DMS-Nutzung zur Ablage von Personalunterlagen

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Hallo zusammen,

nutzt denn jemand DMS zur Ablage der Lohnunterlagen (Verträge, Bescheinigungen usw.).

Bin dankbar für einen kleinen Leitfaden, wie man das am besten angeht. Wir haben Mandanten mit 1 - 50 AN.

Vielen Dank.😀

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DMS steht in Konkurrenz zur "Digitalen Personalakte", in DMS classic gab es einige Möglichkeiten eine Personalakte zu führen. DATEV hat diese mit einem der letzten Updates wirkungsvoll zerstört.

Ansonsten gibt es auch andere DMS die eine sehr gute Personalverwaltung haben.

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Also doch die digitale Personalakte von Lodas verwenden? 

Entstehen da zusätzliche Kosten?

[#4 · Accepted solution]

Ich habe nach einem einmaligen Versuch, die digitale Personalakte einzurichten, dies relativ schnell wieder gelöscht.

Recht umständlich und da Suchen nur nach dem normalen UO-Prinzip geht (d.h. ich muss den Zeitraum angeben, wann eine Unterlage hochgeladen wurde), halte ich dies nicht für sinnvoll nutzbar. Da dies in dieser Form auch für Mandanten nichts ist, warte ich erst mal, ob da etwas sinnvolleres kommt.

Wir haben die Personalunterlagen im DMS. Dort kann in den Dokumenten die Personalnummer und Arbeitnehmername mit angegeben werden (werden automatisch aus dem Lohnprogramm übernommen) und danach gefiltert werden. Man kann sich auch pro Arbeitnehmer eine Vorgangsmappe anlegen und die Personalunterlagen dort strukturiert ablegen.

Viele Grüße

Uwe Lutz

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Vielen Dank, die DMS-Lösung mit Vorgangsmappe war bisher auch mein Favorit, allerdings scheitere ich an dem Ablageknigge, der immer eine Verschlagwortung will, wenn ich die Vorgangsmappe mit Namen, Personalnummer der AN kennzeichnen will 🤔

[#6 · Accepted solution]

Wir haben eine feste Vorgabe für die Verschlagwortung für die einzelnen Sachen.  Daneben habe ich die Möglichkeit in der Ergänzung immer manuelle Angaben zu machen. 

Z.B.

Ablageknigge                                                    Ergänzung

Lohn Nachweis Elterneigenschaft                     Mustermann Max PN 4711 

Lohn                                                                  Personalunterlagen Max Mustermann 4711

So kann man die einzelnen Sachen einfach wiederfinden. 

Wir haben aber auch eine Vorgangsmappe angelegt, die parallel zu den manuellen Ordnern genau so eingerichtet ist. Dort geben wir die Verknüpfung der einzelnen Dokumente für den Arbeitnehmer rein. Am Jahresende werden alle Belege aus der Bearbeitungsakte die noch manuell in der Akte sind, gescannt und in die Jahresakte abgelegt. 

Laut Sekretärin war das eine Heidenarbeit den Ablageknigge anzulegen, aber jetzt steht alles. Wenn neue Sachen wie KUG usw. gekommen sind. Wurde eine einheitliche Ablage beschlossen und im Knigge entsprechend ergänzt. 

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Ich verstehe nicht, warum DATEV immer noch an Digitaler Personalakte als abgkoppeltes Ablagesystem hängt. Solange DATEV sich weigert, diese irgendwie mit DMS zu verknüpfen, wird keiner je Lust haben, 2 Ablagesysteme zu verwenden. Vor allem, da DMS ziemlich ausgereift und super funktioniert und die Digitale Personalakte absolut schrecklich im Vergleich ist.

Wir benutzen DMS schon lange als "Lohnakte" und es klappt wunderbar. Wie schon erwähnt, sollte man vorher die gängigsten Ablageknigge-Einträge für Lohnunterlagen anlegen, damit auch vieles anhand des Kniggeeintrags hinterlegt wird. (z.B. Ablageregister etc.).

Wir haben für Lohn ca. 20-30 Ablagekniggeeinträge, das reicht dann für die meisten Sachverhalte., z.B.:

Lohn Bewegungsdaten

Lohn Auswertungen

Lohn Personalfragebogen

Lohn Arbeitsvertrag

Lohn Prüfungen

Mit Ergänzung kann man dann noch etwas Wichtiges hinzufügen.

frgntz

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Hallo,

bei uns hat sich auch die Vorgangsmappe für Lohnunterlagen durchgesetzt. Also weg von z.B. 280 DMS Treffern bei einer Suche im Bereich Lohn und hin zur Bündelung - z.B. eine Vorgangsmappe pro Jahr. Verträge bzw. Dokumente mit lang-/mehrjähriger Gültigkeit gerne noch als separate Einträge.

Wir habe folgende Probleme:

1.) Aufgrund der geringen Akzeptanz (Stichwort "Startseite Belege & Suche nach Personalunterlagen") ließ sich die digitale Personalakte schlecht bis gar nicht vermarkten. Und die Kolleginnen aus dem Lohn sind nicht bereit, selbst "Mandant zu spielen" und die Belege in UO hochzuladen und dann im Lohn zu verknüpfen.

Warum? Weil der Mandant das ja nicht nutzt aber wir dann ebenfalls mit den Such- und Auswertungsmöglichkeiten in UO bestraft werden (Nachteile > Vorteile). Da kann das DMS ja deutlich mehr und vor allem schneller.

2.) DATEV kann keine Verbindung zwischen unserer Vorgangsmappe und Lodas (ohne den Umweg der digitalen Personalakte) herstellen.

3.) DATEV kann auch nicht die Vorgangsmappe mit der digitalen Personalakte verbinden. Also wir arbeiten im schnellen und gewohnten DMS, das System synchronisiert sich selbst und bei Bedarf können Mandanten die Auswertungen in der digitalen Personalakte sehen (P.S.. ja ich kenne Lösungen wie dracoon).

Zitat: 

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe