanden, dass ich zusätzlich einen Ordner "Lohnunterlagen" auswählen könnte und dann die Möglichkeit hätte über die Rechteverwaltung diesen Ordner für den Mandanten zu sperren. Gibt es als Ablageort tatsächlich nur die Kategorie Posteingang und Buchführung oder muss ich noch Einstellungen bei der Rechtverwaltung vornehmen, um als Kategorie die Lohnunterlagen auswählen zu können?

Vielen Dank vorab.

[#2 · Accepted solution]

Hallo Frau Riemer,

in der Rechteverwaltung finden Sie die gewünschte Kategorie unter Belege Personalwirtschaft (unterhalb von "Belege") und dort unter "DATEV Lohn-Unterlagen". Wenn Sie diese Kategorie sperren, dann sieht der Anwender zwar die Belegnamen, kann die Belege aber nicht mehr einsehen.

Grüße aus Stuttgart

Martin Kramer

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Hallo Herr Kramer,

ist dies auch der Fall, wenn die Belege sich noch im Ordner "Posteingang" befinden. Ein Mandant von uns möchte die digitale Personalakte nutzen. Es gibt jedoch Mitarbeiter die Zugriff auf Unternehmen-Online haben aber nicht die Unterlagen aus der digitalen Personalakte sehen dürfen

Wenn für diese Mitarbeiter das Recht "DATEV Lohn-Unterlagen" nicht vergeben ist in der Rechteverwaltung, können Sie zu keinem Zeitpunkt im Unternehmen-Online die Lohnunterlagen einsehen?

Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Mit freundlichen Grüßen

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@chro schrieb:

ist dies auch der Fall, wenn die Belege sich noch im Ordner "Posteingang" befinden.

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Ja, wenn der Belegtyp gesperrt ist, dann DATEV-weit.  

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@chro schrieb:

Wenn für diese Mitarbeiter das Recht "DATEV Lohn-Unterlagen" nicht vergeben ist in der Rechteverwaltung, können Sie zu keinem Zeitpunkt im Unternehmen-Online die Lohnunterlagen einsehen?

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Korrekt. Dabei bitte auch an die Lohn Auswertungen denken.  

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Moin,

unser Mandant nutzt nun auch die digitale Personalakte.

Hier stellt sich die Problematik, dass die Personaler über Unternehmen online nicht den Zugriff auf alle Lohndokumente (z. B. nicht auf Arbeitsverträge der Geschäftsführer, jedoch auf alle anderen Lohndokumente) erhalten sollen.

Ist hier eine Unterteilung/ Zugriffsbeschränkung über Unternehmen online möglich?

Wenn ja, wie?

Oder wäre hier ggf. alternativ eine Zugriffsbeschränkung über die Zuordnungen im Rahmen der digitalen Personalakte (z. B. nicht öffentliche Arbeitnehmer-Ordner) möglich?

Wenn ja, wie?

Besten Dank im Voraus!

Viele Grüße Petra

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@Petra3 schrieb:

Ist hier eine Unterteilung/ Zugriffsbeschränkung über Unternehmen online möglich?

Wenn ja, wie?

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Geht sicherlich mit Ordnern, denen man Rechte (z.B. vertraulich) geben könnte. Aber selbst ich würde mir das nicht zutrauen, da es mir zu heiß wäre. 1 falscher Klick und schon hat man die Misere; insbesondere, weil uns DATEV dort nicht so einfach eine Rechtestruktur gibt, die **bleep**ensicher mit Klicks und Haken zu bedienen ist. Dass der Vorteil von der digitalen Personalakte auf Mandantenseite eher gering ist, weil man nicht die gleiche Struktur aus dem Lohnprogramm hat, ist DATEV aber bewusst und DATEV will auch hier etwas in Zukunft tun. Aber: Gut Ding will Weile haben. 

Ich glaube, was Sie als StB und Ihr Mandant suchen, könnte Personio sein. Dann hat das Mandat deutlich mehr nutzen und eine bessere Übersicht über die Dokumente und kann in Personio die Rechtestruktur einrichten, die Sie wünschen. Zusätzlich verstehen sich DATEV Lohnprogramm und Personio via Schnittstellen (Lohnauswertungsdatenservice & Lohnimportdatenservice), sodass z.B. die Abrechnung aus LODAS automatisiert in Personio übertragen werden kann und man sich damit DUO und ggf. ANO sparen kann. Personio soll aber nicht das günstigste auf dem Markt sein und ein paar Fehler gibt es auch noch aber dank der Zusammenarbeit kann sich das nur positiv entwickeln.  

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Moin,

vielen Dank für die Empfehlung. Da wir gerade alles erst umgestellt haben, kommt dies leider nicht in Frage.

Wenn jemand eine Lösung in Unternehmen online / der digitalen Personalakte weiß, würden wir uns daher sehr freuen 🙂

VG Petra

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Guten Morgen Petra,

über die Rechteverwaltung können auch einzelne Personalnummern für den Zugriff ausgeschlossen werden. Allerdings kann ich Dir nicht sagen, ob dies nur für die Lohnauswertungen und die Vorerfassung gilt oder auch für die beim Mitarbeiter gespeicherten Personalunterlagen.

Mir stellt sich hier nur die Frage, wer denn die Personalunterlagen in DATEV hochlädt, wenn die Personaler keinen Zugriff auf die Geschäftsführer haben sollen?

Als Alternative würde ich vorschlagen die Unterlagen der GF nicht in DUO hochzuladen.

Gruß

Björn

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@björn schrieb:

Allerdings kann ich Dir nicht sagen, ob dies nur für die Lohnauswertungen und die Vorerfassung gilt oder auch für die beim Mitarbeiter gespeicherten Personalunterlagen.

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Da es es alles unterschiedliche Punkte in der RVo sind, gilt das meiner Meinung nach nur für die Auswertungen. Weder in der Vorerfassung noch unter Lohnbelege kann man Personalnummern ausnehmen. 

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@metalposaunist schrieb:

Weder in der Vorerfassung noch unter Lohnbelege kann man Personalnummern ausnehmen. 

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Korrektur: In der Lohnvorerfassung lassen sich sehr wohl Personalnummern definieren und daher auch ausnehmen.

 

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Hallo Petra,

hilfreiche Informationen dazu finden Sie ebenfalls in unserem Dokument 1071544 - Nutzung der Digitalen Personalakte in DATEV Unternehmen online vorbereiten.

In diesem Dokument sind auch DATEV-Servicevideos verlinkt, u. a. auch ein Video zur Rechtevergabe.

Wir unterstützen Sie auch gerne direkt bei Ihrer speziellen Anforderung. Bitte setzen Sie sich dazu über die üblichen Servicekanäle mit uns in Verbindung.

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Guten Abend!

Wir haben eine ähnlich gelagerte Aufgabenstellung:

Mehrere Personaler sollen Lohnunterlagen hochladen können. Ein Teil von Ihnen soll aber keinen Zugriff auf die hochgeladenen Belegbilder dieser Lohnunterlagen haben, weil nur ein Personaler für die Angelegenheiten der Geschäftsführung zuständig ist.

Lässt sich dies in der Rechteverwaltung verwirklichen? 

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@f_p_forné schrieb:

Lässt sich dies in der Rechteverwaltung verwirklichen? 

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Würde ich adhoc versuchen mit vertraulichen Ordner in der Belege online Struktur umzusetzen. Sobald man Lohnunterlagen hochlade soll, hat man via Belege online auch darauf Zugriff. Dann müssen die schützenswerten Dokumente in vertrauliche Ordner abgelegt werden und in der Rechteverwaltung online muss es entsprechend eigestellt werden, dass Person A, B und C vertrauliche Ordner einsehen dürfen - der Rest nicht. 

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Danke für den schnellen Gedankenanstoß!

Wenn ich das richtig verstehe, würde dann ein vertraulicher Beleg zunächst einmal über 'Lohn-Unterlagen' in die Digitale Personalakte hochgeladen (in dem Moment wäre er für andere sichtbar) und müsste anschließend über 'Belege online' in den angelegten vertraulichen Ordner der Digitalen Personalakte verschoben werden.

Ich habe keinen Weg gefunden, den vertraulichen Beleg dann sofort in einen vertraulichen Ordner hochzuladen. Wenn es den gäbe, wäre das in der Konstellation wahrscheinlich auch nur den Personalern vorbehalten, die ohnehin schon Zugriff auf vertrauliche Ordner haben.

Sehe ich das richtig? 

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Ich habe mal eine Frage zum Ablageort. Wie handhabt Ihr das?

Im Rewe verschieben wir im Anschluss ans Buchen in einen jahresbezogenen Ablageordner.

Was für eine Konstellation macht im Lohn Sinn?

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Guten Morgen Theo,

im Lohn machen wir es genauso mit einem Jahresordner, da über die Verschlagwortung in der Digitalen Personalakte die Unterlagen über die Suche sehr schnell gefunden werden können.

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Hallo,

geht das auch "anders herum"? Es gibt ja auch Mitarbeiter, die nur Lohn machen und die Fibu-Belege nicht sehen sollen... kann man das auch ausschließen? Man muss explizit die Standard- und Ordnerrechte bei Belege freigeben, damit überhaupt ein Ablegen der Belege in Belege online möglich ist...

Viele Grüße aus dem Rheingau

Monika Schneiderhöhn

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@eltvillerin schrieb:

geht das auch "anders herum"? Es gibt ja auch Mitarbeiter, die nur Lohn machen und die Fibu-Belege nicht sehen sollen... kann man das auch ausschließen?

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Nein, geht nicht. Wer Lohn sehen darf, kann auch FiBu sehen. Sonst wie Sie schon schreiben: man braucht zur dPA das Recht Belege und damit kommen automatisch auch alle Rechte für FiBu. 

Gerne voten: Rechtevergabe (online) für Belegtypen

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@theo  schrieb:

Ich habe mal eine Frage zum Ablageort. Wie handhabt Ihr das?

Im Rewe verschieben wir im Anschluss ans Buchen in einen jahresbezogenen Ablageordner.

Was für eine Konstellation macht im Lohn Sinn?

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Ich hole die Frage nochmal nach vorn.

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Geht die digitale Personalakte nur mit Belege online oder auch mit DMS neu?

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Hallo,

aktuell kann die digitale Personalakte nur in Verbindung mit Belege online genutzt werden. Eine Verknüpfung zwischen der digitalen Personalakte und DMS ist derzeit nicht vorgesehen. 

Ihr Wunsch nach einer Verknüpfung zwischen der digitalen Personalakte und DMS ist bereits aufgenommen.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir derzeit keine Aussage darüber treffen können, ob und wann dieser Wunsch realisiert wird. 

Wir halten Sie über unsere Print- und Online-Medien über die Änderungen und Neuerungen im Programm auf dem Laufenden.

Wenn Sie noch weitere Fragen dazu haben, können Sie sich gerne wieder an uns wenden.

Vielen Dank.

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Hallo,

im Bereich Personalwirtschaft werden Belege nicht verbucht, sondern den jeweiligen Mitarbeitern oder dem Mandanten zugeordnet. Daher können Sie zum Beispiel sachbezogene Ablageordner anlegen. 

Beispiel: Kategorie: digitale Personalakte, Ordner: Krankmeldungen, Register: 2021,2020,2019 etc.

Wir können Ihnen an dieser Stelle allerdings keine bindende Empfehlung aussprechen, wie Sie Ihre Ablagestruktur anlegen sollen.

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Für die Mitarbeiter, die nur hochladen sollen, ohne zu gucken, haben wir Upload Mail für Lohnunterlagen eingerichtet.

Vielleicht hilft Ihnen das weiter.

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Hallo,

ich habe hierzu eine Frage beim Nutzen der digit. Personalakte: 

möchte die Lohn-Unterlagen nun ablegen, bei "Dokumentinformationen" erscheint auch die korrekte Dokumentkategorie, allerdings beim "Ablageort in Belege online" erscheinen nur die Kategorien Buchführung, ISWL und Buchführung. Es müsste doch irgendwas mit Lohn erscheinen? 

Muss ich hier evtl. tätig werden oder selber ein Lohn register anlegen? Der Mandant hat die Unterlagen korrekt über den Button "Datev Lohnunterlagen" hochgeladen.

Über Hilfe bin ich sehr dankbar

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@LarissaBWA schrieb:

Muss ich hier evtl. tätig werden oder selber ein Lohn register anlegen?

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Ja, den kann man selbst anlegen. Sollte zwar nicht vorkommen aber musste ich auch schon mal ab und zu machen.   

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Danke für die rasche Antwort 🙂

Jetzt muss ich nur wissen Wie und Wo ich das anlegen kann? Habe bisher noch nichts gefunden.

Lieben Dank vorab.

PS: In DUo sind bereits unter "Belegablage" alle Ordner angelegt: Buchführung, ISWL, Digit. Personalakte - nur in Lohn u Gehalt/Dig.Personalakte nicht

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@LarissaBWA schrieb:

Jetzt muss ich nur wissen Wie und Wo ich das anlegen kann? Habe bisher noch nichts gefunden.

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 DATEV Belege online (Standard) - Neuen Ablageordner anlegen  

Aber ich habe das latente Gefühl, dass wir aneinander vorbei reden 😅.

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@LarissaBWA schrieb:

PS: In DUo sind bereits unter "Belegablage" alle Ordner angelegt: Buchführung, ISWL, Digit. Personalakte - nur in Lohn u Gehalt/Dig.Personalakte nicht

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In der digitalen Personalakte tauchen im Posteingang nur Belegtypen auf, die man sich selbst einstellen kann. Nach der Bearbeitung der Belege schiebt man jene in die Ablage von DUO. 

Das sind zwei unabhängige aber verbundene Funktionen.  

Einstellungen: Digitale Personalakte einrichten

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Liste Anzuzeigende Belegtypen

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